異動メールは社内に送る?異動メールを社内に送る際の書き方とポイント

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目次

社内で異動の報告をメールで伝えておくと、後任者の引き継ぎや異動先での準備が進めやすいメリットがあります。

メールで異動の旨を伝えながら、対面の挨拶とメールでの事前報告の両方を済ませておくと、今後とも社内で交流の機会があるときにコミュニケーションが円滑になるでしょう。

社内での移動メールで伝える内容はどのようなポイントや書き方を参考にすると、効果的な文面になるのでしょうか。

異動メールを社内に送るときの書き方とポイントを解説します。

異動メールを社内に送る必要性は?

事前に異動の報告を耳に挟んでいる社員も多いため、社内で異動メールを送る必要性はないと感じられるかもしれません。

しかし、あらためて異動の報告を伝えることは、今後とも社内のコミュニケーションを円滑に進めるためにも重要です。

異動メールを社内に送る必要性について見ていきましょう。

後任の引き継ぎや準備を進めるため

異動の報告をメール済ませることで、後任者の引き継ぎ準備を進める意識が部署内で高まります。

前任者は異動先の仕事について準備を進められるなど、仕事全体の流れを止めないためにも異動の報告は重要です。

異動メールを社内で送ることは、担当者の変更後も引き続き業務をスムーズに進めるために必要といえます。

社内のコミュニケーションを円滑にするため

対面で話す時間を短縮できるメールは、コミュニケーション活性化の手段として異動の報告にも使えます。

後ほど挨拶に伺う場合も、先にメールでお知らせを済ませておくと、異動先や異動前の部署の方たちに親切な印象が伝わるでしょう。

異動メールを社内に送ることは、お互いが意見交換を交わしながら円滑に業務を進める上で必要になります。

異動メールを社内に送るときのポイント

社内の部署や関わりのある方に異動メールを送るときは、相手に負担をかけない配慮が重要です。

異動メールを社内に送るときのポイントを見ていきましょう。

ポジティブな書き方で簡潔に送る

異動の報告は新しい部署での頑張る姿勢を伝えるためにも、前向きな文面で書くように意識しましょう。

ネガティブな書き方をしないように配慮すると人間関係のトラブルにつながらず、今後の関係性を維持できます。

できる限り読みやすい形で件名と本文をまとめておくことで、受け取った相手が読み進める負担を軽減できて、異動メールを社内に送るときのポイントにつながるのです。

異動が決まったら早めに伝える

異動の報告はできる限り早めの対応を心がけると、仕事を円滑に進められる配慮につながります。

異動先の部署や後任者への引き継ぎを含めて、引き継ぎの作業やスケジュール調整の準備を進める必要があるでしょう。

仕事の対応を引き続きスムーズに進めるためにも、異動が決まった段階で早めに連絡を済ませておくことも、異動メールを社内に送るときのポイントです。

お礼はメールと対面の両方から直接伝える

社内の部署でお世話になった方へ感謝の気持ちを伝えるときは、メールの文面とともに直接ひとりずつ挨拶を済ませておくのがマナーです。

あらためて異動の報告やお礼を直接伝えてもらえると、異動先の部署に行ってから関わるときも、円滑にコミュニケーションが進められます。

異動メールを社内に送るときのポイントとして、対面のお礼とメールの両方から伝えることを忘れないように意識しましょう。

社内への異動メールの送り先

社内に向けて異動をメールで報告する際は、部署内や異動先の部署、業務で関わりのある人物などを送るといいでしょう。

社内への異動メールはどこに送るべきかを見ていきましょう。

異動前の部署

口頭で挨拶する場合も先に異動メールを送っておくと、部署内の引き継ぎ準備ができるだけでなくお互いに心積もりができます。

長年部署で活躍していた方はメールでの報告をきっかけに、異動日までに社員同士であらためて思い出を振り返る会話の機会が生まれるかもしれません。

また、今後とも関わる機会が生まれたときもコミュニケーションが円滑に進められるため、社内への異動メールの送り先は、異動前の部署全員に送りましょう。

