デジタル化の例とは?ビジネスシーンでの「デジタル化の例」を把握しよう

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働き方改革
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デジタル化の例とは?ビジネスシーンでの「デジタル化の例」を把握しよう

目次

インターネットの高速化や、ITツールの発展、テレワークの導入などの影響で、企業でもデジタル化の取り組みが進んできています。

しかし、まだデジタル化が実現しておらず、アナログ業務やデジタル化が進まないことから負担の軽減ができず非効率な状態の企業も少なくありません。

社内のデジタル化を構築するためには、必要なデジタル化の例を理解して、何を実現するかを定め、どのように進めることが適切かを考えることが重要です。

デジタル化をイメージしやすいように、ビジネスシーンで身近なデジタル化の例や、実際に企業に取り入れられているデジタル化の事例を紹介します。

デジタル化の例:ビジネスシーンで身近なもの

「社内のデジタル化」と言っても、いまいちイメージしにくいのではないでしょうか。

まずは、具体的にデジタル化がどのような点で取り入れられているのか、ビジネスシーンで身近なデジタル化の例を見ていきましょう。

電子契約の導入

企業や公的機関において、電子契約が導入されおりデジタル化の例といえるでしょう。

従来では、紙媒体で契約書に自身のハンコやサインをし、取引先企業に提出していたため、契約までに時間やコストの発生してしまう点が問題とされていました。

一方、電子契約では、インターネット上で契約書を作り、ハンコと同等の効力をもつ電子署名によって契約がおこなわれます。

時短に有効であるほか、紙代・印刷代・郵送代・印紙代といったコストを抑えられるデジタル化の事例です。

クラウドサービスの利用

社内で作成した資料を電子化し、クラウドサービスに保管する事例も増えています。

紙媒体の資料は、保管スペースが限られてしまうだけでなく、必要な資料を探すのに時間もかかってしまう点が課題でした。

クラウドサービスでは、電子化したファイルを仮想空間に保管できるため、社内のスペースを気にする必要がありません。

法人向けのクラウドサービスも多く提供されており、作成や共有の手間も減るので業務効率化にも適しています。

マーケティングオートメーションツールの導入

マーケティングオートメーションツールとは、営業活動を効率化し、売り上げを伸ばすのに有効なツールです。

これまでは、営業担当者が、手作業で顧客情報を管理し、手当たりしだいに営業活動をおこなっていたことから、効率性や情報共有に難がありました。

一方、マーケティングオートメーションツールの導入することで、顧客の属性や、自社製品・サービスに対する興味などを一括で自動で管理できます。

担当者が考えておこなっていた部分や整理が必要な情報を自動でされることは、これまでのアナログ業務からのデジタル化の例といえるでしょう。

ビジネスチャットの導入

メールに代わる媒体として、ビジネスチャットの導入も進んでいます。

ビジネスチャットは、チャット形式で相手とコミュニケーションを図り、意思疎通が容易となるのがメリットです。

また、ビジネスチャットによっては、メッセージだけでなく、ファイルの送信やビデオ会議システムも備えており、業務を円滑に進めることもできます。

メールと異なり、迷惑メールの受信を防げる点も優れています。

これまで口頭や電話でおこなっていたコミュニケーションや情報共有にビジネスチャットを利用することもデジタル化のわかりやすい例でしょう。

デジタル化の例:デジタル化で実現できること

デジタル化をおこなうことで、さまざまなメリットを得ることができます。

業務や企業として課題を持っている場合は、デジタル化は有効な手段となります。

デジタル化をすることで実現できる例を見ていきましょう。

社内スペースの削減

デジタル化で実現できる例として、ペーパーレス化による社内スペースの削減が挙げられます。

業務を遂行するにあたり、企画書や見積書、契約書、取引先への資料など、多くの場面で紙が用いられています。

しかし、紙媒体を多様することで、保管場所がなくなる、資料を探す手間が増える、見つからないなど、コスト・時間的な損失につながります。

また、デジタル化をすることでペーパーレス化の実現もすることができれば、広いオフィススペースが必要でなくなり、賃料の削減なども可能です。

人手不足への対策

デジタル化の実現は、企業の人手不足の対策にも有効です。

これまで手作業でおこなっていた作業を自動化・簡素化することで、生産性を高め、足りない工数を補えるようになります。

また、デジタル化は、従業員の業務負担を軽減し、離職率の低下や、働きやすい環境の実現も可能です。

アナログ手法の社内業務を見直し、デジタル化を推進することは、従業員の満足度を高めるきっかけとなるでしょう。

テレワークの促進

