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社内電話のかけ方や社内電話のマナーとは？社内電話の使い方と必要性
目次
社内電話は、多くの企業に導入されており、今でも社内の連絡手段として使っている会社も少なくはないでしょう。
同じ会社内であっても、社外にかける電話と同様に、社内電話にもマナーが必要とされています。
個人がスマートフォンを所有し、コミュニケーションツールが多様化しているなかで、社内電話をかける際のマナーやかけ方、使い方の例などについて、把握するのは難しくなっているかもしれません。
社内電話のマナーを守ったかけ方や使い方を身につける必要性や、社内電話のマナーを意識し過ぎることで起こる弊害などを理解し、コミュニケーションツール選びの視野を広げましょう。
社内電話とは？
社内電話とは、会社内専用の電話ネットワークでつながっている電話システム、または電話機のことを指し、「ビジネスフォン」「内線」とも呼ばれます。
社内での内線通話はもちろん、一般的な外線電話としての通話や、かかってきた電話を特定の相手に取り次ぐ転送機能があることが特徴です。
社内で通話する場合、外線電話の回線を使用しないので通話料金がかからないというメリットがあります。
電話を主なコミュニケーション手段として利用している会社、電話業務が多い会社などは社内の電話で外部とのやりとりをしつつ、社内電話として利用していることも多いのではないでしょうか。
社内電話のマナーの必要性とは？
社内電話では、同じ会社内であってもマナーが必要とされています。
なぜ社内電話、同じ会社の社員同士の電話であってもマナーを求められるのか、その理由について見ていきましょう。
社会人としての基本として
社内、社外を問わず、ビジネスシーンでマナーを守ることは社会人としての基本です。
お互いにマナーを守っているからこそ、良好な人間関係を築くことができる部分はあるでしょう。
社内電話であっても話している相手の顔が見えないので、言葉づかいや電話をかける時間帯などに対し、十分に配慮する必要があります。
相手を気づかってマナーを守ることは社会人としての基本であり、たとえ社内電話であってもかける際にはマナーが必要と考えられます。
円滑なコミュニケーションのため
同じ会社内の部下や同僚であっても、名前を名乗らない、ぞんざいな話し方をするような人とは、電話でスムーズなやりとりをすることができません。
誰からかかってきたのかわからない電話を取り次ぐことは、電話を受けた相手にとって気分のよいものではありません。
また、ぞんざいな話し方をされることは大きなストレスになります。
お互いにストレスを感じずスムーズなコミュニケーションをとるためにも、社内電話でも最低限のマナーは必要でしょう。
所属する部署のイメージを保つため
社内電話では、話している人の印象によって、所属する部署のイメージが左右されるといっても過言ではありません。
新入社員や後輩がマナーを守った話し方をしていれば、上司や先輩の指導が評価されるかもしれません。
また、マナーを守っている先輩や上司の姿は、新入社員や後輩の目にしっかりと映るので、自然とマナーが身につきやすいでしょう。
社内電話では、話している相手だけではなく、所属する部署全体のイメージを左右することもあるということは意識しておくといいでしょう。
貴重な業務時間を奪っているから
社内電話では、限られた貴重な業務時間を奪われているということを認識しておきましょう。
奪っているのは相手の業務時間だけではなく、自分の業務時間も奪われていることを忘れてはいけません。
相手は多忙である、何かに集中していた途中であったということも考えられます。
貴重な業務時間を割いて、電話に対応してくれていることに対し、感謝の気持ちを持つことで、必然的にマナーを守った対応になるはずです。
社内電話のかけ方・使い方の基本
社内電話のかけ方は、基本的に社外への電話のかけ方と同じですが、社内という慣れに気を緩めることなく、常にマナーや目的意識を持っておくことが大事です。
社内電話のかけ方・使い方の基本のポイントを見ていきましょう。
伝えたい用件をまとめておく
相手に何を伝えたいのかを明確にするためにも、事前に用件をまとめておきましょう。
話す用件をメモなどに書き出し、「見える化」しておくことで、漏れなく端的に伝えることができます。
さらに、相手が質問してくると予想される内容やその回答を挙げておくとよいでしょう。
事前に用件をまとめておくことで、通話にかかるおおよその時間が把握できます。
その結果、電話で本題に入る前に「今、お時間〇分ほどよろしいですか？」と、通話にかかる時間を伝えることもでき、効率的に進めやすいでしょう。
メモを取れる用意をする
日時や場所、数字や名前などを忘れないようにするためにも、手元にメモを用意しておきましょう。
電話の際に、かしこまってメモを用意するのではなく、受話器をあげたら、自然とメモを取ることを習慣づけておくことも大切です。
メモを取ることを習慣づけるためにも、利き手と反対の手で受話器を持つ、相手の話すスピードについていけない場合はカタカナで書くなど、電話対応の回数を重ねて、自分なりの習慣や工夫を身につけておきましょう。
自分の部署と名前を名乗る
相手が電話に出たら、まずは自分の部署と名前を名乗ります。
対面ではなくとも第一印象は大事なので、第一声は明るいトーンで話しましょう。
例：「お疲れ様です。〇〇部の△△と申します。」
「おはようございます。〇〇部の△△と申します。」
名乗る前に挨拶をひと言添えることも、電話をかける際のマナーです。
ただし「ご苦労様です」は、目上の人が目下の人に使う言葉なので、誰が出るかわからない社内電話では使わないようにしましょう。
名前・役職で呼ぶ
役職のある人に取り次いでほしい際は、名前のあとに必ず役職をつけましょう。
例：「〇〇部長はいらっしゃいますでしょうか？」
