異動メールを社外に送る必要性と社外に異動メールを送るときのポイント

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目次

異動メールを社外に送ることで、取引先との今後も円滑なコミュニケーションを取りやすくなることが期待できます。

社外への異動メールでは、件名や本文の内容を簡潔にまとめておくと効果的に相手に伝えることができるでしょう。

異動メールを社外に送る必要性を含め、社外に異動メールを送るときのポイントや書き方を解説します。

異動メールを社外に送る必要性

異動することを社外や取引先の担当者に伝えることで、今後の関係性や引き継ぎを進めやすくなります。

異動メールを社外に送る必要性を見ていきましょう。

仕事の調整や心積もりにつながるため

取引先との関係性は仕事ではあるものの、お互いが配慮し合えるコミュニケーションが重要です。

事前に異動メールで担当者が変更になると伝えておくと、相手が新しい担当者に感じる緊張を和らげられて、異動までの期間の心積もりができるでしょう。

  • 前任者が異動するまでに終わらせておきたい仕事を調整できる
  • 後任者に対して引き継ぎの準備が進められる

上記のように、お互いの業務に支障をきたさないための配慮につながる意味でも、異動メールを社外に送る必要性があります。

社外のコミュニケーションを円滑にするため

担当者がいきなり変更になると、相手は不信感やおどろきを感じてしまい「一本連絡を入れてほしい」と思い、場合によっては関係性が悪化しかねません。

本来は対面で異動を報告する配慮が必要になるため、メールでの報告は対面の代わりに時短ができる方法として活用されています。

連絡を入れておくと今後の段取りを話す機会が生まれるため、お互いのコミュニケーションが一方通行にならず失礼にならない意味でも、異動メールを社外に送る必要性があります。

異動メールを社外に送る必要がある例

取引先や顧客と良好な関係性を続けるためにも、事前に異動の報告を連絡する必要があります。

異動メールを社外に送る必要がある例を見ていきましょう。

業務内容に関わる取引先

事業に関わる商品を購入している取引先を始め、業務委託を任せている取引先には、異動メールを送る必要があります。

進行中の仕事について引き継ぎで伝えておきたいこと、不安や心配を感じるポイントがあれば、前任の担当者を通して異動の日時までに話し合って調整を進めておく流れです。

業務内容に関わる取引先には、今後の段取りやスケジュール調整のためにも、異動メールを送る例として連絡を済ませておきましょう。

業務内容に関わる顧客

企業内の問い合わせ対応を始め、顧客と直接やりとりをする業務に関わる方は、担当者の変更を伝えるために異動メールを社外に送る必要があります。

前任の担当者を気に入っている場合など、顧客にとっては担当者が商品やサービス購入の決め手につながっている場合もあるでしょう。

顧客に引き続き会社の商品やサービスを心地よく利用してもらうためにも報告が重要です。

業務内容に関わる顧客は、異動メールを送る例にあげられます。

異動メールを社外に送るときのポイント

相手にとって馴染みのある担当者が変わることは、仕事でのやりとりが引き続き円滑に進むのか不安を感じる面もあります。

相手に配慮するためにも、異動メールを社外に送るときのポイントを見ていきましょう。

後任の担当者から挨拶があることを伝える

異動メールを社外の取引先に送るときは、前任の担当者の報告に加えて後任の担当者から、直接挨拶する代わりにメールを送ることが基本です。

自身の異動を報告するとともに、メールの本文では後任の担当者が別途で挨拶メールを送ると事前に伝えておくと親切でしょう。

異動メールを社外に送るときのポイントとして、後任者から挨拶メールがある旨を伝えておくと、自分がいなくなったあとのコミュニケーションを円滑にする配慮につながります。

