Đó là một chặng đường rất đáng tự hào. Chúng tôi bắt đầu, cách đây hơn 10 năm, chính xác là vào tháng 11/2008, với 4 thành viên sáng lập trong một không gian rộng 25m2. Thời điểm đó chúng tôi chọn tên công ty là TIM SEN. “TIM” trong trái tim, nghĩa là làm việc bằng cả sự yêu thương. “SEN” trong hoa sen, nghĩa là sự thanh khiết và độc lập. Chúng tôi hướng đến thông điệp phục vụ khách hàng bằng cả trái tim và không vụ lợi.

Về tầm nhìn, TIM SEN xác định trở thành đơn vị vững chắc và được tín nhiệm hàng đầu về các giải pháp và dịch vụ thuế, kế toán, kiểm toán và tư vấn tại Việt Nam

Về sứ mệnh, chúng tôi cam kết đồng hành cùng Cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam, thông qua việc mang đến giải pháp và dịch vụ giá trị một cách chuyên nghiệp trong lĩnh vực thuế, kế toán, kiểm toán và tư vấn.

Tới thời điểm này, niềm tự hào lớn nhất của chúng tôi là một đội ngũ nhân sự gồm 100 người. Họ được đào tạo bài bản, luôn có tinh thần học hỏi và phát triển liên tục, đặc biệt luôn khát khao phục vụ. Bên cạnh đó, chúng tôi phục vụ khách hàng trên tiêu chuẩn về quản lý chất lượng ISO 9001 phiên bản 2015. Và niềm tự hào thứ ba, đó là sự tin tưởng của khách hàng. Hiện nay, có khoảng 1.500 khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ theo hợp đồng dài hạn của chúng tôi và con số này chắc chắn sẽ tiếp tục tăng.

Hiện tại chúng tôi có 5 dịch vụ thế mạnh chính: dịch vụ thuế, kế toán trọn gói; dịch vụ kế toán chuyên sâu; dịch vụ thuế; dịch vụ pháp lý doanh nghiệp và dịch vụ về nhân sự.

Chúng tôi luôn tâm niệm hướng về khách hàng khi làm việc, lấy khách hàng là trọng tâm. Với mong muốn xây dựng và phát triển mối quan hệ bền vững với khách hàng, đội ngũ của chúng tôi khi làm việc phải quan tâm đến các yếu tố:

Thứ nhất, luôn đánh giá, đề xuất các gói giải pháp đa dạng, phù hợp với nhu cầu khách hàng tại mỗi thời điểm.

Thứ hai, luôn có gói, chính sách giá phù hợp, tương ứng với tính chất công việc, cũng như yêu cầu công việc.

Thứ ba, chất lượng dịch vụ phải luôn ổn định, đáp ứng kịp thời.

Thứ tư, luôn bảo mật thông tin, dữ liệu khách hàng cung cấp cho chúng tôi.

Như đã biết, người Việt luôn ấn tượng và ngưỡng mộ cách người Nhật làm việc, tinh thần kỷ luật cao, với năng suất tốt hơn chúng ta rất nhiều. TIM SEN của chúng tôi cũng vậy, luôn mong muốn nâng tầm, phát triển doanh nghiệp.

Khi tham khảo các công ty tư vấn kế toán, thuế tại Nhật Bản, chúng tôi thấy rằng họ đã ứng dụng công nghệ Chatwork trong quá trình hoạt động để nâng cao hiệu suất công việc. Chatwork là một công cụ về giao tiếp chuyên dụng, hướng tới bảo mật, đã được khoảng 250.000 khách hàng tại Nhật Bản tin tưởng sử dụng. Nếu người Nhật tin tưởng và làm được thì chắc chắn Chatwork sẽ giúp nâng tầm cho doanh nghiệp chúng tôi.

Ở Việt Nam, chỉ có 2, 3 công cụ chính hỗ trợ việc giao tiếp và tương tác với nhau thôi. Một là email, hai là mạng xã hội như Zalo và Viber, rất phổ biến tại Việt Nam. Tuy nhiên, trao đổi qua mail khá chậm và mất thời gian. Zalo và Viber cũng như các mạng xã hội khác, tiện dụng nhưng thiết kế theo dạng cá nhân. Do đó, khi áp dụng vào doanh nghiệp sẽ có rủi ro khó kiểm soát sau này. Ví dụ khi người lao động nghỉ việc, những nội dung trao đổi hoặc công việc mà người đó thực hiện sẽ không được lưu lại, dẫn tới khó khăn khi nhân sự khác tiếp nhận công việc. Đó là vấn đề chúng tôi đã gặp phải.

