フリーアドレスの運用ルールとは?導入目的や課題、成功させるポイントを解説

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働き方改革
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フリーアドレスの運用ルールとは?導入目的や課題、成功させるポイントを解説

目次

多様な働き方が注目されつつあるなかで、フリーアドレスを導入した企業も増えてきました。

フリーアドレスは、社員が自席を持たず、その日ごとに自由に働く席を選ぶことができる新しいオフィスのスタイルです。

フリーアドレスの導入方法をふまえて、フリーアドレスの導入目的や課題、成功させるポイントなどを解説します。

フリーアドレスを導入する目的

フリーアドレスを導入することは、さまざまなメリットをもたらします。

実際にフリーアドレスを導入する目的には、どのようなことが上げられるのか、具体的に見ていきましょう。

働き方改革の取り組みのひとつ

フリーアドレスを導入することは、働き方改革の取組みのひとつともいわれています。

時短勤務やフレックスタイム制、在宅勤務が導入されている昨今では、固定席を設けないことで、その分のスペースや設備を設ける必要がないというメリットがあります。

出勤日数や、始業終業時刻が柔軟に変更できる働き方には、フリーアドレスのように業務スタイルに応じて席を選べるほうが働きやすい環境になるでしょう。

オフィスのスペースコストの削減

社員ひとりひとりの席を配置しないことで、オフィス自体のスペースのコストを削減することができます。

テレワークを認めると、すべての従業員が出社することは稀になります。

しかし、フリーアドレスではない固定席のオフィスのままでは、誰も座っていないデスクや、誰も使っていないロッカーなどが発生するかもしれません。

フリーアドレスを導入することで、出社した人が自由に席を選ぶことができるため、オフィス空間を活かすことができます。

 

部署をこえたコミュニケーションの活性化

フリーアドレスにすることで、自身の関わる部署以外のメンバーとのコミュニケーションの活性化につながります。

業務についてのアドバイスやアイデア出しも、気軽におこなえるようになるため、業務効率アップも期待でき、リアルタイムで情報交換などもができる点もメリットです。

他部署のメンバーがどのような業務をしているのか把握しやすくなるので、連携が必要になったときもスムーズにおこなえるでしょう。

 

業務効率・生産性の向上

フリーアドレスによって、従業員は自由に働く場所を変えることができます。

働く場所を変えることで気分転換ができ、結果として業務効率が向上することが見込めるでしょう。

気分だけではなく、誰にも邪魔されずに作業に集中したい場合は、雑談しながらアイディアを創出したい場合など、その日の仕事内容に合わせて、パフォーマンスを最大限発揮できそうな環境に身を置けることもメリットといえます。

フリーアドレスを導入するときの課題

メリットが多くあるフリーアドレスですが、導入するにあたって課題点もあります。

フリーアドレスを導入するときの課題について紹介します。

 

業種や職種により向き不向きがある

フリーアドレスは業務効率化に適していますが、向いていない業種や職種もあります。

例えば、必ず同じメンバーが揃ってすすめる必要のある業種や、個人情報や機密情報を取り扱う財務経理、固定電話が必要になるコールセンターなどは向いていません。

一方で、PCやスマートフォンがあれば外でも自由に働くことができるエンジニア職や営業職は、フリーアドレス導入には適している職種といえます。

 

誰がどこにいるのか把握しにくい

業務を進めるうえで、特定の人に会いに行く場面が発生することがあります。

席が固定化されていると、どの部署の人であるかが分かれば、本人がどこにいるか探しやすいですが、フリーアドレスでは、誰がどこにいるのか簡単には把握できません。

どこにいるのかを確認するためにメールや電話などが必要な場合は、結局探すこと時間がかかってしまいます。

 

荷物置き場が少なくなる

自分の座席が確保されていると、保管しておきたい書類や手荷物は、分かりやすい場所に置いておくことができます。

しかし、フリーアドレスでは個別のスペースが確保されない分、必要な書類や道具の保管場所に悩んでしまうケースがあげられるでしょう。

フリーアドレスを導入する場合は、個別に荷物を保管できるスペースは、別途で用意する必要があります。

 

導入費用がかかる

フリーアドレスの導入には、初期の導入コストがかかってしまいます。

従業員の個々人に、PCやPHSなどを揃える必要があるため、社員数の多い企業の場合は導入のコストも高額になるでしょう。

フリーアドレスを導入した後のスペースコストなどの削減を見込んだ、先行投資として割り切る考え方も重要です。

 

帰属意識が低下する

フリーアドレスを導入すると、自由に席を選んで業務をすすめられるため、チームや部署で集まる機会が減ってしまいます。

そのため、組織に対する帰属意識が薄れてしまうという懸念点もあげられるでしょう。

定期的にメンバーが揃う定例ミーティングの設定や、ビジネスチャットツールをうまく活用して、業務の報連相を徹底する必要があります。

フリーアドレスの導入方法

実際にフリーアドレスを導入したくても、どのような手順でおこなえばいいのかわからない方もいるのではないでしょうか。

フリーアドレスの導入方法を紹介します。

 

フリーアドレスを導入する目的を決める

まずは、フリーアドレスを導入する目的を明確化しましょう。

「業務効率化の向上をはかる」「オフィスコストの削減」など、目的は企業によってさまざまです。

従業員に対しても、フリーアドレスを導入することの目的をきちんと伝えることで、スムーズな理解につながります。

 

フリーアドレスの対象者を決める

フリーアドレスの導入には、向いている・向いていない職種があります。

そのため、オフィス内でフリーアドレスの対象となるメンバーは誰になるのかを、あらかじめ選定しておくようにしましょう。

営業職やエンジニア職など、導入しても問題のない対象者を事前に決めておくことで、運用ルールの設定もしやすくなります。

 

