デジタルファーストとは？デジタルファーストのメリットと導入方法

デジタル化が急速に進む現代社会において、「デジタルファースト」という考え方が注目を浴びています。

また、新型コロナウィルス感染症の拡大によるオンライン診療やテレワークの導入推進、イベントのインターネット配信など、日本社会のデジタル化はさらに進んでいます。

行政手続にも取り入れられ始めた「デジタルファースト」の概要やメリット、ビジネスにおける導入方法や注意点などを解説します。

デジタルファーストとは

デジタルファーストの元々の意味は、印刷物として提供されていた新聞・雑誌・書籍を、初めから電子出版の形式で提供することを意味していましたが、ビジネスにおいて、デジタル化を優先して業務をおこなっていくという意味で利用されるようになってきました。

ビジネスにおけるデジタルファーストと似た考え方に、「クラウドファースト」という考え方があります。

情報システムを導入あるいは更新する際、運用基盤としてクラウドサービスの利用を優先的に検討することがクラウドファーストになりますが、デジタルファーストは、クラウドファーストを含む考え方です。

ビジネスにおけるデジタルファーストの例としては、ペーパーレス化、Web会議の導入、情報基盤の統一などさまざまなデジタル化が挙げられます。

デジタルファースト法が進行中

2019年12月に、通称「デジタルファースト法」、正式名「情報通信技術の活用による行政手続等に係る関係者の利便性の向上並びに行政運営の簡素化及び効率化を図るための行政手続等における情報通信の技術の利用に関する法律等の一部を改正する法律」が施行されました。[注]

デジタルファーストの考え方は、このデジタルファースト法の基本３原則のひとつにあげられており、国、地方公共団体、民間事業者、国民その他の者があらゆる活動において情報通信技術の便益を享受できる社会の実現を目指しています。

行政におけるデジタルファーストとは、行政手続やサービスが一貫してデジタルで完結することを意味します。

具体例としては、引っ越しに伴う住民票の異動手続きをネットでおこなうと、その情報を元に電気、ガス、水道、銀行口座などの契約変更や相続や死亡の申請、法人設立の申請をネットでおこなえるようにするといったものがあります。

デジタルファーストのメリット

デジタルファーストの概念を取り入れるメリットは、業務効率化やコスト削減など様々な点があげられます。

企業におけるデジタルファースト導入のメリットを詳しく見ていきましょう。

業務効率化

アナログでおこなっていた業務をデジタルにシフトしていくことで、今までかかっていた時間と手間が省け、業務効率が向上することはいうまでもありません。

従来は、資料室に行き、膨大な資料の中から必要な情報を探し出していたような場合でも、資料をデジタル化することで、情報の検索・共有が容易になります。

複数人でプロジェクトを進行するような場合には、タスク管理をデジタルで行い、互いに仕事を見える化することで、スムーズなプロジェクトの進行が可能になります。

業務効率化を実現することで、社員の生産性向上にもつながります。

コスト削減・スペースの有効活用

デジタルファーストの導入は、コスト削減にもつながります。

例えば、資料や契約書、請求書など、今まで、紙で作成されていた書類を電子ファイルにする「ペーパーレス化」を進めることで、紙代やインク代などの備品代や、プリンタのメンテナンス費用などのコスト削減につながります。

また、それらの書類を保管するための備品代や保管場所も削減でき、会社のスペースを有効に使うことができるようになります。

リモートワークの促進

働く場所を選ばず、インターネットにアクセスできる環境があれば仕事がおこなえるというのもデジタルファーストの強みのひとつです。

Web会議やビジネスチャットの活用、勤怠管理ツールなどを導入することで、リモートワークの促進につながります。

新型コロナウイルス感染症対策や多様性のある働き方の推奨から、テレワークの拡大やリモートワークが注目されている中で、リモートワークが可能な環境の構築は、クライアントや求職者にも重要視される項目のひとつでしょう。

デジタルファーストの導入方法と注意点

デジタルファーストのメリットを理解した上で、デジタルファーストの導入方法と注意点を確認しましょう。

デジタル化のニーズの把握

デジタルファーストを導入するにあたって、最初におこなうべきなのがニーズの把握です。

デジタル化のニーズとして多く挙がるのが、情報基盤の統一です。

部署ごとに異なる情報基盤を使用することは、部署間での連携の悪さや情報収集のしにくさなど、様々な不都合が生じます。

情報基盤を統一することで、部署異動の際の引き継ぎが容易になったり、情報の収集・分析がひとつの情報基盤で完結するなど、業務の効率化を図ることができます。

情報基盤の統一というと、とても大がかりなものに感じますが、たとえば、今までは書面で決裁を受けていたものを電子決裁に変えたり、紙でおこなっていた経費の申請をデジタルでおこなえるようにするなど、日々の小さな業務の中にデジタル化のニーズは潜在しています。

隠れたデジタル化のニーズを把握するには、社内の現状を理解し、日々の業務の中で無駄や不必要な手間がないか、なるべく多くの意見を集めることが大切です。

デジタル化の必要性の検討

デジタル化すべき課題が見えてきたら、次におこなうべきは必要性の検討です。

デジタルファーストは、全ての業務をデジタル化するというわけではありません。

デジタル化することで、複雑になったり、難易度が上がり、業務効率が低下してしまっては元も子もありません。

本当にデジタル化が必要か、業務の効率化や費用対効果の面からも慎重に検討することが大切になっていきます。

また、自社だけでデジタルファーストを推し進めていては、取引先がデジタル化をしていない場合は効率的な連携が取れないこともあるでしょう。

あくまでも、デジタルファーストは考え方や概念であり、デジタルファーストを導入することが目的にならないよう、明確な目的を持っておこなうことが大切です。

情報セキュリティ対策の実施

デジタルファーストを導入する上で、セキュリティ対策は最も注意を払うべきポイントです。

ファイルの管理や共有をインターネット上のクラウドサービスを介しておこなう場合、パスワードやユーザー権限の設定を厳密におこなわなければ、第三者からのアクセスをも容易にしてしまいます。

セキュリティ対策ソフトを導入し、悪意のある攻撃から大切なデータを守る手立てを万全にしておくことも大切です。

また、社員研修を行い、社員のセキュリティ意識を高めるなど、多方面からのセキュリティ対策が必要となります。

万が一、ウイルス感染やサーバー攻撃による情報漏えいなどが発生した場合、会社の信用・存続問題に発展します。

そのような事態を防ぐためにも、セキュリティ対策には万全を期す必要があります。

デジタルファーストの第一歩としてChatwork！

デジタルファーストの導入には、検討時間やデジタル技術が必要となってきます。

最初から、全てをデジタル化しようとせず、小さなことから変えていくことが大切です。

ビジネスチャットツールのChatworkでは、社内外とのコミュニケーションをチャット内でおこなうことができ、ファイルの送受信やWeb会議もおこなえるので、ペーパーレス化の促進にもつながります。

また、国際的なセキュリティ規格を取得し、第三者機関によるセキュリティ監査の実施などを通じて、安全な情報管理に努めているので、安心して使用することができます。

デジタルファーストの手始めとして、Chatworkの導入を検討ください。

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[注]情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律 | e-Gov法令検索
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=414AC0000000151