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業務報告メールとは？終了・開始報告の正しい書き方とポイントを解説
目次
業務報告メールが、テレワークの普及や遠方の社員の勤怠状態や業務内容を把握するために、利用される機会は増えてきたことでしょう。
会議や業務の進捗状況の報告だけでなく、業務の終了や開始をメールで報告することを求める企業もあります。
なぜ業務報告メールが必要とされるのか、業務報告をメールでする場合のポイントやどのような業務報告の仕方が正しいのかを考えていきましょう。
業務報告メールが求められる理由とは？
業務報告メールが求められる理由として、主に次の3つが挙げられます。
- 業務の開始や終了時間を管理する
- 日々の業務内容を管理する、客観的に見直す
- 社員同士で業務の進捗状況を共有する
以前までは社内のタイムカードなどで勤務時間を管理していたものの、テレワークの普及により、これまでとは異なる方法での管理が必要になった企業が業務報告メールを取り入れた場合もあるでしょう。
また、業務報告をすることで、自分の業務を客観的に見直すことにつなげるために業務報告をメールで求められる場合もあるかもしれません。
業務報告をメールでして、社員同士で業務の進捗状況の共有や各社員の進捗管理を目的として、業務報告メールを採用していることもあり、多くの場合で業務報告メールは管理の手段として利用されていると考えられます。
業務報告メールを作成する際のポイント
業務報告メールを作成する際、具体的にどのようなことを意識すればよいのかを見ていきましょう。
口頭とメールのどちらが適切か判断する
メールは履歴が残るため後から見直せるというメリットがありますが、上司から急いで報告するよう言われている場合や、緊急時やトラブルが発生した場合はメールよりも電話のほうが適切でしょう。
そのため、業務報告をする前に、まずは口頭とメールのどちらが適切か判断することが重要です。
正しい敬語を使用する
メールの場合は、たとえ社員同士の場合でも、定型句といわれるような文言を挿入することが一般的です。
たとえば、社内メールの最初には「お疲れ様です」を使い、最後には「よろしくお願いいたします」を使うことが多いでしょう。
そのほかにも、自分が所属する部署と名前を必ず名乗り、上司や部下などの送る相手に合わせてどのような敬語を使うのが適切かを考えることがメールの場合は求められます。
件名を見れば内容がわかるようにする
件名を見ても何のメールかよくわからない場合は、メールの開封が後回しになってしまう可能性があります。
件名だけでメールの大体の内容が伝わるよう、業務報告であれば「〇〇に関するご報告」といった文言を使う必要があるでしょう。
また、特に重要なメールには「重要」や「至急」などと件名にひと言付け加えたほうが重要度が伝る工夫をするといいかもしれません。
内容は簡潔にする
どんな業務報告メールでも、読んだ後に「結局何を報告したかったんだろう？」と思われないよう、内容を簡潔にまとめることが大切です。
メールを送った目的を最初に記載したり、業務報告内容を箇条書きでまとめたりするなど、読む人の負担が軽減するような工夫をしましょう。
業務報告メールの種類
業務報告メールの例として、業務開始報告メールや業務報告終了メールが挙げられますが、それ以外にはどのような業務報告メールの種類があるのか見ていきましょう。
会議報告メール
会議報告メールは、会議に参加した人の参加していない人の両方に、議事録として送ることが多いメールです。
メールを読んだだけで会議に参加しなかった人も理解できるよう、次のような事項についてわかりやすくまとめる必要があります。
- 会議の議題
- 開催日時、場所
- 参加者
- 決定事項
- 今後の宿題や担当者、締め切り
話し合った内容を記載するだけでなく、今後やらなくてはいけないことと、それを担当する社員、締め切りなどを記載し、今後の方針を明確にするとよりよいでしょう。
進捗報告メール
進捗報告メールは、自分が担当する業務の進捗状況について上司や同僚に共有するメールです。
業界や職種によって報告の仕方はさまざまですが、主に次のような事項についてわかりやすくまとめる必要があります。
- いつの報告なのか（◯月分、◯月◯日分など）
- 目標と達成率
- その達成率になった要因
- 今後の方針
目標と達成率さえ記載すれば問題ない場合もありますが、達成率が特に良かった場合や悪かった場合は、そのような結果になった要因を記載しておくと、ほかの社員が今後の業務の優先順位や方針を決めやすくなるでしょう。
業務開始報告メールの書き方
業務開始報告メールは、必要な情報を簡潔に伝えることが何よりも重要であり、次のようなメールであれば問題なく伝わるでしょう。
お疲れ様です。
ただ今より業務を開始いたします。
本日もよろしくお願いいたします。
業務開始を報告するだけであれば、場合によってはメールの本文を記載せずに、件名だけを記載すればよい場合もあります。
業務終了報告メールの書き方
必要な情報が簡潔に伝わることが重要である点は、業務開始報告メールと同じですが、業務終了報告メールではその日におこなった業務を簡単にまとめる場合もあります。
たとえば、次のようなメールを作成するとよいでしょう。
お疲れ様です。
ただ今、業務を終了しました。
本日は以下の業務を実施しました。
・〇〇
・〇〇
・〇〇
よろしくお願いいたします。
具体的な業務内容は別のメールで報告したり、社内システムに入力したりする場合は、業務開始メールと同様に件名だけでよい場合もあります。
業務報告をメールでするのはデメリットも多い
業務報告をメールですることが適切というわけでもありません。
メールでは定型句を挿入する必要があるほか、上司や部下に対する適切な言葉遣いなどを考える必要があり、簡単な内容であっても作成に時間が取れてしまうからです。
また、メールは件名と本文のふたつから構成されるため、作成時には件名と本文の両方の書き方が適切かどうかチェックしてから送信する必要があります。
宛先の設定や誤送信に注意する必要もありますが、そのほかの業務に関わるメールに埋もれて見落とされてしまう可能性も高くなるでしょう。
社員数が多い場合は、管理や確認するのもメールの場合は手間であり、業務開始や終了のメールの確認だけでも多くの時間が必要になるかもしれません。
こうしたメール作成や確認の手間を考慮すると、メールよりも迅速かつ簡単にやりとりができる「ビジネスチャット」が業務報告には適しているといえるでしょう。
業務報告はメールよりもビジネスチャットが効率的
業務報告の目的として、勤務時間の管理や、業務内容の振り返りによる改善、進捗状況の共有による業務の効率化などが挙げられますが、限られた時間のなかで業務をおこなう方にとって、業務報告はメールではなく手段を見直し効率化することが重要になってきます。
ビジネスチャットの「Chatwork」を利用すれば、メールで使われるような定型句を挿入する手間を省き、作成や確認を効率化することができます。
Chatworkはタスク管理やWeb会議機能、ファイル共有機能があり、あらゆる業務に関わる報告や情報共有に適したツールです。
また、業務報告だけでなく、業務開始や終了の連絡、会議の議事録の共有、進捗確認などこれまでメールでおこなっていた部分を、Chatworkに置き換えることでコミュニケーションの円滑化や活性化につながるでしょう。
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