異動が決まった時点で早めに伝える

異動の日時まで時間があるときも、早めに伝えておくと取引先に不安を与えずに済みます。

日時によっては難しい場合もありますが、直前に伝えて失礼な対応につながる心配がなくなるメリットもあるでしょう。

事前に予告しておくことで、担当者が交代後もスムーズな流れで仕事の引き継ぎや連絡ができるため、異動メールを社外に送るときのポイントとして押さえておきましょう。

お礼はメールに加えてできれば対面でも伝える

異動の報告をメールで対応すると、お互いの時間を奪わない工夫として役立ちます。

ただ、取引先との関係性によっては、直接挨拶に伺うほうが丁寧な場合もあるでしょう。

対面でお礼を伝える機会があるときは、できる限り口頭でも異動に関する報告と感謝の気持ちを伝えておくと親切な印象を与えます。

異動メールを社外に送ると同時に後日、挨拶に行く旨を伝えておくことがポイントです。

異動メールを社外に送るときの書き方

メールの文章を送るときは、相手に意図を読み取る時間をかけさせない工夫や配慮が大切です。

異動メールを社外に送るときの書き方を見ていきましょう。

件名で異動メールだとわかる書き方で伝える

異動メールを送るときの件名は「異動のお知らせ」など、相手がメールボックスで見過ごさないように配慮しましょう。

業務のやりとりや問い合わせで、日々多くのメールが届いている可能性があるため、結論をわかりやすく件名に含めると本題が伝わりやすくなります。

異動メールを社外に送るときの書き方では、件名に異動の旨を伝える文面を含めると見落としが減って、再度連絡する手間や確認の時間を短縮できるでしょう。

異動先や日時を書く

異動メールの本文には、異動先の部署名と異動の日時を必ず記入しましょう。

本文に記載するときは、自分の名前や「私事ですが~」の文面のあとに「〇月〇日付け」+「異動先の部署名」を記載し、異動することが決まった旨を伝えます。

相手に異動先の部署名や日時を伝えておくと、引き継ぎ後にトラブルがあったときも対応がしやすくなり取引先の安心材料につながります。

お互いに異動までの心積もりをするためにも、異動メールを社外に送るときの書き方として本文に異動先や日時を含めて送りましょう。

感謝の気持ちや今後の抱負を伝える

異動メールを社外に送るときは、付き合いの年数や期間、関係性に関わらず、今までお世話になった感謝の気持ちと今後の抱負を本文に記載しましょう。

  • 仕事の取引を通して学んだ経験や成長エピソードを簡潔に伝える
  • 新しい部署でも、今までの経験を活かして努力を続ける意思を簡潔に伝える

今後の取引を継続する上でもコミュニケーションが円滑に進めやすくなります。

異動メールを社外に送るときの書き方では、後任の担当者との関係性を維持するためにも、感謝やお礼の気持ちを伝えることが重要です。

後任の担当者名や簡単な紹介文を送る

取引先との業務を継続して円滑に進めるためにも、後任の担当者の名前と紹介文を簡単に記載しましょう。

どのような人物なのかがイメージできるだけでなく、後任者の存在を伝えると異動に伴う相手の心理的な負担を減らし、業務の引き継ぎ対応がうまく進んでいるという安心感を与えられるはずです。

後任の担当者に関わる情報は、異動メールを社外に送るときの書き方として必ず含めましょう。

社外への異動の報告はメールよりChatwork

お互いのコミュニケーションを円滑にし今後の関係性を維持するためにも、異動メールを社外に送る必要性があります。

社外への異動の報告メールには、早めに伝えることや後任者からの挨拶メールをお知らせしておく配慮も必要です。

しかし、メールでは相手が連絡を見逃してしまい、電話や対面で確認する二度手間が発生するリスクもあります。

ビジネスチャットを使えば、確実に相手が連絡を確認できるため、社外への異動の報告メールを送るデメリットを解消できるでしょう。

ビジネスチャット「Chatwork」を利用することで、メールよりも気軽なコミュニケーションが実現できます。

社内外のコミュニケーション手段の活性化や見直しを考えているのであれば、メールに代わる連絡手段としてChatworkをご活用ください。

メールとチャットの特性の違いを活かせていますか?

よくあるシーン別メールとチャットの使い分け

「メールの廃止はできないからビジネスチャットは導入できない」「ビジネスチャットを導入したが、メールと使い分けができずごちゃまぜになってしまっている」そんな悩みは、チャットとメールの特性の違いが活かせていないために起きているのかもしれません。

メールとチャットの特性の違いをふまえ、実際の業務シーン別に使い分け方を紹介します。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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