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チャットが疲れる原因と仕事のチャット疲れを予防する方法
目次
コミュニケーション不足の解消やテレワーク導入による働き方の変化から、仕事のやりとりにチャットを使う企業が増えています。
チャットは便利なツールではありますが、ツール選びや運用方法が適切でないと、チャット疲れの原因につながることがあるため注意が必要です。
仕事のやりとりに使うチャットに疲れると、社員が心の負担を感じて仕事の生産性が落ちてしまうなど、企業がリスクを抱える原因につながりかねません。
社員のチャット疲れを防ぐためにも、仕事のチャットに疲れる原因や予防する方法を解説します。
チャット疲れにはツール選びと運用方法が影響する
企業が仕事のやりとりで使うチャットを導入した際、社内でチャット疲れの不満があがるときは、運用方法の方向性が適切でない可能性があります。
たとえば、企業の業務内容に合ったツールを選べていない可能性を始め、機能をうまく活用できていない場合に、チャット疲れが生じやすくなるでしょう。
チャットに限らずツールは社員がストレスなく利用でき、使いこなせることが重要です。
不適切なツールを選んでしまったり、使用に制限が多いような運用ルールを策定してしまうと、使用すること自体に疲れてしまうこともあるでしょう。
チャットが疲れる原因を自らで作り出してしまわないように注意してください。
仕事のチャットが疲れる原因
チャットの使い方がうまくコントロールできていないと感じるときは、チャット疲れが起こる原因につながります。
チャット疲れの予防策を知る前に、まずはどのような状況や状態に陥ると仕事のチャットが疲れる原因につながるのか見ていきましょう。
文章にストレスを感じる
チャットでは対面で話す会話と違い、顔の表情や声のトーンから感情を読み取ることが難しくなります。
本人はいつもと同じトーンで会話しているつもりで文章を送信していても、対面で話しているときとは状況が違うため、チャットが送られた相手には文章から言い方が厳しいと感じられてしまう場合もあるのです。
普段は何気ない一言として気にならない言動でも、言葉がストレートに伝わりやすいオンライン上や読み手の受け取り方に影響するテキストコミュニケーションでは、業務のやりとりの言動で配慮が不足すると、ストレスを感じてチャット疲れの原因につながります。
グループチャットの通知が多い
仕事のプロジェクトごとに、いくつかのグループチャットに参加していると、何度も通知が入って仕事に集中しづらいと感じる人も少なくありません。
通知が初期設定のままだと、自分以外に宛てたメッセージで確認不要の内容が含まれている場合もあり、何度も確認することで仕事の時間が奪われたと感じやすくなります。
グループチャットの通知がくるたびにストレスを感じてしまい、仕事の連絡や報告に使うチャット自体に疲れる原因につながるでしょう。
情報の流れが早い
チャットはひとつの画面でやりとりの流れが追えるため、確認する時間が遅れると、チャットの話題に置いてきぼりのまま先へ進むことがあります。
未読の内容を読み進めているときに、新しいチャット文章が送信されるなど、情報の流れについていけず、焦りやストレスを感じやすくなるのです。
とくに、メールからチャットに切り替えて使い始めたころなど、操作方法や要領がつかめず、情報の更新速度に慣れないことで、疲れを感じる原因につながりやすいでしょう。
長文が続く・多い
オンラインの会話やチャットでは、簡潔な文章のやりとりが好まれる傾向にあるため、長文で送ると、相手が伝えたい意図を読み取るのに時間がかかります。
文章が長くなる前置きがなかったり、箇条書きでわかりやすく伝える配慮がない文章が送られてきたりすると、チャットの返信に仕事の時間が奪われてしまい、心理的な負担が増えやすくなるのです。
チャットの文章で長文が多いと、仕事のやりとりが円滑に進まないと感じられてしまい、チャット疲れを感じる原因につながります。
即レスを求められる
チャットはコミュニケーションを円滑にさせる魅力はありますが、スピード感がある分「確認しているはずなのに、なぜ早く返さないのか」と、返信が遅いことで人間関係のトラブルにつながることもあります。
即レスとは、返信をすぐに求めることを指す言葉で、仕事でのハラスメントにもつながりかねないため、即レスの強制は職場の問題につながるでしょう。
レスポンスがスムーズだと仕事が円滑に進みやすいメリットはありますが、即レスを求められたほうは、心理的な負担がかかりチャット疲れを感じる原因になります。
