Chatwork

Trường hợp thực tế

Chatwork góp phần rút ngắn thời gian làm việc và nâng cao hiệu suất công tác lên đến 25%. Tôi khuyên các công ty nên dùng Chatwork để liên lạc nội bộ cũng như ngoài công ty.

Bùi Quang Huy, Rikkeisoft

Công ty TNHH Rikkeisoft là một công ty Việt Nam hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực gia công xuất khẩu phần mềm. Tuy mới được thành lập vào năm 2012, nhưng đến năm 2015, Rikkeisoft đã được chọn là 1 trong Top40 công ty hàng đầu Việt Nam đang hoạt động trong lĩnh vực IT ( Bảng xếp hạng doanh nghiệp IT ưu tú được bầu chọn bởi VINASA – Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ Công nghệ thông tin Việt Nam ). Khởi nghiệp chỉ với 5 thành viên sáng lập, nhưng chỉ sau 3 năm, Rikkeisoft đã phát triển một cách nhanh chóng với số nhân viên đạt 150 người Sau đây, chúng tôi xin phỏng vấn ông Bùi Quang Huy - COO và ông Nguyễn Quang Kỷ - trưởng bộ phận Game về hiệu quả của việc sử dụng Chatwork tại công ty Rikkeisoft.

Số nhân viên
150 người

Công ty chúng tôi hướng đến sự hoàn hảo, với hình ảnh là một công ty cung cấp những dịch vụ mang tính sáng tạo, chất lượng cao đến cho khách hàng.

Theo tôi được biết, những người sáng lập Rikkeisoft đều từng du học tại Nhật Bản phải không?

Ông HuyNhững người đồng sáng lập công ty đều học ở các trường đại học của Nhật Bản, có 4 người đã từng làm việc ở FPT - công ty hàng đầu trong lĩnh vực IT tại Việt Nam. Sau đó vào năm 2012, 5 người chúng tôi quyết định khởi nghiệp và thành lập công ty mới phát triển cho tới hiện tại, lên tới 150 nhân viên. Những người thành lập công ty tốt nghiệp từ 2 trường đại học của Nhật Bản là trường Đại học RITSUMEIKAN và trường Đại học KEIO. Do đó chúng tôi quyết định ghép 2 chữ đầu và đặt tên công ty là Rikkeisoft.

Công ty của ông có nhận được nhiều đơn đặt hàng từ các công ty Nhật không?

Ông Huy95% khách hàng của công ty chúng tôi là các công ty Nhật Bản, và nội dung công việc mà khách giao cho khá đa dạng từ phát triển hệ thống Web, hệ thống nghiệp vụ, IoT, Cloud Service, đến các ứng dụng cho Smartphone , Game và các hệ thống tài chính – ngân hàng. Công ty có thể nhận dự án riêng lẻ, nhưng hiện tại chủ yếu là hợp đồng theo dạng ODC. Đây là dạng hợp đồng không tính trên đơn vị dự án mà dựa trên sự đảm bảo một số lượng lập trình viên trong một khoảng thời gian nhất định. Việc có thể đảm bảo được số lượng lập trình viên ổn định trong một thời gian dài, đối với khách hàng là một lợi thế lớn.

Có những ứng dụng smartphone mà công ty chúng tôi phát triển đã đạt mức 13,000,000 lượt tải về ở Nhật. Chất lượng sản phẩm của công ty luôn nhận được sự tín nhiệm từ phía khách hàng. Tỷ lệ khách hàng tiếp tục ký hợp đồng với công ty là khoảng 97%.

Công ty đã phát triển nhanh chóng và được Hiệp hội phần mềm và Dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam VINASA công nhận là 1 trong 40 công ty IT hàng đầu Việt Nam trong năm 2015.

Sự rắc rối và dễ sai sót khi liên lạc bằng nhiều công cụ liên lạc khác nhau.

Trước khi đưa Chatwork vào sử dụng, công ty của ông đã sử dụng nhiều phương tiện liên lạc khác nhau phải không?

