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クッション言葉をメールで使う場合とメールに使えるクッション言葉の例
目次
業務のやりとりに使うツールで上手にコミュニケーションを取るには、クッション言葉を使う方法があげられます。
メールで対応するときは、文字だけでは誤解を生みやすい表現も、クッション言葉を使うことで印象を和らげる効果が期待できます。
仕事でのコミュニケーションを円滑に進めるためにも、クッション言葉をメールで使う必要性やタイミング、メールに使えるクッション言葉の例を解説します。
クッション言葉はメールに必要？
対面で会話を続けるときは、相手の表情や態度からコミュニケーションに関わる情報を補えますが、メールの場合は文字だけでコミュニケーションを図る必要があります。
普通に話すときよりも言葉の意味合いがストレートに伝わりやすいため、相手に誤解を生む表現である場合や相手の受け取り方によって、失礼な言動や印象につながる場合があります。
クッション言葉がメールに必要な理由として、メールの文面の表現を和らげて丁寧な印象で伝える工夫につながり、仕事でのコミュニケーションを円滑に進める意味でも重要になると考えられているからです。
クッション言葉がメールでない場合の影響
クッション言葉を使わないでメールでのやりとりを続けている場合には、どのような影響が考えられるでしょうか。
クッション言葉をメールで使うことで、発生しなかった誤解や問題につながるかもしれません。
作業が円滑に進まない
仕事のやりとりは、人間関係のコミュニケーションが重要になるため、クッション言葉が不足するとスムーズなやりとりが難しくなるリスクを抱えます。
配慮の気持ちが足りないと「コミュニケーションで負担がかかる人」と思われてしまい、業務連絡のやりとりにストレスを感じて作業に支障をきたす可能性もあるのです。
クッション言葉は相手にかかる負担を先読みして伝えられる配慮につながるため、コミュニケーションを活性化させて作業効率化につなげるためにも必要といえるでしょう。
人間関係で揉めごとが起きやすくなる
クッション言葉を入れないとお互いの誤解が生まれやすくなり、コミュニケーション不足が原因で人間関係のトラブルが起きやすくなるリスクを抱えます。
直接対面で話しているわけではなく表情が見えないため、相手の立場に配慮しない言動だと捉えられると感情的になってしまい、意思疎通が難しくなって揉めごとの対応に時間を取られかねません。
お互いが気持ちよく取引を続けるためにも、業務連絡には配慮の気持ちとしてクッション言葉を含める必要性があげられます。
クッション言葉をメールで使うタイミング
仕事のコミュニケーションを円滑にするためにも、さまざまな状況でクッション言葉は役立ちます。
クッション言葉をメールで使うタイミングを見ていきましょう。
作業依頼メールを送る
仕事の依頼は、メールを受け取る側に負担がかかることを考慮して配慮の言葉を添える必要があります。
相手の仕事状況に配慮しないままストレートに依頼をしてしまうと、忙しい時期や状況によっては人間関係で揉める原因につながるからです。
クッション言葉をメールで使うタイミングとしては、社内の従業員に作業依頼メールを送るときがあげられます。
催促メールを送る
スケジュールの前倒しが必要なときや、予定よりも進行が遅れている場合に催促の連絡を入れるときは、メールの文面に配慮の言葉を添えましょう。
また、日ごろの感謝の言葉を伝えるなど、クッション言葉とともに褒め言葉を添えるようにするとコミュニケーション活性化に有効です。
相手の進行が遅れている場合でも、コミュニケーション不足からのトラブルを防ぐために、催促メールはクッション言葉を使うタイミングだと覚えておきましょう。
質問メールを送る
取引先や顧客、上司に仕事の進行で質問が必要なときは、言葉の印象を和らげるためにクッション言葉を添えましょう。
いきなり質問の内容を送信すると、内容によってはストレートに聞こえてしまい、相手に失礼な印象を与える可能性があるからです。
クッション言葉をメールで使うタイミングには、仕事の進行や改善に意見交換が求められる場面で質問メールを送るときが当てはまります。
