Trên 90% nhân viên của I-GLOCAL đánh giá sử dụng Chatwork đã làm

cho tốc độ xử lý thông tin trong nội bộ nhanh lên rất nhiều.

Ông Trần Nguyên Trung, Giám Đốc Công ty TNHH I-GLOCAL

---

I-GLOCAL là một tập đoàn tư vấn về thuế, kế toán và đầu tư của Nhật Bản, được thành lập tại Việt Nam từ năm 2003. Năm 2003, ông Yusuke Kaburagi đã thành lập văn phòng đầu tiên của I-GLOCAL tại Hà Nội và đến nay đã tập đoàn đã có được 5 văn phòng (Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương, Tokyo và Campuchia) với hơn 300 nhân viên và trên 1.000 khách hàng Nhật Bản đang đầu tư tại Việt Nam và Campuchia.

______________________

Giá trị cốt lỗi của I-Glocal

Giá trị cốt lõi của I-Glocal nằm ở hai điểm. Một là, trở thành nền tảng hỗ trợ sự phát triển của tất cả khách hàng. Khách hàng càng phát triển thì chính I-GLOCAL sẽ ngày càng phát triển.

Hai là, coi trọng sự phát triển của tất cả đối tác. Đối tác không chỉ là khách hàng mà còn chính là nhân viên của tập đoàn. Chúng tôi luôn xem nhân viên của tập đoàn là đối tác cực kỳ quan trọng giúp tập đoàn có thể phát triển một cách lâu dài. Đó là lý do mà I-GLOCAL luôn hướng đến và thúc đẩy sự phát triển của tất cả nhân viên của tập đoàn.

Lợi thế cạnh tranh của I-GLOCAL

I-GLOCAL có trên 1.000 khách hàng, trong đó trên 95% là khách hàng từ Nhật Bản. Trong số khách hàng đó thì có khoảng 30% - 40% là các công ty Nhật Bản có công ty mẹ là công ty niêm yết tại Nhật Bản. Những công ty còn lại mặc dù không phải là công ty niêm yết nhưng cũng là những công ty hàng đầu tại Nhật Bản. Ngành nghề của các khách hàng cũng khá phong phú trong nhiều lĩnh vực. Chính số lượng khách hàng lớn như vậy là lợi thế rất lớn của I-GLOCAL tại thị trường Việt Nam.

Vì các khách của I-Glocal khá đa dạng với nhiều ngành nghề và quy mô thì đó cũng là một thế mạnh cho I-Glocal trong quá trình làm việc tại Việt Nam.

Mảng dịch vụ mới được kỳ vọng của I-GLOCAL – dịch vụ tính lương và hệ thống quản trị nhân sự

Vào tháng 12/2020, I-GLOCAL đã thành lập thêm 1 công ty con, là Công ty TNHH Vina Payroll Outsourcing (“VPO”) để cung cấp dịch vụ tính lương và hệ thống quản trị nhân sự. Trong những năm gần đây, nhiều công ty Nhật đã áp dụng mô hình quản lý như các các công ty Âu Mỹ, chuyển nghiệp vụ tính lương nội bộ sang hướng thuê ngoài để đảm bảo tính tuân thủ, tránh gian lận và cả nâng cao hiệu quả nghiệp vụ.

Chúng tôi đánh giá đây cũng là xu hướng tất yếu sắp tới tại thị trường Việt Nam, nên đã bắt đầu triển khai dự án VPO từ năm 2020 và kỳ vọng đây sẽ là một mũi nhọn chiến lược mới của I-GLOCAL.

______________________

Giao tiếp nội bộ - Vấn đề lớn của nhiều doanh nghiệp

Nhắc đến vấn đề “giao tiếp nội bộ" đây cũng là một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Anh có thể chia sẻ cụ thể hơn về vấn đề này không ạ?

Vấn đề “giao tiếp nội bộ" luôn là một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với các công ty tư vấn thì đây lại là một vấn đề rất quan trọng.

