オフィス改革とは?働き方改革を実現するオフィスの具体例と成功のポイント

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目次

社員が働きやすいと感じられる職場づくりには、オフィス改革が必要です。

空間のレイアウトを変えたり、新しい制度を導入したりする方法から取り組み始めることができます。

作業を進めやすい環境が整うことで、業務効率化や社員同士のコミュニケーション活性化を見込むことができます。

オフィス改革を企業や組織で活用するには、どのような方法を検討するとよいのでしょうか。

オフィス改革の具体例と成功のポイントについて解説します。

オフィス改革とは

働きやすいオフィス空間や設備を整えることを、オフィス改革と呼びます。

たとえば、社内のレイアウトを調整したり、新しい制度を導入したりすることで、仕事の作業効率化や生産性向上などの効果を期待することができます。

社員が働きやすいと感じられる設備や制度を整えることで、多様な働き方の推進につながり、企業の経営戦略拡大にもつなげることができるでしょう。

オフィス改革に取り組むメリット

社内の空間整備や新しい制度を取り入れると、組織全体にどのような効果が期待できるのでしょうか。

職場のオフィス改革に取り組むメリットについて解説します。

働き方改革につながる

オフィス環境や制度を整えることは、社員のライフスタイルに合った働き方を推進することにもつながります。

たとえば、テレワークの導入で中抜けしやすくすることは、子育てと仕事の両立をしやすくなるでしょう。

ほかにも、テレワークの導入で通勤時間がなくなると、残業時間を削減する効果も期待できます。

オフィス改革に取り組むことは、企業の課題解消につながる働き方改革を推進することができます。

社内のコミュニケーションが活性化される

仕事を進めやすいレイアウト調整や制度を取り入れると、業務をスムーズに進めやすくなり、社員同士の意見交換の活性化も期待することができます。

たとえば、オフィス空間を工夫し、簡易スペースを設けることで、場所を選ばず気軽に話し合いを進めることができます。

デスクの配置を整えたり、作業スペースを増やしたりすることが、業務効率化の糸口になります。

健康経営につながる

オフィス改革では、社員の心身がリラックスできる設備を整えることも大切です。

たとえば、体の負担を軽減するデスクとチェアを取り入れることは、社員の健康維持を保つことに繋がります。

ほかにも、休憩時間にリラックスできる空間を設けることで、仕事と休憩時間のメリハリをつけることができ、作業に集中しやすくなるという効果を期待することができます。

オフィス改革は、健康経営を目指せるというメリットもあります。

仕事のモチベーションがあがる

オフィス改革に取り組むことで、仕事に集中しやすくなる空間づくりを実現できます。

たとえば、デスクを固定せずに自由な場所で働けるようにすると、体を動かす機会が増えてストレスの緩和や気分転換につながる効果が期待できます。

社内の空間が働きやすい環境になると、仕事のモチベーションを高く維持できるというメリットも期待できます。

オフィス改革に取り組むデメリット

オフィスのレイアウト調整や制度を整えたあとに、社内に定着させるには手間や時間がかかる可能性があります。

オフィス改革に取り組むときに発生しやすいデメリットについて解説します。

マネジメント手法の見直し

オフィスのレイアウト調整や制度の導入は、社内環境が変化するため、状況に合わせてマネジメントの進め方や方法を見直すことが必要になります。

変更内容に合わせて、部下の指導や評価方法を見直す必要があるため、慣れるまでに時間がかかることや、準備に手間がかかるという懸念があります。

生産性の低下

オフィス改革は作業効率化や生産性アップに期待できる一方、企業に合った方法を定着させるまでに時間がかかる可能性があります。

また、企業の方針や部署によっては、導入の方法が合わないケースがあるかもしれません。

一時的に社内の生産性が低下してしまう可能性があります。

情報管理方法の見直し

新しい制度やオフィス空間の変更に合わせて、組織のセキュリティ対策やルールを見直す必要があります。

情報管理方法を見直す過程で、新しいツールを導入する手間がかかるなど、経費がかかるという課題もあげられます。

オフィス改革の具体例

オフィス環境に工夫を取り入れたり、新しい働き方につながる制度を導入したりすることは、社員が働きやすい空間づくりにつながります。

企業で取り組めるオフィス改革の具体例を紹介します。

簡易の会議・作業スペースを設ける

オフィスのレイアウトを調整して簡易の作業スペースを設けることで、社内のコミュニケーション活性化を図ることができます。

