Trường hợp thực tế
Chatwork đã giúp chúng tôi tiết kiệm được 30% hiệu quả công việc và
50 giờ họp offline mỗi tháng
Anh Nguyễn Thế Lợi, CEO TẬP ĐOÀN SÀI GÒN THĂNG LONG
Ngày 15/8/2005 với khởi đầu chỉ từ 5 lao động đã tạo dựng lên được đội ngũ để phát triển Sài Gòn Thăng Long trở thành một tập đoàn lên tới 600 con người vào ngày hôm nay.
Các lĩnh vực hoạt động chính của chúng tôi là: Kinh doanh và cho thuê Bất động sản; Tư vấn & môi giới Kinh doanh bất động sản; Quản lý & vận hành cao ốc, trung tâm thương mại, Cung cấp các dịch vụ đính kèm như dịch vụ bảo vệ, dịch vụ kỹ thuật, dịch vụ cảnh quan,..
______________________
Dòng sản phẩm Sài Gòn Thăng Long cung cấp cho thị trường và những lợi thế cạnh tranh của Sài Gòn Thăng Long
Thế mạnh của chúng tôi là Quản lý và Khai Thác Bất Động Sản. Bản thân đội ngũ lãnh đạo của công ty là những người xuất thân trong nghề với hơn 20 năm kinh nghiệm. Mặc dù trên thị trường bất động sản hiện nay, sự cạnh tranh là rất lớn, nhưng Sài Gòn Thăng Long vẫn xây dựng một hệ thống về quản lý vận hành của mình để đi kịp xu thế và đặc biệt là trong tinh thần và trách nghiệm với khách hàng.
Anh có thể chia sẻ thêm về chân dung khách hàng mà Sài Gòn Thăng Long đang hướng đến phục vụ không?
Đối tác của Sài Gòn Thăng Long tập trung ở các doanh nghiệp đang có nhu cầu về quản lý, vận hành tòa nhà, các dự án bất động sản, các chủ đầu tư trong và ngoài nước muốn thiết kế và xây dựng dự án cùng các khách hàng cần đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp tận tâm. Một số khách hàng tiêu biểu của Sài Gòn Thăng Long có thể kể đến như: Cofico, Dat Xanh Group, Nam Long, Nippon, Trần Anh Group, Thắng Lợi,..
Với những gì anh chia sẻ để trở thành một doanh nghiệp lớn với 6 công ty như hiện nay, chắc chắn là một nỗ lực không ngừng nghỉ của cả đội ngũ. Theo anh thì đâu là “bí kíp” giúp Sài Gòn Thăng Long có được vị thế như hiện tại ạ?
Thực ra chúng tôi không có “bí kíp” nhưng chúng tôi có 4 “nguyên tắc” sau đây để thành công: đó là luôn tự tin, duy trì tốt thái độ làm việc, tập trung phát triển kỹ năng mềm và “giao tiếp hiệu quả”.
______________________
Quá trình tìm đến Chatwork
Nói đến vấn đề “giao tiếp hiệu quả”, thì để quản lý và vận hành công việc cho một tập đoàn lớn như Sài Gòn Thăng Long chắc chắn không phải là một điều dễ dàng. Trong quá trình hoạt động như vậy, anh có gặp khó khăn gì không ạ?
Khác với giai đoạn lúc trước khi công ty còn nhỏ, chúng tôi có thể vận hành rất tốt hiệu quả công việc. Tuy nhiên đến khi công ty phát triển đòi hỏi nhân sự ở các cấp và lãnh đạo sẽ khó khăn hơn trong việc tương tác nội bộ và xử lý những vấn đề phát sinh từ khách hàng. Cụ thể, những thông tin trao đổi trong quá trình làm việc với khách hàng, chúng tôi không kiểm soát từ đầu lộ trình được.
Mặc dù, chúng tôi tích cực đảm bảo chất lượng dịch vụ luôn được duy trì tốt nhất, nhưng điều đó là chưa đủ. Sài Gòn Thăng Long cần một giải pháp và một hướng đi mới để quản lý công việc tốt hơn.
Vậy trong quá trình tìm kiếm đối tác về giải pháp cho những vấn đề trên, làm thế nào anh biết đến Chatwork?
Thực ra thì trước khi đến với Chatwork, công ty tôi đã sử dụng và ký hợp đồng với 3 ứng dụng khác. Chúng tôi đã triển khai và thanh toán nhưng cũng gặp muôn vàn trở ngại trong cả 3 lần đó về cách sử dụng ứng dụng.
