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催促メールを上司に送るタイミングと送るときの注意すべきポイント
目次
ビジネスで相手からの返事や対応がない場合、催促メールを送る機会もあるでしょう。
しかし、ときには上司に催促メールを送らなければいけないこともあります。
上司に催促メールは送りにくいとと感じる相手ではありますが、不快感を与えないような配慮や注意すべきポイントを心得ておけば、上司も快く対応してくれるはずです。
上司に催促メールを送るタイミングや送る前に確認すべきこと、催促メール以外のよりよい手段ついても考えてみましょう。
上司への催促メールとは
上司への催促メールとは、上司に対して返事や対応を催促するメールのことをいいます。
催促とは、物事を早くするように要求することですが、催促する相手が上司である場合は、不快感を与えないように配慮する必要があります。
また、催促をメールでする場合は、電話や対面、ビジネスチャットに比べて、スピーディーさに欠けることを認識しておく必要があります。
そのため、上司に限らず催促メールを送る際は、期日までにある程度の余裕を持たせたいところです。
しかし、催促メールを送るタイミングが早すぎると、自分の仕事を早く終わらせたいだけのように捉えられてしまう、急かしている印象を与えてしまうなど、上司への催促をメールでおこなう際は、送るタイミングにも注意しましょう。
催促メールを上司に送るタイミング
催促メールを上司に送るタイミングには、どのようなシーンがあるのでしょうか。
具体的に催促メールを上司に送る必要性がある場合を確認していきましょう。
日程調整の返事を催促するとき
取引先との商談や会議室の予約が必要など、日程を決めなければいけないという理由がある場合に催促メールを送ります。
取引先や顧客など、社外の人との日程調整にかかる時間も踏まえると、催促メールを早めに送ることもよいでしょう。
事前に日程調整に関するメールを送っている場合は、上司にメールを探すための手間をとらせないよう、念のためメールを再送しておきましょう。
上司に催促メールを送る際は、このような配慮も必要です。
仕事の依頼を催促するとき
見積書に対する回答や作成した資料の確認など、なんらかの仕事を依頼したことへの対応がない場合にメールで催促します。
上司からの回答がないと、自分の仕事も進まないので焦る気持ちもありますが、上司に対して責めるような表現をしてはいけません。
上司も多くの仕事を抱えていることを考慮し、状況を伺うような表現や不足はないかなど、上司を気づかう表現を使いましょう。
自分の不快な感情を表に出してしまうと、今後の人間関係に悪い影響を与えかねないので、言葉選びは慎重におこないましょう。
提出物を催促するとき
会社では、年末調整や健康診断など、人事や労務に関する書類を提出する機会があります。
提出書類の中には、法律で公的機関へ提出することが決められている書類もあるので、提出期限を守ることは必須です。
いつまでに提出してほしいのかを明確に記述し、必要であればフォーマットを添付します。
なお、郵送での提出では行き違いの可能性もあるので、行き違いに対するお詫びの一言を添えておくといいでしょう。
出欠を催促するとき
セミナーや会議などの出欠確認がとれない上司に対し、メールで返事を催促します。
会場の予約や資料の準備が必要なためという理由を明記し、いつまでに出欠に対する返事がほしいかを記述しましょう。
日程や場所に関しては前回送ったメールを引用し、上司やスケジュールを確認しやすいような配慮も必要です。
催促メールを上司に送る際に注意すべきポイント
上司に催促メールを送る際は、今後の人間関係に影響が出ないよう、十分に注意する必要があります。
催促メールを上司に送る際に、注意すべきポイントについて見ていきましょう。
午前中に送る
上司への催促メールは、送る時間に配慮しましょう。
午前中に催促メールを送ることで、その日のうちに対応してもらえる可能性が高まります。
終業間際の催促メールは、よほど急ぎの場合を除いて避けたほうがいいでしょう。
催促メールを送ることで、残業をしなければならない事態になりかねませんし、慌てて対応をしなければいけなくなるかもしれません。
そのため、上司に催促メールを送る際は、対応してもらいやすい午前中に送るように心がけましょう。
件名で用件がわかるようにする
上司に催促メールを送るときに限らず、件名を見ただけで内容がわかるような配慮は必要です。
また、メールを開封してもらいやすいように「【ご確認のお願い】」などを冒頭につけましょう。
メールが届いていても、メールを読んで対応してもらわないと、催促メールの意味がありません。
メールの件名には「〇〇見積書のお伺い」など、具体的に記述します。
