業務報告のポイントは?テレワーク中でも伝わる業務報告の書き方・書かせ方

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テレワークの導入が進んだことがきっかけで、これまで以上に部下の仕事の状況が見えなくなったと、悩む方は多いのではないでしょうか。業務報告は、仕事の状況を把握するために取り入れている手段ですが、あらためて何を報告してもらうべきか、テレワーク中の運用のポイントと合わせてみていきましょう。

業務報告が果たす役割

業務報告は、通常の業務とは別に、管理者が部下に提出を求める報告です。業務報告を日常的にとりいれる企業は多くありますが、新しく導入を検討、もしくは現在の業務報告を改善するためには、そもそもなぜ業務報告が必要であるのかを理解しましょう。

仕事の進捗を管理

第一に、仕事全体の進捗管理です。進捗管理は、各タスクが予定どおりに進行できているかを把握してはじめて可能になります。

業務報告によって分かる各タスクの進行状況と全体像を照らし合わせ、スケジュールに沿った完遂が難しい状況に陥っていないかを確認しましょう。また、早い段階で遅れに気づくことができれば、管理者は必要に応じたスケジュール調整や、タスクの再振り分けなど、遅れによる損失を最小限にとどめる策をとることができるでしょう。

部下が抱える課題に気づく

管理者は、業務報告によって、部下がどんな課題に直面しているかをいち早く把握することができます。

早急に解決した方がよい課題でも、部下自身が重要度に気付いておらず、後回しにされてしまうことはめずらしくありません。業務報告によって課題を認識したら、仕事全体の遅れを引き起こす前に、いち早く手を差し伸べることができます。

部下の成長をうながす

管理者が上司の立場であれば、部下の成長を促すためにも業務報告を活用できます。部下を育成するためには、現在どのような業務へ取り組んでいるかを把握することが必須です。業務報告の内容をもとにフィードバックをおこない、成長するよう指導していきましょう。

また部下としても、業務報告を書くことで、現在抱えている課題の把握や、解決に向けどのような取り組みをすればよいかを意識することができるでしょう。

業務報告の書き方

一方で、業務報告の内容が適切でないと、必要な情報が記載されていなかったり、業務報告をさせる効果を期待することができなくなってしまいます。業務報告をさせる際は、必須の情報について記載が漏れないよう伝えましょう。たとえば、以下の情報については必須としておくとよいでしょう。

項目 記載する内容
業務内容 業務報告日の業務内容や成果を具体的に記載します。何をしたかだけではなく、いつ・誰と・何をしたか、5W1Hの内容で作成させるようにしましょう。また作業の成果も記載するとよいでしょう。
今後の予定 当日の業務内容をふまえ、翌日以降にどのような業務に取り組む予定かを記載します。
所感 報告者の感じた課題や気づきなどを記載します。
特記事項 そのほか、上司への相談事項などを記載します。

伝わる業務報告のさせ方

項目の指定ができたら、業務報告の書き方についても指示を与えておくと安心です。業務報告の書き方によっては、管理者が正確に内容を理解することができず、意味をなさないものになってしまうからです。

管理者の手間を削減するためにも、以下のルールを守るよう指導するとよいでしょう。

事実と主観を分けて書く

客観的な事実、主観的な推測が入り混じった業務報告書は、誤解を招く原因になります。客観的な事実と主観的な推測は明確に分けさせるようにしましょう。

簡潔にまとめる

作業の内容が煩雑になるほど、業務報告も細かいものになりがちです。しかし詳しく書きすぎると、作成にも内容の把握にも時間がかかったが無駄な内容が多かった、という結果になることもあります。

報告する内容は必要なものに絞り、部下本人が読み返したとき、必要な内容が残っている状態となるよう意識させましょう。

具体的に書く

業務報告を簡潔に書こうとしすぎることで、かえって内容が抽象的なものになってしまうこともあります。これでは仕事の進捗や課題を把握することはできません。抽象表現は避け、数字や固有名詞を意識的に使い、具体的に記入させるようにしましょう。

テンプレートを使う

業務報告に必須の項目はテンプレート化し、作成時に漏れがないようにしましょう。テンプレート化することで、必要な情報を必ず報告させられるだけではなく、作成者にとっても、スムーズな報告ができるようになります。

テレワークにおける業務報告の重要性

業務報告は、テレワークの状況下ではよりいっそう重要になります。テレワーク中は従来のオフィス勤務のように、部下や全体の仕事を把握することが難しいためです。

一方で、テレワーク中の業務報告は、内容が実際に取り組んだものなのか判断しづらいこと、またまた直接声かけをする機会がないことから、業務報告の提出を忘れてしまう可能性が高くなります。それらの課題をふまえた上で、以下のポイントをおさえるとよいでしょう。

報告頻度より密にする

テレワーク中は仕事の把握をすることが難しいだけではなく、チームに所属しているという意識も低くなりがちです。そんな状況では、業務報告がコミュニケーションの手段としても役割を果たせます。簡単な報告であっても、可能であれば毎日提出させ、コミュニケーションが生まれるようにするとよいでしょう。

ツールを使用する

業務報告は、収益に直接関係をするものではないため、できれば簡単にできることが理想です。現在メールや紙を使って業務報告をしている場合は、より作成や管理がしやすいツールを導入するとよいでしょう。

テレワーク中の業務報告にはビジネスチャットが効果的

業務報告は、全体の進捗を把握するため、部下の状況を把握するために必要です。特にテレワーク中は、相手の状況が見えにくいことから業務報告の重要性が増します。

テレワーク中の業務報告は、可能な限り頻度をあげておこなうことをおすすめしますが、メールや紙での業務報告はかえって従業員の業務時間を圧迫してしまうおそれがあります。
ビジネスチャットのChatworkは、使いやすく分かりやすい操作性で、誰にでもすぐに使い始めることができるツールです。業務報告や毎日のコミュニケーション手段としても、活用をおすすめします。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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