Trong một lần tình cờ tới một doanh nghiệp lớn hơn để tham quan mô hình thì chúng tôi biết đến công cụ Chatwork và lập tức tiến hành tìm hiểu về khả năng kết nối, về công cụ và những ưu điểm của ứng dụng.
Sau lần đó, chúng tôi đã quyết định chọn giải pháp Chatwork của các công ty Nhật để sử dụng vì Chatwork có tính bảo mật cao và dễ sử dụng cho mọi đối tượng. Chúng tôi cũng thử nghiệm các ứng dụng của Chatwork, thì thấy Chatwork là một công cụ giao tiếp rất tốt, có nhiều chức năng và nhiều giải pháp hơn để giúp công việc của chúng tôi gia tăng hiệu quả, đặc biệt là với một tổ chức lớn thế này.
______________________
Chatwork đã giúp chúng tôi tiết kiệm được 30% hiệu quả công việc và 50 giờ họp offline mỗi tháng
Nếu như vậy thì khi ứng dụng Chatwork vào những vấn đề về vận hành và giao tiếp trong một doanh nghiệp lớn như vậy, anh thấy được sự thay đổi về nội bộ của mình như thế nào ?
Đặc điểm của một tập đoàn lớn với 6 công ty như chúng tôi là khối lượng thông tin cần trao đổi hàng ngày rất lớn. Hãy thử nghĩ tới cứ mỗi thông tin chúng tôi cần phải truyền đạt 2-3 lần như nhau đến các nhóm khác nhau và khó khăn khi tra cứu những thông tin đó ra sao và chi phí cũng như thời gian hao phí thế nào. Đối với tập đoàn lớn như Sài Gòn Thăng Long, mỗi giờ lao động của nhân viên có chi phí không dưới 50.000đ, nếu mỗi nhân viên đều hao phí một giờ hoặc 1 tuần cho công việc tương tác như vậy, thì con số thất thoát rất lớn.
Bên cạnh đó, đặc thù của ngành bất động sản ngoài việc quản lý thông tin của khách hàng còn là các thông tin dự án. Tiến độ, bản thảo, nhân sự, đều phải được cập nhật thường xuyên. Chatwork đã giúp chúng tôi với các ứng dụng cần thiết để theo dõi nội dung công việc một cách hữu ích và chí ít là tiết kiệm được 30% hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, chúng tôi dễ dàng tổ chức cuộc họp hàng ngày thông qua việc chia sẻ màn hình và “video call” chất lượng cao của Chatwork để tiết kiệm được ít nhất 50 giờ họp offline mỗi tháng.
Chatwork đã giúp cho Sài Gòn Thăng Long theo dõi công việc một cách hữu hiệu và tiết kiệm 50 giờ họp offline mỗi tháng
______________________
Trong các tính năng mà Chatwork cung cấp, những tính năng nào mà anh thấy đó là sự khác biệt đối với những giải pháp khác?
Sài Gòn Thăng Long trước đây sử dụng những nền tảng chat có sẵn, miễn phí, như Facebook, Zalo hoặc Viber. Ngoài ra, chúng tôi có sử dụng 3 nền tảng giao việc khác có trả phí để trò chuyện, trao đổi và cập nhật công việc nhưng tôi không tiện nêu tên ra đây. Tuy nhiên, những ứng dụng này thì không có tính năng giao việc, cũng không cung cấp video call để triển khai các cuộc họp cần thiết. Tôi thấy đây cũng là những tính năng mà chỉ Chatwork có được.
Đặc biệt là giao diện và hệ thống quản lý lượng nhóm chat lớn của Chatwork rất tốt. Chúng tôi hiện tại mỗi nhân viên tham gia vào hơn 100 group làm việc khác nhau nhưng không bị chồng chéo thông tin và dễ dàng sử dụng đồng thời đã tạo được khích lệ, động viên tinh thần làm việc cho nhân viên.
Trong nền tảng của Chatwork thì có những ứng dụng rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả như một câu cảm ơn khi nhận được tin nhắn, hoặc là một icon thể hiện niềm hứng khởi khi được khích lệ. Chúng tôi luôn muốn với một tập đoàn như Sài Gòn Thăng Long thì lãnh đạo và nhân viên phải được gắn kết và gần gũi, chặt chẽ với nhau trong công việc và Chatwork đã giúp chúng tôi làm được việc này.