相手は上司なので、「【要返信】」「【締切厳守】」など、明らかに催促している表現は避けましょう。
送信した日時や返信期限などを記述する
前回送ったメールがある場合は、「〇月〇日にお送りしましたメールについて」と記述しましょう。
送信した日時を記述することで、上司はメールフォルダから該当メールを探しやすくなります。
また、送信した日時からどのくらい時間が空いているかを上司自身が認識することで、対応を急いでくれる可能性もあります。
さらに、返信や対応してほしい期限を明確に設定しましょう。
「なるべく早く」では、人によって「早く」の基準が曖昧なため、上司はタスクの優先度が判断しづらくなってしまいます。
上司への催促メールでも、「今週中に」「〇月〇日〇時までに」のように明確な期限を記載しましょう。
行き違いに対する断りの一文を
催促メールを送るタイミングによっては、行き違いが発生する可能性もあります。
すでに上司は対応してくれたにも関わらず、催促のメールを受けとることは気分のよいことではありません。
特に、郵送や入金においては行き違いが発生しやすいものです。
そのため、行き違いが発生するかもしれないことについて、お詫びの一文を添えましょう。
「本メールと行き違いに、ご対応いただいておりましたらご容赦いただけますと幸いです」のように、丁寧なお詫びの言葉を添えておくことで、仮に行き違いが発生した場合も、上司に不快感を与えません。
対応への配慮や感謝の一言を添える
催促メールの本文で上司に対してお願いする場合、「お忙しいところ恐縮ではございますが」など、上司を配慮するクッション言葉を使いましょう。
クッション言葉は、催促する表現を和らげるためにも有効です。
また、上司は多くの仕事を抱えながら、部下を管理する立場にあることを忘れてはいけません。
ときには失念してしたり、目の前のタスクに集中していることもあります。
そこで、忙しい中でも対応してくれたことへの感謝の言葉を、メールの締めに必ず記述しましょう。
催促メールを送る前に確認すること
上司への催促メールを送る前には、必ずメールの受信フォルダや自分宛ての書類を確認しましょう。
上司からのメールが迷惑メールに振り分けられてしまった、または、ほかのメールに埋もれて見落としているかもしれません。
同様に、ほかの書類に紛れてしまっている可能性もゼロではありません。
また、郵送物や宅配便の場合は、最寄りの支店や営業所に、該当の郵便物や荷物の到着日時がいつなのかを確認してみましょう。
場合によっては、天候や社会情勢により遅延しているのかもしれません。
上司に催促メールを送る前に確認することで重要なのは、返事や対応が遅れているからといって、安易な気持ちで催促メールを送らないことです。
遅れの原因は、まずは自分にあるのではないかを先に確認しましょう。
せめて、同じ部署のメンバーに先に確認をとり、それでも確認がとれなかった場合に、上司への催促メールを送るぐらいの慎重さも必要です。
上司への催促はメール以外の手段も活用すべき
メールは、緊急を要する場合には不向きなツールです。
しかし、催促する相手が上司だと、対面や電話では言い出しにくいと感じる人もいるでしょう。
さらに、以前に送ったメールを引用しようと、送信フォルダから該当のメールを探し出したり、メールの文章を考えたりと、メールを1通送るには手間も時間もかかってしまいます。
また、上司との人間関係がある程度出来上がっている場合は、催促メールに堅苦しい表現を使うのは仰々しくも感じます。
催促メールではなくビジネスチャットを使えば、会話のように柔らかな表現で返事や対応を促すことが可能です。
メッセージが来たことに気づきやすいチャット機能を使えば、スピーディーな対応も可能になり、催促や確認をしたいときにはメールよりもビジネスチャットの方が適しているといえるでしょう。
上司への催促はメールよりもビジネスチャット
上司への催促はメールではなく、「Chatwork」のようなビジネスチャットを代わりに使うことで、手間や時間を大幅に省略できます。
Chatworkを利用すれば、メールとは違い実際の会話やリアルタイムに近いやりとりが可能です。
そのため、上司を責めたてない表現にしつつ急いでほしいという、細かいニュアンスを伝えたいときの文章作りをする必要もありません。
また、上司にタスクを追加して期限を設定することもできるので、わざわざ本文中に「〇月〇日〇時までにご対応をお願いします」と書く圧迫感もありません。
上司への催促メールだけでなく、メールよりも迅速で円滑なコミュニケーションの実現を考えているのであれば、Chatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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