年度末の挨拶メールの目的やポイントと年度末メール以外の挨拶方法

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目次

年度末は、取引先や顧客に挨拶をする場面が多いことでしょう。

しかし、いざ年度末に挨拶メールを送ろうとしても、文面が思いつかなかったり、送るタイミングを迷ってしまうこともあるかもしれません。

また、取引先や顧客の数によっては、メール以外の年度末の挨拶方法が適していることもあります。

年度末の挨拶メールの目的やポイントについて解説します。

年度末に挨拶メールを送る目的とは?

年度末に挨拶メールを送る主な目的は、相手に感謝を表し、今後も良好な関係を築きたいという意思を伝えることです。

また、人事異動や転勤などで忙しくなる年度末・年度初めの営業スケジュールなどを伝えるのにも効果的です。

 

1年の感謝を伝えるため

年度末の挨拶メールでは、1年の感謝を伝えることが大きな目的となります。

挨拶をきちんとおこなうことは、ビジネスマナーの基本です。

特に節目となる年度末には、1年間の感謝を表し、今後も一緒に仕事をしていきたいことを伝えるいい機会です。

 

年度末・年度初めの営業スケジュールを伝えるため

年度末の挨拶メールでは、年度末・年度初めの営業スケジュールを伝えるという目的もあります。

年度末・年度初めは、人事異動がある会社も多くバタバタしがちです。

また、年度末・年度初めは、転勤などで担当者がオフィスにいないこともありえます。

担当者が不在の日や担当者が変わる場合は、その予定などを事前に取引先に伝えておくことで、年度末・年度初めのやりとりがスムーズにいきやすくなります。

 

良好な関係を保つため

年度末の挨拶メールは、相手との良好な関係を保つためにも重要です。

1年の節目となる年度末に感謝の意を伝える挨拶メールを送ることで、好印象を残すことができ、来年度以降の良好な関係の構築に役立ちます。

また、転勤などで担当者が変わる場合でも年度末に挨拶メールを送ることで、後任者への引き継ぎをスムーズにおこなうことができます。

 

年度末に挨拶メールを送るタイミング

年度末の挨拶メールを送るタイミングは、年度末から数えて1週間前くらいがいいでしょう。

転勤や引っ越しのために、年度末に有給を取る場合もあります。

せっかく挨拶メールを送るならきちんと読んでもらいたいので、1週間前には挨拶メールを送るのがおすすめです。

また、挨拶メールの相手が社内の人で、年度末・年度初めの出勤状況が分かっている場合は、3日前から年度末の最終営業日の午前中までに送るといいでしょう。

 

年度末の挨拶メールのポイント

年度末の挨拶メールでは、件名を分かりやすくし、具体的なエピソードを盛り込むなど、受け取った人にとって親切で嬉しくなるような内容を心がけることが大切です。

年度末の挨拶メールのポイントについて、具体的に見ていきましょう。

 

件名を分かりやすくする

年度末の挨拶メールは、件名を分かりやすくし、一見して挨拶メールだと分かるようにしましょう。

例えば、「年度末のご挨拶(〇〇株式会社・△△)」「年度末の営業スケジュールについて(〇〇株式会社・△△)」のような感じです。

件名を分かりやすくすることで、ほかのメールに埋もれてメールが読まれないということを防ぐことができます。

 

一斉送信は避ける

年度末の挨拶メールは、なるべく一斉送信は避けるようにしましょう。

一斉送信は、機械的で心がこもっていない印象を相手に与えてしまう可能性があります。

挨拶メールを送る人数が多く、どうしても一斉送信をしないといけない場合は、「一斉送信で失礼します」などと一言添えたり、Bccを使って、送信先のアドレスがお互いに分からないようにするなどの配慮が必要です。

    

具体的なエピソードを盛り込む

年度末の挨拶メールには、相手との具体的なエピソードを盛り込むといいでしょう。

例えば、「〇〇の打ち合わせの際の、△△というお話は大変勉強になりました」などと相手とのこの1年の具体的なエピソードを文中に入れるという感じです。

具体的なエピソードを盛り込むことで、「自分のために挨拶メールを送ってくれた」と相手はうれしい気持ちになり、良好な関係を保つことに効果的です。

年度末の挨拶メール例文:社外編

社外に送る年度末の挨拶メールの例文を見ていきましょう。

件名:年度末のご挨拶(〇〇株式会社・山田)