Trong các công ty tư vấn sẽ có hai mảng giao tiếp chính. Một là giao tiếp khách hàng và hai là giao tiếp nội bộ. Thực tế, giao tiếp với khách hàng không quá mất nhiều thời gian như chúng ta nghĩ. Nhưng giao tiếp nội bộ, đôi khi chúng ta nghĩ khá đơn giản mà không cần để ý, nhưng thực ra lại tốn rất nhiều chi phí và thời gian.

Giao tiếp trong từng văn phòng và giữa các văn phòng của tập đoàn tại Việt Nam, Nhật Bản và Campuchia trước đây vẫn dùng email là chính, giống như giao tiếp với khách hàng bên ngoài. Tuy nhiên khi lượng công việc tăng nhanh thì email lại dần trở thành một giải pháp khá mất thời gian và giảm tốc độ xử lý.

Đồng thời, là một công ty tư vấn, chúng tôi luôn đặt vấn đề bảo mật thông tin lên hàng đầu, kể cả trong giao tiếp nội bộ. Dựa vào đó, để tăng cường hiệu quả cũng như tốc độ và vẫn đảm bảo được tính bảo mật, qua một thời gian tìm hiểu thì chúng tôi đã quyết định chọn công cụ Chatwork để đưa vào sử dụng trong công ty từ cách đây khoảng một năm.

______________________

Trên 90 % nhân viên của I-GLOCAL đánh giá Chatwork đã giúp tăng tốc độ xử lý thông tin trong nội bộ lên rất nhiều

Cơ duyên biết đến Chatwork

Chúng tôi biết đến Chatwork khi được một số đối tác Nhật Bản giới thiệu. Sau khi tìm hiểu thì chúng tôi thấy Chatwork được khá nhiều những công ty Nhật Bản sử dụng, là một giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp nên rất khác các giải pháp dành riêng cho cá nhân về mặt bảo mật. Điểm này rất quan trọng đối với I-GLOCAL khi chúng tôi quyết định chọn công cụ chat nào.

Thêm một điểm nữa là Chatwork là một công cụ đến từ Nhật, nên thiết kế rất gọn gàng, không nhiều màu màu sắc sặc sỡ, tối giản và dễ sử dụng.

Cách I-GLOCAL đặt tên nhóm chat để quản lý hàng trăm nhóm với hàng trăm dự án khác nhau khi sử dụng Chatwork

Một đặc thù trong nghiệp vụ của I-GLOCAL là số dự án rất nhiều, và chúng tôi cũng không muốn đặt tên nhóm chat quá phức tạp nên phân chia như sau.

Nhóm 1, dành cho từng bộ phận để chia sẻ thông tin chung của bộ phận đó.

Nhóm 2, dành cho quản lý dự án. Mỗi dự án sẽ được thiết kế một nhóm chat, và tùy vào quy mô của dự án để thiết lập số lượng nhân viên phù hợp.

Nhóm 3, dành cho việc thông báo các thông tin quan trọng cho toàn văn phòng.

Với sự tư vấn rất tận tình và chuyên nghiệp của các bạn của đội hỗ trợ của Chatwork tại Việt Nam, chúng tôi đã định hướng được cách đặt tên dễ hiểu và dễ tìm kiếm ngay từ đầu mà không phải sửa lại sau đó.

Văn phòng làm việc của I-GLOCAL

____________________

Sự thay đổi mang lại hiệu quả rõ rệt

I-GLOCAL bắt đầu sử dụng thử Chatwork từ tháng 12/2019 và sau đó bắt đầu sử dụng chính thức từ đầu năm 2020. Sau hơn 1 năm sử dụng, chúng tôi đánh giá về hiệu quả sau khi sử dụng như sau:

Thứ nhất, việc trao đổi trong nội bộ công ty nhanh hơn rất nhiều so với khi còn sử dụng email. Mặc dù nhân viên của I-GLOCAL trả lời email cũng cực kỳ nhanh nhưng khi có Chatwork thì tốc độ xử lý càng nhanh hơn nữa và giảm đi lượng thông tin không cần thiết trong quá trình giao tiếp email.

