会社に電話する適切な時間帯は?避けたい時間帯や考えるべき理由を解説

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目次

電話は、会社の連絡や取引先との連絡など多く利用されているコミュニケーション手段です。

しかし、会社に電話する時間やタイミングに注意する必要があり、思いついたタイミングで電話をかけてよいというわけではありません。

また、会社への電話は時間帯によっては、失礼な対応につながる場合もあります。

どのような時間帯に電話をかけるのは避けるべきなのかを理解して、配慮する必要があるでしょう。

会社に電話する適切な時間帯や会社に電話する時間を注意すべき理由を解説します。

会社に電話する時間を考えるべき理由

電話というコミュニケーション手段を使う際には、相手の負担にならない時間帯を選ぶ必要があります。

電話は相手の時間を奪ってしまう部分が少なからずある手段でもあるからです。

会社に電話する時間を考えるべき理由を見ていきましょう。

印象を悪くしないため

電話がかかってきた相手は、業務の手を止めて電話対応しなければいけません。

電話対応には、仕事の進行と心理面の両方から負担がかかるため、相手にとってもストレスにつながるのです。

場合によっては印象が悪くなってしまい、忙しい時間帯に電話をしてしまうと「常識がない会社」と認識される可能性があります。

次回の取引で契約されない可能性もないとはいえないので、気づかないうちに相手との溝を深める原因になる可能性もあるでしょう。

会社に電話する時間を考えるべき理由には、取引先からの印象を悪くしないように、会社の評判や信用を守るためにも大切です。

仕事のやりとりから発生する負担を避けるため

会社に電話する時間帯を考えないと、相手の仕事を妨げる要因につながります。

営業時間外に電話をかける行為は、基本的にはマナー違反になることが多いといえます。

営業時間が終了したあとに電話をかけてしまうと、担当者が帰宅準備をしているタイミングで電話対応が必要になる可能性もあるかもしれません。

仕事の片付けを済ませている場合、再度PCを立ち上げて処理する手間がかかる可能性もあるでしょう。

また、電話対応の結果、仕事の処理をしなければ帰れない状況になるかもしれません。

相手の担当者だけでなく、自分たちの残業時間が増える原因にもつながる場合もあります。

会社に電話をする時間帯を考える理由には、お互いのコミュニケーションコストや仕事にかかる負担を避けて、相手に配慮する姿勢が必要なことがあげられます。

会社に電話する時間:基本は営業時間内

緊急時をのぞき、営業時間外に電話をかける行為は、基本的には避けることがマナーですので、営業時間内に電話をすることは意識しておくといいでしょう。

  • 仕事の準備をしている可能性がある
  • 不在の可能性が高い
  • 業務連絡や報告のやりとりをしている可能性がある

営業時間外に電話をかけると、そもそも相手が不在の可能性も高くなりますし、始業前であれば準備をしているかもしれませんし、終業後であれば残業をしていて電話に出る余裕がない状態かもしれません。

営業時間外は、対応する必要のない時間帯、業務をする必要のない時間帯であるともいえる時間ですので、営業時間外に電話をすることは非常識と考えることもできます。

また、営業時間内であっても電話をする時間やタイミングに配慮する必要性があるでしょう。

始業直後や終業間際や昼休憩の時間などは、相手の迷惑になる可能性が高いので営業時間内といえど電話をすることは控えたほうがいいでしょう。

会社に電話する時間:避けるべき時間帯

会社によって細かい時間帯は変わりますが、緊急時以外に電話を避けたい時間帯は、以下のとおりです。

  • 営業時間外(開始時間の前、営業終了後)
  • 休憩時間(昼休憩など)
  • 営業時間の開始直後、終了の間際(営業開始と終了時間の1時間前後)

自社と取引先の営業時間が同じとは限らないため、事前に把握しておくことが大切です。

会社の営業日や担当者が不在になる日時を事前に共有しておくことができれば、業務の進行や連絡がスムーズになるでしょう。

また、取引先が忙しくなる時間帯の電話は、緊急時以外は避けるのが無難でしょう。

相手の立場になって配慮することで、電話対応でのトラブルを避けられます。

営業時間外や忙しい時間帯、休憩時間などは、会社への電話を避ける時間帯と覚えておきましょう。

会社に電話する時間で迷惑を生まないための対策

お互いの業務を妨げないためにも、電話確認が必要な場面では、電話する時間帯に対しての配慮が必要です。

企業であらかじめ社員に向けて、電話対応に関する教育が求められます。

会社に電話する時間によって迷惑を生まないためにできる対策について考えていきましょう。

営業時間を取引先に聞いておく

定期的に電話で交流がある会社には、取引先の営業時間や休憩時間、休業日などの情報をあらかじめ聞いておき、部署内で共有しましょう。

今後の取引を継続的に実施する配慮につながるだけでなく、電話対応のマナーが守れて、お互いのコミュニケーションコスト削減につながります。

部署内で情報共有するためにも、各会社の営業時間をデータ化してまとめておくとよいかもしれません。

担当者によっては、メールの文末に営業時間が記載されている場合もあります。

営業時間や営業日がわからないときは、事前に担当者に日時を聞いておくことで、電話する時間帯に配慮できる対策につながるのです。

社内で電話に対するルールを設けて共有する

取引先や顧客に失礼がないように、電話のルールを明確にしておくとトラブルを予防できます。

新入社員の教育に使うためにも、電話対応のマニュアルを作成しておき、データで共有して管理すると便利です。

また、どうしても営業時間外に電話をする必要があるときは、相手にお礼やお詫びの一言を添えて話すことがマナーになります。

電話対応のルールを社内共有しておくことで、会社の一員として良識のある電話対応ができる対策につながります。

ビジネスチャットでやりとりする

コミュニケーションコストの削減につながるビジネスチャットは、メールに比べると情報交換の流れが早い点が便利です。

業務連絡のやりとりがチャット式で表示されて読みやすいなど、業務のやりとりを時短ができる機能があるため、お互いの労働時間を奪わない対策にもつながります。

電話やメールは、担当者の不在で確認にタイムラグが発生することがありますが、ビジネスチャットでは、通知機能の設定で連絡に気づくのが早くなるメリットもあるでしょう。

営業時間外に電話することを避ける対策には、ビジネスチャットを導入して業務のやりとりを効率化させる方法も効果的でしょう。

また、ビジネスチャットは即時対応を求めない連絡手段としても使えますので、相手の時間を一方的に奪わないで済むので、気軽なコミュニケーション手段として活用しやすいでしょう。

会社に電話する時間は限られている

電話は担当者と直接会話ができる便利なツールですが、電話をかける時間帯は営業時間内にするなど、マナーを守ることが基本です。

会社に電話する時間を考えるべき理由には、取引先からの印象を悪くしないことや、仕事にかかる負担を避けることがあげられます。

会社に電話する時間帯は限られているため、ビジネスチャットを導入して業務のやりとりを効率化させる方法を利用するといいでしょう。

電話に加えて、ビジネスチャットを使うことで情報交換の流れがスムーズになり、取引先とのコミュニケーションコストを削減しながら、円滑に業務連絡のやりとりを進められます。

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