役職のない人は、「さん」をつけます。
例：「△△さんは、いらっしゃいますか？」
なお、役職のあとに「様」や「殿」をつけるのは、間違った使い方なので気をつけましょう。
用件は端的に伝える
社内電話で話す際は、端的に用件を伝えるように心がけましょう。
社内電話は、通話料こそかかりませんが、時間と給料というコストが発生しています。
無駄なコストをかけないためにも、スマートに内容を伝えることが重要です。
用件を端的に伝えるコツは、最初に結論を話し、そのあとに理由や根拠、詳細を話すことです。
例：
- 先日の件は、私が担当することになりました。（結論）
- その理由は、先方の開発担当者が私の提案を気に入ってくれたからです。（理由）
- 他社と比較して、製造にかかるコストが半分に抑えられる点が決め手になったようです。（根拠）
例のように結論から述べることで、無駄に遠回りせず端的な伝え方ができます。
機転を利かした電話の切り方をする
ビジネス電話では、一般的に電話をかけた方が先に切ることがマナーとされています。
社内電話の場合は、なるべく目上の人が電話を切ったことを確認してから、電話を切るようにしましょう。
しかし、電話を受けた人が新入社員や後輩だった場合、相手もこちらが切るのを待っているかもしれません。
相手もビジネスマナーを考慮して、電話を切るのを待っている場合は、「では、失礼します」とひと言添えて、静かに受話器を置きましょう。
こちらから電話をかけた場合であっても、相手の立場や状況を考慮して、機転を利かした電話の切り方ができることもマナーのひとつです。
社内電話のかけ方・使い方の例と必要性
業務にも社内電話でなく、スマートフォンを利用する機会も増えていますが、社内電話はどのようなときに使われているのでしょうか。
社内電話の使い方の例と利用シーンについて確認していきましょう。
担当者に取り次いでほしいとき
伝えたい用件を担当する人が不明な場合に、担当者を尋ねる例として、社内電話を使うことが挙げられます。
具体的な例としては、担当部署に電話をかけ、「ご担当者様はいらっしゃいますか？」と尋ねて取り次いでもらいます。
ほかにも、会社の受付で、外部から面会に来た人に対し担当者を呼び出す際にも社内電話を使うことが多いでしょう。
社内電話は、担当者が不明な際の取り次ぎや、会社の受付から担当者を呼び出したいときに使う機会も多いです。
外線を転送したいとき
社内電話の使い方として多く用いられるのが、転送機能です。
外部からかかってきた電話を転送するために、社内電話を使う頻度が多いようです。
また、転送機能を利用して、席が離れた席や違うフロアにいる人に社内用件を伝えることもできます。
個人のスマートフォンに電話を転送することもでき、社員同士の距離が遠い部署や、規模の大きな会社では、スマートフォンが普及したなかでも、社内電話が活用されているケースもあります。
緊急度の高い用件を伝えたいとき
伝えたい用件が緊急を要する場合、社内電話を使えば迅速なやりとりができます。
仮に相手が不在であったとしても、社内電話を使うことで、同じ部署内の誰かが代わりに対応してくれる可能性もあります。
緊急度が高く迅速な対応を求めたい場合や、同じ部署内で代わりに対応してほしい場合に社内電話を使うことが考えられるでしょう。
工場などの構内で人を呼び出すとき
社内電話には、「ページング呼び出し」という機能が備わっているものもあります。
電話機のコール音が聞こえないような工場などで人を呼び出したいときに、社内電話を使って外部スピーカーから「〇〇さん、〇〇さん、外線にお電話です。」と呼びかけることができます。
社内電話を使ったページング呼び出しは、工場や倉庫のほか、学校の各教室への呼びかけ、病院などで使われます。
社内電話にもマナーは必要だが弊害もある
社内電話は、社内でのコミュニケーションに特化した便利なツールですが、マナーを意識しすぎることで業務効率が下がらないよう注意が必要です。
事前メモの作成や担当者への取り次ぎに時間がかかり、本来こなすべきタスクがおろそかになってしまっては本末転倒です。
あらゆる情報がデジタル化されているなかで、リアルタイムなやりとりをしながら、画面共有などができない社内電話は、ときには不便だと感じるシーンも多くあるでしょう。
また、社内電話で「のちほどメールにてファイルを送りますので、その際にご説明します」と伝えることで、やりとりが二重三重にもなってしまいコミュニケーションコストが増えてしまいます。
社内電話にすべてを求めすぎるのではなく、目的に合ったコミュニケーションツールを使い分けられることも、ビジネスパーソンとしての能力です。
会社によって社内電話に求められるマナーや役割は異なるでしょうが、社内電話に代わる手段に置き換えることも重要です。
これまで社内電話でおこなっていたコミュニケーションのなかで、メールやビジネスチャットなどのツールの方が適している内容のものがあれば移行を検討する必要があるでしょう。
社内電話の代わりにChatworkを活用しよう
多くの場合で社内コミュニケーションの手段として社内電話が利用されているのであれば、ビジネスチャット「Chatwork」を使うことで、社内電話よりも効率的なコミュニケーションの実現できます。
Chatworkでは、チャットを利用してリアルタイムに近い状態で情報共有をすることが可能です。
また、メッセージや追加されたタスクなどは、記録に残るので、相手が社内にいない場合も後から確認や対応をすることができます。
社内電話が多い、社内コミュニケーションを円滑化したい、業務時間内の無駄や効率の悪さを改善したいのであれば、社内電話との併用や移行にChatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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