電話に出れなかったときの謝罪メールの必要性と適切な書き方

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目次

不在や手が離せない状況などで電話に出れなかったという状況になることはよくあることではあります。

電話に出れなかった際は、こちらに悪気はないにせよ、相手によってはなにかしらかの方法でお詫びをする場合もあるでしょう。

電話での折り返し、謝罪メールなどどのような方法で連絡をとるかに関わらず、「謝罪」の連絡になるので失礼のないようにする必要があります。

適切な電話に出れなかったときの謝罪メールの書き方を見ていきましょう。

電話に出れなかったときの謝罪メールとは?

不在など何らかの理由により電話に出れなかったことに対して、謝罪メールを送ることを指します。

電話に出れなかったときは、会議や打ち合わせをしていたり、ほかの電話に出ていたりと何かしら理由があることが多く、必ずしもこちらに非があるわけではないでしょう。

しかし、相手の話がしたい時間に合わせて電話ができなかったことで、相手の業務には時間のロスが発生している可能性があります。

そのため、謝罪の言葉を伝えることで相手の都合に配慮ができるよい印象を与えられ、その後の仕事や企業間の関係もスムーズにいく可能性が高まります。

電話に出れなかったときに謝罪メールを送る必要性

電話で連絡がきていた場合には、まずは折り返し電話をかけるのが望ましいです。

しかし、電話ができない場合やメールでの連絡を求められている場合、相手が電話に出なかった場合などでは、謝罪メールを送る必要性が出てきます。

お互いのその後の状況に応じ、電話やメールなどの連絡手段でひとこと謝罪をすることを忘れないようにしましょう。

電話に出れなかったときに謝罪メールを送る際の注意点

電話に出れなかったときの謝罪メールを送る際に、押さえておきたいポイントがあります。

電話に出れなかったときの謝罪メールの注意点を考えていきましょう。

 

可能な限り早く謝罪メールを送る

謝罪メールを送れる状態になったら、可能な限り早めに謝罪メールを送るようにします。

連絡がとれる状態になっているのに、ほかの業務を優先してしまい、なんらかの形で謝罪メールを後回しにしていることが相手に伝わってしまった場合に、放っておかれているという悪い印象を受けかねません。

時間が経てば経つほど、相手へ謝罪の気持ちが伝わりづらくなるため、謝罪メールを送るのであれば早めにしましょう。

 

電話に出れなかった謝罪をし過ぎない

仕事をしているうえで、電話に出られないケースはよくあることです。

基本的には相手もそのことをわかっているため、あまりに謝罪の言葉を重ねて低姿勢になり過ぎなくてよいでしょう。

謝罪メールではありますが、必要以上に謝罪しすぎないように意識しておきましょう。

 

電話に出れなかった理由を長文で説明しない

どんな理由であれ電話に出なかったことが事実なので、電話に出れなかった理由は、相手からしたら関係のないことです。

その後のやりとりがスムーズにおこなえるならば、謝罪メールの本文にまったく記載しなくても問題ない内容でしょう。

長文で電話に出れなかった理由を書くことのほうが、読む時間を無駄に長くとらせてしまう結果になります。

記載するとしても「会議だったため」などのひとことにおさえられるよう、配慮ができるとよいでしょう。

電話に出れなかったときの謝罪メールの書き方

電話に出れなかったことへの謝罪の気持ちや伝えたい内容がしっかりと伝わる、謝罪メールの書き方を見ていきましょう。

 

件名は誰からのメールなのかわかりやすく

電話をくれた相手は、自分からのメールを待っている可能性が高いです。

そのため、件名には電話への折り返しメールということだけでなく、自分の社名や名前を入れることで、メールに気がついてもらいやすいようにしましょう。

ビジネスメールにおいて件名はどのような内容のメール化を一目でわかりやすくすることが求められます。

 

社名や自分の名前の次にはまずひとこと謝罪

ビジネスメールの基本の挨拶を終えたら、まず電話に出れなかったことへの謝罪の言葉を入れましょう。

文末に謝罪の言葉を入れると、電話に出れなかったことへの謝罪についてないがしろにされているような印象を受ける可能性があります。

謝罪の気持ちを伝えたくて言葉を入れるので、後回しにせず、はじめにお詫びをしましょう。

 

連絡が取れる時間帯の提案

電話に出れなかったことへの謝罪メールの中に、このあと連絡が取れる時間帯をあらかじめ記載しておくことで、その後のメールのやりとりの回数を減らすことができ、お互いに業務がスムーズになります。

  • わたくしは本日この時間ですと電話が可能です。
  • これ以降は迅速にメールのやりとりが可能です。
  • 明日のこの時間ですと、打ち合わせができます。

などと、ひとこと入れるようにします。

そのときに「〇〇様のご都合はいかがですか?」などと、相手の都合を伺うひとことも添えると、気遣いのできるメール内容になるでしょう。

電話に出れなかったときの謝罪メール文例

電話に出れなかったときの謝罪メールの文例を見ていきましょう。

件名:折り返しのご連絡/会社名と自分の名前

株式会社〇〇
営業部 〇〇(役職)〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 〇〇です。

先ほどはお電話に出られず、申し訳ございませんでした。

本日の〇時以降ですと、お電話またはメールでもやりとりが可能です。
〇〇様のご都合はいかがでしょうか。

ただいま出先のため、メールでのお返事となり恐縮ですが、
取り急ぎ折り返しのご連絡とさせていただきます。

今後とも、よろしくお願いいたします。

==========================
署名 社名・名前・連絡先など
==========================

 

電話に出れなかったときの謝罪にはメールよりChatwork

電話に出れなかったときの状況によっては、すぐに電話で折り返し謝罪ができない場合も多くあります。

そんなときにメールで連絡をすると、たくさんのメールの中に埋もれてしまう可能性があり、相手からすると、折り返しすらしない失礼な状況になりかねません。

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また、Chatwork Liveを使えばビデオ通話・音声通話ができるため、そのときどきの状況に応じた連絡の仕方を、Chatworkひとつでおこなうことができます。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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