電子帳簿保存法とは?2022年の改正や適用要件のポイントを解説

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目次

2021年の税制改革で、大幅な改正がなされた電子帳簿保存法ですが、施行が2022年1月からスタートしました。

従来までは、帳簿類の電子保存に消極的だった企業も、改正後のルールに対応すべく、帳簿類の電子保存のシステム導入などの準備を検討されているのではないでしょうか。

今回は、帳簿類の電子保存の準備を進めていくにあたって、知っておきたい電子帳簿保存法の概要や、2022年からの新ルールについて解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法の正式名は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」となっており、世間のペーパーレス化の流れを鑑みて、平成10年に法律が定められました。

電子帳簿保存法ができる以前は、会計に関する帳簿類や領収書の「紙」による保存が義務付けられていました。

しかし、各産業におけるデジタル化や、高度情報化が進展していくなかで、会計税務分野においても、デジタル技術を活用した業務効率化の機運が高まったことにより、各種の要件を満たすことで、帳簿類や領収書等を電子データで保存することを可能とする、電子帳簿保存法が制定される運びとなりました。

電子帳簿保存法の2022年の改正内容

電子帳簿保存法の対象になる書類は、国税関係帳簿(仕訳帳、総勘定元帳、出納帳等)、国税関係書類(損益計算書等の決算関係書類、請求書や領収書等の取引関係書類)となっています。

また、国税関係書類のなかで、インターネット等を介した電子取引で発生する電子書類も、電子帳簿保存法の対象となっています。

業務効率化による各産業の発展に寄与するものとして、電子帳簿保存法は平成10年にスタートしましたが、制定当初は、電子データへ保存する為の要件が厳しいため、帳簿類の電子化の浸透は、順調に進んでいませんでした。

帳簿類の電子化が進展しない状況を鑑み、より多くの企業が帳簿類の電子化による業務効率化等の恩恵を受けられるよう、電子帳簿保存法の税制改革がおこなわれました。

各種の要件緩和という改正がおこなわれ、2022年1月より施行がスタートしたくわしい内容について解説します。

事前承認制度の廃止

改正以前は、帳簿類の電子保存をおこなう場合、所轄税務署へ事前申請し、承認を受けることが必要とされていました。

しかし、2022年1月以降は、税務署への事前申請、承認は不要となり、帳簿類の電子保存は、企業の準備が整えばすぐにスタートできるようになりました。

タイムスタンプ付与期間の延長及び緩和

タイムスタンプとは、電子証明書の一種で、保存された書類の改ざんを防止する役割を持っています。

自社が紙で作成した書類や、取引先から受領した紙の書類をスキャン保存する場合、タイムスタンプを付与する必要があります。

改正前は、3日以内にタイムスタンプを付与しなければならないというルールがありましたが、改正後は、最長で2ヵ月と7営業日以内にタイムスタンプを付与すればよいと改められました。

また、会計システムにて訂正または削除の履歴が残る、あるいは訂正、削除ができないなどの一定の要件を満たしている場合は、タイムスタンプ自体が不要となりました。

適正事務処理要件の廃止

改正以前は、紙媒体の書類をスキャナ保存する場合、スキャナデータと紙の原本書類の突合せなどのチェック作業が必要なほか、社内規定の整備など、各種のわずらわしい事務処理をおこなうことが義務付けられていました。

適正事務処理と呼ばれるものも、企業が帳簿の電子保存に消極的になる原因のひとつとなっているといえます。

この適正事務処理要件が、2022年施行の新ルールにおいては廃止されることとなり、正しくスキャンできていることが確認できれば、即座に原本書類を破棄することが可能となりました。

検索要件の緩和

改正前においては、電子化された帳簿書類や取引データは、複雑な検索機能を付与することが求められていましたが、2022年1月施行の新ルールにおいては、「取引額」「取引年月日」「取引先」の項目のみの設定でも要件を満たすことができます。

重加算税の上乗せ(ペナルティの強化)

改正後の電子帳簿保存法は、企業にとって帳簿類の電子保存のハードルが低くなり、メリットを享受しやすい形となりました。

一方、各種要件の緩和と引き換えに、不正に対するペナルティは重くなっており、改正前は、税務調査等を通して不正が発覚した場合は、追徴課税額の35%の「重加算税」が課されることとなっています。

改正後の令和4年1月以降は、「スキャナ保存」と「電子取引」において不正が発覚した場合、重加算税は、さらに10%上乗せされることとなります。

電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の対象書類は、いくつか種類があり、種類ごとによって保存のルールなど留意すべき点は異なります。

「とにかく領収書をスキャンして保管すれば大丈夫」といった考え方では、後々トラブルに発展する可能性もあるため注意が必要です。

電子帳簿保存

国税関係帳簿(仕訳帳、総勘定元帳等)や、決算関係書類(貸借対照表、損益計算書等)は、会計ソフトで作成して、そのまま電子データで保存します。

電子帳簿保存をするためには、不正行為ができないような仕組みになっているかなど、一定の要件を満たす必要があります。

もっとも、多くの会計ソフトにおいては、このような要件を満たしているものが多いため、よく耳にする会計ソフトを導入するのであれば、さほど過敏になる必要はありません。

スキャナ保存

請求書や領収書など、取引先から紙媒体で受領する取引関係書類が、スキャナ保存の対象となります。

一方、決算関係書類や電子取引にて発行された電子データを、プリントアウトしてスキャナ保存することは、電子帳簿保存法においては認められていないので注意が必要です。

電子取引データ保存

2022年施行の法改正では、各種の要件緩和ばかり注目されている場面がありますが、ほかにも大きく変わったのが「電子取引」に関する書類の保存です。

「電子取引」は、その名の通り、インターネットやメールなど、電子上で取引が完結し、関係書類も電子データでやりとりしているものが該当します。

たとえば、ECサイトで備品を購入し、領収書がPDFで発行される事例が、イメージしやすいでしょう。

改正以前は、電子取引で発生した領収書も、一旦プリントアウトして紙媒体で保存することが認められていましたが、2022年1月からは、電子データでの保管が義務付けられることになりました。

