正しく生産性の向上と向き合えていますか?生産性向上の阻害要因と対策とは

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働き方改革の推進もあり、生産性向上を意識する企業も増えてきたのではないでしょうか。社内会議で、生産性向上の取り組みについて話題にあがったこともあるかもしれません。

その際、生産性向上について具体的な取り組みの話し合いはされたでしょうか。この記事では、生産性向上とは一体何を意味し、何をすることなのか、生産性向上に向けて企業は何ができるのか紹介します。

「生産性の向上」の意味を正しく理解していますか?

日本における生産性は、国際的に見てあまりよい位置にあるとはいえません。先進国の中ではむしろ低く、経済協力開発機構(OECD)加盟36ヵ国中では21位という結果となり[※1]、日本では生産性の向上が課題となっています。

それでは、生産性の向上とは具体的に何を表すのか、その意味について今一度考えてみましょう。

「生産性の向上」は何を指すのか

生産性は、以下の式で表せます。

生産性 = 成果 ÷ 資源

企業の生産性で考えてみると、企業の成果、つまり売上に対して、投入された経営資源がどれだけ効率よく使われているかということです。

経営資源は、企業の設備投資も含まれますし、人的資源(労働者数)も含まれます。一般的には、労働者1人あたりが生み出す成果である労働生産性を表すことが多いです。

それでは、労働生産性ベースで、従業員100人当たり1万個の製品を売り上げた場合、従業員50人で1万個の製品を売り上げた場合とで比較してみましょう。

1万個 ÷ 100人 = 100個
1万個 ÷ 50人 = 200個

この場合、1人当たり200個売り上げている50人のほうが生産性は高いといえます。

「生産性の向上」と「業務効率アップ」の違い

生産性の向上とは、企業の成果につながる経営資源をいかに効率よく動かすかということです。生産性の向上に似た言葉に、「業務効率アップ」がありますが、両者は目指すところが異なります。

生産性の向上が、効率性を高めて成果に直接つながるような行動を促す一方で、業務効率アップは効率性を高めるというよりは、非効率な部分を削減する取り組みだからです。

このように、生産性の向上と業務効率アップは混同されやすい言葉です。生産性向上のつもりでおこなった取り組みが、実は業務効率アップの意味が大きい取り組みであり、生産性の向上にあまり貢献しないことはよくあります。

生産性向上の障害となるもの

生産性の向上のために、さまざまな対策をとることは重要です。しかし、いくら生産性につながるようなことを実践しても、生産性を下げる仕事の取り組み方が改善されなければ、大きな向上は図れません。

この項では、真っ先に見直しを図りたい、生産性向上の障害となるふたつのポイントを紹介します。

長時間の労働

生産性向上のために削減したいのは、長時間労働です。特に日本企業では、会社のために長時間労働することは美徳とされていたこともあり、長時間労働が常態化している企業もあります。

労働時間の長さは、短期で見れば確かに生産量を高めてくれるでしょう。しかし、人が携わる仕事において、時間の長さに比例して生産性が高まるとは決していえません。

長時間労働が続けば、心身にも影響が表れますし、集中力の低下も招くためです。つまり、長時間労働が続くことによって、労働の効率性が落ちることになります。

また、近年の働き方改革の内容を考えると、長時間労働の常態化は企業にとってマイナスになりかねません。企業にとってのマイナス要因を取り除き、生産性向上を図るためには、長時間労働をなくしていくことが先決です。

マルチタスク(複数業務の同時進行)

マルチタスク、つまり複数の仕事の同時進行も生産性向上の妨げとなります。マルチタスクはもともとコンピューター用語で、複数の処理を同時にすることを意味しますが、人が同じようにマルチタスクで仕事をすると切り替えがうまくいきません

仕事を切り替えるたびに、必要な情報を呼び起こさなければならず、集中力が途切れてしまうためです。仕事を切り替えた途端、情報が頭に入ってこなくなった経験がある人も多いのではないでしょうか。

