Công ty tôi cho rằng, để đáp ứng được tốt nhất nhu cầu của khách hàng thì dịch vụ mà mình cung cấp phải đảm bảo tốt nhất, tin cậy nhất, tư vấn cho khách hàng một cách hiệu quả nhất.

Đúng là như vậy. Trước khi sử dụng Chatwork, công ty tôi luôn luôn đề cao tôn chỉ: phục vụ khách hàng phải uy tín và tận tâm. Uy tín là tư vấn cho khách hàng những điều hợp lý nhất, giảm thiểu các rủi ro, sai sót liên quan đến lĩnh vực tài chính, kiểm toán và thuế. Tận tâm là đảm bảo các lợi ích cho khách hàng, khi khách hàng cần nhất thì phải phục vụ.

Trước đây, công ty chúng tôi đã sử dụng một số phương tiện giao tiếp khá phổ biến tại Việt Nam và nhận ra những hạn chế nhất định của các công cụ này. Thứ nhất, các công cụ này sử dụng cho cả 2 mục đích là công việc và cá nhân, điều đó khiến người dùng khó tập trung vào công việc. Thứ hai, các tính năng quảng cáo đan xen trong ứng dụng gây ra ấn tượng thiếu chuyên nghiệp khi làm việc. Thứ ba là tính bảo lưu dữ liệu không cao, data chỉ được lưu trữ trong một thời gian nhất định khoảng 3 tháng, sau đó muốn tìm lại sẽ không còn nữa.

Công ty tôi đã bắt đầu sử dụng Chatwork từ tháng 8/2018 và nhận thấy đây là một ứng dụng có nhiều tính năng hữu ích cho công việc.

Trước hết là tính năng liên lạc, hội thoại qua tin nhắn Chatwork, giúp người dùng tiết kiệm thời gian đi lại và gặp mặt trực tiếp. Tương tự, việc tổ chức các cuộc họp, meeting có thể thực hiện qua Chatwork live, dù bạn đang ở đâu cũng có thể tham gia cuộc họp.

Bên cạnh đó, người dùng có thể quản lý khách hàng, quản lý nhân viên theo từng công việc, từng nhóm của công ty, chỉ định công việc cho mỗi cá nhân cùng deadline.

Để đề phòng trường hợp trễ deadline, Chatwork sẽ gửi thông báo nhắc nhở tài khoản đó về deadline sắp tới và cần đẩy nhanh tiến độ làm việc, nếu không thể hoàn thành trước deadline thì cần thông báo lí do và sau thời gian bao lâu sẽ hoàn thiện.

Ngoài ra, trong quá trình giao tiếp, việc gửi các tệp tin, dữ liệu diễn ra rất nhanh với tính bảo mật cao dù định dạng tệp tin là gì.

Đúng vậy, bảo mật thông tin là đặc thù của ngành nghề Kiểm toán. Dữ liệu mà khách hàng cung cấp cho công ty chủ yếu liên quan đến kế toán, tài chính và thuế, đều là những dữ liệu rất nhạy cảm và quan trọng, đòi hỏi tính bảo mật cao. Còn với Chatwork, trong điều khoản hợp đồng giữa người dùng và ứng dụng đã cam kết tính bảo mật, cũng là ưu tiên hàng đầu của ứng dụng này.

Hơn nữa, sự thay đổi về nhân sự sẽ diễn ra trong suốt quá trình làm việc. Khi một nhân viên rời khỏi công ty, Chatwork sẽ xóa tài khoản của nhân viên đó, đồng thời bảo lưu dữ liệu công việc của họ tại công ty và cung cấp cho khách hàng nếu có yêu cầu.

Qua thời gian hơn 1 năm sử dụng, tôi nhận thấy Chatwork đã góp phần giảm thiểu thời gian liên lạc, tổ chức các cuộc họp trong công ty và với khách hàng. Tính năng giao việc rõ ràng giúp công việc diễn ra thuận lợi, hiệu suất làm việc cao hơn, tránh được những hiểu nhầm dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Nhờ vậy, doanh số công ty năm vừa qua đã tăng trưởng khoảng 30-40%.

Các tính năng cơ bản của Chatwork là gọi thoại trong công việc, Chatwork live, tính năng giao việc, gửi tệp tin. Với đặc thù của ngành Kiểm toán, Kế toán và tư vấn Thuế là mang tính mùa vụ cao, tôi cho rằng tính năng giao việc, xếp deadline của Chatwork nổi bật và hữu ích với công ty mình nhất.

Cụ thể, các khách hàng của công ty tôi thường có hạn nộp báo cáo kiểm toán trước ngày 31/3 hàng năm. Trong trường hợp khách hàng cần gửi báo cáo này về công ty mẹ trước khi nộp cho Cơ quan Thuế hoặc khách hàng không muốn tất bật đi nộp báo cáo cho kịp hạn, họ sẽ yêu cầu chúng tôi tổng hợp kết quả sớm hơn. Để giữ uy tín của mình, công ty tôi luôn tuân thủ deadline đã thống nhất với khách hàng. Chính vì vậy, giao việc là tính năng được chúng tôi sử dụng nhiều nhất. Mỗi khách hàng sẽ được quản lý trong 1 group và sẽ được sắp xếp deadline tương ứng. Mỗi nhân viên cũng được giao nhiệm vụ rõ ràng cùng deadline đảm bảo công việc có thể hoàn thành. Nhờ vậy, chúng tôi có thể theo sát công việc và hạn chế tối đa tình trạng bỏ quên deadline, ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Hiện tại, cuộc Cách mạng Công nghệ 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ và ảnh hưởng rất nhiều đến ngành Kiểm toán, Kế toán và Thuế nói chung. Với đặc thù công việc dựa trên cơ sở dữ liệu, data của khách hàng, việc sử dụng Chatwork giúp chúng tôi bắt kịp với xu thế công nghệ 4.0, giúp công việc được thực hiện nhanh hơn, hiệu quả hơn, thông minh hơn và vẫn đảm bảo an toàn.