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仕事で個人携帯は使いたくない！個人携帯を仕事で使うリスク
目次
外回り中や外出先ですぐに仕事のメールを確認したいとき、個人携帯を使ってしまうという人は多いのではないでしょうか。
ほかにも営業の電話やメールの送信に個人携帯を使っているケースは多く聞かれます。
しかし、仕事で個人携帯を使うことは、情報漏洩などのセキュリティリスクが高く、プライベートとの線引きが難しいとなどとたくさんの問題があります。
個人携帯を仕事で使用するリスクや仕事で個人携帯を使わないようにする方法、仕事で個人携帯を使うほうが適しているケースについても見ていきましょう。
仕事で個人携帯を使いたくない理由
仕事で個人携帯を使いたくないと思っている人は多いでしょう。
その理由としては、通話料などの自己負担があることやプライベートとの線引きが難しいということが挙げられます。
通話料などの自己負担があるから
仕事で携帯電話を使用する場合、通話料や通信料などの費用が発生します。
社用携帯や通話料などの精算のシステムがない場合、通話料などは社員の自己負担となってしまいます。
たった数分の通話であっても毎日のこととなれば大きな負担になってしまいます。
しかし、会社への請求の仕方が分からない、精算のシステムがないという理由から自己負担を仕方なく受け入れている人も多いのが現実です。
プライベートとの線引きが難しいから
仕事で個人携帯を使いたくない理由として、プライベートとの線引きが難しいからというものがあります。
特に、仕事での連絡にSNSのメッセージ機能を使用している場合は、仕事の連絡とプライベートの連絡を同じツールでおこなうことになり、切り替えが難しいことや誤送信などのリスクも考えられます。
また、休暇中や時間外などに仕事の連絡を受ける可能性も高まり、よりプライベートとの線引きが難しくなります。
個人情報を取引先や顧客に教えたくないから
仕事で個人携帯を使いたくない理由の1つは、個人の携帯番号やメールアドレスを取引先や顧客に教えることに抵抗があるというものです。
あくまでも仕事上の付き合いの人に、個人情報を教えることは怖いと考える人も多くいます。
また、個人情報を仕事相手に教えることで、仕事とプライベートの線引きが難しくなってしまうという別の問題にもつながっていきます。
セキュリティリスクがあるから
仕事で個人携帯を使いたくない理由として挙げられるのは、セキュリティリスクがあるからというものです。
これは、仕事の情報を誤ってプライベートの友人などに送ってしまうというものや、逆にプライベートの情報を仕事相手に誤送信してしまうといったトラブルが考えられます。
また、個人携帯は、会社で使用するPCのようにウイルス対策がされているとは限らず、ウイルス感染から情報漏洩が起こるといったケースも想定されます。
仕事で個人携帯を使うほうが適しているケース
仕事で個人携帯を使うほうが適しているケースもあります。
考えられるのは、フリーランスとして働く場合と、会社で「BYOD」が導入されている場合です。
フリーランスとして働く場合
フリーランスとして働く場合、個人所有のPCや携帯電話を使用するほうが適しています。
企業で働く場合と異なり、個人で働くフリーランスでは、わざわざ個人携帯と仕事用の携帯をわけるほうが不便ということもあるでしょう。
また、プライベートのつながりが仕事につながることもあるかもしれません。
このようなケースを考えると、フリーランスとして働く場合は個人携帯を仕事で使うほうが適していると言えるでしょう。
「BYOD」が導入されている場合
ほかに仕事で個人携帯を使用するほうが適しているケースとして、会社が「BYOD」を導入しているという場合が考えられます。
BYODとは、「Bring Your Own Device」の略称であり、日本語では私用デバイスの業務利用と訳されます。
BYODが導入されている企業では、セキュリティの強化や運用ルールの制定を前提条件として、個人携帯を仕事で利用することが許されます。
仕事で個人携帯を使うリスク
仕事で個人携帯を使うことは、情報漏洩のリスクやデータの消失などの危険性が多く存在します。
主に会社側の視点から、仕事で個人携帯を使うリスクについて見ていきましょう。
セキュリティリスクが高い
仕事で個人携帯を使用することは、セキュリティリスクが非常に高くなります。
例えば、メールの誤送信や個人携帯の紛失による情報漏洩、不正なアプリのインストールによるウイルス感染などが考えられます。
ほかにも、メモ代わりに書類の写真を撮ったり、SNSのメッセージ機能を使って仕事のやりとりをするといったことも考えられ、情報漏洩のリスクが高くなります。
労務管理が難しい
