残業ができない理由とは?残業削減の弊害や与えるストレスとは

働き方改革
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目次

企業が残業を禁止する理由には、人件費削減や、労働人口減少にともなう生産性向上の狙いなどにくわえて、社員のワークライフバランスを守るためなどの目的が考えられます。

しかし、残業を禁止することによって、かえってさまざまな弊害が生じる可能性もあります。

企業が残業を禁止する理由や、残業がもたらす弊害、対処方法について解説します。

残業を禁止する理由とは

企業が残業を禁止する背景として、人件費の削減の目的があげられることが多いですが、それ以外にも、生産性向上や、ワークライフバランスの充実など、さまざまな目的が考えられます。

しかし、このような目的でおこなった残業削減が、かえって弊害を生じさせたり、悪影響をもたらしたりするケースが増えています。

悪影響をもたらさないためにも、残業禁止を実行する際は、目的を明確にしたうえで開始し、当初の目的が達成されているかを随時確認するようにしましょう。

また、残業削減前後で、弊害が生じていないかヒアリングをおこない、問題や課題が生じている場合は、改善に努められる体制を整えることも大切です。

残業がもたらす弊害

残業時間が長くなると、ワークライフバランスが整えづらくなる、残業代が生じるなどの弊害が生じてしまいます。

残業がもたらす弊害について見ていきましょう。

周囲の人が退勤しづらい

上司や同僚が残業をしていると、先に退勤することに罪悪感をいだきやすいため、帰りづらいと感じる人が出てきます。

とくに同じチームの人が残業していると、手伝うべきかと気を揉む人も多いでしょう。

自分の仕事が終わっているのに帰ることができない場面が増えると、企業に対するエンゲージメントの低下や、長時間労働による疲弊が生じる恐れもあります。

また、企業としても、残業代が増えてしまうというデメリットも生じてしまいます。

「残業=頑張っている」の風潮

「残業をしている人=頑張っている人」ととらえる風潮が助長される恐れもあります。

長時間労働やサービス残業をしている人を美徳と考え、定時で帰る人は、熱心に仕事をしていないととらえる風潮が根強く残る企業もありますが、労働時間で頑張りを評価することは間違っている可能性もあります。

定時で帰ることのできる人は、効率的に仕事をこなしている可能性や、生産性高く業務をおこなっている可能性も高く、一概に「残業=頑張っている」とはいえません。

労働時間の長さではなく、残した成果やプロセスを適切に評価し、生産性の高い企業を目指すことが大切です。

残業代が発生する

業務時間内にだらだらと仕事をおこない、残業する人は、生産性が低く、企業へ悪影響を及ぼしていると考えられます。

このような働き方をする社員に残業代を支給し、時間内に効率的に業務をこなしている社員への手当がない状況が続くと、両者の間に不公平が生まれる原因ともなります。

残業している本人は、企業へ貢献していると考えている可能性もあります。

企業は、一律に残業を許容するのではなく、本当に必要な残業なのかを確認することが大切でしょう。

残業削減の弊害とは

残業を削減することで、かえって弊害が生じる可能性もあります。

残業削減の弊害についてみていきましょう。

持ち帰りやサービス残業が増加する

業務時間内に終わらないほどの仕事量があるにも関わらず、残業を禁止してしまうと、業務の持ち帰りやサービス残業が増加する可能性があります。

残業削減の目的を、人件費の削減や、生産性の向上などにしている場合は、かえって社員の不満が増えてしまったり、離職の原因になってしまったりする危険性も考えられます。

コミュニケーションの機会が減る

残業を削減することで、業務時間内に仕事を終わらせることに精いっぱいになってしまい、社員同士のコミュニケーションの機会が減る可能性があります。

社員間のコミュニケーション機会が減ってしまうと、エンゲージメントの低下や、業務への意欲減少、企業満足度の低下の危険性も考えられます。

職場におけるコミュニケーションの目的や重要性を認識し、意図的にコミュニケーションの場を設定するようにしましょう。

休憩時間がなくなってしまう

業務時間内に終わらないほどの仕事量がある職場や、緊急性の高い仕事が多い職場で、残業時間削減をおこなってしまうと、休憩時間を業務に使う社員が増えてしまう可能性があります。

休憩時間をとらない日々が続くと、疲れがたまり、生産性の低下も危惧されます。

社員が健康に業務に向き合える環境を整えるうえで、必ずしも残業削減が最善策ではないことを認識しておきましょう。

マネジメント放棄の危険性がある

残業を削減したことで、マネジメント業務まで手が回らず、結果としてマネジメント放棄が起こる危険性があります。

業務時間内に、自分の担当業務を終わらせることに手いっぱいになってしまうと、マネジメントまで時間を割けない可能性があります。

マネジメントの放棄が生まれると、チーム内で連携をとることが難しくなるため、複数人で進めている業務を円滑に遂行することができなくなるでしょう。

また、このような状態が続くことで、メンタルケアもおこなえなくなり、休職者や退職者が増える危険性もあるため、残業時間を削減する際は、業務負担を減らすなどの対応を必ずおこないましょう。