たとえば、立ちながら会議ができるデスクを置くことで、会議室を借りずに簡単な話を進めることができるでしょう。

ほかにも、部署内で自由に作業ができるスペースを調整することで、仕事から休憩時間までさまざまな用途に活用できるというメリットがあります。

ラウンジ・カフェスペースを設ける

社内にラウンジやカフェスペースを設置することは、休憩時間に息抜きをしやすくなるというメリットがあります。

スペースを増設できない場合も、社内に置き型で食べられる飲食物を置くなど、社員が楽しめるような工夫を取り入れてみましょう。

企業によっては、ラウンジやカフェスペースを作業場として自由に使うという事例もあるため、社員の満足度を高められる方法として取り入れてみてください。

サテライトオフィスを取り入れる

サテライトオフィスとは、本社とは別の場所にある小さい規模のオフィスです。

遠方から通う社員の通勤時間を減らす効果があり、交通費の削減にもつながります。

テレワーク時に自宅で作業することが難しい場合にも、サテライトオフィスでオンライン会議や業務に取り組めるというメリットもあります。

シェアオフィスにする

シェアオフィスとは、オフィススペースを複数の企業で共有して使うオフィスのことです。

自社専用のオフィスを借りるよりも、経費を削減することができます。

場所によっては会議室や応接室のスペースもあり、職場に必要なデスクやチェアなどが設備されている場所もあります。

フリーアドレスを導入する

社員に固定のデスクを与えずに、オフィスの好きな席で仕事に取り組める働き方のことを、フリーアドレスと呼びます。

部署内でデスクを交換する方法や、ラウンジや簡易スペースも作業スペースとして活用する方法があります。

フリーアドレスに取り組む範囲は、社内全体から部署内限定など、各会社で自由に決められる点が特徴です。

社内のコミュニケーション活性化だけでなく、固定席を持たないことで自由に動けるため、仕事のモチベーション維持や生産性アップに期待することもできます。

テレワークを導入する

テレワークの導入は、社内の経費削減や働き方改革につながります。

テレワークに切り替え、オフィススペースを縮小することは、経費削減につながります。

また、テレワークは通勤時間がかからず、プライベートの時間を確保しやすくなるというメリットもあります。

オフィス改革を推進することは、ワークライフバランスを整えることにもつながります。

オフィス改革に取り組むときのポイント

新しい取り組みを始めるときは、社内の意見を聞きながら進めることが大切です。

オフィス改革に取り組む際のポイントを解説します。

目的の明確化

どのような目的で、オフィス改革に取り組むのか明確化することで、導入から浸透までをスムーズにすることができます。

目的の具体例は、仕事の作業効率化、コミュニケーション活性化で利益をあげるなど、社内の課題に照らし合わせて設定します。

社員にヒアリングする

オフィスで働く社員に面談やアンケートを実施し、オフィスの改善点を検討することも重要なポイントです。

実際に現場で働くスタッフから意見を聞くことで、オフィス改革を始める際の判断材料にすることができます。

会社の予算と併せて検討し、自社の課題解消に合わせたオフィス改革に取り組むことが大切です。

コミュニケーションの工夫

仕事の作業効率化が図れるように、社員同士のコミュニケーションが取りやすい空間づくりやレイアウトを意識することも大切です。

また、オフィス改革のアイデアを募る際に、ビジネスチャットを導入すると、グループチャットやオンライン通話で効率よく話し合いを進めることができます。

コミュニケーションツールをうまく使って意見を共有することで、オフィス改革をスムーズに取り入れることができます。

オフィス改革のコミュニケーションにChatworkを活用

オフィスのレイアウトを調整するときは、簡易スペースやラウンジを設けて空間を変える方法があります。

また、シェアオフィスやサテライトオフィスを利用するなど、新しい働き方を取り入れることも、オフィス改革につながります。

ビジネスチャット「Chatwork」は、オフィス改革につながるテレワークやフリーアドレス導入時の連絡手段に活用できます。

オンラインのチャットや通話機能を使えば、テレワークやフリーアドレスの導入後も、便利にやりとりを進めることができます。

オフィス改革を進めるコミュニケーション手段には、Chatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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