Thứ hai, việc tìm lại những thông tin và tài liệu của từng dự án rất đơn giản. Việc giao task (giao việc) cho từng nhân viên để quản lý cũng có thể áp dụng luôn trên Chatwork bằng chức năng giao việc, giúp các bạn nhân viên có thể theo dõi ngay trên màn hình Chatwork thông tin công việc hằng ngày.

Qua khảo sát nội bộ, trên 90% nhân viên của I-GLOCAL đánh giá sử dụng Chatwork đã làm cho tốc độ xử lý thông tin trong nội bộ lên rất nhiều. Trên 60% các bạn cũng cảm thấy việc tìm hiểu lại cũng như tra cứu thông tin và tài liệu của từng dự án mà mình đang tham gia rất nhanh và tiện lợi. Đây là hai điểm mà chúng tôi cảm thấy rất ấn tượng về việc sử dụng Chatwork trong quản lý nội bộ.

Đội ngũ nhân viên I-GLOCAL sử dụng ứng dụng Chatwork

______________________

Sự khác biệt nằm ở Chatwork

Trước khi sử dụng Chatwork, tôi có tìm hiểu một số công cụ chat khác tương tự của nước ngoài và của cả Việt Nam. Một số công cụ có lợi thế là miễn phí nhưng lại chỉ dành cho cá nhân mà không định hướng dành cho doanh nghiệp nên không đảm bảo được tính bảo mật.

Cũng có một số công cụ chat dành cho doanh nghiệp của các hãng từ các nước Âu Mỹ, tuy nhiên lại không phù hợp lắm với đặc thù của môi trường công ty tư vấn như I-GLOCAL vì Cách sử dụng hơi phức tạp, hoặc việc quản lý group (nhóm) và quản lý thông tin không tạo sự thuận tiện và thoải mái các bạn nhân viên.

Bản thân chúng tôi cũng đã cho sử dụng thử nghiệm đồng thời cả Chatwork với một công cụ tương tự khá nổi tiếng của Mỹ. Sau thời gian sử dụng thử nghiệm, đồng thời khảo sát ý kiến của tất cả nhân viên của công ty, chúng tôi đã quyết định chọn Chatwork bởi vì sự đơn giản và dễ sử dụng.

______________________

Chuyển đổi số - cơ hội bứt phá cho Doanh nghiệp

Rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn chuyển đổi số và bứt phá về công nghệ để thay đổi diện mạo cũng như tạo nhiều cơ hội cho công ty. Anh đánh giá như thế nào về những cơ hội khi cùng với Chatwork trở thành doanh nghiệp tiên phong trong công nghệ số?

Có rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn chuyển đổi số và bứt phá về công nghệ để thay đổi diện mạo và tao sự bùng nổ những cơ hội lớn về cho mình.

Chúng tôi nghĩ tất cả mọi ngành hiện nay đều phải áp dụng công nghệ số để đẩy mạnh hiệu quả công việc. Robot bây giờ có thể làm rất nhiều việc, không chỉ là robot trong nhà máy mà robot ở trong những hệ thống văn phòng đã phát triển và hoàn thiện hơn rất nhiều. Điều này đã giúp rất nhiều doanh nghiệp có thể tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Trong quá trình hoạt động, từ những giai đoạn rất sớm, chúng tôi đã và đang tập trung để ứng dụng công nghệ, thực hiện chuyển đổi số ở mức hiệu quả nhất. Và một trong những hướng quan trọng mà chúng tôi đang thực hiện, đó là chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả trong giao tiếp. Cách giao tiếp truyền thống đôi khi khiến xảy ra nhầm lẫn, sai sót và ảnh hưởng đến hiệu quả toàn dự án. Và chúng tôi kỳ vọng rằng, việc sử dụng công cụ Chatwork sẽ góp phần quan trọng trong chương trình nâng cao năng lực quản lý của doanh nghiệp.

Rất cảm ơn những chia sẻ chân thành của anh. Xin chúc cho tập đoàn tư vấn thuế và kế toán I-Glocal sẽ ngày càng phát triển và vững mạnh hơn nữa. Xin hẹn gặp anh ở những buổi trò chuyện khác!