Ông KỷTrước khi đưa Chatwork vào sử dụng, chúng tôi chủ yếu liên lạc qua mail và công cụ chat, gọi điện trên mạng internet. Vì sử dụng cả chức năng chat của các công cụ này lẫn e-mail nên nội dung trao đổi rời rạc và rất khó quản lý. Hơn nữa, khi sử dụng công cụ gọi điện trên mạng internet để liên lạc theo nhóm, chúng tôi không biết được nội dung thông tin hướng đến ai, nên phải tốn thời gian xác nhận các tin nhắn và tình trạng bỏ lỡ mất tin nhắn xảy ra rất thường xuyên. Trao đổi bằng email cũng gặp phải vấn đề tương tự.

Một điều nữa, tài liệu dự án được up lên Google Drive hoặc Dropbox. Nên khi dùng e-mail hoặc công cụ chat trên mạng Internet để trao đổi, nội dung thông tin nhanh chóng bị trôi đi và rất khó để tìm lại sau đó.

Thông qua kênh thông tin nào mà ông biết đến Chatwork vậy?

Ông KỷTôi được một đối tác giới thiệu về các tiện ích khi sử dụng Chatwork và khuyên tôi nên sử dụng Chatwork cho công việc, đó là cơ duyên tôi bắt đầu sử dụng Chatwork.

Tại cái project đã được thống nhất sẽ sử dụng Chatwork, chúng tôi sẽ không dùng đến email hay công cụ chat trên mạng Internet, mà chỉ sử dụng Chatwork là phương tiện liên lạc duy nhất.

Ông Nguyễn Quang Kỷ - trưởng bộ phận Game của công ty TNHH Rikkeisoft.

Không còn tình trạng sót mất thông tin, việc xác nhận thông tin đã trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Xin ông cho biết những thay đổi sau khi đưa Chatwork vào sử dụng?

Ông KỷViệc chỉ sử dụng một phương tiện liên lạc giúp giải quyết tình trạng bỏ lỡ thông tin. Hơn nữa, chức năng ghi chú thông tin từng group cũng rất hữu ích. Bằng việc ghi chú địa chỉ download tài liệu dự án, chúng tôi có thể chia sẻ thông tin tới các thành viên trong nhóm một cách dễ dàng. Khi upload các tài liệu mới, chỉ cần cập nhật thông tin ghi chú này thì xem như đã chia sẻ thông tin cho toàn bộ nhóm. Khi cần gửi file cho một đối tượng xác định, thì có thể sử dụng chức năng TO để gửi đích danh người cần nhận file.

Ngoài ra, còn có điều gì được cải thiện nữa không, thưa ông?
Ông KỷKhi phát triển game, chúng tôi phải tạo ra các prototype và chỉnh sửa hình ảnh nhiều lần. Có khi phải sửa và xác nhận lại hàng chục lần chỉ trong một giờ. Trước khi Chatwork được đưa vào sử dụng, việc quản lý và tiếp nhận file thông qua mail hay công cụ gọi điện trên internet rất vất vả, nhưng từ khi thống nhất sử dụng Chatwork, chỉ cần upload hình ảnh lên và xác nhận “chỉnh sửa như vậy đã được chưa?”. Nếu đối tác báo không có vấn đề gì thì sau đó chỉ cần nhờ xác nhận lại thêm một lần nữa là hoàn thành. Ngoài ra, chức năng xem file bằng cách preview ( thumbnail) mà không cần download cũng rất có ích cho công việc.

Cách sử dụng Chatwork song song với các công cụ quản lý dự án khác một cách hiệu quả.

Có thể cho biết hiện tại, công ty của ông đang sử dụng công cụ quản lý dự án nào không?

Ông KỷHiện tại chúng tôi thường sử dụng Redmine. Ngoài ra chúng tôi cũng thường hay sử dụng các công cụ khác do phía khách hàng yêu cầu như Backlog và JIRA. Redmine được dùng để xác nhận tình trạng tổng quát của dự án, chẳng hạn như ai đang làm task nào. Sau khi thay đổi status trên Redmine, Chatwork được sử dụng để thông báo cho mọi người. Còn đối với những việc không liên quan trực tiếp đến dự án, hay chỉ là sửa chữa những lỗi nhỏ hay cần giải quyết gấp, chúng tôi sử dụng chức năng task của Chatwork.

Những lúc cần phân chia công việc cho nhiều nhóm, chúng tôi sử dụng Google Spreadsheet và tạo các task list. Đối với những người quản lý, thì dùng những ứng dụng có thu phí của Google để có dung lượng lớn hơn cho công việc.