マルチタスクで仕事を進めると、同時に少しずつ仕事が進むことで、仕事ができていると錯覚しやすいですが、生産性向上においては得策ではありません。

生産性向上を考えるなら、マルチタスクを減らしてシングルタスクで仕事を進められるように改善していくようにしましょう。

生産性向上のための企業がおこなうべき対策

生産性向上のために、企業が見直すべき生産性向上の妨げになることについて説明しました。ここからは、生産性向上を図るためにどのようなことに取り組んでいくべきか、企業でおこなうべき対策を紹介します。

業務内容を明確にする

まず、社員一人ひとりがどのような仕事をしているのか、あるいは部署単位でどのような業務をおこなっているか、社内全体の業務内容を明確にします

業務内容の可視化と同時に、必要があれば業務マニュアルの整備、更新も図りましょう。業務内容を最適化することによって、担当でないから仕事ができない非効率な部分が減り、担当でなくてもある程度の仕事をカバーできます。

また、業務内容の明確化は、会社が目指すものと相違がないか、改善のために何をしていくか具体的な解決策の洗い出しにも役立つことです。業務内容を明確にした上で、それぞれどのくらいの時間を要しているか、今後の対策につなげるためにもしっかり可視化しておくとよいでしょう。

無駄な作業を省く

業務内容を明確にすると、コア事業とノンコア事業が存在することが分かります。コア事業は利益を生む企業の中核にある業務、ノンコア事業はコア事業にあたらない業務です。

次に、縦軸に業務の緊急度、横軸に業務の重要度を記したマトリクス図を利用して、「急を要する重要な業務」「緊急ではないが重要な業務」「急を要する重要性の低い業務」「緊急でない重要性の低い業務」に業務を区分します。

区分すると、コア業務のほとんどもしくはすべてが「急を要する重要な業務」「緊急ではないが重要な業務」に分類されるはずです。つまり削れるのは、ノンコアである「急を要する重要性の低い業務」と「緊急でない重要性の低い業務」ということになります。

まずは、「緊急でない重要性の低い業務」で無駄な作業を削り、「急を要する重要性の低い業務」の中から必要性のないものを削っていきます。

人がおこなっていた業務をシステム化する

人的資源をいかに効率よく配置するかはもちろん、投資資源自体を減らすことも積極的に考えていきましょう。投資資源の削減に役立つのが、RPAなどのシステム化です。自動化できる部分をシステムに代替することによって生産性の向上が期待できます。

コミュニケーションを効率化する

生産性向上のためには、社員同士のつながりも重要です。コミュニケーションが活性化することで、お互いの仕事量や内容が分かるようになり、必要に応じてサポートしあうことができます

また、効率良くコミュニケーションを図れるようにするためにも、コミュニケーションツールの導入を検討するのもおすすめです。

コミュニケーションの効率化を図れるツールの代表的なものとしてビジネスチャットがあります。ビジネスチャットは、ビジネスのためのコミュニケーションツールです。ビジネスチャットの効果、成功事例について詳しく知りたい方は、以下の記事を参照ください。

▶︎ビジネスチャットとは?ビジネスチャットの導入効果と成功事例をご紹介

まとめ

生産性の向上は、多くの企業が課題として挙げています。生産性向上を図るためには、生産性向上とは何か正確に理解し、企業の生産性に貢献するような取り組みを実施していることが重要です。取り組みのひとつとして、社内のコミュニケーションの活性化が挙げられます。

コミュニケーションを効率化するためのツールの導入も含め、自社の生産性向上に向けた取り組みをあらためて見直してみてはいかがでしょうか。

[※1]
出典:公益財団法人日本生産性本部(2019)「OECD諸国の労働生産性の国際比較」 p.8-10.
https://www.jpc-net.jp/research/list/pdf/comparison_2019.pdf

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