会社の連絡網は必要？会社の連絡網の作成手順と連絡方法

地震や台風などの自然災害や、社内での重大な問題が発生したときなどは、会社の連絡網を使って社員に連絡を取る企業は多いでしょう。

会社の連絡網を作るときには、自社に合った連絡手段も選ぶことが大切です。

また、連絡網の使用条件や記載事項、連絡や集計のフローなどを事前にしっかりと決めておくことで必要なときに連絡網を機能させることができます。

会社の連絡網の必要性や基本的な作成手順、会社の連絡網の連絡手段について考えていきましょう。

会社の連絡網の必要性とは

連絡網とは、あらかじめ連絡先や連絡経路を定めておくつながりのことを指します。

会社の連絡網は、地震や台風、豪雨などの自然災害や、社内のシステムトラブルや事故などの重大な問題が発生したときに使われます。

このような重大な情報をいち早く社員に伝達することで、災害の被害を最小限に抑えたり、二次被害の発生を防ぐことにつながります。

また、あらかじめ連絡経路を定めておくことで、トラブルが発生したときにもスムーズに連絡を取ることができ、情報の伝達漏れを防ぐことやBCP対策の一環として考えることもできます。

会社の連絡網の連絡手段は？

会社で連絡網を作成する場合、連絡手段に何を使用するかによって、情報の伝達スピードや手間が変わってきます。

会社の連絡網の連絡手段として考えられるのは、電話、メール、ビジネスチャット、SNSなどでしょう。

それぞれの特性や連絡網の連絡手段としての適性について見ていきましょう。

連絡網の連絡手段：電話の特徴

多くの人が会社の連絡網の連絡手段として思いつくのが電話ではないでしょうか。

電話での連絡は、口頭で状況を伝えられたり、その場で双方向のやりとりができるため、詳細な情報を伝えたり、すぐに返事がほしいときには有効的な手段です。

その一方、相手が電話に出なければもう一度かけ直す必要があったり、話した内容が残らないため、内容を忘れてしまう、誤解が起きてしまう可能性があります。

また、複数人と同時にやりとりすることができないため、情報伝達のスピードが遅くなり、多くの手間がかかるという問題もあります。

ほかにも、災害時には電話はつながりにくくなりやすい点や、個人の携帯電話の番号を連絡網に記載することに対して、個人情報保護の観点から配慮が必要といった課題もあります。

連絡網の連絡手段：メールの特徴

会社の連絡網の連絡手段として考えられるのはメールです。

メールを使用した場合、文書として残るため正確な情報伝達がおこないやすく、一斉送信機能を使えば、同時に複数人に情報伝達をすることができ、電話に比べて送信の手間がかかりません。

一方で、メールの場合はすぐに気づかれないことがある点や、やりとりが複数回になったときに見返すのが難しいこと、返事の集計が大変である、災害時にはメールの送信や受信にラグが生じることなどが、デメリットとして考えられます。

連絡網としてメールを使う場合は、件名を目立たせてほかのメールに埋もれないように工夫するなど、普段から訓練メールを送って、連絡網として機能するかを確認する必要があります。

メールと安否確認システムと組み合わせて使うことで、災害時の安否確認の集計をしやすくするという方法も考えられます。

連絡網の連絡手段：ビジネスチャットの特徴

ビジネスチャットを会社の連絡網の連絡手段として活用することもできます。

グループチャットを使えば社員に一斉連絡をすることができますし、メールと違ってやりとりの流れがつかみやすいため、災害などで変化する状況に合わせてリアルタイムでコミュニケーションを取ることができます。

また、サービスによってはタスク管理機能が備わっているため、返信や確認完了をタスク化することで、未確認の社員を把握しやすいという特徴もあります。

一方で、災害などで通信状況が不安定な場合、電話やメールと同様に連絡がしにくくなる点も否定はできません。

連絡網の連絡手段：SNSの特徴

SNSのメッセージ機能を連絡手段としている会社も多いでしょう。

既読機能が備わっているSNSもあり、災害時に安否だけでも確認したいというときには役に立ちます。

一方で、ビジネス用ではないSNSでは、セキュリティ対策が不十分な場合があり、社内の重要な情報を発信する可能性がある連絡網の連絡手段としてはセキュリティ上不安が残ります。

