Chatworkで日報を効率化！テンプレート付きの運用方法とメリットを解説

「毎日の日報作成が面倒で、つい後回しにしてしまう...」

「部下から提出された日報を、管理しきれず結局読んでいない...」

日報は、業務の進捗管理や情報共有に有効な手段ですが、その運用に手間や負担を感じている企業は少なくありません。

もし、このような課題を感じているなら、「Chatwork」を使った日報運用が解決の糸口になるかもしれません。

この記事では、Chatworkで日報を運用する具体的なメリットから、すぐに使えるテンプレート、そして日報が形骸化しないための運用方法まで、詳しく解説していきます。

従来の日報運用が抱える3つの課題

Chatworkでの運用方法を見る前に、まずはメールやExcel、紙といった従来の日報運用がなぜ「面倒」「続かない」と感じられてしまうのか、その課題を整理してみましょう。

課題1：作成・提出の手間と心理的負担（書き手側）

日報を作成する従業員にとって、日々の業務を終えた後に、改めて日報用のファイルを開き、定型のフォーマットに記入し、メールに添付して送信する、という一連の作業は大きな負担です。

特に外出先や移動中には作成しづらく、帰社後や自宅での残業の原因になることもあります。

また、「毎日書くことがない」「形式的な報告になっている」と感じることで、作成そのものへのモチベーションが低下してしまいます。

課題2：確認・管理の煩雑さと形骸化（読み手・管理者側）

上司や管理者にとって、部下一人ひとりからメールで送られてくる日報を確認し、内容を把握するのは大変な作業です。

多数のメールに埋もれてしまい、確認漏れが発生したり、Excelファイルを開くのが面倒で後回しになったりしがちです。

また、提出された日報をファイルサーバーなどで管理するのも手間がかかり、過去の日報を探し出すのも一苦労です。

結果として、日報が「提出させるだけ」の形骸化した儀式になってしまうケースは少なくありません。

課題3：一方通行になりがちな報告とフィードバック不足

従来の日報は、部下から上司への一方通行な報告になりがちです。

上司も多忙なため、一人ひとりの日報に丁寧に目を通してフィードバックを返す余裕がなく、部下は「自分の日報が読まれているのか分からない」「何の反応もない」と感じてしまいます。

これにより、日報の目的である「コミュニケーションの促進」や「部下の育成」といった効果が得られにくくなっています。

Chatworkで日報を運用する5つの大きなメリット

上記のような従来の日報の課題は、Chatworkをプラットフォームとして活用することで、その多くを解決できます。

Chatworkで日報を運用することで得られる、具体的なメリットを5つご紹介します。

メリット1：いつでもどこでも手軽に報告できる（作成・提出の効率化）

Chatworkはスマートフォンやタブレットのアプリにも対応しているため、場所を選ばずに日報を作成・提出できます。

外出先からの移動中や、現場での作業の合間など、隙間時間を使って手軽に報告できるため、日報作成のための残業を減らすことができます。

チャット形式なので、メールのような堅苦しい定型文も不要で、心理的な負担も軽減されます。

メリット2：日報が一元管理され、検索・閲覧が容易になる

日報提出用のグループチャットを一つ作成すれば、そこにチーム全員の日報が集約され、一元管理が可能になります。

メールのように受信トレイが散らかることも、ファイルサーバーのフォルダを探し回る必要もありません。

時系列で日報が並ぶため、チーム全体の流れを把握しやすく、過去の日報もChatworkの検索機能を使えば簡単に見つけ出すことができます。

メリット3：リアルタイムなフィードバックでコミュニケーションが活性化する

提出された日報に対して、上司や同僚がその場でリアルタイムにフィードバックを送ることができます。

「お疲れ様！」「この点、詳しく教えて」といった簡単なコメントや、リアクション機能での反応があるだけでも、書き手のモチベーションは大きく変わります。

日報が双方向のコミュニケーションのきっかけとなり、チーム内の対話を活性化させます。

メリット4：チーム全体の状況が可視化され、ナレッジ共有が進む

日報をオープンなグループチャットで共有することで、他のメンバーがどのような業務に取り組み、どんな課題に直面し、どう解決したのかを知ることができます。

これにより、チーム全体の業務状況が「見える化」され、お互いに協力しやすくなります。

また、個々の業務から得られた成功事例やノウハウが、日報を通じてチーム全体の知識資産（ナレッジ）として自然に蓄積・共有されていきます。

メリット5：ペーパーレス化と管理コストの削減

紙やExcelファイルでの日報運用をChatworkに切り替えることで、印刷コストやファイルの保管・管理にかかるコストを削減できます。

また、日報の提出状況を確認したり、過去の日報を探したりする管理者の時間的コストも大幅に削減できるため、組織全体の生産性向上に貢献します。

【実践編】Chatworkを使った日報の具体的な運用方法

それでは、実際にChatworkで日報を運用するための具体的なステップと方法を見ていきましょう。

ステップ1：日報提出用のグループチャットを作成する

まず、日報を運用するための専用のグループチャットを作成します。

• 参加メンバー：日報を提出するメンバー（チーム全員など）と、確認する上司・管理者を含めます。
• チャット名：「【営業部】日報報告」「〇〇プロジェクト日報」など、一目で目的が分かる名前に設定します。
• 概要欄の活用：グループチャットの「概要」欄に、後述する日報のテンプレートや提出ルールなどを記載しておくと、メンバーがいつでも確認できて便利です。

