ペーパーレス化による働き方改革の進め方は？ペーパーレス化が働き方改革につながる理由

ペーパーレス化は作業効率化を進める手段につながるため、働き方改革を推進する効果が期待できます。

社内の作業をアナログからデジタルに切り替えると、コストカットや労働時間の削減など、会社と従業員の両方にメリットが感じられる取り組みになるでしょう。

職場でペーパーレス化から働き方改革への取り組みにつなげるには、どのように進めると効果的な実施につながるのでしょうか。

ペーパーレス化が働き方改革につながる理由と進め方を解説します。

ペーパーレス化が働き方改革に欠かせない理由

社内全体の課題を解消するためにも、デジタル化を進める取り組みが重要です。

ペーパーレス化が働き方改革に欠かせない理由を見ていきましょう。

コストカットが図れる

社内の紙媒体をデジタル化すると、紙やインク代などの費用を削減する取り組みにつながります。

事業活動を続ける上でかかる費用を削減できて、経営を長期的に続ける対策になるでしょう。

働き方改革を進めるときにペーパーレス化が重要な理由には、オフィス機器の数を減らしながら、社内全体のコストカットを図って事業にかかる費用を削減する意図があげられます。

労働時間の削減につながる

紙媒体の書類が多いと、押印や書類の保存に手間がかかるデメリットがあります。

書類の処理をデジタル化すると作業時間の削減につながるため、社内全体の残業時間を減らす対策にできるでしょう。

従業員が本業の仕事に取り組む時間が生まれることは、働き方改革を進めるときにペーパーレス化が重要な理由にあげられます。

書類の紛失や管理の手間が省ける

アナログの管理方法は書類を探す手間がかかるだけでなく、紛失すると問題やトラブルにつながります。

管理にオフィスのスペースが取られてしまったり、捨てるときにシュレッダーをかける手間がかかったりするなど、仕事全体の負荷が発生するのです。

働き方改革を進めるときにペーパーレス化が重要な理由には、書類を紛失する可能性や管理の手間がかかるため、従業員の仕事を増やさないようにする目的があげられます。

テレワークの導入が進められる

社内のデジタル化が進むと、出社の必要性が少なくなりテレワークの働き方が実現できます。

仕事の処理をPCのツールを使って進められるため、働く場所にとらわれずに作業ができて、時代の流れに合わせた働き方が導入できるでしょう。

導入時にアナログからデジタルに切り替える必要があるため、テレワークは働き方改革につながる点でペーパーレス化が重要な理由にあげられます。

ペーパーレス化ができないと働き方改革が進まない理由

紙媒体からデジタルに切り替える方法を検討しないと、社内の課題が残されたままになってしまう懸念があります。

なぜペーパーレス化ができないと働き方改革が進まないのか理由を見ていきましょう。

はんこの押印がなくせない

仕事の処理を進めるときは、押印で申請や許可をもらう文化が一般的ですが、アナログの処理はペーパーレス化の妨げになります。

押印で申請するときに何人もの許可が必要になったり、回覧板で押印を使って対応すると紙の資源を削減できなかったりするなど、書類の対応を減らせない原因になるのです。

ペーパーレス化ができないと、仕事の処理を進めるときに押印を使った対応に時間がかかってしまうため、働き方改革が進まない理由につながります。

自由な働き方が推奨できない

会社で働く従業員のワークライフバランスを整えるためには、自由な働き方に対応できるように課題を解消する必要があります。

ペーパーレス化でテレワークの導入ができると、育児と仕事が両立しやすくなる土台が整い、従業員の通勤時間をプライベートにあてられるメリットがあるでしょう。

ペーパーレス化ができないと働き方改革が進まない理由には、社内をデジタル化できないと無駄な作業を省けないため、社員にかかる仕事の負担を軽減できずに自由な働き方が推奨できない面があげられます。

残業時間が増えてしまう

書類のやりとりが多いと押印や書類整理に時間が取られてしまい、本業の時間が割かれて残業時間が増える懸念があります。

従業員の心身にも影響が出てしまうため、営業時間外の労働が増えると離職率の増加にもつながりかねません。

ペーパーレス化が進まないと残業時間が減らせずに働き方改革が進まない理由につながるため、社内の業務を効率化する意味でも取り組みが求められます。

ペーパーレス化による働き方改革の進め方

オンラインのツールを使うと、職場の作業効率化やデジタル化を進めるときに役立ちます。

ペーパーレス化による働き方改革の進め方を見ていきましょう。

書類をスキャンして電子化する

保管が必要な書類はスキャンして保存すると、デジタル化を進める行動に役立ちます。

不要な書類はすべてシュレッダーにかけて廃棄し、今後の仕事はできる限りデジタルのデータで作成すると管理が楽になるでしょう。

ペーパーレス化で書類をアナログからデジタルのデータにすることで、仕事にかかる作業時間を減らして残業時間の削減で働き方改革を進める方法につながります。

デジタル署名を使う

押印の文化をなくすには、オンライン上でやりとりができるデジタル署名の方法が便利です。

はんこを押す機会がなくなると出社する必要性がなくせるため、テレワーク導入時の準備がスムーズに進められるでしょう。

ペーパーレス化でデジタル署名を使って書類や押印をなくすと、会社以外でも作業に取り組める働き方改革の進め方につながります。

インターネットFAXを使う

書類の取り扱いをなくすには、FAXを使う機会をなくしてインターネットFAXに切り替える方法があげられます。

デジタルのデータでやりとりができるため、オフィス機器の削減だけでなく、紙類やインク代の消耗品費を削減できるところも利点です。

ペーパーレス化による働き方改革を進めるときは、FAXや書類を使う必要性をなくすために、場所にとらわれずに情報共有ができるインターネットFAXの導入をご検討ください。

ビジネスチャットを使う

時代の流れに合わせた働き方を取り入れるためには、コミュニケーション手段にビジネスチャットを使う方法がおすすめです。

ビジネスチャットには上記のようなメリットがあるため、紙類をなくしてデジタル化を図る方法にピッタリです。

テレワーク導入時はペーパーレス化の流れが求められるため、社内の課題をまとめて解消できる手段にビジネスチャットの導入をご検討ください。

ペーパーレス化による働き方改革の推進にChatwork

ペーパーレス化を推奨する理由には、社内の作業をアナログからデジタル化すると、書類の紛失や管理の手間が省けて労働時間の削減につながることがあげられます。

また、書類やインク代のコストカットにつながり、テレワーク導入に向けた準備ができるため、社内の働き方改革を進められるでしょう。

ペーパーレス化による働き方改革の進めるときは、書類をスキャンして電子化しながら、デジタル署名やインターネットFAXを使う方法を取り入れてみてください。

ビジネスチャット「Chatwork」を使ってペーパーレス化を推進する方法もおすすめです。

コミュニケーション活性化による労働時間の削減やデジタルのデータでやりとりが進められます。

ペーパーレス化から働き方改革につなげるためにChatworkの導入をご検討ください。

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