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勤怠連絡をメールでする場合の注意点とメールに代わる勤怠連絡方法
目次
会社に欠勤や遅刻の勤怠連絡をする必要が出てくる場面は、社会人であれば一度は経験したことがあるでしょう。
勤怠連絡は業務に支障をきたさないようにするためにも、素早くおこなう必要があります。
勤怠連絡をメールでおこなう場合の注意点やポイント、電話やメールに代わる勤怠連絡の方法について紹介します。
勤怠連絡をメールでする場合とは？
体調や状況によっては、メールでの勤怠連絡が適している場合があります。
メールで勤怠連絡をおこなう場合について解説していきます。
声が出ないほど体調が悪い
声が出ないほど体調が悪く、電話をすることが困難な場合は、メールでの勤怠連絡が適しているでしょう。
声が出づらいほどの体調で電話連絡をしてしまっては、電話を受けた相手も聞き取りにくく、過剰な心配をかけてしまう可能性があります。
体調が悪いときは電話ではなくメールで勤怠連絡をおこない、自分の体調や引き継ぎ事項を文章で伝えるほうが効率的です。
声が出ないことを勤怠連絡メール内に記載しておくと、メールできたことに対して相手も合点がいくでしょう。
あらかじめ決まっていた休暇の連絡
あらかじめ決まっていた有給休暇や冠婚葬祭のための休暇の際は、メールでの勤怠連絡が望ましいでしょう。
本文中に、引き継ぎ事項や緊急時の連絡方法を記載しておけば、連絡を受けた相手も見返すことができ、効率的です。
また、あらかじめ決まっていたのであれば、事前に引継ぎや休暇することを周知しておくことで、当日の勤怠連絡をする必要がないこともあるでしょう。
2日目以降の欠勤連絡
休暇が複数日にわたる際、2日目以降の勤怠連絡はメールでおこなうほうが適している場合もあります。
例えば、体調不調での休暇など休暇の理由が分かっている場合は、メールでの勤怠連絡をおこなったほうが相手の時間を奪わずに済み、効率的だと考えられます。
この場合、休暇取得がいつまでになりそうか、現時点での予定を伝えておくと、業務への支障を最小限に抑えることができるでしょう。
勤怠連絡はメールと指示されている
勤怠連絡はメールでおこなうと指示されている場合は、当然、メールで勤怠連絡をする必要があります。
ただ、勤怠連絡がメールでと指示されている場合であっても、当日の欠勤や遅刻連絡は始業時間まで余裕がある時間に送信し、ギリギリの連絡にならないように気をつけなければいけません。
また、急を要する場合は、メールではなく電話などの手段も検討して対応する必要もあるでしょう。
勤怠連絡をメールでする際のポイント
メールでの勤怠連絡のポイントは、簡潔に分かりやすくメールを作成するという点です。
勤怠連絡をメールでおこなう際のポイントについて具体的に確認しておきましょう。
件名で要件が分かるようにする
まず、件名を見ただけで勤怠連絡だと分かるようにする必要があります。
ポイントとしては、いつ会社を休むのかを分かるように書くことです。
例えば、「本日、休暇をいただきます」や「【欠勤連絡】〇/〇 休暇をいただきます」などと書くと、件名を見ただけでいつ休むのかがはっきりと分かります。
上司が忙しく、メールの件名だけしか見ることができない場面も想定し、件名だけで勤怠連絡であることが分かるように心がけましょう。
休暇理由と次の出勤予定を書く
本文中には、休暇理由と次回の出勤日を記載します。
休暇中の業務割り振りを考える上司にとっては、なぜ休暇を取得するのか、次はいつ出勤できるのかについては、必ず知っておきたい項目です。
休暇理由について詳細に伝える必要はなく、体調不調や私用のためといった書き方でもかまいませんが、大まかな休暇理由は伝えるようにしましょう。
そして、次回の出勤日については、予定でかまわないので必ず伝えるようにしましょう。
引き継ぎ事項を明記する
勤怠連絡のメールの本文中には、必ず引き継ぎ事項を明記しましょう。
当日欠勤や遅刻の場合は、その日の予定や対応が必要な業務について明記し、業務への支障を最小限に抑えるようにしましょう。
あらかじめ決まっていた休暇の場合は、休暇取得前に引き継ぎを済ませ、勤怠連絡メールには、誰に何の仕事を引き継いだのか書いておきましょう。
緊急時の連絡方法を記載する
勤怠連絡のメールには、緊急時の連絡方法について書いておくとよいでしょう。
体調不良で病院に行くなど、電話に出られない事情がある場合は、緊急時の連絡についてもメールでお願いしたほうがスムーズに緊急時の連絡を取ることができるでしょう。
勤怠連絡をメールでする際の注意点
勤怠連絡をメールでおこなう場合、早急に連絡することや必要な人に情報が行き届くようにすることが重要です。
勤怠連絡をメールでおこなう際の注意点について知っておきましょう。
なるべく早く送信する
会社を休んだり遅刻する事情が発生したらすぐに勤怠連絡のメールを送信しましょう。