個人携帯を仕事で使うことを避けたほうがいい理由のひとつとして、労務管理の難しさが挙げられます。
社員が個人携帯を使って電仕事をした場合、プライベートでの使用時間と仕事での使用時間をわけることが難しく、その結果、労働時間やその分の賃金の発生について正しく算出できなくなってしまいます。
また、個人携帯の場合、決められた労働時間に関係なく使用することができるため、長時間労働にもつながってしまいます。
バックアップが取れない
仕事で個人携帯を使用する場合、バックアップが取れないというのも問題です。
バックアップアプリを入れている社員もいるかもしれませんが、必ずしも社員全員の個人携帯にバックアップの機能があるとは限りません。
バックアップが取れていない状態で個人携帯が故障したり紛失してしまった場合、大事なデータが消えてしまう可能性があります。
社員間でデバイスの性能やセキュリティ意識に差がある
セキュリティ対策やバックアップ機能の有無にも関係しますが、社員が持つ個人携帯は、当然さまざまなデバイスがあり、その性能に差があります。
また、デバイスの差だけではなく、社員それぞれのセキュリティ意識やIT知識もさまざまです。
社員に悪気がなくても、IT知識のなさやデバイスのセキュリティの脆弱性から思わぬトラブルを起こしてしまう可能性もあり、会社の信用問題にも関わってしまいます。
仕事で個人携帯を使わないようにする方法
仕事で個人携帯を使わないようにするにはどうしたらいいのでしょうか。
多くの人が考えるのは、社用携帯の配布でしょう。
しかし、コスト面や機能面からもすべての企業で社用携帯の配布がベストとは限りません。
セキュリティの強化や研修を前提とするBYODの導入や、仕事でのやりとりにビジネス用のコミュニケーションツールを活用するといった方法もあります。
仕事用の携帯を配布する
仕事で個人携帯を使わないようにする方法として一般的なのが、社用携帯を配布することです。
社用携帯があれば、社用携帯を管理するサービスを活用して、セキュリティを高めたりインストールできるアプリを管理するなどして、仕事に適した状態を作り出すことができます。
また、取引先や顧客に個人の電話番号を教える必要もなく、仕事とプライベートの線引きがしやすくなるのもメリットです。
デメリットとしては、社員分の社用携帯を用意するのはコストがかかるという点です。
社用携帯を用意する導入コストだけでなく、毎月の使用量や故障にかかる費用など、長期的な目線で考える必要があります。
また、使用についてルールを明確に決め、私的利用などを防ぐことも重要です。
BYODを導入する
社用携帯の配布以外の方法として、BYODを導入するという方法が考えられます。
BYODは、運用ルールの制定やセキュリティに関する研修をしっかりおこなった上で社員の個人携帯やPCの業務利用を認めるというもので、社員が無許可で個人のデバイスを業務利用する「シャドーIT」を抑制する効果もあります。
BYODでは、個人携帯を使用するリスクを最小限にするために、セキュリティの強化や使用するアプリを厳選するといった対策が必要不可欠です。
BYODには、社用携帯の配布よりコストが抑えられる点、使い慣れたデバイスで仕事ができるといったメリットがあります。
ビジネス用のコミュニケーションツールを使う
ほかには、仕事の連絡を、ビジネス用のコミュニケーションツールに一本化するという方法があります。
ビジネスチャットなどのビジネス用のコミュニケーションツールは、セキュリティ対策が施されており、安心して仕事のやりとりをおこなえるほか、サービスによっては、データ共有機能やタスク管理機能、ビデオ通話機能などが備わっています。
BYODとビジネスチャットを上手く組み合わせれば、セキュリティ面やプライベートとの切り替えの難しさといった個人携帯を使うリスクを最小限に抑えながら、社用携帯よりもコストダウンを目指すことができます。
個人携帯を仕事で使うならChatwork
個人携帯を仕事で使うことは、セキュリティやプライベートとの切り替えの観点など、さまざまなリスクがあります。
社用携帯を使って、完全に個人携帯の業務利用を禁止するか、BYODやビジネス用のコミュニケーションツールを活用して、無許可での個人携帯の業務利用を防ぐ必要があります。
導入しやすい対策として、ビジネスチャットの「Chatwork」の利用が効果的です。
Chatworkでは、チャットをもちいて仕事の連絡をすることができ、データ共有機能やタスク管理機能など、業務効率化に適した機能が備わっています。
また、高水準セキュリティや情報漏洩を防ぐための「機能制限」もあり、安心して組織的に使うことができます。
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