Chúng tôi mới áp dụng Chatwork được 1 tháng nhưng thấy rõ công cụ này đáp ứng được các tiêu chuẩn cơ bản về giao tiếp. Chúng ta có thể chat 1:1, chat nhóm, chat video.

Bên cạnh đó, Chatwork còn có một đặc trưng lớn hơn, đúng như tên gọi “Chat for work”, tập trung cho công việc.

Đầu tiên, giao diện của Chatwork thực sự làm tôi ấn tượng. Giao diện rất đơn giản, sử dụng dễ dàng.

Thứ hai là chức năng quản lý nhóm. Mặc dù phục vụ hàng ngàn khách hàng khác nhau, chúng tôi vẫn có thể quản trị một cách đơn giản nhờ bố cục các nhóm của Chatwork.

Thứ ba là quản lý dữ liệu một cách khoa học. Nhờ vậy những người mới vào làm việc có thể xem lịch sử của một khách hàng, phần việc nào đó và những thông tin đã trao đổi từ đầu. Đó là tính năng rất khác biệt so với công cụ chat bình thường.

Thứ tư, chúng tôi rất ấn tượng với tính năng quản lý công việc thông qua công cụ giao việc. Tính năng này giúp nhân sự phụ trách biết được công việc mình cần thực hiện, trên cơ sở đó họ sẽ xây dựng mục tiêu và deadline để hoàn thành công việc, tránh sót việc, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc.

Chatwork có rất nhiều tính năng nổi trội, nhưng đối với TIM SEN tôi đặc biệt quan tâm đến hai thứ:

Thứ nhất là tính năng lưu trữ bằng chứng khi làm việc hay lịch sử công việc. Chúng tôi làm việc dựa trên những thông tin do khách hàng cung cấp. Đó là tài sản của doanh nghiệp, không phải của cá nhân vì vậy việc lưu lại bằng chứng và lịch sử thông tin trao đổi rất cần thiết.

Thứ hai là tính năng giao việc. Chatwork có bố cục quản lý giao việc rất tốt, giúp chúng tôi thực hiện công việc không bị sót, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra sự hài lòng cho khách hàng.

Thứ nhất là hạn chế sử dụng mail. Chúng tôi chỉ dùng mail trong những trường hợp cần lưu lại thông tin chính thức với khách hàng quan trọng. Chúng tôi luôn sử dụng kết hợp với Chatwork, để Chatwork lưu trữ lịch sử và gia tăng tốc độ tương tác.

Thứ hai là không cần sử dụng các phương tiện cá nhân. Nhờ vậy, chúng tôi có thể gia tăng yếu tố bảo mật, tăng mức độ tin tưởng của khách hàng dành cho công ty.

Thời gian ứng dụng chưa đủ lớn để chúng tôi có được những con số chính xác, tuy nhiên có những thay đổi thực sự ấn tượng.

Đầu tiên, sau một thời gian sử dụng, có thể thấy tâm lý hứng khởi của anh em khi làm việc và muốn ứng dụng nhiều tính năng công nghệ hơn vào công việc hàng ngày. Đây là một thay đổi rất tích cực.

Thứ hai, nhân sự tại công ty tôi rất thích tính năng giao việc. Giao việc không chỉ từ sếp xuống cấp dưới, mà quan trọng phía cấp dưới cũng mạnh dạn giao lên, từ đó gia tăng tương tác, hiệu quả và kết nối công việc tốt hơn.

Thứ ba, tôi thấy rất hay khi sử dụng Chatwork theo công nghệ Nhật Bản. Đó là thay đổi văn hóa làm việc tại TIM SEN. Trong quá trình thực hiện công việc, chúng tôi gia tăng tương tác nhưng tiết kiệm thời gian hơn, năng suất làm việc lại tăng lên.

