Mọi hoạt động của công ty chúng tôi đều dựa trên hai cơ sở. Thứ nhất, đối với khách hàng, chúng tôi cũng phải am hiểu ngành nghề kinh doanh mà họ thực hiện để đưa ra được các ý kiến tư vấn xác đáng và có giá trị nhất.

Thứ hai, về phía KSi, chúng tôi luôn nỗ lực tích lũy thêm kinh nghiệm cho nhân viên và không ngần ngại áp dụng những cải tiến khoa học công nghệ để nâng cao chất lượng quản lý, tinh giản các quy trình trong doanh nghiệp. Từ đó cải thiện năng suất và chất lượng công việc của mỗi nhân viên.

Ngay từ những ngày đầu thành lập, chúng tôi đã xác định 4 tiêu chí quan trọng nhất khi làm việc với khách hàng là “minh bạch, khách quan, uy tín, tin cậy”. Bạn có thể thấy nó khá tương đồng với tinh thần Omotenashi - phong cách phục vụ tận tụy chu đáo của Nhật Bản. Và không có công cụ nào truyền tải tinh thần đó tốt hơn các ứng dụng làm việc của người Nhật. Vì vậy, tôi chọn Chatwork để sử dụng cho doanh nghiệp thay vì các công cụ làm việc khác.

Chúng tôi sử dụng Chatwork được gần một năm và thấy rõ đây là một ứng dụng đa tính năng với khá nhiều ưu điểm:

Thứ nhất, có thể dễ dàng tạo các nhóm riêng biệt cho những phòng ban hoặc là các dự án khác nhau khi sử dụng Chatwork.

Thứ hai, sử dụng Chatwork giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian, có thể giảm thời lượng trao đổi hội thoại chỉ còn 70% so với trước đó. Thay vì phải đến phòng họp gặp gỡ trực tiếp khách hàng, chúng ta có thể tạo nhóm và trao đổi online ý kiến khách hàng qua Chatwork. Theo tôi đánh giá thời gian họp cũng giảm được 1/3 so với ban đầu và quy đổi ra mỗi ngày tôi có thể tiết kiệm được 1 giờ làm việc.

Điểm thứ ba cũng là điều tôi thích nhất, Chatwork có thể sử dụng linh hoạt trên các nền tảng máy tính, smartphone chạy hệ điều hành iOS hoặc Android.

Ngoài ra Chatwork live còn cho phép gộp tới 100 khách hàng hoặc nhân viên trong một nhóm khi sử dụng cuộc gọi thoại và tới 14 người với cuộc gọi video chat. Ta cũng có thể chia sẻ hình ảnh trong những cuộc hội thoại như vậy. Thêm nữa là có thể tải lên các tập tin ở bất kỳ định dạng nào trên Chatwork. Những người trong nhóm có thể cùng đọc và khai thác phục vụ công việc.

Đặc biệt, tôi thấy tính năng giao việc của Chatwork khá hiệu quả. Khi giao việc sẽ có hạn hoàn thành, cũng như đánh giá nhân viên có đạt mức hoàn thành nhiệm vụ hay không. Nhờ vậy, các sai sót trong quá trình làm việc được giảm tối đa, công việc gần như hoàn thành đúng hạn.

Tất cả những cải thiện đó giúp khách hàng hài lòng và tin tưởng chúng tôi hơn. Với tôi, đó là điều quan trọng nhất.

Trước khi tiếp cận Chatwork, chúng tôi đã khá loay hoay để tìm ra một công cụ quản lý phù hợp. Thường xuyên nhất, chúng tôi sử dụng email và một số ứng dụng chat khác phổ biến tại Việt Nam. Khi ngẫu hứng lên thì gọi điện thoại, không có cái nào là chính thống được áp dụng ở công ty.

Với những phương thức cũ, qua email hay điện thoại, nếu muốn tìm lại thông tin hoặc nội dung công việc đã trao đổi khá khó khăn, khiến việc kiểm soát công việc kém hiệu quả. Sử dụng Chatwork, thông tin dễ dàng được phân loại, tìm kiếm hơn so với trước đây.

Ngoài ra, các công cụ chat có sẵn tại Việt Nam chủ yếu nhằm mục đích giải trí, nên nhân viên có thể bị phân tâm hoặc đôi khi nhầm lẫn, đem cả chuyện riêng tư vào nhóm chat công việc. Còn Chatwork, như tôi đã nói, có những chức năng làm việc riêng như giao việc và đánh giá chất lượng hoàn thành của nhân viên, rất hữu ích.

Bảo mật ở đây có hai hình thức:

Thứ nhất là thông tin của khách hàng phải bảo mật trong nội bộ của doanh nghiệp. Sử dụng Chatwork, khi nhân viên nghỉ việc hoặc thay đổi về vị trí công việc, chúng tôi có thể dễ dàng loại bỏ các account Chatwork đó. Mọi thông tin còn lại sẽ được bảo mật an toàn tuyệt đối.

Thứ hai là liên quan đến nhóm bên ngoài, gồm khách hàng, những người cung cấp ứng dụng cho chúng tôi. Chatwork sẽ chia ra những nhóm khách hàng và chỉ chia sẻ thông tin của chúng tôi trong nội bộ nhóm đó, đảm bảo bảo mật thông tin công ty khi làm việc với khách hàng.

Rõ ràng đây là một ứng dụng đáp ứng nhanh chóng sự thay đổi mạnh mẽ của cuộc cách mạng CNTT 4.0 mà vẫn đảm bảo tính an toàn, bảo mật.

Đối với cá nhân tôi thì tính năng Giao việc và Quản lý công việc là tuyệt vời nhất. Riêng ở công ty mình, tôi cũng mở rộng thêm một số tính năng hữu ích phù hợp với phong cách làm việc tại KSi như tự động cập nhật thông báo nhắc việc, giao việc mang tính cố định hàng tuần.

Ví dụ như chiều thứ 6 hàng tuần tất cả nhân viên ở công ty phải làm báo cáo tuần và đến chiều chủ nhật là tất cả lãnh đạo phòng làm báo cáo. Lịch sẽ tự động nhắc nhở đến với những đối tượng cần được nhắc việc.

Ngoài ra chúng tôi cũng sẽ tích hợp Chatwork trong việc sử dụng Google Drive. Chúng tôi thường lưu trữ khối lượng hồ sơ tương đối lớn trên đó và mỗi khi có lưu trữ mới hay thay đổi, sẽ có tin nhắn báo về Chatwork. Ngay lập tức khi đang ngồi trên xe hay ăn cơm với vợ, tôi cũng có thể check được những thay đổi đó.