また、SNSもメールやビジネスチャットと同様にインターネット回線による影響で利用ができない場合もありますので、災害などの際は通信が不安定になる可能性はあります。

個人のSNSのビジネス理由や会社の連絡網に記載することは、個人情報保護の観点や情報セキュリティ面からも好ましくない部分があり、どうしてもSNSを使う場合は、電話やメール、ビジネスチャットでの連絡が取れない場合の第二、第三の手段として考えておくてのが無難かもしれません。

会社の連絡網の作成手順

実際に会社の連絡網を作成するにはどうしたらいいのでしょうか。

会社の連絡網の作成手順について見ていきましょう。

使用条件を決める

まずは、連絡網を使用する条件を決める必要があります。

例えば、自然災害や感染症の流行といった外部的要因のものについては、「震度〇以上の地震が発生したら」「緊急事態宣言が発令されたら」といった明確な基準を定めます。

自社のトラブルを伝達するときには、どのようなトラブルが発生したら連絡網を使うと事前に決めておくことも必要ですが、ときには予想しない事故やトラブルが発生する可能性もあります。

そのようなときは、その部署の責任者が連絡網を使うべきか判断しなければいけません。

トラブルに備えて、連絡網を使う判断をする責任者が誰なのかを事前に決めておくと、いち早く連絡を回すことができるでしょう。

記載事項を決める

次に、連絡網に記載する項目を決めます。

記載する例としては、

などが考えられますが、個人情報保護の観点からも、必要最小限の情報にとどめる必要があります。

ビジネスチャットを連絡網の連絡手段として使う場合は、連絡経路さえ分かっていればすぐに連絡網として活用でき、個人情報保護の観点からも安心です。

連絡・集計のフローを決める

記載事項が決まったら、連絡と集計の経路を決めておきます。

通常、電話での連絡網では、上司から部下といった「上から下」に向かって連絡を取っていき、最後に連絡が取れたかどうかの報告を上司におこなうといったやり方が多いでしょう。

このような連絡をおこなう場合、連絡が取れないときのことを考えて「10分以上折り返しがなければ次の人に連絡する」などといったルールを定めておくことも必要です。

また、メールの一斉送信を使った連絡の場合、返信先を分かりやすくするなど、集計がしやすくなるような工夫が必要です。

社員に周知する

会社の連絡網を作る際に一番重要なのが、社員に周知徹底を図ることです。

連絡網を作っていても社員が把握してないと、いざというときに機能せず、連絡網が形骸化してしまいます。

連絡網の使用条件や連絡経路、保管方法などのルールを策定し、社員に周知することを忘れないようにしましょう。

また、連絡網の保管方法についても、災害によるサーバーダウンや停電といった事態を考え、クラウド上、ローカル上、紙での保管といった複数の保管方法を考えましょう。

定期的に訓練をおこない、連絡網が機能するかどうかを確認することも大切です。

会社の連絡網にChatworkを活用しよう

会社の連絡網は、災害時や社内の重大なトラブルの発生時などに、いち早く社員に情報伝達をするために必要です。

いち早く正確な情報を伝達するためには、電話やメールよりも、手間がかからず集計もおこないやすいビジネスチャットが効果的です。

ビジネスチャットの「Chatwork」では、グループチャットを使って多くの社員にスピーディーな情報伝達をおこなうことができます。

また、タスク管理機能を使えば回答未了者がすぐに分かり、安否確認などの集計にも役立ちます。

セキュリティも強固であることやプライバシーの観点から、個人の携帯電話の番号やSNSのアカウントを教えたくないという社員にとっても安心できるシステムです。

会社の連絡網や情報伝達手段にChatworkを活用してみてはいかがでしょうか。

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