Vấn đề này cũng chính là thực trạng nhức nhối ở Việt Nam, đặc biệt với xu thế nhân viên nhảy việc khá nhiều hiện nay. Nhân viên nghỉ việc thì dữ liệu và thông tin cũng đi theo nhân viên.

Còn với Chatwork, do công cụ này thuộc về doanh nghiệp, khi nhân viên nghỉ việc, mọi dữ liệu vẫn được lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp. Quyền quản trị thuộc về doanh nghiệp nên người lao động cũng không thể xóa được những dữ liệu liên quan. Nhờ vậy, các tài sản đó vẫn được lưu giữ, nhân sự mới có thể tiếp cận dữ liệu dễ dàng, giúp công việc được thực hiện nhanh chóng và bảo mật.

Có thể thấy thời buổi công nghệ ngày nay cần đặc biệt quan tâm tới các yếu tố: một là đơn giản, hai phải nhanh, bảo mật và quan trọng phải hiệu quả nữa. Trong một tháng vừa qua, Chatwork đã thỏa mãn được những điều đó và chúng tôi tin rằng đồng hành với Chatwork trong thời gian tới, chắc chắn TIM SEN sẽ nâng cao được hiệu suất làm việc đối với nghiệp vụ kế toán nói riêng và doanh nghiệp tại Việt Nam nói chung…

Điều này nằm trong chiến lược phát triển 5 năm của chúng tôi. Với công ty vừa và nhỏ, thuế và kế toán thường không quá phức tạp nhưng doanh nghiệp lại mất rất nhiều thời gian cho điều này. Mục tiêu của chúng tôi là đồng hành cùng các doanh nghiệp, để doanh nghiệp có thể tập trung vào việc phát triển. Còn chúng tôi sẽ tập trung quản trị hệ thống kế toán giúp họ, bằng việc thực hiện kê khai thuế, kế toán cho doanh nghiệp khách hàng định kỳ. Chúng tôi cũng giải quyết các báo cáo tài chính và quan trọng nhất là tối ưu hóa nghĩa vụ thuế hợp pháp của khách hàng với cơ quan Nhà nước.

Thứ nhất, các dữ liệu được lưu trữ và bảo mật.

Thứ hai, chúng tôi có thể phục vụ khách hàng một cách liên tục và ổn định, kịp thời mà không bị ảnh hưởng, dù nhân sự có biến động.

Thứ ba, Chatwork được thiết kế một cách khoa học, cho nên các nhiệm vụ sẽ được thực hiện chính xác đến từng chi tiết, từ đó gia tăng giá trị dịch vụ tới khách hàng, rủi ro sẽ được giảm xuống.

Đối với tôi, việc phát triển thị trường luôn có sự biến động, có thể thuận lợi hoặc không. Tuy nhiên, chúng ta phải xác định được việc cần làm vào thời điểm đó. Đối với TIM SEN, trong vòng 5 năm tới, chúng tôi hướng đến những mục tiêu chính:

Thứ nhất, tiếp tục hoàn thiện hệ thống doanh nghiệp, đặc biệt nâng cao tiêu chuẩn bảo mật, trong đó Chatwork sẽ là công cụ hỗ trợ chúng tôi hiệu quả.

Thứ hai, tạo ra các dịch vụ có giá trị gia tăng một cách cao hơn, phù hợp hơn với khách hàng.

Thứ ba, ứng dụng công nghệ một cách triệt để vào công việc để nâng cao chất lượng, giảm chi phí cũng như gia tăng hiệu quả, hiệu suất làm việc.

Mục tiêu trong 5 năm tới là mọi con số của TIM SEN phải tăng lên gấp đôi. Gấp đôi về khách hàng, gấp đôi về nhân sự và đương nhiên gấp đôi được doanh thu, lợi nhuận sẽ rất lý tưởng.

Với kinh nghiệm và đội ngũ nhân sự lành nghề, phục vụ theo tiêu chuẩn ISO cùng khả năng ứng dụng công nghệ một cách triệt để, chúng tôi chắc chắn sẽ mang lại các dịch vụ giá trị và chuyên nghiệp cho khách hàng. Chúng tôi sẽ luôn đồng hành với sự phát triển của khách hàng để đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng được tiêu chuẩn, yêu cầu của Nhà nước.