チャットが苦手な理由とは?チャットの苦手意識をビジネスチャットで克服

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チャットが苦手な理由とは?チャットの苦手意識をビジネスチャットで克服

目次

従来の仕事のやりとりは、メールや電話を使う企業が多くありましたが、ビジネス用のチャットツール「Chatwork」に切り替える企業が増えています。

チャット利用が増えている背景には、テレワークや在宅勤務などの新しい働き方を取り入れる企業が増えていることもあげられるでしょう。

メールとは異なるチャットにおける文章のルールや使い方に慣れず、苦手意識をもつこともあるかもしれません。

ただ、チャットの操作スキルは、今後の仕事に求められる可能性が高く、企業は早いうちから社員に慣れてもらう必要があります。

企業がビジネスチャットを取り入れるときに社員がチャットに感じやすい苦手意識の理由と克服方法を解説します。

チャットへの苦手意識は克服する必要がある

チャットは、ビジネスの現場で当たり前になりつつあるコミュニケーション手段として、取引先と円滑に仕事をするためにも欠かせないスキルになります。

テレワークへの対応のしやすさや、業務の効率化、コミュニケーションにかかるコストを抑えられるため、今後もメールからチャットへ切り替える企業は増えることが予想されるでしょう。

社員はチャットが苦手だとしても、未来への投資を兼ねて少しずつ使い方に慣れて、苦手意識を克服してもらう必要があります。

チャットが苦手と感じてしまう理由

ビジネスにおいて業務効率化やコミュニケーションの活性化につながるチャットですが、 チャットに感じる苦手意識の理由には、なにがあるのか見ていきましょう。

チャットに慣れていない

ルールや手順に慣れれば、チャットは操作しやすいツールになりますが、慣れていない場合は文章の読み取りに時間がかかり、心理的な負担につながりやすくなります。

負担になりやすい理由としては、メールや電話に依存していることがあるでしょう。

チャットはメールや電話と違い、複数人でやりとりを実施する機会が増えることや、手順の操作方法に慣れない点もあげられます。

チャットに慣れるまでに時間がかかり、苦手意識をもつ人も一定数いるでしょう。

情報の流れが早い

チャットはプロジェクトごとに複数人でやりとりする機会が増えるため、情報共有する前に次々とチャット内容が流れてしまうこともあります。

たとえば、1日会社を休んでいる間に数十件以上のやりとりが続き、情報を追うのに慣れていないときは、疲れを感じて苦手意識をもちやすくなるのです。

ただ、メールと違ってコミュニケーションが簡略化できる分、件数が多くても確認の時間は短縮できます。

チャットに慣れないうちは、情報の要点を絞って理解に務めるようにすると、チャットに感じるプレッシャーや苦手意識を減らせる効果が期待できるでしょう。

早く返信を求められやすいと感じる

チャットには通知機能があり、返信が来たときに確認しやすい理由から、相手に返信するまでのスピード感も早いと感じやすい傾向があげられます。

メールの場合は、定期的にツールを開く形で確認することが多いですが、チャットの場合は基本的に通知機能で画面にお知らせがくる形です。

じっくり考えてから返信したいタイプの人にとっては、チャットに慣れるまでに苦手意識につながりやすくなります。

常に通知をオンにしていると、頭のなかにタスクとして残ってしまう意味でも心理的なプレッシャーがかかり、苦手意識の理由につながるでしょう。

チャットの苦手を克服するコツ

チャットの返信はコツを掴むことで、心理的な負担を減らすことが期待できます。

企業側や社員同士で、チャットを操作するときのコツを共有する機会を設けてみてください。

返信や要件は短くまとめる

メールでは、本件に関係ない挨拶や自己紹介の形式的な文章を入れるのが一般的なルールで、チャットに比べると返信に時間がかかりやすくなるのです。

チャットの場合は、短い要件だけを伝える形で済むため、お互いのコミュニケーションにかかるコストを時短できるメリットがあります。

ただ、なかにはチャットの返信に時間がかかってしまい困る社員がいる可能性があるかもしれません。

返信には「ここまでの件、了解です」「例の件、確認します」の一言だけ返信しておくなど、ひとまず相手に見たことがわかるようにしておけば問題ありません。

コミュニケーションコストを減らすためにも長く返信しようとせず、チャット内で言いたいポイントに絞った返信を心がけてみてください。

適度な絵文字・記号を使う

PCからメールを返信をする場合、基本的には文章と句読点のみでやりとりをすることが多くなります。

また、メールはマナーが多く固い文章や回りくどい表現になりやすい部分があります。

しかし、チャットの場合は、返信する代わりに「読みました」という意味の既読として使える絵文字の機能、本文にも絵文字が使える点など、メールと違って固い形式的な文章を作成しないで済むところが特徴です。

