Ông HuyNhững người đồng sáng lập công ty đều học ở các trường đại học của Nhật Bản, có 4 người đã từng làm việc ở FPT - công ty hàng đầu trong lĩnh vực IT tại Việt Nam. Sau đó vào năm 2012, 5 người chúng tôi quyết định khởi nghiệp và thành lập công ty mới phát triển cho tới hiện tại, lên tới 150 nhân viên. Những người thành lập công ty tốt nghiệp từ 2 trường đại học của Nhật Bản là trường Đại học RITSUMEIKAN và trường Đại học KEIO. Do đó chúng tôi quyết định ghép 2 chữ đầu và đặt tên công ty là Rikkeisoft.

Ông Huy95% khách hàng của công ty chúng tôi là các công ty Nhật Bản, và nội dung công việc mà khách giao cho khá đa dạng từ phát triển hệ thống Web, hệ thống nghiệp vụ, IoT, Cloud Service, đến các ứng dụng cho Smartphone , Game và các hệ thống tài chính – ngân hàng. Công ty có thể nhận dự án riêng lẻ, nhưng hiện tại chủ yếu là hợp đồng theo dạng ODC. Đây là dạng hợp đồng không tính trên đơn vị dự án mà dựa trên sự đảm bảo một số lượng lập trình viên trong một khoảng thời gian nhất định. Việc có thể đảm bảo được số lượng lập trình viên ổn định trong một thời gian dài, đối với khách hàng là một lợi thế lớn.

Có những ứng dụng smartphone mà công ty chúng tôi phát triển đã đạt mức 13,000,000 lượt tải về ở Nhật. Chất lượng sản phẩm của công ty luôn nhận được sự tín nhiệm từ phía khách hàng. Tỷ lệ khách hàng tiếp tục ký hợp đồng với công ty là khoảng 97%.

Công ty đã phát triển nhanh chóng và được Hiệp hội phần mềm và Dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam VINASA công nhận là 1 trong 40 công ty IT hàng đầu Việt Nam trong năm 2015.

Ông KỷTrước khi đưa Chatwork vào sử dụng, chúng tôi chủ yếu liên lạc qua mail và công cụ chat, gọi điện trên mạng internet. Vì sử dụng cả chức năng chat của các công cụ này lẫn e-mail nên nội dung trao đổi rời rạc và rất khó quản lý. Hơn nữa, khi sử dụng công cụ gọi điện trên mạng internet để liên lạc theo nhóm, chúng tôi không biết được nội dung thông tin hướng đến ai, nên phải tốn thời gian xác nhận các tin nhắn và tình trạng bỏ lỡ mất tin nhắn xảy ra rất thường xuyên. Trao đổi bằng email cũng gặp phải vấn đề tương tự.

Một điều nữa, tài liệu dự án được up lên Google Drive hoặc Dropbox. Nên khi dùng e-mail hoặc công cụ chat trên mạng Internet để trao đổi, nội dung thông tin nhanh chóng bị trôi đi và rất khó để tìm lại sau đó.

Ông KỷTôi được một đối tác giới thiệu về các tiện ích khi sử dụng Chatwork và khuyên tôi nên sử dụng Chatwork cho công việc, đó là cơ duyên tôi bắt đầu sử dụng Chatwork.

Tại cái project đã được thống nhất sẽ sử dụng Chatwork, chúng tôi sẽ không dùng đến email hay công cụ chat trên mạng Internet, mà chỉ sử dụng Chatwork là phương tiện liên lạc duy nhất.

Ông KỷViệc chỉ sử dụng một phương tiện liên lạc giúp giải quyết tình trạng bỏ lỡ thông tin. Hơn nữa, chức năng ghi chú thông tin từng group cũng rất hữu ích. Bằng việc ghi chú địa chỉ download tài liệu dự án, chúng tôi có thể chia sẻ thông tin tới các thành viên trong nhóm một cách dễ dàng. Khi upload các tài liệu mới, chỉ cần cập nhật thông tin ghi chú này thì xem như đã chia sẻ thông tin cho toàn bộ nhóm. Khi cần gửi file cho một đối tượng xác định, thì có thể sử dụng chức năng TO để gửi đích danh người cần nhận file.

