Chatwork: công cụ chiến lược giúp chúng tôi xây dựng phong cách phục vụ tận tâm, chuyên nghiệp

Trải qua chặng đường 8 năm hình thành và phát triển, công ty ACE đang đặt ra mục tiêu gì trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ tư vấn cho doanh nghiệp nước ngoài?

Công ty chúng tôi không đặt ra những mục tiêu quá lớn mà kiên trì với mục tiêu duy nhất hướng tới khách hàng, chăm sóc khách hàng chu đáo, tận tình và chuyên nghiệp hơn.

Khách hàng của ACE chiếm đa số là doanh nghiệp Nhật Bản. Phải chăng đây là lý do mà ACE xây dựng phong cách phục vụ tận tình, chu đáo, khá tương đồng với tinh thần Omotenashi của người Nhật?

90% khách hàng đang làm việc với chúng tôi đến từ Nhật Bản, còn lại là khách hàng Âu Mỹ. Công ty tôi có một ưu thế là các thành viên sáng lập đều có thời gian sinh sống lâu dài ở Nhật, do đó thấu hiểu văn hóa, dịch vụ của người Nhật. Vì thế chúng tôi cũng mong muốn đem lại những dịch vụ tận tình, chu đáo cho khách hàng, đây là triết lý mà công ty theo đuổi từ khi thành lập đến nay.

Hướng tới phong cách phục vụ khách hàng tận tâm nói trên, ông đánh giá ra sao về vai trò của giao tiếp khi làm việc?

Công ty chúng tôi hiện cung cấp dịch vụ tư vấn doanh nghiệp, về tài chính và các lĩnh vực liên quan đến pháp luật doanh nghiệp. Việc giao tiếp thường xuyên, liên tục với khách hàng là điều tối quan trọng để chúng tôi có thể giải quyết, đưa ra giải pháp cho những vấn đề của khách hàng một cách nhanh nhất.

Trong nội bộ công ty, các nhân viên cũng phải giao tiếp, làm việc với nhau rất chặt chẽ. Lý do là bởi mỗi nhân viên có chuyên môn khác nhau như kế toán hay tư vấn luật, cần đưa ra các ý kiến từ nhiều góc độ để giải đáp cho câu hỏi của khách hàng một cách tổng quát nhất.

Công cụ giao tiếp mới nhiều ưu điểm giúp tiến độ công việc được đẩy nhanh từ 30 - 40%

Được biết công ty ACE đang sử dụng công cụ giao tiếp Chatwork. Vậy ông đã biết đến Chatwork Nhật Bản như thế nào, khi đây là một mô hình dịch vụ khá mới, gần như rất ít được chú ý đến tại Việt Nam?

Chúng tôi được một người bạn Nhật giới thiệu rằng Chatwork là một ứng dụng giao tiếp trong công việc rất tiện ích. Sau 1 tháng trải nghiệm bản dùng thử, chúng tôi thấy Chatwork phù hợp với công ty mình nên đã quyết định mua bản trả tiền để sử dụng lâu dài, đến nay đã gắn bó cùng công cụ này được 6 tháng.

Trước khi biết đến Chatwork, công ty đã từng sử dụng các công cụ giao tiếp nào? Ông có thể so sánh Chatwork với các công cụ giao tiếp đã từng sử dụng trước đây?

Trước đây công ty tôi đã sử dụng các ứng dụng giao tiếp như Gmail, Skype, Zalo, Messenger.

Với công cụ Gmail, khi gửi đi một email, bạn sẽ không biết người nhận đã đọc email hay chưa và khi nào họ phản hồi lại mình. Còn ở Chatwork, bạn sẽ biết rõ thời điểm người nhận đọc tin nhắn cũng như nhận được câu trả lời nhanh hơn. Vì thế, tính nhanh chóng, tức thời được đảm bảo cao hơn ở Chatwork.

Còn với Skype, Zalo, Messenger, bên cạnh những trao đổi về công việc thì còn có các liên lạc cá nhân, điều đó ảnh hưởng phần nào đến sự chuyên tâm của nhân viên. Chatwork nhờ ưu điểm là chỉ dành riêng cho liên lạc trong công việc sẽ giúp nhân viên tập trung hoàn toàn vào các nhiệm vụ mà họ được giao.

Ông có thể cung cấp một vài con số cụ thể liên quan đến hiệu suất công việc sau khi sử dụng ứng dụng Chatwork trong công việc?