慣れないうちは周囲の様子を見ながら調子を合わせておき、職場の雰囲気に合わせて適度な絵文字・記号を使う方法がコミュニケーションを円滑に進める上で効果的です。

通知設定をして休日や勤務時間外は使用しない

チャットが苦手な理由には、メールとは違い通知機能が目に見えやすい点があげられます。

いつでも対応できるように通知機能を1日中オンにしていると、PCやスマートフォンの画面に通知がきてしまい、業務時間外も仕事に意識がいきやすいでしょう。

とくにテレワークを取り入れている企業では、チャット機能の通知をオフにしておく設定を社員に共有しておくことが大切です。

勤務時間外や休日は通知を切る、チャットを使用させないなどのルールや設定をすることで、仕事とプライベートが区別できて苦手意識やストレスを減らせます。

ビジネスチャットの便利機能で苦手を克服

チャットにはメールと比較したときに、便利で使いやすい機能が豊富にあります。

機能を知っておくことで実際のやりとりに役立つため、社員の苦手意識を減らすためにも内容を押さえておきましょう。

ファイル共有機能はデータの受け渡しに便利

Chatworkのようなビジネスチャットには、簡単にデータの受け渡しができる機能に優れています。

送信したいファイルをドラッグ&ドロップの形、もしくはアイコンをタッチして添付できるため、簡単に送信が可能です。

メールでは、共有するメンバーの漏れやファイルの添付を見落とす可能性もありますが、チャットならメンバーの漏れがなくデータの見落としを予防できます。

ほかにも、チャットは容量の大きいデータのやりとりにも向いているため、取引先や社員同士で会議するときの資料やデータ共有がスムーズになるでしょう。

ビジネスチャットのファイル共有機能は、仕事全体の業務効率をあげてくれる便利な機能で、情報共有の漏れから起きるミスを減らし、心理的な負担を軽減してくれます。

Web会議機能を並行して使うと便利

Chatworkなどのビジネスチャットには、対面せずにオンラインで通話ができるWeb会議機能があります。

Web会議機能を利用すれば、取引先との会議で場所を確保せずに済み、足を運んでもらう時間や手間を省けるでしょう。

また、通話中でも共有したい資料や伝えたい文章・データをチャットから送受信することも可能です。

メールの場合は、データの共有と通話を別々に操作する必要がありますが、ビジネスチャットの場合はチャット内でやりとりが完結するため、情報共有するまでの時間が短縮できます。

リモートワークを取り入れている企業なら、チャットで伝えることが難しいと感じる内容をWeb会議機能で伝える方法と併用することで苦手意識のカバーにもつながるでしょう。

タスク管理でメモ代わりに使う

チャットの流れが早く、業務に関わる締め切りや予定を忘れてしまいそうなときは、タスク管理の機能を使いましょう。

タスク管理の機能とは、ビジネスチャット上でメモ帳代わりに記録を残せる機能です。

グループチャットにタスクを残すことで、ほかの社員にも情報共有ができて締め切りを忘れることの予防につながります。

重要な項目についてチャットをさかのぼる時間も短縮できて、業務の効率アップにつながるため、締め切りの日時を設定して有効活用してみてください。

ビジネスチャットの苦手意識をなくし活用しよう

チャットが苦手になりやすい理由、克服につながるコツや便利機能を見てきました。

ビジネスチャットが苦手な理由には、チャットに慣れず情報の流れが早いこと、返信にも早さが求められることがあげられます。

社員にビジネスチャットの苦手意識を少しでも解消してもらうには、返信は短い内容で構わないこと、適度な絵文字・記号を使ってもよいことなどを知ってもらいましょう。

休日と労働時間をしっかり区別するためにも、企業側から通知設定のオン・オフについて事前に設定の仕方を共有しておくと親切です。

ビジネスチャットのサービスを導入する際は、ぜひChatworkのご利用を検討ください。


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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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