また、チャットはスピード感があるやりとりを実現できるツールではありますが、即時対応を強要するべきツールではない特徴も覚えておかなければいけません。
営業時間外にもチャットがくる
テレワークを導入している企業や部署が増えている背景もあり、チャットを導入する際のルールがあいまいなことで、業務時間外にチャットが送信されることがあります。
事前に企業側から、通知機能のオンオフ設定を調整する操作方法を共有していない場合、取引先の企業やクライアントから、夜の遅い時間や早朝にチャットの通知が届く可能性もあるでしょう。
業務時間外にもチャットの通知がきたり、返信を要求されたりすることも、チャット疲れが起こる原因につながります。
仕事でのチャット疲れを企業が放置するリスク
チャット疲れは心理的にストレスを抱える要因につながり、悩みが加速すると社員の作業効率が落ちる懸念があります。
また、チャットのやりとりにおいて社員を監視するような要求や空気感が強いと、社員が心のバランスを崩して、休職や離職に追い込まれる可能性もあるでしょう。
チャット疲れが重なると社員が働きづらい環境につながり、事業を続ける上でもリスクにつながりやすいため、企業側は放置せずにチャット疲れを予防する方法を取り入れることが大切です。
チャット疲れを予防する方法
社員が仕事でチャットを使うときは、社内で利用ルールを設けたり、ツールの使い方や設定方法などを共有しておくことが大切です。
企業側から働きかけるためにも、社員のチャット疲れを予防する方法を見ていきましょう。
グループチャットの設定を変更する
グループチャットの参加数が多く、通知の多さにチャット疲れを感じるときは、通知機能の設定を変更しましょう。
チャットの種類や契約内容によって細かい仕様は変わりますが、たとえば、ミュート機能を使えば自分宛のメッセージ以外は、通知が届かなくなります。
全体の内容は、自分の仕事が一区切りついた段階で確認すればよいので、確認する回数や手間が減り、チャット疲れを予防する方法につながるでしょう。
営業時間外の通知はオフに設定する
仕事とプライベートの時間を区切るためにも、営業時間外はチャットの通知設定をオフにするように、企業側から社員に設定方法を共有しておきましょう。
返信は勤務日の営業時間内とルールを設けておき、以後に届いた内容は、営業日や翌日に返信することを社内の社員や取引先にも伝えておきます。
事前にルールを設けることで、仕事のプレッシャーから開放されて私生活の時間と区別ができるため、チャット疲れを予防する方法につながるでしょう。
タスク管理の機能で作業の予定日時を設定する
情報の流れが早いと、業務の締め切りに関する情報を忘れてしまいがちになるため、チャットの確認後は、タスク管理の機能を使ってメモしておきましょう。
作業の締め切り予定日時が設定できるだけでなく、グループチャットの場合は、ほかの社員にもタスクの内容が共有されるため、全員が進捗を確認しながら仕事が進められるのです。
情報のやりとりが早いチャットでも、重要な情報を取りこぼさずに済むため、要点をつかんだ活用ができてチャット疲れをなくす方法につながります。
運用ルールを決める
社員がチャット疲れで仕事に支障をきたすことを防ぐためにも、事前に企業側がチャットの使い方に関するルールを設ける必要があります。
チャットに関するルールは社員全員に共有する形で、データで送信して配布したり、PCの共有フォルダなどに保存したりして、いつでも確認できるようにしておきましょう。
運用ルールを共有することで、チャットを使うときの操作方法やモラルなどの認識が広まり、チャット疲れを予防する方法につながります。
チャット疲れの予防にはチャットを使いこなすことが重要
業務のやりとりにおいてチャットが疲れる原因になるのは、グループチャットの通知が多いことや情報の流れが早いこと、長文の読み取りに時間がかかることなどがあげられます。
また、即レスを求められることや営業時間外にチャットの通知がくることは業務管理の面でも問題であり、チャット疲れにつながるでしょう。
事前に社内でチャットを利用するルールを設けておき、ツールの設定方法などを共有しておくことで、チャット疲れを予防できます。
チャットを本来の目的どおりに使いこなすためにも、企業側はチャットの運用方法をその都度見直す必要があり、社員が業務をスムーズに運べるようなツールを選ぶ必要があるでしょう。
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