Thời gian thao tác trên màn hình được rút ngắn 25%.

Sau khi đưa Chatwork vào sử dụng, hiệu suất công việc có được nâng cao rõ ràng không, thưa ông?

Ông KỷVí dụ như trước đây, một công việc mất khoảng một giờ để hoàn thành, bao gồm cả thời gian trao đổi qua e-mail, thì hiện tại nhờ sử dụng Chatwork, khoảng thời gian đó được rút ngắn xuống chỉ còn khoảng 45 phút. Hơn nữa, các công việc được quản lý hiệu quả nên tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Vậy ông đã tận dụng khoảng thời gian được sinh ra nhờ hiệu suất công việc được nâng cao như thế nào?

Ông KỷỞ công ty chúng tôi, nhờ Chatwork mà thời gian hoàn thành công việc được rút ngắn, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng tôi sẽ giao sản phẩm sớm cho khách hàng. Công ty chúng tôi sử dụng Chatwork để nâng cao hiệu suất công việc, và khoảng thời gian được sinh ra đó sẽ được dùng để hoàn thiện hơn sản phẩm để giao cho khách hàng.

Có thểsử dụng Chatwork và sự tự PR = Nhận được sự tín nhiệm của khách hàng.

Ở Việt Nam thì Chatwork được đánh giá như thế nào thưa ông?

Ông KỷHiện nay ở Việt Nam có rất nhiều công ty trong lĩnh vực gia công xuất khẩu phần mềm làm việc với thị trường Nhật Bản, và các công ty này đều được khuyên rằng muốn nâng cao năng suất làm việc với doanh nghiệp Nhật Bản hãy sử dụng Chatwork. Đến nỗi nếu công ty nào không sử dụng Chatwork thì sẽ bị có ấn tượng xấu rằng đây là một công ty không chuyên nghiệp. Vậy nên khi công ty chúng tôi làm bản giới thiệu công ty để giới thiệu cho khách hàng Nhật Bản, việc sử dụng Chatwork để làm việc và liên lạc được ghi rõ ràng ở vị trí bắt mắt nhất.

Chatwork đã giúp ích thế nào cho hoạt động kinh doanh của công ty ông vậy ạ?

Ông HuyCông ty chúng tôi hướng tới việc hoàn thành yêu cầu của khách hàng một cách hoàn hảo nhất. Đi đôi với việc tận dụng những ưu thế trong lĩnh vực Offshore, chúng tôi vẫn luôn quan tâm đến vấn đề chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng. Để thực hiện điều đó, Chatwork đóng một vai trò quan trọng trong việc kinh doanh của công ty chúng tôi.

Ông Bùi Quang Huy đang hào hứng giải thích về quan điểm theo đuổi chất lượng hoàn hảo nhất cho mọi sản phẩm của Rikkeisoft.

Tôi muốn cống hiến cho việc xây dựng mối quan hệ Việt Nam - Nhật Bản ngày càng tốt đẹp hơn.

Hẳn là ông có khá nhiều người quen ở Nhật phải không?

Ông HuyNhững người sáng lập công ty đều học đại học tại Nhật, nên chúng tôi có khá nhiều bạn bè ở Nhật. Đối với một công ty chuyên cung cấp dịch vụ cho khách hàng Nhật Bản như Rikkeisoft, chúng tôi rất mong muốn góp phần giúp mối quan hệ giữa Việt Nam - Nhật Bản được tốt đẹp hơn. Dù là người Việt hay là người Nhật, nếu có thể hiểu rõ về nhau luôn là điều tuyệt vời nhất.

Hiện tại công ty chúng tôi đang phái cử khoảng 20 nhân viên làm việc tại văn phòng của các khách hàng ở Nhật Bản. Đồng thời, họ cũng được đào tạo các kỹ năng làm việc của người Nhật và học thêm tiếng Nhật nữa. Khi đã nắm rõ các kỹ năng và tác phong làm việc, họ sẽ là hạt nhân để thành lập những nhóm mới của công ty sau khi về nước. Một điều nữa là, công ty chúng tôi sẽ thành lập công ty con và bắt đầu hoạt động kinh doanh tại Nhật vào tháng 3 năm nay. Vậy nên tôi rất kì vọng mối quan hệ hợp tác với Nhật Bản sẽ tiến xa hơn nữa.