相談メールを送る
上司に仕事の進め方、仕事に関する悩みをメールで相談したいときもクッション言葉を使いましょう。
忙しい状況や立場に配慮する言葉を添えておくと、仕事の合間を見て上司が部下の相談に乗りやすい状況がつくれます。
クッション言葉をメールで使うタイミングには、出張や会議で職場を離れる機会が多い上司にメールから相談内容に耳を傾けてもらう機会があげられます。
メールに使えるクッション言葉の一例
仕事のメールでコミュニケーション不足からのトラブルを予防するためにも、クッション言葉の一例を頭に入れておきましょう。
メールに使えるクッション言葉の一例を解説します。
意見を伝える・反対するとき
相手の意図とは違う形で返事を伝えなければいけない場合は、下記のクッション言葉を使いましょう。
- 「お言葉を返すようですが」
- 「申し上げにくいのですが」
- 「余計なこととは存じますが」
直接意見を伝えると角が立つときに有効で、相手に配慮している意思が伝わります。
メールに使えるクッション言葉は、何度も使うと失礼につながる可能性があるため、ここぞという場面で適切に使うのが効果的です。
謝罪や断りが必要なとき
相手の希望に添えないときに謝罪や断りの気持ちを伝えたいときは、下記のクッション言葉を使いましょう。
- 「恐れ入りますが」
- 「申し訳ございませんが」
- 「心苦しいのですが」
- 「せっかくですが」
上記の言葉を使うと、ストレートに伝えるよりも相手に柔らかい印象で物事が伝わりやすくなります。
今後も取引先や顧客と良好な関係性を築く上でも重要なコミュニケーションスキルにつながるため、メールに使うクッション言葉の一例として取り入れてみてください。
質問に使うとき
取引先や顧客、上司にメールで質問しなければいけないときは、下記のクッション言葉を使いましょう。
- 「お尋ねしてよろしいでしょうか」
- 「差し支えなければ」
- 「お伺いしたいことがあるのですが」
- 「お教えいただきたいのですが」
いきなり質問の言葉を投げかけると、相手が聞かれたくない内容の場合に失礼な対応につながります。
クッション言葉を添えることで、相手が質問に答えるかどうかを選べる余地が生まれるため、相手に配慮の気持ちが伝わりやすくなるでしょう。
お願いに使うとき
相手に依頼やお願いを伝えるときは、下記のクッション言葉を使いましょう。
- 「お手数をおかけしますが」
- 「ご多忙中とは存じますが」
- 「恐れ入りますが」
- 「可能であれば」
相手にスケジュールの都合で催促が必要なときにも有効活用できて、低姿勢で相手の都合を考えながらお願いの意思が伝えられます。
相手の立場に配慮したクッション言葉をメールに使うことで、相手と自分が譲歩しながらコミュニケーションを円滑に進める方法につながるでしょう。
感謝の気持ちを伝えるとき
相手から褒め言葉を伝えられたときは、下記のクッション言葉を使いましょう。
- 「おかげさまで」
- 「恐れ入ります」
- 「身に余るお言葉ですが（感謝＋断りを入れるとき）」
シンプルに感謝を伝える言葉には「ありがとうございます」とストレートに伝える方法もおすすめです。
感謝の気持ちを伝えるクッション言葉をメールに含めると、謙遜しながらも相手の言葉を受けとめられる方法として活用できます。
メールにクッション言葉を効果的に活用しよう
メールに使えるクッション言葉は、作業依頼や催促、質問や相談メールを送るタイミングに活用できます。
相手に意見を伝えるときや断りが必要な場面、質問やお願いに使うときなど、仕事での意見交換が必要な場面で、相手に配慮の気持ちを伝える形でクッション言葉を添えましょう。
また、メール以外でクッション言葉を仕事に使うコミュニケーションツールには、電話やビジネスチャット、FAXなどがあげられます。
ビジネスチャットの場合は、メールや電話までマナーを意識しなくてもいいかもしれませんが、同じようにクッション言葉を使うと、柔らかい表現で本題を伝えやすくなるでしょう。
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