- 商杰股份有限公司
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產業類別：製造
企業規模：100名
- 導入Chatwork之前，內部溝通與工作管理上是否有遇到什麼樣的困難？
- 最開始是因為工作上的溝通使用LINE，大陸分公司則使用QQ，但是兩邊需要互相聯繫交流的頻率很高，使用不同系統造成很大的不便。
- LINE比較類似聊天的方式，兩兩各自開了不同的視窗，分別討論在同一個專案的相關話題，凌亂分散沒有組織性，在討論過後的記錄與保存也難以執行，無法搜尋與追蹤，也導致很多問題無法即時被解決。
- 在多種專案管理通訊工具中，為什麼決定使用Chatwork？
- 大概比較了3.4個系統之後，有些太陽春，有些又太難以上手，Chatwork功能既完整，又不會太過龐大複雜，最符合我們的需求。
- 當初在導入的時候，有沒有什麼樣反對的意見呢？
- 大家普遍習慣用LINE與家人、朋友、同事、客戶做聯繫，已經用得十分順手，而Chatwork功能又比較齊全，對於新手來說可能會覺得有點複雜，剛開始的確需要一點時間適應，但是我們透過引導逐漸修正大家的觀念，將公事的聯繫與生活上的溝通工具分開，不要互相干擾；頻繁使用的過程中也漸漸上手，溝通因此更有效率。
- 可否分享導入Chatwork所取得的成果。
- Chatwork可以依據不同專案需求開設不同的討論群組，讓訊息分流，團隊之間的溝通變得更有條理。
- 指派工作這項功能對我們來說幾乎扮演著最關鍵的角色，讓我們省卻了許多不必要的實體會議與Email往來，以前只要當工作更新時就得要發通知，導致Email氾濫、閱讀率也低落；使用Chatwork之後，同在群組內的人就可以充分掌握這項任務的進度與狀況，不管是專案的溝通，或是尤其跨部門、跨地域的溝通，由於人員很難聚集在一起，使用Chatwork就大幅提升了溝通的效率與效益。
- 此外，利用Chatwork來公告重要訊息，也取代掉很多Email，而且在PC上只要有瀏覽器即可閱讀，不用另外安裝軟體。
- 可否分享一下導入時的過程。
- 一開始在導入的同時，就規劃了必要的群組，每個不同的部門都建立了各自需要的功能群組，有些可能是客戶帳款、有些是專案，也有針對公司全體人員的公告群組，發佈人員異動、社內活動等的訊息；不同群組各自具備功能，並且也會設定使用者權限，有些是可以回覆的，有些訊息只供閱讀；也就是這個系統當初被設計該怎麼使用，我們盡量把它使用到極致。
- 即使有user manual，但像這種系統就是要在使用過程中才能慢慢發掘設計功能上的細節，或是使用的小技巧。
- 請分享導入時是否有什麼訣竅？
- 首先是積極邀請主管使用，並且舉辦教學說明使用方法，針對不同的角色也特別詳細解說對各自的優點，比如對於主管級來說，在指派任務時更省時省力、對於工作進度的掌控更有效率；接下來再由主管去帶領各團隊底下成員的使用。當在群組上提出問題，主管或是其他同事即時跳出來解答問題，讓他們覺得訊息傳遞比Email更快，問題更即時被注意且解決，大家就會更願意來使用。
- 同時也安排了MIS資訊部門先熟悉整套系統，當同事們在使用或運作上遇到問題時，MIS資訊部門就會派專人來教學或一對一協助指導使用。
- 剛開始先辦了說明會，詳細說明解釋使用方法，但是效果不如預期，因此在導入初期，主管會每天給一個小任務，可能是練習指派一件工作、編輯到期日、上傳檔案、被指派工作的人要做回覆的動作等等，透過這樣的方式引導大家操作。在大家on hand操作幾次之後，很快就可以理解系統的邏輯與熟悉操作方法。
- 是否也使用Chatwork與客戶進行溝通聯絡呢？
- 目前主要都用在公司內部的溝通與工作追蹤，但是也會告知廠商客戶，針對彼此正在合作的專案建立了一個群組專門負責處理，所以在進度的掌握、問題的解決上面請不用擔心。
成功案例
