生産性向上を阻む課題の解決につながる生産性向上への取り組みとは?

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働き方改革
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生産性向上を阻む課題の解決につながる生産性向上への取り組みとは?

目次

働き方改革の推進もあり、生産性向上を意識する企業も増えているでしょうが、適切な生産性向上の取り組みをしなければ課題は解決できません。

また、生産性向上を阻むような課題や企業体質、文化が根強い場合もあり、生産性向上といいながらも適切な取り組みができていない場合もあるでしょう。

正しい生産性向上を実現するためには、企業はどのような意識で取り組むべきか考えていきましょう。

生産性向上の正しい意味とは?

日本における生産性は、国際的に見てあまりよい位置にあるとはいえません。

先進国の中ではむしろ低く、経済協力開発機構(OECD)加盟36ヵ国中では21位という結果となり、日本では生産性の向上が課題となっています。[※1]

生産性の向上とは具体的に何を表すのかは、以下の式で表せます。

生産性 = 成果 ÷ 資源

企業の生産性で考えてみると、企業の成果、つまり売上に対して、投入された経営資源がどれだけ効率よく使われているかということです。

経営資源は、企業の設備投資も含まれますし、人的資源(労働者数)も含まれ、一般的には、労働者ひとりあたりが生み出す成果である労働生産性を表すことが多いです。

例として、労働生産性ベースで、従業員100人当たり1万個の製品を売り上げた場合、従業員50人で1万個の製品を売り上げた場合とで比較してみましょう。

  • 1万個 ÷ 100人 = 100個
  • 1万個 ÷ 50人 = 200個

この場合、1人当たり200個売り上げている50人のほうが生産性は高いといえます。

つまり、全体の成果に対して、ひとりあたりが生み出す成果を向上させること、投入した資源やコストに対して成果の割合が高まることを、生産性向上と考えることができます。

生産性の向上と業務効率アップの違い

生産性の向上とは、企業の成果につながる経営資源をいかに効率よく動かすかということです。

生産性の向上に似た言葉に、「業務効率アップ」がありますが、両者は目指すところが異なります。

生産性の向上が、効率性を高めて成果に直接つながるような行動を促す一方で、業務効率アップは効率性を高めるというよりは、非効率な部分を削減する取り組みだからです。

このように、生産性の向上と業務効率アップは混同されやすい言葉です。

生産性向上のつもりでおこなった取り組みが、実は業務効率アップの意味が大きい取り組みであり、生産性の向上にあまり貢献しないことはよくあります。

生産性向上の課題

生産性の向上のために、さまざまな対策をとることは重要ですが、いくら生産性向上につながるようなことを実践しても、生産性を下げる仕事の取り組み方が改善されなければ、大きな向上は図れません。

生産性向上への取り組みを進めるのであれば、真っ先に見直したい生産性向上を阻む課題となるふたつのポイントを紹介します。

長時間の労働

生産性向上のために削減したいのは、長時間労働です。

特に日本企業では、会社のために長時間労働することは美徳とされていたこともあり、長時間労働が常態化している企業もあります。

労働時間の長さは、短期で見れば確かに生産量を高めてくれるかもしれませんが、人が携わる仕事において、時間の長さに比例して生産性が高まるとは決していえません。

長時間労働が続けば、心身にも影響が表れますし、集中力の低下も招き、長時間労働が続くことによって疲労やストレスがたまり、労働の効率性が落ちるだけでなく心身に悪影響を及ぼしてしまいます。

また、近年の働き方改革の内容を考えると、長時間労働の常態化は企業にとってマイナスになりかねません。

企業にとってのマイナス要因を取り除き、生産性向上を図るためには、長時間労働をなくしていくことが先決です。

マルチタスク(複数業務の同時進行)

マルチタスク、つまり複数の仕事の同時進行も生産性向上の妨げとなる場合があります。

マルチタスクはもともとコンピューター用語で、複数の処理を同時にすることを意味しますが、人が同じようにマルチタスクで仕事をすると切り替えや高いクオリティで進めることは難しいです。

