安否確認の方法と会社が安否確認をする必要性とは？

非常事態において、従業員やその家族の安全を確認することは、企業にとって必要性の高い取り組みです。

多くの企業は、緊急連絡網を作成し、電話やメールによる安否確認をおこなっていることでしょう。

しかし、災害時には、停電や電話回線の混雑などにより、従来の安否確認の方法では不十分な場合も想定されます。

安否確認の必要性や安否確認でおこなうべきことを確認し、効率的な安否確認の方法を学んでいきましょう。

会社が安否確認をする必要性

そもそも、会社が安否確認をおこなう必要性とは何でしょうか。

会社が安否確認をする必要性は、大きく分けて、従業員の安全の確認のため、事業継続のため、従業員からの信頼を高めるためという主に3つの目的があります。

従業員の安全を確認するため

会社がおこなう安否確認の一番の目的は、従業員の安全を確認することです。

当然のことながら、従業員の安全が確保できていない状況では、十分な企業活動をおこなうことができません。

また、災害時の対応や指示をするためにも社員と連絡が取れなければ適切にすることもできないでしょう。

災害などの緊急事態が発生した後に素早く事業継続に向けて動くためにも、まずは従業員の安否確認が欠かせないのです。

事業継続のため

会社がおこなう安否確認は、事業継続の観点においても非常に大切です。

安否確認をおこなうことで、非常時に稼働できる従業員を把握でき、優先すべき業務を絞る、事業継続に欠かせない業務にどのくらいの従業員を投入するかなどの采配を考えることができます。

ときには、従業員が無事であっても家族や自宅が被害を受け、出社が困難な場合も想定されます。

事業継続の観点においては、従業員の安全だけでなく、その家族や親戚、自宅の被害状況まで確認する必要も出てくるでしょう。

事業継続は従業員がいなければおこなえませんので、従業員の安全を確保したうえで、どのように事業活動を進めていくかが求められます。

従業員からの信頼を高めるため

会社がおこなう安否確認は、従業員からの信頼を高めることにもつながります。

会社での安否確認や非常事態におけるルールが決まっていれば、従業員は安全に働ける会社であると認識し、会社への信頼感が高まります。

逆に、非常時に会社からの安否確認がおこなわれず、出社するように求められるようなことがあれば、従業員は、会社は従業員の安全を考えておらず、大事にされていないと感じてしまいます。

頻繁に起こることではありませんが、安否確認の方法や非常事態の動きが決まっている会社では、従業員が安心して働くことができますし、世間からの企業イメージもよくなるでしょう。

安否確認の基本的な流れ

実際に安否確認をする際は、どのようなことをおこなうのでしょうか。

大まかな流れとしては、従業員やその家族の安全を確認した後、出社の可否を確認・判断をし、その情報を集計・分析するといった工程が必要です。

従業員やその家族の状況把握

安否確認をおこなう際、まずは従業員とその家族の状況を把握することから始めましょう。

従業員や家族に怪我がないか、自宅の被害はないか、避難をしているのか、困っていることがないかなどを確認する必要があります。

安否確認は、災害などが起こってからすぐにおこなうことが大切です。

安否確認以外の内容は含めず、安否確認についてのみ確認するようにしましょう。

出社可否の確認や判断

次に、出社の可否について確認する必要があります。

そもそも出社できる状態なのか、出社できるとしてどのくらい時間がかかるのか確認しましょう。

また、出社する際の交通手段を確認し、公共交通機関が止まってしまった場合に帰宅困難者とならないよう、遠方の従業員には無理に出社させないなどの判断なども必要になる場合もあります。