始業時間ギリギリに勤怠連絡のメールを送ってしまうと、業務のフォロー体制が整わない可能性が高いです。
また、電話と違い、メールはすぐに気づかれない可能性もあるので、始業時間まで余裕のある時間に送るほうがよいでしょう。
余裕がない場合は、電話が可能であれば電話をすることも検討してください。
分かりやすく手短な文章を心がける
勤怠連絡メール作成のポイントにも通ずる部分ですが、勤怠連絡をメールでおこなう際は分かりやすく手短な文章を心がけましょう。
上司が知りたい情報は、いつからいつまで休むのか、引き継ぎ事項はどうなっているのかという点です。
欠勤理由や謝罪の文章を長々と書くのではなく、仕事に必要な情報を端的に書くようにしましょう。
宛先に配慮する
業務内容によっては、上司だけでなく同僚や他部署の社員にも休暇を伝える必要がある場面も出てきます。
メールの宛先に配慮し、休暇や引き継ぎ事項が必要な人に行き渡るようにしましょう。
電話やメールに代わる勤怠連絡の方法とは？
電話やメールに代わる勤怠連絡ツールとして、チャットを利用した勤怠連絡が有効です。
メールでの勤怠連絡よりチャットでの勤怠連絡が優れている点について解説します。
勤怠連絡メールにはないチャットの利点：電話やメールより手間が少ない
慣習化しており気づきにくいですが、電話やメールでの勤怠連絡には手間が多いです。
例えば、電話で勤怠連絡をする場合、出てもらうまで電話をかけ続ける必要がありますし、電話に出る側は時間を奪われしまいます。
また、テレワークや担当者の不在時には伝言になってしまうなど、状況によっては連絡さえままならないこともあるでしょう。
メールでの勤怠連絡は、簡潔に要件を伝える必要がある一方、ビジネスマナーとして文頭や文末の挨拶を省くことができなかったり、宛先をいちいち選択する必要があるなど、送信に手間がかかります。
それは、メールを確認する側にとっても同じであり、返信に手間がかかりますし、複数回やりとりが発生した場合には、すべてのやりとりを把握するのが大変になります。
その点、ビジネスチャットで勤怠連絡をすれば、内容を簡単に確認することができ、電話やメールより手間が少なくて済みます。
勤怠連絡メールにはないチャットの利点：簡潔な文章でやりとりができる
チャットの優れている点として、メールより簡潔な文章でやりとりができるという点が挙げられます。
勤怠連絡において重要なのは、いつからいつまで休むのか、引き継ぎ事項はどうなっているのかという点です。
チャットでは、メールと違い、文頭や文末の挨拶を必要としないため、要件のみを伝えるのに適しています。
勤怠連絡は、最終的には、出勤か欠勤かさえわかればいいという内容でしかないので簡潔で済むならば、簡略化したほうが効率的です。
勤怠連絡メールにはないチャットの利点：複数人とのやりとりが簡単
チャットの場合、グループチャット内に勤怠連絡をおこなえば簡単に複数人に勤怠連絡をおこなうことができます。
メールと違い、宛先をいちいち選ぶという手間は発生しないため、よりスピーディーに勤怠連絡をおこなうことができます。
誤送信による引き継ぎ事項の情報漏洩のリスクを考えても、複数人とのやりとりにはメールよりチャットのほうが優れているでしょう。
また、欠勤連絡用のチャットグループを作成しておけば、部署内での確認や勤怠連絡の確認や共有も効率的におこなえます。
勤怠連絡メールにはないチャットの利点：やりとりが見返しやすい
チャットでの場合、リアルな会話のようなやりとりが可能になるため、引き継ぎ事項や業務のフォローなどのやりとりが見返しやすいというメリットがあります。
メールの場合は、複数人とのやりとりは分かりづらく、内容が整理しにくい傾向にあります。
引き継ぎを確実におこなうためにも、勤怠連絡はチャットでおこなうほうが効率的だといえます。
出社したら確認や対応してほしいことなども、チャットで送信しておけば確認しやすいので、欠勤時に何が起きたか、出社したら何をすべきか把握しやすくなります。
また、タスク管理機能があるChatworkのようなビジネスチャットを利用すれば、確認してほしいことや連絡事項をタスクかして置き、出社後にまとめて確認をお願いすることも効果的です。
勤怠連絡はメールでなくチャットで簡略化！
勤怠連絡において重要なのは、早急に連絡することと休暇期間や引き継ぎ事項を簡潔に伝えることです。
電話やメールでの勤怠連絡の手間を省き、勤怠連絡をスピーディーにおこなうためにも、チャットでの勤怠連絡をするほうが効率的でしょう。
ビジネスチャットの「Chatwork」では、チャットで勤怠連絡をスピーディーにできるほか、ファイルの送受信機能やタスク管理機能が備わっており、業務の引き継ぎにも便利です。
勤怠連絡を簡略化するためにも、Chatworkの導入をご検討ください。
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