仕事を切り替えるたびに、必要な情報を呼び起こさなければならず、集中力が途切れてしまうなど仕事を切り替えた途端、情報が頭に入ってこなくなった経験がある人も多いのではないでしょうか。

マルチタスクで仕事を進めると、同時に少しずつ仕事が進むことで、仕事ができていると錯覚しやすいですが、生産性向上においては得策ではありません。

生産性向上を考えるなら、マルチタスクを減らしてシングルタスクで仕事を進められるように改善していくようにしましょう。

生産性向上のための取り組み

生産性向上を実現するためにどのようなことを企業が取り組むでべきかを紹介します。

業務内容を明確にする

まず、社員一人ひとりがどのような仕事をしているのか、あるいは部署単位でどのような業務をおこなっているか、社内全体の業務内容を明確にします。

業務内容の可視化と同時に、必要があれば業務マニュアルの整備、更新も図りましょう。

業務内容を最適化することによって、担当でないから仕事ができない非効率な部分が減り、担当でなくてもある程度の仕事をカバーできます。

また、業務内容の明確化は、会社が目指すものと相違がないか、改善のために何をしていくか具体的な解決策の洗い出しにも役立ちます。

業務内容を明確にした上で、それぞれどのくらいの時間を要しているか、今後の対策につなげるためにもしっかり可視化しておくとよいでしょう。

無駄な作業の削減

業務内容を明確にすると、コア事業とノンコア事業が存在することが分かります。

コア事業は利益を生む企業の中核にある業務、ノンコア事業はコア事業にあたらない業務です。

次に、縦軸に業務の緊急度、横軸に業務の重要度を記したマトリクス図を利用して、「急を要する重要な業務」「緊急ではないが重要な業務」「急を要する重要性の低い業務」「緊急でない重要性の低い業務」に業務を区分します。

区分すると、コア業務のほとんどもしくはすべてが「急を要する重要な業務」「緊急ではないが重要な業務」に分類されるはずです。

つまり削れるのは、ノンコアである「急を要する重要性の低い業務」と「緊急でない重要性の低い業務」ということになります。

まずは、「緊急でない重要性の低い業務」で無駄な作業を削り、「急を要する重要性の低い業務」の中から必要性のないものを削っていきます。

業務をシステム化する

人的資源をいかに効率よく配置するかはもちろん、投資資源自体を減らすことも積極的に考えていきましょう。

投資資源の削減に役立つのが、RPAなどのシステム化です。

自動化できる部分をシステムに代替することによって生産性の向上が期待できます。

また、アナログからデジタルに置き換えられる作業などを置き換えることで必要な人員も時間も削減することができるでしょう。

コミュニケーションを効率化する

生産性向上のためには、社員同士のつながりも重要です。

コミュニケーションが活性化することで、お互いの仕事量や内容が分かるようになり、必要に応じてサポートしあうことができます。

また、コミュニケーションを気軽に図れるようにするためにも、コミュニケーションツールの導入も効果的です。

コミュニケーションの効率化を図れるツールの代表的なものとしてビジネスチャットがあります。

生産性向上の課題解決に向けた取り組みをしよう

生産性の向上は、多くの企業が課題として挙げています。

生産性向上を図るためには、生産性向上とは何か正確に理解し、企業の生産性に貢献するような取り組みを実施していることが重要です。

取り組みのひとつとして、社内のコミュニケーションの活性化が挙げられます。

コミュニケーションを効率化するためのツールの導入も含め、自社の生産性向上に向けた取り組みをあらためて見直してみてはいかがでしょうか。

[※1]
出典:公益財団法人日本生産性本部(2019)「OECD諸国の労働生産性の国際比較」 p.8-10.
https://www.jpc-net.jp/research/list/pdf/comparison_2019.pdf

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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