Anh có cảm nhận về việc đội ngũ của mình sử dụng Chatwork như thế nào? Không biết các bạn nhân viên của Sài Gòn Thăng Long có sử dụng hiệu quả không?
Điều may mắn là đội ngũ Sài Gòn Thăng Long đa số đều là những người năng động, trẻ, chịu khó học hỏi. Và thực sự những ứng dụng của Chatwork đã cho các bạn thấy được tính hiệu quả trong công việc. Ví dụ điển hình khi chúng tôi bắt đầu triển khai Chatwork thì có ít nhất 20% nhân viên phản đối vì các bạn từng sử dụng các ứng dụng khác. Nhưng sau 1 tháng chúng tôi triển khai và sử dụng thì 100% nhân viên đều cảm thấy hài lòng với những gì Chatwork đem lại.
Sài Gòn Thăng Long sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, chăm chỉ và ham học hỏi
______________________
Bảo mật dữ liệu khách hàngng
Đối với một tập đoàn lớn như Sài Gòn Thăng Long, việc bảo mật dữ liệu khách hàng và giao tiếp với khách hàng qua những dự án rất quan trọng. Anh cảm thấy thế nào về vấn đề này khi sử dụng Chatwork?
Với lĩnh vực quản lý bất động sản, khách hàng của chúng tôi thường là các doanh nghiệp lớn vì vậy việc bảo mật thông tin khách hàng và các thông tin nội bộ của doanh nghiệp cũng cực kỳ quan trọng. Bản thân tôi khi sử dụng những ứng dụng khác trước khi có Chatwork thì tôi thấy việc thất thoát thông tin của công ty và của khách hàng cũng rất lớn dù chúng tôi có các quy định xử phạt rất nghiêm ngặt để bảo mật thông tin khách hàng. Đến khi áp dụng Chatwork vào công tác bảo mật và tương tác với khách hàng thì chúng tôi rất yên tâm về sự tin cậy. Đặc biệt là những thông tin khi đưa lên nhóm thì được lưu giữ để cho khách hàng và thậm chí là bản thân chúng tôi tìm được dữ liệu cần thiết để theo dõi.
Điểm độc đáo của Chatwork là không chỉ giúp cho người quản lý nắm được những file tài liệu được truyền tải bởi người nào mà còn biết được chúng nằm ở trong hội thoại nào. Điều này giúp chúng tôi kiểm soát thông tin hữu hiệu hơn ngay cả trong giao tiếp với khách hàng. Các dữ liệu thông tin trong nhóm đều được lưu lại dù có sự thay đổi về nhân sự nội bộ thì thông tin cũng sẽ không bị ảnh hưởng.
Trước đây lượng thông tin trao đổi và những tài liệu quan trọng thường được trao đổi thông qua các nền tảng khác, nhưng từ khi sử dụng Chatwork, đã không còn tình trạng thất thoát thông tin và mất kết nối liên lạc.
______________________
Cơ hội mở cho Doanh nghiệp khi chuyển đổi
Suốt quá trình đồng hành với Chatwork cho tới bây giờ, cũng có thể nói là bước đi đầu trong hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp , anh nhận thấy những cơ hội mới nào đang được mở ra sau bước đi này?
Có thể là nhân duyên khi dịch Covid-19 xảy ra trên toàn thế giới, thì tất cả các công ty suy nghĩ tới việc ứng dụng công nghệ trong tương tác công việc. Trong thời điểm Covid vừa rồi chúng tôi phải chia thành 3 nhóm làm việc: nhóm ở nhà, nhóm làm việc ở các dự án và nhóm làm ở văn phòng. Ngay lúc đó thì Chatwork đến với công ty chúng tôi và lập tức trở thành một công cụ để cho sự kết nối giữa 3 nhóm này được xuyên suốt và gần như không có ảnh hưởng gì cả.
Đối với một group như Sài Gòn Thăng Long, sự phát triển “hệ sinh thái số” là điều mà chúng tôi mong mỏi và theo dõi trong suốt quá trình 15 năm thành lập và rất may mắn Chatwork đã đến vào một thời điểm rất phù hợp. Chúng tôi sử dụng một ứng dụng của Nhật Bản cũng là một công cụ để nâng giá trị và hệ sinh thái của chúng tôi trong mắt khách hàng và trong mắt chính người lao động trong công ty.