感染症対策や働き方改革としてだけでなく新しい働き方として多くの企業で、テレワークが導入されるようになりました。

デジタル化は、テレワークの利便性を向上させる役割も有します。

たとえば、社内資料をデジタルデータで保存することで、いつでもどこでもアクセスできるようになります。

また、チャットツール、ビデオ会議ツールといったデジタルツールは、従業員同士のコミュニケーションを円滑に進めることも可能です。

デジタル化を進めておくことで、テレワーク導入の際のハードルも低くなり、導入の際にはテレワークの利便性も向上させることができるでしょう。

情報共有がしやすくなる

デジタル化の魅力は、社内の情報共有を便利にする点も挙げられます。

従来のメールなどの手法では、情報が分散化しすぎてしまい、プロジェクト内容や個人の進捗状況を把握しにくいデメリットがありました。

一方、ビジネスチャットを用いると、チームごとにチャットルームを管理することや、情報を常に残しておけるため、可視化しやすくなります。

また、クラウドサービスを活用することで、サーバー上にデータをアップロードし、場所や時間に依存せず、誰でも簡単に情報を取得できます。

気軽に情報発信も確認もおこなえる環境を整備することで、社員のコミュニケーション活性化にもつながるでしょう。

デジタル化の例:業界別のデジタル化

従来のアナログな手法と異なり、デジタル化を進めることで、企業の課題解決や業務効率の向上を実現できます。

実際に、デジタル化を進めている企業で、どのような施策を実施し、結果を得ているのか業界別に確認してみましょう。

デジタル化の事例:製造業でのデジタル化

製造業でのデジタル化は、主に工場などの現場で進んでいます。

少子高齢化による影響が大きい製造業の現場では、人手不足が課題となっている企業も少なくありません。

人的リソースが限られているなかでも、手作業に代わるロボットや、センサーによる自動検出機能などを導入し、24時間の稼働を実現できます。

また、人の手による作業は、品質低下に関わるミスにもつながることが多い一方、デジタル化を導入することで人的エラーの軽減も可能となります。

デジタル化の事例:金融業でのデジタル化

金融業界では、膨大な事務作業が発生することで、従業員の負担や残業などが問題とされています。

また、アナログなシステムによって、顧客対応に時間を取られることも課題です。

このような状況を踏まえ、金融機関では、機械学習を可能としたOCRによる帳票の自動読み取りや、電子契約システムを用い、事務処理の簡素化を実施しています。

結果として、事務作業にかかる時間を削減し、スムーズな業務のやりとりを実現できます。

デジタル化の事例:物流業界でのデジタル化

物流業界は、デジタル化によってビジネスの変革にも成功している業界です。

たとえば、限られた時間のなかで配達を終えるために、最適なルートがマニュアルとして決められています。

しかし、当日の状況や、事故が発生してしまうと渋滞が発生し、配達に影響が出てしまうのが課題でした。

問題を解決するために、AIによって、当日の状況、事故発生状況、過去の渋滞状況などを学習し、そのときどきの最適なルートを探し出せるようになりました。

ドライバーの業務効率を実現するだけでなく、顧客満足度の向上にもつながる施策として注目を集めています。

デジタル化の例を参考にデジタル化を進めよう

デジタル技術の発展やITツールの活用が広がるなか、企業でもデジタル化の推進が求められています。

しかし、自社がどのような課題を抱えているかを把握し、デジタル化の手法を選ばなければなりません。

たとえば、社内のコミュニケーションや、情報共有に悩みを抱えている企業では、ビジネスチャットの導入が効果的です。

ビジネスチャットツールである「Chatwork」は、プロジェクトやチームごとにチャットを管理することで、円滑なやりとりを実現します。

また、遠隔での業務となるテレワークでも、従業員同士のコミュニケーションを活性化し、気軽に相談する機会を増やすことも可能です。

デジタル化の取り組みのきっかけとしてChatworkの導入をご検討ください。

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これからデジタル化を進めたい方へ
中小企業の「デジタル化」

デジタル化にはさまざまなメリットがあります。DX(デジタルトランスフォーメーション)に先立つ取り組みとしてもデジタル化の推進は重要です。

一方、デジタル化を進める具体的な取り組みは、各企業や組織によって異なります。自社が進めるべき「デジタル化」とは何か、質問リストで確認しましょう。

【主な内容】

  • 「デジタル化」の課題と目的
  • 「デジタル化」が可能な業務を知る質問リスト
  • 「デジタル化」の習慣を身につける

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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