オフィスが安全だとしても、オフィスに至るまでが安全とは限りませんし、災害などの場合は経過やタイミングによって被害は変わってきますので、慎重な判断が求められます。

情報の集計・分析

安否確認をおこなった後は、結果を集計し、被災後の企業活動に充てられる人材の采配を考える必要があります。

また、災害などの非常時には、安否確認の連絡がすぐにつかないことや時間の経過によって被害状況が変化していくことも考えられます。

どの従業員に連絡がついていて、どの従業員が出社できるのかといった情報をなるべく素早く集計しなければなりません。

事前に安否確認の方法や集計の仕方についてルールを決めておけば、非常時にもスムーズに安否確認をおこなうことができます。

安否確認の方法：電話

従業員数の多くない企業では、電話による安否確認をおこなっている会社もあるでしょう。

安否確認を電話でおこなう場合のメリットとデメリットを見ていきましょう。

電話で安否確認をおこなうメリットは、電話口で詳細な状況が分かり、従業員への指示もその場ですぐ伝わるという点です。

電話で安否確認をおこなうデメリットは、同時に複数人とのやりとりができないことや、被災状況によっては電話回線の混雑によって電話が通じなくなる可能性があるということです。

また、口頭での情報伝達になるため、正確な情報が伝わりにくい、記録が残らないというデメリットもあります。

会社がおこなう安否確認では、複数人の安否を素早く確認し、出社などに関する指示を的確に出す必要があるため、電話での安否確認はあまり望ましくないでしょう。

安否確認の方法：メール

安否確認の方法としてよく使われるのが、メールによる安否確認です。

メールでの安否確認のメリットは、一斉送信が可能なため、同時に多数の従業員に安否確認ができる点や、文章で正確な情報を伝えることができるという点です。

メールの安否確認のデメリットは、従業員からの返信がすぐに返ってこず、被害状況にタイムラグが生じることや、返信があってもその集計作業が大変だということです。

また、担当者が安否確認メールを送信するという作業が必要なため、担当者の被災状況によっては安否確認自体が遅れる可能性もあります。

メールのみの安否確認ではなく、安否確認システムと組み合わせるなどの工夫が必要となります。

安否確認の方法：ビジネスチャット

安否確認にビジネスチャットを利用する会社も増えています。

ビジネスチャットでの安否確認のメリットは、グループチャットを使って複数人とのやりとりが簡単であること、リアルタイムの状況が把握しやすいことなどが挙げられます。

また、タスク管理機能が備わっているものであれば、どの従業員が回答未了なのかといった集計作業もやりやすくなります。

ビジネスチャットでの安否確認のデメリットは、ネット回線の混雑によってつながりにくい状態が生まれてしまうことが挙げられます。

また、使い慣れていないと非常時に混乱し、安否確認が上手く機能しない可能性があるため、普段のコミュニケーションツールにビジネスチャットを活用し、普段から使い慣れておくといいでしょう。

安否確認の方法：安否確認システム

安否確認の方法として、安否確認システムを活用するということも挙げられます。

安否確認システムとは、名前のとおり、安否確認をするためのサービスのことを指しますが、機能は商品によってさまざまです。

主な機能としては、安否確認メールの自動配信・一斉送信や回答結果の集計、回答未了者への自動再送信などの機能があります。

安否確認システムは、安否確認を効率的におこなえるようになっているため、手動での作業が減ることや、素早く安否確認ができるといったことが大きなメリットでしょう。

デメリットとしては、登録先のメールアドレスによっては安否確認のメールが届かない、使い方が分からず非常時に機能しないといったことが挙げられます。

定期的に安否確認の訓練をおこない、非常時に安否確認システムがきちんと機能するかどうか確認する必要があります。

安否確認の方法にChatworkも活用できる

災害などの非常時には、いち早く従業員の安全を確認し、事業継続活動につなげることが非常に大切です。

そのために安否確認の方法は、素早く効率的におこなえるものを選ぶようにしましょう。

安否確認にビジネスチャットのChatworkを活用すれば、グループチャットを使って多くの従業員の安否を素早く確認することができます。

また、タスク管理機能を使えば、回答未了者がすぐに分かり、安否確認の集計にも役立ちます。

ファイルの送受信機能やビデオ通話機能もついているため、被災後にリモートワークする場合も活躍します。

効率的な安否確認をおこなうためにも、Chatworkの導入をご検討ください。

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