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ビジネスメールの返信はどこまで必要？ルールやマナーを解説
目次
多くの企業では顧客や取引先との連絡手段だけではなく、社内のコミュニケーション手段として、メールを利用しています。
メールはビジネスに必須のツールであるといえますが、ビジネスメールをうまく活用するためには、返信のルールやマナーを知っておかなければなりません。
ビジネスメールをつかいこなすために大切なルールやマナーの中でも、「ビジネスメールにどこまで返信をすべきか」という基本的なマナーを紹介します。
ビジネスメールの返信でよくある不安
メールは、いうまでもなく基本的に文章のみのやりとりをするツールです。そのため相手の感情が伝わりにくかったり、また送信者と受信者間のやりとりに一定のタイムラグがあったりすることが特徴としてあげられます。
そのため新入社員だけではなく、ビジネスメールを使い始めて久しい社員であっても、どのタイミングでやりとりを終わらせればよいのか迷ってしまうことがあるでしょう。
また、特に日本では、メールの文章がそのまま送り手の意図を表していない場合が多くあります。たとえば、「返信不要です」と添えられていても、まったく反応しないと失礼と受け取られることがあるのです。
ビジネスメールの返信はどこまでするべきか
ビジネスメールの返信は、どこまで続ければよいのでしょうか。ビジネスメールの返信について、基本的なマナーについて見ていきましょう。
最初にメール送った側がやりとりを終わらせる
原則としては、最初にメールを送信した側がやりとりを終わらせるが一般的です。
たとえば、用があって自分から相手にメールを送った場合は、自分の返信で会話を終わらせるようにしましょう。
お礼メールへの返信はしなくてもよい
メールは、なるべく少ないやりとりで終わらせるようにすることが基本です。そのため、「ありがとうございました」などのお礼文のみのメールに対して返信をおこなう必要はありません。
しかし、「送った側がメールのやりとりを終わらせる」原則のもと、自分が送ったメールなのに自分が最後の返信者になっていないという場合は、お礼メールにあえて返信してもよいでしょう。
締めの定型文には返信しなくてもよい
メールにはいくつかの定型文が必要ですが、やりとりを終わらせる際の定型文が入ったメールには返信しなくても構いません。
たとえば、「何か不都合がございましたら、ご連絡いただければと思います」「何かありましたらこちらからご連絡させていただきます」「引き続き、よろしくお願いいたします」などは、送信側がやりとりを締めくくる意図をもって挿入していると考えてよいです。返信をすると、逆に冗長になってしまう可能性もあるため注意しましょう。
反対に、自分から送るメールの文末にこのような文言を添えることで、会話の終了を相手に伝えることもできます。
「返信不要です」への返信は場合による
ビジネスメールへの返信で最も悩むのは「返信不要です」の文言が入ったメールへの返信でしょう。
そもそも「返信不要です」の文言は、相手の手間に配慮して挿入されたものであり、「返信不要です」が入ったメールに返信することは悪いことではありません。
むしろ、「送った側がメールのやりとりを終わらせる」原則を優先させ、自分が返信をすべき場面であれば返信をした方がよいでしょう。
特に、メールの受信者側が社外の人である場合などでは、むしろ一言でも返信しておいたほうがより丁寧な印象を与えられることもあります。
また、返信が本当に不要であるかの判断は、最終的には当然会話の内容によって判断しましょう。確認しなければならない内容が含まれていたり、説明が必要な場合などは必ず返信するようにしましょう。
ビジネスメールにおけるその他のマナー
ビジネスメールにおいて、「返信をどこまで続けるか」以外にも、押さえておくべきマナーを紹介します。
翌日までには返信する
ビジネスの場面において、メールの返信スピードは非常に重視されます。届いたメールにはできるだけ早く返信するように心がけましょう。どんなに忙しくても、24時間以内で返信するのが一般的です。また、できるかぎり業務時間中に送ることを意識し、終業後の深夜や早朝に送らないよう配慮しましょう。
事情があって返信が遅れる場合は、返信が遅れる旨の連絡をなるべく早くおこないましょう。
件名は変えない
ビジネスメールでやり取りをおこなうときは、基本的に件名を書き換えないようにしましょう。件名を変えると、どのような内容のメールだったのかが分からなくなる場合があります。やりとりの途中で内容が変化した場合も同様です。
返信を送る際に件名に追加される「Re:」も消さずにおきましょう。「Re:」がつきすぎて件名が読みづらくなった場合は「Re:」をいくつか消して、3つ程度残しておきましょう。
自分が「Cc」のメールへの返信には一言入れる
ビジネスメールのやりとりでは、自分が宛先ではなく、「Cc」に入った状態のメールを受け取ることがあります。
CcはCarbon Copyの略称で、Toの人へ送った内容をほかの人にも共有・周知したいときに使用するものです。しかし、内容によっては、Ccの自分が返信をしなければならないと感じる場面もあるでしょう。
Ccに入ったメールへ返信すること自体は問題ありませんが、送信者側からみると「宛先ではない人からの返信」になります。「横から失礼します」など、一言添えておくとやりとりがスムーズになるでしょう。
引用返信をつかう
複数の話題をひとつのメールでやり取りするときは、どの話題についての返答なのかを明確にしたほうが、受け手にとって読みやすい文章になります。
どの話題についての返答なのか明確にする場合は、「引用」や「インライン返信」をすることが効果的です。
具体的には、引用したい相手の文に「>」「>>」などの引用マークを使用し、あとに続けてコメントを添えることで、引用返信をします。
定型文は忘れずに挿入する
ビジネスメールには、マナーとして定形文が必須です。たとえば文頭の「お疲れ様です」「お世話になっております」や、文末の「よろしくお願いたします」などは、たとえ社内の人であっても省略しないようにする方がよいでしょう。
また、メールの下部には社名・担当部署・担当者名・メールアドレス・電話番号などの署名を添え、一目で誰から送られてきたものかがわかるようにしておきましょう。
基本的には顔文字などは使わない
ビジネスメールでは基本的に、顔文字や絵文字などは使わないようにしましょう。
メールは一般的に固い文章でやりとりをすることが普通のため、絵文字や顔文字はマナー違反と捉えられかねないからです。メール本文の内容によらず、使用しない方がよいでしょう。
「ビジネスメールにどこまで返信するか」問題はチャットで解決する
メールはビジネスの場面で広く使われている手段ですが、さまざまなルールやマナーなど、気をつけなければならないポイントがたくさんあります。特に新入社員は戸惑ってしまうことも多いかもしれません。
ビジネスメールの代わりに浸透をはじめているのがビジネスチャットです。ビジネスチャットは、会話形式のスピーディなコミュニケーションが可能になるツールで、メールに生じる「送信者と受信者のやりとりの間にタイムラグがある」「定型文が必要など、堅苦しく意図が伝わりにくい」などの問題を解消します。
会話の流れが見えやすくなるため「返信をどこまですべきか」などといった不安が最小限になるだけではなく、数多くの定型文やマナーを覚える必要もありません。
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