残業代が減ってしまう

残業の多い企業や部署が、いきなり残業削減にとりくむと、社員の給料が一気に減ることとなるため、社員から不満がでるでしょう。

残業代込みで生活費を工面している社員もいるため、残業代の支給がなくなることによって、プライベートにも悪影響を及ぼす可能性があります。

残業時間を削減する際は、このような社員側の視点も考え、とりくみ方や方法を検討するようにしましょう。

残業削減が与えるストレス

社員の疲労感やストレスが、残業削減によって増大する可能性があります。

たとえば、残業が削減されることによって、生産性があがり、業務時間内に、より早く仕事をこなせるようになったとします。

しかし、このような状況が続くと、能力に対して仕事量が少ない・手が空いているとみなされ、新たな業務を振られることがあるかもしれません。

生産性が高い社員に偏って業務が振られるようになると、この社員の業務量は、残業削減前よりも増えてしまい、疲弊につながりかねません。

こなした業務量が評価対象になるような評価制度を作る、生産性の高い社員にインセンティブを与えるなど、一人ひとりの社員の生産性を、きちんと評価することが大切です。

残業削減の弊害の事例

残業時間を削減することによって生じる弊害について解説してきました。

ここからは、残業時間を削減したことで、実際に弊害が生じてしまった事例についてみていきましょう。

従業員の離職率があがった事例

ある企業では、企業全体で残業削減のとりくみを開始しましたが、かえって業務時間内におこなうタスクの量が増えてしまい、離職率が上昇してしまいました。

業務時間内に終わらせなければいけない業務が増加したことで、疲労感が増大し、過度な精神疲労を招いたことが要因です。

残業時間削減で、生産性向上を目指しましたが、かえって離職率があがるという事態を招いてしまった事例です。

ノー残業デーの実施による弊害が起きた事例

ある企業では、残業をしない「ノー残業デー」を設けて、ワークライフバランスの推進を目指しました。

しかし、日々の業務量が多いことから、ノー残業デーの次の日には、いつもの倍の残業を強いる状況になってしまいました。

ノー残業デーを設けたことで、かえって社員の疲労感を増幅させてしまった事例です。

残業削減の対処方法

企業にとって、残業が多い職場環境はデメリットも多いため、対処したい課題です。

しかし、一律に「残業禁止」にしてしまうと、紹介してきたような弊害が生じてしまう危険性があるため、対処方法には注意が必要です。

残業削減の対処法についてみていきましょう。

生産性を意識する

残業削減にとりくむ際は、生産性を意識するようにしましょう。

自動化できる仕事はないか、本来やらなくてもいい無駄な仕事はないか、効率化できる仕事はないかなど、ルーティンでおこなっている仕事の工程を見直すことが効果的です。

定型的な業務は、ツールを用いたり、自動化したりすることによって、大きな時間の削減につながる可能性があります。

まずは、毎日・毎週などでおこなっている業務を可視化するところからはじめてみましょう。

アウトソースする

業務量が多く、業務時間内に終わりそうにない場合は、アウトソースを検討しましょう。

必ず自分がおこなわないといけない業務は別にして、人に任せても問題ない業務は、積極的にアウトソースすることで、自分の業務負担を減らすことができます。

また、アウトソースすることによって、本来集中したい業務や優先度の高いタスクにより時間をかけたり、質をあげたりすることができます。

アウトソースする際に、自分の業務内容を見直すため、業務効率化のきっかけにも繋がる可能性があります。

「業務負担を減らす」ことが目的なのではなく、生産性向上・本業への集中が目的であることを忘れず、アウトソースはひとつの手段として検討するようにしましょう。

期日やクオリティの調整をする

業務時間内に担当業務を終わらせるために、期日や納期の調整や、クオリティの調整も検討しましょう。

すべてのアウトプットに完璧主義にならず、細かすぎる情報は省くなど、クオリティを調整することも、業務効率化の手段のひとつです。

また、期日や納期を調整することで、仕事に優先順位をつけて、必ずおこなわなければならない仕事から手をつけることもできるようになります。

タイトな期日や、細かい資料を依頼されているが、よく確認すると、余裕をもっている場合や、そこまで詳細な情報が必要ではない場合もあります。

持ち帰りやサービス残業で対応しようとせず、まずは確認することも大切です。

上司に相談する

仕事量が多すぎて、業務時間内に仕事をこなせない場合には、上司に相談するようにしましょう。

部下に適切な仕事量を与え、管理・マネジメントすることも、上司の仕事です。

相談することによって、業務量が減る、残業を許されるなど、何らかの対策がおこなわれるでしょう。

生産性の低さや、業務効率化の余地が影響して、仕事が遅くなっている可能性もあります。

上司に相談することで、改善できることもあるため、まずは「なぜ時間内に終わらないのか」の要因を自分で考え、積極的に上司に相談しましょう。

業務効率化にはChatwork

残業削減は、人件費削減のみでなく、生産性や企業満足度の向上など、さまざまな目的のもとでおこなわれますが、注意しておこなわないと、かえって弊害が生じる危険性もあります。

社員に負担を与える形の残業削減は、離職率増加やエンゲージメント低下などの危険性もあるため、残業削減を実施する際は、生じる可能性がある弊害を認識し、適切に対処できるような環境を整えましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、テレワークの際など、離れた場所でも会話のようにスムーズにコミュニケーションがとれるビジネスツールです。

チャット機能のほかに、タスク管理機能やファイル管理機能など、ビジネスに便利な機能が搭載されているため、業務効率化に活躍するでしょう。

業務効率化で、残業時間を削減するために、「Chatwork」の利用をぜひご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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