Chatworkは整体院の救世主！予約共有・申し送り事項を効率化する活用術

「電話で受けた予約変更、施術中のスタッフにちゃんと伝わっているだろうか？」

「患者様の重要な申し送り事項が、次の担当者に引き継がれていなかった...」

「スタッフ間の連絡に個人のチャットアプリを使っていて、セキュリティや公私の区別に不安を感じる...」

整体院の院長やスタッフの皆様は、このような日々のコミュニケーションや情報共有に関する課題をお持ちではないでしょうか。

この記事では、ビジネスチャット「Chatwork」を活用して、整体院が抱える特有の課題を解決し、チームワークと店舗運営の質を向上させるための具体的な方法を詳しく解説していきます。

なぜあなたの整体院にChatworkが必要？従来の連絡手段の限界とリスク

日々多くの患者様とスタッフが関わる整体院の現場では、迅速かつ正確な情報共有が、患者様の満足度と安全に直結します。

しかし、従来の連絡手段では、様々な課題が生じがちです。

口頭連絡やホワイトボードの限界（情報が古い、不在時に伝わらない）

バックヤードでの口頭での申し送りや、受付のホワイトボードへの記入は、その場にいるスタッフには伝わりますが、休憩中や休日で不在のスタッフには情報が届きません。

また、「言った・言わない」「聞いた・聞いていない」といった伝達ミスや、予約時間の書き間違いなどが起こる原因にもなります。

忙しい時間帯には、施術を中断してまで情報を正確に伝えることが困難になることも少なくありません。

個人チャットアプリの業務利用が抱える重大なリスク

手軽さから、スタッフ間の連絡に個人用のチャットアプリを利用している整体院も多いかもしれません。

しかし、患者様の情報を取り扱う整体院において、これは非常に大きなリスクを伴います。

・公私混同：休日に仕事の通知が鳴り続け、スタッフのプライベートな時間が侵食されてしまいます。これは離職の原因にもなり得ます。

・プライバシーの問題：スタッフは、仕事のためにプライベートのアカウントを他のスタッフに教えなければなりません。

・患者情報の漏洩リスク：患者様の氏名や症状といった機微な個人情報を、セキュリティ対策が不十分な個人用アプリでやり取りすることは、情報漏えいのリスクが非常に高く危険です。

・情報管理の困難さ：プライベートな会話と仕事の連絡が混ざり、過去の重要な申し送り事項などを探し出すのが困難です。

・退職時のトラブル：スタッフが退職した後もグループに残り続け、患者様情報などの内部情報にアクセスできてしまう可能性があります。

これらの課題とリスクを解決し、患者様からの信頼を守り、スタッフが安心して働ける環境を整えるために、ビジネス専用のツールであるChatworkが有効なのです。

Chatworkが整体院にもたらす5つの大きなメリット

整体院のコミュニケーション基盤をChatworkに移行することで、具体的にどのようなメリットが生まれるのでしょうか。

メリット1：スタッフ間の情報共有がリアルタイムかつ正確になる

予約の変更、お客様からの電話内容、急なシフト交代など、重要な連絡事項をグループチャットで関係者全員にリアルタイムで共有できます。

テキストとして記録が残るため、伝達ミスや「言った・言わない」のトラブルを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

メリット2：重要な患者情報（申し送り事項）を安全かつ確実に共有できる

ビジネス専用のセキュアな環境で、患者様の申し送り事項を共有できます。

「前回〇〇の箇所を痛がっていた」「次回は△△の施術を提案予定」といった情報を確実に引き継ぐことで、担当者が変わっても一貫性のある、質の高い施術を提供できます。

これは、患者様の満足度とリピート率に直結します。

メリット3：予約管理やシフト調整など、院の運営業務が効率化される

日々の予約状況の共有や、スタッフのシフト調整、備品の発注依頼、日報の提出といった、院の運営に関わる様々なコミュニケーションが効率化されます。

院長や店長は、院に不在の時でもリアルタイムに状況を把握し、必要な指示を出すことができます。

メリット4：チーム全体の連携が深まり、患者へのサービス品質が向上する

情報がオープンに共有されることで、受付スタッフと施術スタッフの連携がスムーズになります。

お互いの状況を理解し、自然にサポートし合える関係性が構築されることで、チームワークが向上し、結果として院全体の雰囲気や患者様へのサービスの質が高まります。

メリット5：技術や知識の共有が促進され、スタッフのスキルアップに繋がる

新しい手技の動画や、勉強会の資料、参考になる症例などをChatwork上で共有・蓄積できます。

スタッフ同士が質問し合ったり、アドバイスを送ったりすることで、院全体の技術レベルの向上と、スタッフの学習意欲の向上に繋がります。

【シーン別】すぐに使える！整体院でのChatwork活用術7選

それでは、整体院の具体的な業務シーンに沿って、Chatworkの活用術を見ていきましょう。

活用術1：予約・シフト共有を円滑にする

「予約共有チャット」を作成し、電話や予約サイトから入った新規予約、変更、キャンセル情報を、受付スタッフが即座に投稿します。

これにより、全スタッフがリアルタイムで最新の予約状況を把握でき、ダブルブッキングなどのミスを防ぎます。

また、「シフト連絡チャット」では、月間のシフト表をファイル共有したり、急な体調不良によるシフト交代の相談を行ったりすることで、スタッフ間の調整がスムーズになります。

