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Chatworkの便利機能12選｜知らなきゃ損する業務効率化テクニック
目次
「Chatworkを毎日使っているけれど、メッセージのやり取りが中心で、他の機能はあまり使えていない...」
「もっと業務を効率化できる便利な機能があるなら知りたい！」
多くのユーザーがChatworkの基本的な操作には慣れている一方で、そのポテンシャルを最大限に引き出す「便利機能」については、意外と知らないことが多いかもしれません。
この記事では、Chatworkを単なるチャットツールから、あなたの業務を劇的に効率化する強力なパートナーに変えるための、知っていると差がつく便利な機能と、その効果的な使い方を厳選してご紹介します。
あなたはChatworkの本当の便利さを、まだ知らないかもしれない
Chatworkを導入して、メールのやり取りが減り、コミュニケーションがスピードアップしたという効果は、多くの方が実感していることでしょう。
しかし、その本当の価値は、チャット機能の先に隠されています。
もしあなたが、Chatworkをメッセージの送受信にしか使っていないとしたら、それは非常に高機能な道具の、ほんの一部分しか使っていないのと同じかもしれません。
これからご紹介する「便利機能」を知ることで、あなたのChatworkの使い方は一変し、日々の業務効率はさらに向上するはずです。
【基本だけど超重要】絶対にマスターしたいChatworkの便利機能5選
まずは、Chatworkを使いこなす上での土台となる、基本的でありながら非常に強力な5つの便利機能から見ていきましょう。
これらの機能をマスターするだけで、日々の業務は格段にスムーズになります。
便利機能1：タスク管理機能｜「言った言わない」と「やり忘れ」を撲滅
チャットでの会話は流れていってしまいますが、タスク管理機能を使えば、「やること」を明確な形で記録し、管理できます。
具体的な使い方とメリット
チャットで「〇〇さん、この資料お願いします」と依頼されたら、そのメッセージから直接タスクを作成し、担当者（自分や相手）と完了期限を設定します。
これにより、依頼内容と担当、期限が明確になり、業務の抜け漏れや対応忘れを劇的に減らすことができます。
タスク一覧を見れば、自分やチームメンバーが抱えているタスクが可視化され、進捗管理も容易になります。
完了したらチェックを入れるだけで相手に通知が飛ぶため、完了報告の手間も省けます。
便利機能2：グループチャットの概要欄｜情報の入り口を整理整頓
各グループチャットには、そのチャットの目的やルールなどを記載できる「概要欄」があります。
このスペースを有効活用することで、情報が整理され、新しいメンバーもスムーズに参加できます。
具体的な使い方とメリット
- チャットの目的・ルールの明記：「このチャットは〇〇プロジェクトの進捗報告用です。日報は毎日18時までに投稿してください」といったルールを記載。
- テンプレートの保管場所として：「日報」や「議事録」のフォーマットを記載しておき、メンバーがコピー＆ペーストして使えるようにする。
- 重要リンクのまとめ：関連するWebサイトやファイルサーバーへのリンクを記載。
これにより、重要な情報がチャットの流れに埋もれず、誰もがいつでも参照できる状態になります。
便利機能3：メッセージの引用・編集・削除｜円滑なコミュニケーションの土台
基本的なメッセージ操作ですが、使いこなすことでコミュニケーションの質が大きく向上します。
具体的な使い方とメリット
- 引用：特定のメッセージに返信する際に「引用」機能を使うと、どの発言に対する返信かが一目瞭然となり、会話の文脈が分かりやすくなります。
- 編集：メッセージ送信後に誤字脱字や内容の間違いに気づいた場合、「編集」機能で修正できます。訂正のメッセージを再度送る必要がなく、チャットがすっきりと保たれます。
- 削除：誤った情報を送信してしまった場合などに「削除」機能を使えば、混乱を防ぐことができます。（ただし、相手が読む前に削除できるとは限らないため注意は必要です）
便利機能4：検索機能｜過去のやり取りを組織の資産に変える
Chatwork内のすべてのメッセージやファイルは、強力な検索機能で後から探し出すことができます。
具体的な使い方とメリット
キーワードだけでなく、発言者、発言したグループチャット、期間などを指定して絞り込み検索が可能です。
「昨年、A社との間で決まった仕様はどうだったか？」といった場合でも、すぐに過去のやり取りを見つけ出すことができます。
これにより、チャットログが単なる記録ではなく、組織の貴重な知識資産（ナレッジベース）として機能します。
便利機能5：ファイル共有とプレビュー機能｜資料共有の手間を大幅削減
資料や画像をドラッグ＆ドロップするだけで簡単に共有できます。
メールのように容量を気にする必要もほとんどありません。
具体的な使い方とメリット
Word、Excel、PDF、画像ファイルなどを共有すると、多くの場合はダウンロードせずにChatwork上で内容をプレビュー（閲覧）できます。
これにより、ファイルを開く手間が省け、内容の確認がスピーディに行えます。
共有されたファイルは、各グループチャットのファイル一覧からも確認でき、管理も容易です。
【中級者向け】さらに差がつく！Chatworkの応用便利機能5選
基本機能をマスターしたら、次は一歩進んだ応用機能で、さらに業務を効率化していきましょう。
便利機能6：ビデオ/音声通話機能「Chatwork Live」｜シームレスなオンライン会議
Chatworkには、追加のツールなしでビデオ通話や音声通話ができる「Chatwork Live」が搭載されています。
具体的な使い方とメリット
テキストチャットで議論が複雑になってきたら、チャット画面上部のビデオアイコンをクリックするだけですぐにオンライン会議を開始できます。
別のWeb会議ツールを立ち上げたり、URLを発行したりする手間がなく、シームレスなコミュニケーションが可能です。