Liên quan đến hiệu suất công việc, với Chatwork, người quản lý có thể giao thời hạn của từng công việc cho nhân viên để họ theo sát deadline hoàn thành công việc. Bây giờ, cùng một bộ hồ sơ cho khách hàng thì chỉ cần 7 ngày để hoàn thành thay vì mất 10 ngày như trước đây, giúp tiến độ công việc được đẩy nhanh từ 30 - 40%.

Các khách hàng Nhật Bản của chúng tôi cũng đang sử dụng Chatwork. Với nền tảng công cụ giao tiếp thống nhất thì việc cung cấp dịch vụ đã nhanh hơn, vừa tối ưu hóa chi phí, vừa tăng mức độ hài lòng của khách hàng, nhờ vậy doanh thu công ty đang tăng trưởng tốt.

2 tính năng quan trọng với lĩnh vực tư vấn luật, tài chính

Chatwork là một nền tảng tích hợp nhiều tính năng trong một, ông đánh giá tính năng nào nổi trội hơn cả và đặc biệt hữu ích cho công việc đặc thù của công ty mình?

Tôi nắm giữ vai trò quản lý cao nhất nhưng không thường xuyên ở văn phòng. Nhờ Chatwork, dù không có mặt tại công ty, tôi vẫn có thể dễ dàng giao công việc, không chỉ trên máy tính mà còn trên điện thoại. Ngoài ra, việc download, upload các tệp tin cũng rất nhanh chóng và dễ dàng. Vì vậy, tôi đánh giá cao tính năng giám sát công việc công việc từ xa ở Chatwork.

Bảo mật thông tin của khách hàng là một trong những cam kết trọng yếu của mỗi đơn vị dịch vụ tư vấn để giành được sự tín nhiệm của khách hàng. Một trong những ưu điểm của ứng dụng Chatwork cũng chính là sự bảo mật tuyệt đối các dữ liệu được gửi đến. Đây có phải là mẫu số chung giữa tư vấn doanh nghiệp – một ngành nghề đòi hỏi tư duy chuẩn xác và công cụ chiến lược mang tên Chatwork?

Lĩnh vực kế toán và pháp lý mà chúng tôi đang hoạt động đòi hỏi tính bảo mật cao, trong tất cả các hợp đồng với khách hàng đều có điều khoản bảo mật. Tuy nhiên khách hàng vẫn thường băn khoăn: nếu nhân viên phụ trách nghỉ việc thì liệu họ có đem những thông tin quan trọng của khách hàng ra bên ngoài để sử dụng cho mục đích riêng hay không. Và trong trường hợp đó, công ty tôi có trách nhiệm hay không.

Khi sử dụng Chatwork, chúng tôi giải đáp được câu hỏi của khách hàng. Đó là khi một nhân viên nghỉ việc, tài khoản Chatwork của họ sẽ do công ty quản lý, vì vậy họ sẽ không thể tự do truy cập vào tài khoản để lấy đi thông tin của khách hàng, giúp công ty đảm bảo tuyệt đối những cam kết về bảo mật.

Công cụ giao tiếp song hành cùng công ty trong kỷ nguyên số

Cuộc cách mạng công nghệ đang diễn ra mạnh mẽ và ngành dịch vụ tư vấn không thể đứng ngoài. Theo đánh giá của ông, ứng dụng Chatwork đã đáp ứng được những yêu cầu mới trong cuộc cách mạng công nghệ hay chưa?

Như đã chia sẻ ở trên, khi sử dụng Chatwork, tôi cảm thấy đây là một ứng dụng rất dễ dàng, thuận tiện. Với các tính năng của Chatwork, các doanh nghiệp đã có thể nắm bắt những công nghệ mới để ứng dụng và phục vụ cho công việc.

Ông có lời khuyên nào cho những công ty cùng hoạt động trong lĩnh vực tư vấn luật, tài chính đang tìm kiếm một công cụ trao đổi thông tin tương tự không?

Theo tôi, các công ty khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng thì cần đẩy nhanh tốc độ làm việc. Khách hàng không bao giờ chờ đợi chúng ta, họ luôn muốn rằng khi đặt ra câu hỏi thì chúng ta phải đưa ra câu trả lời một cách nhanh chóng nhất. Vì vậy ngoài việc sử dụng các công cụ giao tiếp truyền thống, chúng ta cần ứng dụng các công cụ mới mẻ, hữu ích như Chatwork, khi đó sẽ khiến khách hàng cảm thấy yên tâm cả về tốc độ làm việc lẫn tính bảo mật trong công việc.