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社内メールに「様」はおかしい？社内メールの敬称のつけ方
目次
直接会ったときや電話のとき、社内の人に「様」や「殿」を付けている人はほとんどいないと思いますが、社内でもメールとなると敬称をどうするかと悩む人も多いかもしれません。
顧客や取引先のような社外へのメールと違って、社内メールの様や敬称についてはそれぞれの会社または個人によって考えが異なることがあります。
社内メールに様や敬称を使う場合のポイントや注意点、社内メールでの敬称に迷ったときの対処法について説明していきます。
社内メールで様はおかしい？
顧客や取引先など社外の人にメールを送る場合は、様などの敬称を使うことがビジネスマナーとして一般的です。
しかし、社内メールに様などの敬称の必要性については、明確な正解やマナーというのはありません。
社内メールの敬称については、「社内の人に様をつけるのはおかしい」と考える人や「社内の人でも敬称を使うべき」と考える人もおり、個人や会社によって考えが異なります。
また、普段「さん付け」や呼び捨てをしているような間柄では、様をつけることで堅苦しく不自然になってしまう場合もあります。
一概に社内メールで「様」を使うことがおかしいとは言えませんが、社内のルールや相手との関係性を踏まえた上で使う必要がありそうです。
社内メールではさん付けや呼び捨てが適切？
社内メールで「さん付け」や呼び捨てをするのが適切かどうかについて考えてみましょう。
直接会うときや電話口で「さん付け」で呼んでいる相手であれば、社内メールで「さん付け」しても問題ないように思います。
しかし、「〇〇部長」というように役職で呼んでいる相手に対して、社内メールでは「さん付け」をするというのは、違和感を覚える人もいるかもしれません。
また、同僚や後輩など普段呼び捨てにするような間柄の場合、メールでは「さん付け」にするという人もいれば、普段どおりに呼び捨てにするという人もいるでしょう。
ほかにも、社内メールであっても、同じ部署の人を指すときには呼び捨て、他部署の人を指すときは「さん付け」と使い分けをする人もいます。
結局、相手との関係性やメールの内容、それぞれの考えによって敬称の使い方は変わるため、社内メールではさん付けや呼び捨てが適切と断言することも難しいでしょう。
相手との関係性やメールの内容によって使い分けをするなどの柔軟性が必要ともいえるかもしれません。
社内メールに様などの敬称を使う場合
社内メールでも敬称を使うことが決まっている、もしくは使うべきと考えている場合、正しい敬称の使い方を知っておきましょう。
相手が役職のある人の場合
〇〇部長、〇〇課長のように役職がある人に対する敬称に使い方は、
- 部署名＋役職＋氏名＋様（さん）
- 部署名＋氏名＋役職
というのが一般的です。
例えば、「総務部 部長 田中様（さん）」または「総務部 田中部長」という書き方になります。
相手が役職のない人の場合
役職がない人に対しては、「部署名＋氏名＋様（さん）」という書き方が一般的です。
また、同じ部署内の人に対するものであれば、「氏名＋様（さん）」という書き方でもいいでしょう。
つまり、「総務部 山田様（さん）」または「山田様（さん）」という書き方になります。
複数人に送信する場合
社内の複数人にメールを送る場合、「皆さま方」という意味をもつ「各位」を使うと便利です。
例えば、「総務部各位」、「ご担当者各位」というように使います。
社内メールで様などの敬称を使う場合の注意点
社内メールで敬称を使う場合、正しく使うためにも注意点を意識しておきましょう。
「様」と「殿」の使い分け
「様」は一般的に広く使われる敬称であり、目上・目下の関係なく使うことができます。
一方、「殿」は、一般的に目上の人から目下の人に対して使われる敬称です。
また、堅苦しい表現になるため、公用文以外で使われることはほとんどありません。
「殿」を使うよほどの理由がない限り、「様」を使うほうがいいでしょう。
敬称でよく見られる間違い
敬称を使う際によく見られる間違いが二重敬語です。
誤った使い方の例として、
- 役職の後に「様」をつける
- 各位様
といったものがあります。
役職や「各位」は敬称のひとつであり、「〜様」という意味が含まれているため、役職や各位の後に様をつけることは二重敬語になり誤った使い方です。
ほかにも、連名の場合に「田中太郎 花子様」のように片方のみに様をつける使い方は間違いです。
この場合は、「田中太郎様 花子様」のように両名ともに様をつけるのが正しい使い方です。
社内メールに限らず、敬称を使うシーンでは間違いをおこさないように覚えておきましょう。
社内メールでの敬称に迷ったら
社内メールの敬称の使い方は明確な正解がなく、判断に迷う人も多いでしょう。
社内メールでの敬称に迷ったら、会社のルールを確認したり、相手の使い方に合わせるといった対処法があります。
また、コミュニケーションツールをメールからビジネスチャットに切り替えれば、敬称に悩む必要がなくなります。
会社でのルールを確認する
社内メールでの敬称に迷ったら、まずは会社内のルールを確認しましょう。
敬称のルールについては会社によって異なることも多いため、特に新入社員や転職者は、上司や先輩に確認し、社内のルールを把握しておきましょう。
相手の使い方に合わせる
同じ会社の中でも人によって敬称の使い方が違うということもあります。
そのときは、相手が「様」を使ってきた場合は自分も「様」を使うというように、相手の使い方に合わせるといいでしょう。
ただし、相手が目上の人の場合、呼び捨てにされたからといって自分も呼び捨てにするのは避けるべきです。
相手との関係性を踏まえた上で、相手の使い方に合わせるようにしましょう。
ビジネスチャットに切り替える
社内メールでの敬称に迷ったら、思い切ってコミュニケーションツールをビジネスチャットに切り替えるという手もあります。
正しい敬称の使い方を知っておくことは社会人として大切ですが、コミュニケーションの内容ではなく、敬称の使い方のような形式的な部分に手間がかかっていては、肝心のコミュニケーションの速度が落ちてしまい、本末転倒です。
ビジネスチャットに切り替えることで、敬称や定型の挨拶など社内メールにかかる手間を省くことができ、社内のコミュニケーションの効率化を図ることができます。
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社内メールの手間をChatworkで解消しよう
社内メールの敬称については、会社や個人の考えによってルールが異なり、明確な正解はありません。
敬称を使う場合でも、二重敬語を使わないなど正しい使い方をしなければいけません。
このようにメールには、敬称の使い方や定型の挨拶、署名などが必要であり、コミュニケーションを取るのに手間がかかります。
社内コミュニケーションにかかる手間を解消するには、ビジネスチャットの「Chatwork」に切り替えることで解決できます。
Chatworkを使えば、リアルな会話のようにコミュニケーションが取れるので、敬称や定型の挨拶が不要となり、よりフランクなコミュニケーションになります。
メールよりもコミュニケーションのスピードが上がるため、社内コミュニケーションの活性化に最適です。
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