座席設定率を検討する

フリーアドレスを導入する際に、社員数に対して座席をどれくらい用意するかは事前に把握しておく必要があります。

座席に過不足がないよう、きちんと座席設定率を検討しておくようにしましょう。

フリーアドレスを導入した際に座席が足りなかったり、必要以上に余ったりしてしまうと、無駄なコストがかかってしまうので注意しましょう。

 

座席の運用形態を決める

フリーアドレスを導入する際は、座席の運用形態を決めるようにしましょう。

運用形態には、社員全員が自由に座席を選べる「完全フリーアドレス」と、グループ単位で座席を指定する「グループアドレス」があります。

導入前に、企業としてどちらのほうが業務推進に適しているのかを考え、適切な方法を選ぶようにしてください。

 

デスクやロッカーなどを手配する

フリーアドレスの業務上で必要なデスクと、各個人の荷物をしまうことができるロッカーの手配をおこないましょう。

このときに、オフィスのレイアウトもフリーアドレスに合わせたものにするとよいでしょう。

例えば、作業に集中できる専用ブースを設けたり、休憩スペースなどを確保したりすることで、社員の働きやすさを考えた柔軟な環境づくりができます。

 

運用ルールを社内に浸透させる

フリーアドレス導入前に、デスクの予約方法や私語厳禁など、運用に関するルールは徹底しておきましょう。

スペースの利用を公私混同させないことで、スムーズにフリーアドレスの運用が開始できます。

また、コミュニケーションを密におこなう手段として、ビジネスチャットを導入するなど、使用ツールの見直しも重要になります。

組織として、新たな仕組みづくりも検討していきしましょう。

フリーアドレスの導入に必要な運用ルール

フリーアドレスを導入する際には、運用に関するルールをきちんと定めることが重要になります。

フリーアドレスの導入に必要となる運用ルールを具体的に見ていきましょう。

ペーパーレス化を進める

フリーアドレスを導入した後、なかなかペーパーレス化できず、書類の保管場所に困ってしまうということがあります。

なるべく紙の利用を減らして、その分ワーキングスペースを広く快適に使えるよう、社員ひとりひとりの紙利用の見直しをおこないましょう。

固定席にならないようにする

フリーアドレスのメリットのひとつに、好きな席で業務をすすめられるという点があります。

しかし、毎回同じ座席を利用し、私物を置いて占領するような従業員が現れてしまうと、ほかの従業員がその席を利用したいと思っても使えない状態になってしまいます。

社内の従業員間のトラブルにもなりかねないので、座席の使い方は運用ルールとして組み込みたい要素のひとつです。

 

郵便物や電話の対応方法を明確化する

社員がそれぞれどこにいるかが分かりづらい状況だからこそ、郵便物の届け先や電話のつなぎ先などは明確にする必要があります。

曖昧なままにしておくと、社内だけではなく外部のクライアントにも迷惑をかけてしまう場合があります。

例えば、電話対応を当番制にすることや、郵便物を回収する曜日や時間を定め回収係を決めるなど、明確なルールを設けるようにしましょう。

 

定期的に清掃し清潔に保つ

座席が固定されていると、定期的な清掃をおこない衛生環境を整えやすいですが、フリーアドレスの場合は清潔に保つことが難しくなることがあります。

誰の席と決められていないからこそ、ひとりひとりがフリーアドレスエリアを清潔に保つ意識をもつ必要があります。

部署ごとにルーティンで清掃をおこなうなど、快適に働く上での環境保持としてのルールを事前に決めておくようにしましょう。

フリーアドレスの導入を成功させるポイント

フリーアドレスの導入を成功させるためのポイントには、どのようなものがあるのでしょうか。

社員が気持ちよく働くために気を付けたいポイントを見ていきましょう。

 

運用のマニュアルづくりを徹底する

フリーアドレスの導入にあたって、さまざまなルール決める必要がありますが、それらを社員に浸透させなければ意味がありません。

定めた運用ルールはわかりやすくマニュアル化して、社員全員が目を通せるよう周知しましょう。

作成したマニュアルは、紙で配布するだけでなく、データ化して共有もおこなえると、マニュアルの確認の手段が増えるため、より浸透しやすいでしょう。

 

テレワークを導入する

フリーアドレスのメリットのひとつであるオフィスの最適化をめざすためには、テレワークの導入も進めることが望ましいです。

フリーアドレスとテレワークの併用により、従業員としても気分やライフスタイルにより合致した働き方を実現することができます。

また、テレワークを導入することで、座席設定率に合った座席利用量の調整も可能となります。

 

オンラインコミュニケーションを活性化する

フリーアドレスでは、誰がどこにいるのかすぐにわからず、部署間の報連相が徹底しづらい側面があります。

そのような課題は、オンライン上のコミュニケーションを活性化させることで改善できます。

決まった日時にビデオ通話を設定したり、業務進捗をビジネスチャットツールで連絡するなど、あらかじめ使用するツールや運用ルールを設定しておくことといいでしょう。

フリーアドレスでのコミュニケーションはChatwork

フリーアドレスはメリットが多い一方、ただ導入するだけでは席の固定化やコミュニケーションコストの上昇を招くおそれもあります。

社内交流の活性化を目的にフリーアドレスを導入するのであれば、コミュニケーションツールの活用が重要です。

ビジネスチャットツール「Chatwork」は、チャット形式で気軽にやりとりができるため、メールや電話に変わるコミュニケーション手段として有効です。

また、操作方法も分かりやすいため、社員の浸透もスムーズにすすむでしょう。

フリーアドレスの導入による、社内のコミュニケーションの活性化に「Chatwork」の導入をぜひご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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