△△株式会社 営業部 田中様


いつもお世話になっております、〇〇株式会社の山田です。


早いもので、今年度も残すところわずかとなりました。

今年度も格別のご愛顧を賜り、心から御礼申し上げます。


〇△プロジェクト打ち合わせの際に、田中様から教えていただいた「□△」という本は非常に勉強になりました。今でも愛読しております。有益な本を教えていただき、ありがとうございました。


なお、来年度の営業予定および当方の出勤予定は下記のとおりでございます。


■営業予定:3月31日午後5時までの営業、4月1日午後1時より営業開始

■3月31日、4月1日 当方不在


何かとご迷惑をおかけしますが、ご了承のほどお願い申し上げます。


来年度も今年度同様のご厚誼を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。


(メール署名)

年度末の挨拶メール例文:社内編

社内に向けた年度末の挨拶メールの例文を見ていきましょう。

 

件名:年度末のご挨拶(営業部・山田)


佐藤営業部長


お世話になっております、営業部の山田です。


今年度も大変お世話になり、ありがとうございました。


特に今年度は、〇△プロジェクトのマネージャーを任せていただき、チームマネジメントの大変さや重要性をあらためて学ぶことができました。〇△プロジェクトが無事成功に終わったのも、ひとえに佐藤部長のご指導のおかげです。


来年度は今年度以上に成果を出し、マネージャーとしても成長できるよういっそう業務に励む所存です。引き続きご指導ご鞭撻のほどお願いいたします。


佐藤部長におかれましては、新しい年度を迎える支度でお忙しい毎日かと思われますが、ご自愛ください。

直接ご挨拶ができなかったため、メールにて失礼いたします。


(メール署名)

メール以外で年度末に挨拶をする方法

メール以外では、直接出向いたり電話やビジネスチャットを使って年度末の挨拶をする方法もあります。

それぞれ具体的にメール以外の年度末の挨拶方法を見ていきましょう。

 

直接出向いて挨拶する

直接出向いての挨拶は、相手への感謝を表しやすく、相手を大切に思う気持ちがよく伝わる方法です。

一方で、社外の人に対する挨拶では、日程調整や移動時間などの負担が大きいというデメリットもあります。

特に親交が深い取引先や、社内ですぐに会える人であれば直接の挨拶も有効的ですが、挨拶が必要な人数によっては、負担ばかりが大きい挨拶方法となってしまいます。

相手との関係性を考えて、ほかの方法での挨拶と使いわけるのがいいでしょう。

 

電話で挨拶する

  

電話での挨拶は、感情が伝わりやすく、感謝の気持ちを表すのに効果的な方法です。

デメリットとしては、タイミングが合わないと相手にとって負担を与えてしまったり、折り返しの手間が増えることです。

また、年度末は忙しくしている会社も多いため、電話での挨拶に対応する暇がないという人も多いのも事実です。

また、営業スケジュールなどの伝達事項を正確に伝えることが難しいというデメリットもあります。

電話で挨拶をする場合は、何か電話をかける用事があるときに、そのついでに年度末の挨拶をするといった工夫が必要になります。

 

ビジネスチャットを活用する

ビジネスチャットでの挨拶は、メールでのデメリットを解消しつつ、電話や直接の挨拶よりも手間が少ないため特におすすめです。

ビジネスチャットは、メールのような堅苦しい表現が不要なため、相手へ気持ちが伝わりやすく、1年の感謝を伝えるには効果的なツールです。

また、相手によってトークルームが異なるため、メールのような誤送信の心配も少なくなります。

電話や直接での挨拶と違って、相手のタイミングをはからなくていい点も便利です。

 

「Chatwork」で気持ちが伝わる年度末挨拶を

年度末の挨拶は、1年の感謝を伝え、今後の関係を良好に保つために重要です。

年度末の挨拶をする際は、相手との具体的なエピソードを盛り込む工夫をするなど、相手を思う気持ちや感謝を表現するようにしましょう。

年度末の挨拶をするツールとしておすすめなのが、ビジネスチャットの「Chatwork」です。

「Chatwork」では、チャット形式でやりとりをおこなうため、メールのような堅苦しい表現や定型の挨拶が不要になります。

そのため、機械的な挨拶文ではなく、、相手を思う気持ちや感謝の表現がしやすく、より相手に親しみを込めて伝えることが可能です。

また、リアクション機能を活用すれば、文章では伝わりにくい感情を共有することも可能です。

>Chatworkのリアクション機能とは?に関する記事はこちら

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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