異動後の部署

異動の当日に向けて事前に異動先の部署にメールで挨拶を済ませておくと、着任後のコミュニケーションがスムーズになります。

また、メールのやりとりを通して業務に関わる準備が進められるなど、今後の仕事について意見交換する機会につなげられるのです。

相手によい印象をもってもらうためにも、社内への異動メールの送り先は異動先の部署全員に向けて送りましょう。

そのほかの業務で関わる方など

部署で関わりがあった人以外にも、仲のよい同僚や仕事で関わりのある社員には、異動メールで報告を済ませておくとよいでしょう。

プライベートの連絡先を知らない場合もあるため、先にメールで伝えておけば、仕事の関わりで会ったときに直接異動の報告やお礼を再度伝えられるはずです。

社内への異動メールの送り先は、業務で関わりのあった方を始め、仲のよい同僚にも知らせておきましょう。

異動メールを社内に送るときの書き方

対面での挨拶とは別に異動メールを事前に送っておくことで、着任日までに準備体制が整います。

異動メールを社内に送るときの書き方を見ていきましょう。

件名で異動メールだとわかる書き方で伝える

メールの内容は件名で中身を判断して開封するため、一目で異動の報告だとわかるように「異動のご報告」と、件名に書いて送ると相手に届きやすくなります。

業務連絡をメールでやりとりしていると、メールボックスに埋もれて異動メールに気づかないリスクが考えられるからです。

異動メールを社内に送るときの書き方として、件名で異動の報告が伝わるように工夫しましょう。

異動先の部署・日時・後任の担当者名を含める

社内の引き継ぎをスムーズに進めるためにも、前任者の異動先の部署、異動の日時をあらかじめ文面で伝えましょう。

後任の担当者の名前や情報も一緒に伝えておくことで、異動日までに仕事のやりとりに関するスケジュールの調整や話し合いができて円滑に引き継ぎができます。

文面に残る形で書くことで異動先の部署や異動の日時、後任者の情報を再度確認しやすくなるため、異動メールを社内に送るときの書き方として本文に記載しましょう。

感謝の気持ちや今後の抱負を伝える

同じ部署の方に向けて異動メールを送るときも、直接対面で伝える機会とは別に感謝の気持ちや異動後の意気込みをメールで伝えましょう。

本文に数行ほど簡潔に記載しておくことで、受け取った方たちと一人ひとり話す機会が取れないときも、コミュニケーションの助けになって感謝の思いが伝わりやすくなります。

部署での経験を異動先で活かして頑張りたいという抱負を始め、今までのお礼を伝えておく内容は、異動メールを社内に送るときの書き方として覚えておきましょう。

異動先の部署に挨拶文を送る

これから異動する部署の方に向けて、直接挨拶する前にメールで異動の報告を兼ねた挨拶を送りましょう。

異動先の方があらためて日時を確認できるだけでなく、簡単な挨拶や自己紹介を済ませておくことで、着任後のコミュニケーション活性化につながります。

異動メールを社内に送るときの書き方として異動先の部署に挨拶文を送信しておくことで、受け入れる体制を整える準備が進んでスムーズな着任ができるでしょう。

社内への異動連絡はメールよりもChatwork

早めに異動の報告を伝えながら、ポジティブな文面でメールと対面の両方から社内の方にお礼を伝えるのがポイントです。

異動メールを社内に送るときの書き方では、件名や本文に異動の日時や異動先の部署などがわかるように必要事項を簡潔にまとめましょう。

また、メールで報告すると相手に開封してもらえないリスクが考えられるため、メールの代わりになるビジネスチャットでの送信がおすすめです。

ビジネスチャットの「Chatwork」なら、通知機能で確実に内容が届くため、異動メールが相手に見られない可能性を回避できます。

メールよりも気軽にかつスピード感があるコミュニケーションを実現できるChatworkを社内外のコミュニケーションや情報共有の手段としてご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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