画面共有機能も使えるため、資料を見ながらの打ち合わせもスムーズです。
便利機能7：ノート機能｜チャットと情報を切り分けてストック
チャットとは別に、各グループチャットに紐づく情報をノート形式で整理・保存できる機能です。
具体的な使い方とメリット
議事録、業務マニュアル、プロジェクトの要件定義書、頻繁に参照するURLリストなど、フロー情報であるチャットとは別に、ストックしておきたい情報を整理するのに最適です。
チャットの流れに埋もれさせたくない重要な情報を、誰でも見やすい形で保管しておくことができます。
概要欄よりも長文で、構造的な情報をまとめるのに向いています。
便利機能8：コンタクト管理と社外連携｜組織の壁を越えるコミュニケーション
Chatworkは、社内のメンバーだけでなく、社外の取引先や協力会社の担当者ともコンタクトを追加し、安全にやり取りすることができます。
具体的な使い方とメリット
プロジェクトごとに、社内外のメンバーが混在したグループチャットを作成できます。
これにより、メールや電話で行っていた社外とのやり取りもChatworkに集約でき、コミュニケーションが迅速かつ円滑になります。
複数の会社が関わるプロジェクトの進行管理などに絶大な効果を発揮します。
便利機能9：マイチャットの活用術｜自分だけの最強の情報整理ハブ
「マイチャット」は、自分だけが閲覧できるプライベートなチャットスペースです。
このスペースをうまく活用することで、業務効率が大きく向上します。
具体的な使い方とメリット
- メモ帳・備忘録として：アイデアや気づき、やるべきことを一時的にメモ。
- メッセージの下書き場所に：長文や重要なメッセージを送信する前に、マイチャットで下書き・推敲。
- ファイルの一時保管場所として：後で使うファイルを一時的にアップロード。
- 自分用のタスク管理に：自分自身のタスクを作成し、管理。
マイチャットを情報整理のハブとして活用することで、思考を整理し、仕事の段取りをスムーズに進めることができます。
便利機能10：ピン留め機能｜重要メッセージを見逃さない
グループチャット内の特定のメッセージを、チャット画面上部に常に固定表示できる機能です。
具体的な使い方とメリット
「本日のアジェンダ」「【重要】〇〇に関するお知らせ」など、そのチャットに参加しているメンバー全員に必ず確認してほしい重要なメッセージをピン留めします。
これにより、情報が他のメッセージに流されてしまうのを防ぎ、周知徹底を図ることができます。
【上級者向け】Chatworkを最大限に活用する連携・拡張機能
Chatworkは、それ単体でも強力なツールですが、他のサービスと連携させることで、その可能性はさらに広がります。
便利機能11：外部サービス連携｜普段の業務をさらに自動化
Chatworkは、GoogleカレンダーやGmail、勤怠管理システム、経費精算システムなど、様々な外部サービスと連携することができます。
具体的な使い方とメリット
例えば、Googleカレンダーに予定が登録されたらChatworkに通知を送ったり、経費精算の申請が承認されたらチャットで知らせたりといった連携が可能です。
これにより、複数のツールを何度も確認する手間が省け、業務の自動化と効率化が実現します。
便利機能12：API活用による業務自動化｜自社システムとの連携
ChatworkはAPI（Application Programming Interface）を公開しており、エンジニアであれば自社独自のシステムと連携させ、より高度な業務自動化を構築することも可能です。
具体的な使い方とメリット
例えば、自社の顧客管理システム（CRM）で特定のイベントが発生したら、担当者のChatworkに自動でメッセージを送信したり、日々の売上レポートを定時にチャットへ投稿させたりといった、自社の業務に完全に特化した仕組みを作ることができます。
これらの便利機能を活用して、こんな業務課題も解決！
今回紹介した便利機能を組み合わせることで、様々な業務課題を解決できます。
・プロジェクト管理：グループチャット、タスク管理、ファイル共有、Chatwork Liveを駆使して、チームの連携と進捗管理を円滑に。
・テレワーク：ビデオ通話、ステータス表示、モバイルアプリなどを活用し、場所に縛られない円滑なコミュニケーションを実現。
・会議効率化：概要欄やノート機能での事前共有、タスク機能での事後フォローにより、会議の質と効率を向上。
・新人教育：ファイル共有やノート機能でマニュアルを共有し、チャットで気軽に質問できる環境を構築。
まとめ：Chatworkの便利機能を使いこなし、業務を次のステージへ
Chatworkは、単にメッセージを送り合うだけのツールではありません。
今回ご紹介したように、日々の業務に潜む「手間」「抜け漏れ」「非効率」を解消するための、数多くの「便利機能」が搭載されています。
タスク管理で業務の抜け漏れを防ぎ、ノート機能で情報を整理・蓄積し、Chatwork Liveで迅速に意思疎通を図る。
これらの機能は、それぞれが独立しているのではなく、チャットというコミュニケーションの基盤の上で有機的に連携し合うことで、相乗効果を生み出します。
もしあなたが、これまでChatworkのチャット機能しか使っていなかったとしたら、それはまだChatworkの持つポテンシャルのごく一部しか体験していないということです。
本記事で紹介した便利機能を一つでも二つでも試していただくことで、あなたの毎日の業務はきっと、より快適で生産性の高いものに変わっていくはずです。
Chatworkは、特にITツールに不慣れな方でも直感的に使えるよう、シンプルさにこだわって設計されています。
そのため、これらの便利機能も、決して難しいものではありません。
まずは、自分専用の「マイチャット」でタスク機能やファイル共有を試してみることから始めてみてはいかがでしょうか。
Chatworkは無料プランからでも多くの便利機能を利用できます。
ビジネスチャットを「使いこなす」ことで得られる業務効率化のインパクトを、ぜひChatworkで体験してみてください。