活用術2：患者情報の申し送り（カルテの補足）

患者様一人ひとりについて、紙のカルテだけでは書ききれない細かな情報を共有するために、「申し送りチャット」を活用します。

・グループチャットの活用例：

「15時からご来院の〇〇様、前回の施術後、腰の調子は良いそうですが、今回は肩こりが気になるとのことです。」

「△△様、次回ご来院時に新しい回数券のご案内をお願いします。」

これにより、どのスタッフが担当しても、患者様の状況に合わせた最適な施術と接客を提供できます。

活用術3：施術中のヘルプ要請とスタッフ間の連携

受付が混み合っている時や、施術中にタオルや備品が急に必要になった時など、大きな声を出さずにヘルプを要請できます。

「受付ヘルプお願いします！」「〇番ベッド、ホットパックお願いします」といったメッセージを、手の空いている可能性のあるスタッフがいるチャットに投稿します。

これにより、院内の静かな環境を保ちつつ、スムーズな連携が可能になります。

活用術4：備品（タオル、オイル等）の在庫管理と発注

タオル、施術用オイル、消毒液、物販商品などの在庫が少なくなってきた際に、その商品の写真をスマートフォンで撮影し、「【在庫報告】〇〇が残りわずかです」といったメッセージとともに、「備品管理チャット」に投稿します。

発注担当の院長やスタッフは、その報告を受け、Chatworkの「タスク管理機能」を使って「〇〇を発注する」というタスクを自分宛に作成すれば、発注漏れを防ぐことができます。

活用術5：複数院間の情報連携

複数院を経営している場合、Chatworkは特に強力なツールとなります。

本部から全院へのキャンペーン情報や新技術、通達事項などを、専用の「全院連絡チャット」で一斉に、かつ確実に伝えることができます。

また、各院の院長が参加する「院長会チャット」で、日々の売上報告や各院の成功事例、課題などを共有し合うことで、グループ全体のレベルアップと経営の効率化につながります。

活用術6：技術・知識の共有とオンライン研修

新人スタッフ向けの研修マニュアルや、新しい手技の解説動画などをファイル共有機能で共有します。

また、特定の症状に関する症例報告や、効果的なアプローチ方法などを「技術共有チャット」でディスカッションすることで、院全体の技術力向上を図ります。

Chatworkのビデオ通話機能を使えば、遠隔の院のスタッフに向けたオンライン研修も実施可能です。

活用術7：日報・終礼の効率化

一日の終わりに、その日の業務内容や気づき、ヒヤリハット事例などを簡単なテンプレートを使って日報として報告します。

これにより、スタッフ全員がその日の出来事を共有でき、改善点を次の日に活かすことができます。

営業後に長々と終礼を行う代わりに、チャットでの報告で済ませることで、スタッフの拘束時間を短縮し、負担を軽減できます。

整体院でChatworkをスムーズに導入・定着させるためのポイント

多忙な整体院の現場で、新しいツールを定着させるためには、いくつかのコツがあります。

院長が率先して使う

まず、院長やリーダーが、積極的にChatworkを使って情報発信や指示を行うことが最も重要です。

リーダーが使わなければ、他のスタッフも続きません。

「重要な連絡はすべてChatworkで行う」という姿勢を示すことが、定着への第一歩です。

個人LINEからの移行ルールを明確にする

「本日をもって、業務連絡はすべてChatworkに移行します。個人LINEの業務用グループは解散してください」というように、移行のタイミングとルールを明確に伝えます。

なぜ移行するのか（プライバシーやセキュリティを守るため、など）という理由も丁寧に説明することで、スタッフの理解と協力を得やすくなります。

スマートフォンでの基本的な使い方を共有する

施術の合間やスタッフルームで確認することが多いため、スマートフォンでの使い方が中心になります。

導入時に、アプリのインストール方法、通知設定、メッセージの確認方法などを一緒に確認する時間を設けましょう。

特に、休憩中や休日に通知が気にならないよう、通知をオフにする方法を教えてあげる配慮も大切です。

施術中は通知をオフにするなど、現場に合ったルールを作る

「施術中はマナーモードにし、緊急時以外はChatworkの通知をオフにする」「お客様の前ではスマートフォンを操作しない」など、整体院という現場の実情に合わせた具体的なルールを作り、全員で共有することが重要です。

まとめ：Chatworkで、整体院のチームワークと働きやすさを向上させよう

整体院の店舗運営における様々な課題は、その多くがスタッフ間のコミュニケーションや情報共有のあり方に起因しています。

患者様の予約状況や申し送り事項を正確かつリアルタイムに共有し、スタッフ全員が同じ情報を持って動ける体制を築くことは、患者様からの信頼と満足度に直結します。

本記事でご紹介したように、Chatworkを活用することで、予約管理や申し送りといった日々の業務を効率化できるだけでなく、個人チャットアプリの業務利用が抱えるプライバシーや情報漏洩のリスクからも、大切なスタッフと患者様を守ることができます。

スタッフが安心して働ける環境を整え、無駄な連絡業務に費やす時間を削減することは、スタッフの働きやすさと満足度を高め、離職率の低下にも繋がるでしょう。

そして、院内のチームワークが向上し、スタッフ一人ひとりが最高のパフォーマンスを発揮できる環境は、必ず患者様にも伝わり、選ばれ続ける院になるための強固な基盤となります。

Chatworkは、そのシンプルな操作性と、スマートフォンを中心とした現場での使いやすさから、整体院のような店舗ビジネスに最適なツールの一つです。

ITに詳しくないスタッフでもすぐに使いこなせ、日々の業務に必要なタスク管理やファイル共有といった機能も揃っています。

もし、あなたの整体院が今、コミュニケーションや情報共有に少しでも課題を感じているのであれば、まずはChatworkの無料プランから、院内の情報共有を試してみてはいかがでしょうか。

Chatworkが、あなたの整体院のチームワークと働き方を、より良い方向へと導くきっかけになるはずです。