電子帳簿保存法のメリット

帳簿類の電子保存には、システムの導入や、運用に関する業務フローの策定など、以前の紙媒体での保存であれば発生しなかった手間をかける必要がありますが、得られるメリットは多くあります。

帳簿類の電子保存でどういったメリットが享受できるのか、解説していきましょう。

コスト削減

帳簿類の電子化で大きな恩恵のひとつといえることが、ペーパーレス化によるコストの削減です。

帳簿類を紙媒体で保管する場合、用紙代、複合機による印刷代、保管スペースの確保や郵送代、紙媒体を処理する際の人件費など、各種のコストが発生します。

一方、帳簿類を電子データで保管することにより、これらのコストから解放されることになります。

もちろん、会計ソフトの導入費やランニングコスト、新しい業務フローの策定や習熟などの負担発生もありますが、トータルで考えれば、電子保管の方がいいでしょう。

リモートワークの推進

紙媒体で帳簿類を管理する場合、重要書類の扱いは、自宅に持ち帰って処理することは認められず、事務所にておこなうことが多くなります。

結果、経理事務のリモートワーク化の大きな障害となっている場面が見受けられます。

そのため、帳簿類を電子保存することができれば、システムにアクセスできる環境や機材があれば、多くの作業をリモートワークでおこなうことが可能となります。

検索性の向上による業務効率の改善

企業規模が大きくなると、帳簿書類の分量も膨大になり、該当する書類を探し出すだけでも一苦労です。

電子保存の場合、検索機能を使えば、即座に該当する書類を探し当てることが可能なため、大幅な業務効率改善につながるでしょう。

電子帳簿保存法の注意点

電子帳簿保存法においては、書類によって保存ルールが異なるので、業務フローに慣れるまで、書類の扱いを誤ることのないように注意が必要です。

また、意図的な不正行為が発覚した場合、以下のようなペナルティが用意されています。

  • 重加算税(35%)の更なる上乗せ(10%)
  • 青色申告の承認が取り消しになる
  • 会社法第976条(帳簿書類の記録・保存)違反による過料(100万円以下)

一つ目の重加算税の上乗せについては、ほかにも各種のペナルティがあり、青色申告の承認を取り消された場合、最大65万円の特別控除を受けることができなくなり、欠損金の繰り越しも不可能となります。

また、法令違反の結果、青色申告の承認を取り消されたという事実も、会社の信用を大きく失墜させることにつながります。

 

電子帳簿保存法の適用要件

帳簿類を電子保存するための要件を解説していきます。

データ保存における適用要件

データ保存は、作成の初期段階から「一貫して」会計ソフトやシステムを使用して作成した、国税関係帳簿(総勘定元帳、仕訳帳等)や決算関係書類(貸借対照表、損益計算書等)、契約書や請求書等が対象となります。

「一貫して」という点がポイントであり、作成段階のどこかで、一部手書きで加筆修正している帳簿は、電子帳簿保存法の対象外ということになります。

また、電子データの保存を行う際は、「真実性の確保」(改ざん等がないこと)、「可視性の確保」(誰でも視認・確認できること)の要件を備えていることが必要とされています。

スキャナ保存における適用要件

スキャナ保存においても、「真実性の確保」「可視性の確保」が求められていますが、紙媒体をスキャンするという性質上、データ保存のそれとは、異なるものが求められています。

たとえば、真実性の確保という側面では、先述のタイムスタンプの付与、解像度の確保(200dpi相当以上)などの要件が求められており、可視性の確保においては、ディスプレイにてスキャン情報を確認できることや、帳簿類との相互関連性を確認できるものであることが求められます。

帳票電子化で業務効率化を推進しましょう

2022年に施行がスタートする改正において、これまで帳簿類の電子保存に積極的でなかった企業も、ペーパーレス化を推進させ業務効率を向上させる案件が増加することが大いに予想されます。

こういった時勢において、流れに乗り遅れないためにも、今回の改正ポイントに留意するだけでなく、社内の帳簿書類がどういった運用で管理されているのか、それらが法的な要件を満たしているものか、外部の専門的知見を持つ組織の助力を得ながら、早急に確認するようにしましょう。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

記事監修者:國領卓巳(こくりょうたくみ)

2009年京都産業大学法学部卒業、2010年に社会保険労務士の資格を取得。建設業界、製造業、社会保険労務士兼行政書士事務所での勤務を経て独立開業。行政書士資格も取得。中小企業の社長さん向けに「労務管理代行、アドバイザリー事業」「助成金申請代行事業」「各種補助金(事業再構築補助金、小規模事業者持続化補助金など)」を展開、企業経営をサポートしています。

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