Ông KỷHiện tại chúng tôi thường sử dụng Redmine. Ngoài ra chúng tôi cũng thường hay sử dụng các công cụ khác do phía khách hàng yêu cầu như Backlog và JIRA. Redmine được dùng để xác nhận tình trạng tổng quát của dự án, chẳng hạn như ai đang làm task nào. Sau khi thay đổi status trên Redmine, Chatwork được sử dụng để thông báo cho mọi người. Còn đối với những việc không liên quan trực tiếp đến dự án, hay chỉ là sửa chữa những lỗi nhỏ hay cần giải quyết gấp, chúng tôi sử dụng chức năng task của Chatwork.

Những lúc cần phân chia công việc cho nhiều nhóm, chúng tôi sử dụng Google Spreadsheet và tạo các task list. Đối với những người quản lý, thì dùng những ứng dụng có thu phí của Google để có dung lượng lớn hơn cho công việc.

Ông KỷVí dụ như trước đây, một công việc mất khoảng một giờ để hoàn thành, bao gồm cả thời gian trao đổi qua e-mail, thì hiện tại nhờ sử dụng Chatwork, khoảng thời gian đó được rút ngắn xuống chỉ còn khoảng 45 phút. Hơn nữa, các công việc được quản lý hiệu quả nên tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Ông KỷỞ công ty chúng tôi, nhờ Chatwork mà thời gian hoàn thành công việc được rút ngắn, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng tôi sẽ giao sản phẩm sớm cho khách hàng. Công ty chúng tôi sử dụng Chatwork để nâng cao hiệu suất công việc, và khoảng thời gian được sinh ra đó sẽ được dùng để hoàn thiện hơn sản phẩm để giao cho khách hàng.

Ông KỷHiện nay ở Việt Nam có rất nhiều công ty trong lĩnh vực gia công xuất khẩu phần mềm làm việc với thị trường Nhật Bản, và các công ty này đều được khuyên rằng muốn nâng cao năng suất làm việc với doanh nghiệp Nhật Bản hãy sử dụng Chatwork. Đến nỗi nếu công ty nào không sử dụng Chatwork thì sẽ bị có ấn tượng xấu rằng đây là một công ty không chuyên nghiệp. Vậy nên khi công ty chúng tôi làm bản giới thiệu công ty để giới thiệu cho khách hàng Nhật Bản, việc sử dụng Chatwork để làm việc và liên lạc được ghi rõ ràng ở vị trí bắt mắt nhất.

Ông HuyCông ty chúng tôi hướng tới việc hoàn thành yêu cầu của khách hàng một cách hoàn hảo nhất. Đi đôi với việc tận dụng những ưu thế trong lĩnh vực Offshore, chúng tôi vẫn luôn quan tâm đến vấn đề chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng. Để thực hiện điều đó, Chatwork đóng một vai trò quan trọng trong việc kinh doanh của công ty chúng tôi.

Ông HuyNhững người sáng lập công ty đều học đại học tại Nhật, nên chúng tôi có khá nhiều bạn bè ở Nhật. Đối với một công ty chuyên cung cấp dịch vụ cho khách hàng Nhật Bản như Rikkeisoft, chúng tôi rất mong muốn góp phần giúp mối quan hệ giữa Việt Nam - Nhật Bản được tốt đẹp hơn. Dù là người Việt hay là người Nhật, nếu có thể hiểu rõ về nhau luôn là điều tuyệt vời nhất.

Hiện tại công ty chúng tôi đang phái cử khoảng 20 nhân viên làm việc tại văn phòng của các khách hàng ở Nhật Bản. Đồng thời, họ cũng được đào tạo các kỹ năng làm việc của người Nhật và học thêm tiếng Nhật nữa. Khi đã nắm rõ các kỹ năng và tác phong làm việc, họ sẽ là hạt nhân để thành lập những nhóm mới của công ty sau khi về nước. Một điều nữa là, công ty chúng tôi sẽ thành lập công ty con và bắt đầu hoạt động kinh doanh tại Nhật vào tháng 3 năm nay. Vậy nên tôi rất kì vọng mối quan hệ hợp tác với Nhật Bản sẽ tiến xa hơn nữa.