ステップ2：日報のテンプレート（フォーマット）を決定する

日報を継続してもらうためには、作成者の負担にならないシンプルなテンプレートを用意することが重要です。

必要最低限の項目に絞り、チームで共有しましょう。

シンプルで続けやすいテンプレート例

このようなテンプレートを概要欄に記載しておけば、メンバーは毎回これをコピー＆ペーストして内容を記入するだけで、簡単に日報を作成できます。

ステップ3：日報を投稿する

作成した日報をグループチャットに投稿します。

その際、いくつかの機能を活用すると、より効果的です。

TO機能を使って上司や確認者に通知する

日報を投稿する際に、「TO」機能を使って必ず確認してほしい上司やリーダーを指定します。

これにより、相手に通知が届き、確認漏れを防ぐことができます。

複数の確認者がいる場合は、全員をTOに設定しましょう。

ステップ4：日報を確認し、フィードバックする

提出された日報に対して、上司や同僚は積極的に反応を返すことが、日報運用を形骸化させないための最も重要なポイントです。

リアクション機能での簡単な反応

まずは、「グッジョブ」「確認しました」などのリアクション（絵文字）を送るだけでも構いません。

既読したこと、内容を労う気持ちが伝わるだけで、報告者のモチベーションは上がります。

スレッド（返信）機能での具体的なコメント

日報の特定の内容について質問したり、アドバイスを送ったりする場合は、その日報メッセージに「返信」する形でコメントします。

これにより、どの話題に関するやり取りかが明確になり、他のメンバーも議論の流れを把握しやすくなります。

(応用) タスク管理機能と連携した日報運用

Chatworkのタスク管理機能を活用すると、日報運用をさらに効率化・確実化できます。

日報提出をタスク化する方法

上司が部下に対して、「【〇月〇日】日報提出」というタスクを毎日作成し、依頼します。

部下は、日報を投稿した後にそのタスクを完了することで、提出したことが明確に上司に伝わります。

これにより、提出漏れを防ぐことができます。

日報内の「翌日の予定」を自分のタスクにする方法

自分が日報に書いた「明日の予定」を、自分宛のタスクとして登録しておくのも有効な使い方です。

Chatworkの「マイチャット」（自分専用のチャット）でタスクを作成すれば、翌日の業務開始時に「やることリスト」として確認でき、スムーズに業務に取りかかれます。

Chatwork日報を形骸化させない！成功のための運用ルールとコツ

Chatworkを使った日報運用を成功させ、継続していくためには、いくつかのルールやコツがあります。

ルール1：日報の目的をチームで共有する

「なぜ私たちは日報を書くのか」その目的をチーム全員で共有することが最も重要です。

単なる義務的な報告ではなく、「進捗の可視化」「課題の早期発見」「ノウハウの共有」といったポジティブな目的を共有することで、日報の質も向上します。

ルール2：テンプレートはシンプルに、負担をかけすぎない

日報は毎日続けることに意味があります。

そのためには、作成者の負担をできるだけ軽減することが大切です。

テンプレートの項目を増やしすぎず、5分程度で書けるようなシンプルなものから始めましょう。

ルール3：上司や同僚は必ず何らかのリアクションをする

「読んでいる」というサインを送ることが、書き手のモチベーションを維持する上で不可欠です。

どんなに忙しくても、リアクションボタンを一つ押す、あるいは「お疲れ様」と一言コメントするといったルールを徹底しましょう。

ルール4：日報の内容をチームミーティングなどで取り上げる

日報で共有された課題や成功事例などを、週次ミーティングなどの場で取り上げ、議論する機会を設けましょう。

これにより、日報が「書いて終わり」ではなく、チーム全体の改善活動に繋がっていることを実感でき、日報の価値が高まります。

ルール5：ポジティブな内容の共有を推奨する

日報を、単なる業務報告だけでなく、「お客様から感謝されたこと」「新しい発見があったこと」など、ポジティブな出来事を共有する場としても活用することを推奨します。

これにより、チームの士気が高まり、コミュニケーションもより活性化します。

まとめ：Chatworkで日報運用をアップデートし、チームの生産性を高めよう

日々のルーティンであるがゆえに、その運用方法が見過ごされがちな「日報」。

しかし、メールやExcelといった従来の方法が抱える「作成の手間」「管理の煩雑さ」「コミュニケーション不足」といった課題は、Chatworkを活用することで大きく改善できます。

Chatworkでの日報運用は、単に報告業務を効率化するだけではありません。

リアルタイムなフィードバックによるコミュニケーションの活性化、チーム全体の状況の可視化、そして成功事例やノウハウといったナレッジの共有を促進し、チーム全体の生産性を高める効果が期待できます。

本記事で紹介した運用方法やテンプレート、そして形骸化させないためのコツを参考に、ぜひあなたのチームでもChatworkを活用した新しい日報運用を始めてみてください。

Chatworkのシンプルな操作性、スマートフォンでも手軽に使える利便性、そしてコミュニケーションを円滑にするリアクション機能やタスク管理機能は、日報という業務を「面倒な義務」から「価値あるコミュニケーションの機会」へと変える強力なサポートとなるはずです。

もし、現在の日報運用に課題を感じているなら、Chatworkの導入はその解決策として非常に有効な選択肢です。

無料プランからでも、日報運用の基本的な仕組みは構築できますので、まずは小さなチームから試してみて、その効果を実感してみてはいかがでしょうか。

日報のあり方を見直すことが、チームの働き方を大きく変える第一歩になるかもしれません。