上司にお礼メールを送るタイミングとは？例文つきでポイントを解説

上司に何かをしてもらったり、厚意を受けたりしたときには、感謝の気持ちを伝えるためにお礼メールを送りましょう。

しかし、相手が上司となると、どのような文面で気持ちを伝えればいいのか悩んでしまうこともあるでしょう。

深く考え込んでいるうちに、お礼メールを送るタイミングを逃してしまうことは避けたいものです。

上司へのお礼メールを送るタイミングとポイントについて解説していきます。

上司へのお礼メールとは

上司へのお礼メールとは、上司に何かをしてもらったことに対する感謝の気持ちを伝えるときに送るメールのことです。

上司から厚意を受けたのであれば、心の中で思うだけではなく、感謝の気持ちを文字にして伝えましょう。

上司にお礼メールを送る目的は、感謝の気持ちを伝えるとともに、「してあげてよかった」「今後もサポートしたい」と思ってもらうことです。

上司にとって、部下からのお礼メールは、たとえ短い文章であったとしても嬉しいものです。

業務を進めるなかで直接的にお礼を言う機会がないため、上司との円滑なコミュニケーションにおいてもお礼メールは重要です。

＞社内メールのマナーについてはこちら

お礼メールを上司へ送るタイミング

上司へのお礼メールが必要になるタイミングと、その状況にふさわしいフレーズを解説します。

アドバイスをもらったとき

仕事の相談や具体的な取り組み方などの、アドバイスや助言をもらったときにお礼メールを送りましょう。

部下へのアドバイスは上司の仕事ですが、忙しい時間を自分のために割いてくれたことへの感謝はしっかりと伝えるべきです。

また、上司のアドバイスを受けて自分はどう対応したのか、意識の変化や意気込みなどを報告しましょう。

フレーズの例として、

取引先に同行してくれたとき

取引先との打ち合わせや商談などに上司が同行してくれた際は、上司の心遣いに対する感謝をメールで送りましょう。

取引先での上司の対応から学んだことを具体的に記述すると、「同行した甲斐があった」と部下のスキルアップを感じることができ、お礼メールがより有意義なものになります。

以下はフレーズの例です。

ぜひ参考にしてみてください。

食事に誘ってくれたとき

上司が食事に誘ってくれたときや、ご馳走してもらったときは、楽しい時間を共有できたことに対するお礼を伝えましょう。

上司が食事をともにしてくれたということは、その部下に対してよい印象をもっていることの表れです。

連れていってもらったお店や、食事をしながら話したことへの感想も具体的に伝えましょう。

フレーズの例として、

プロジェクトが終了したとき

プロジェクトや案件が無事に終了した際には、プロジェクトの進行を導いてくれたことや、サポートしてくれたことへのお礼メールを送りましょう。

プロジェクトが無事に終了するまでに起きたエピソードを簡潔に記述することで、印象に残るプロジェクトになり、次回も一緒に仕事がしたいと思わせることもできます。

フレーズの例として、

お礼メールを上司へ送る際に注意したいポイント

顔が見えないメールでは、感謝の気持ちや言葉の真意が伝わりにくいという弱点があります。

社交辞令のメールと受け取られないように、注意したいポイントについて見ていきましょう。

件名はわかりやすくする

メールを受信した際に、ひと目でどのような内容のメールかわかるように、件名はわかりやすく書くようにしましょう。

たとえば、取引先への同行のお礼メールを書く際は「株式会社〇〇への営業同行のお礼」とすることで、件名を見ただけで何についてのメールかを判断することができます。

できる限り早く送る

お礼の気持ちは鮮度が重要であり、何かをしてもらったらすぐにお礼メールを送ることが、ビジネスパーソンとしての常識です。

基本的には24時間以内にお礼メールを送りましょう。

業務時間内に何らかの対応をしてもらったのであれば、その日のうちにお礼メールを送ります。

業務終了後にご馳走になった際は、翌日の午前中には送るようにしましょう。

お礼メールを丁寧に書くことよりも、感謝の気持ちが冷めないうちに、お礼メールを送るほうが好印象です。

何に対しての感謝かを明確にする

上司は立場上、部下にアドバイスしたり、サポートしたりする機会が多いものです。

ほかにもお礼メールを複数受け取っていることもあるので、何に対してのお礼なのか具体的に明記しましょう。

これまで何度もお礼メールを受け取っている上司でも、部下から感謝の気持ちを伝えられることは何度経験しても嬉しいものです。

メールの締めでは、あらためてお礼の一文を添え、「感謝の余韻」を残すと好印象で終わることができます。

「取り急ぎ」を使わない

お礼メールは早く送らなければと、「取り急ぎ」という言葉を使うことは避けましょう。

「取り急ぎ」は、「とりあえず急ぎで」という意味であるため、上司によっては「とりあえずのお礼なら必要ない」と心証を悪くしかねません。

メール作成に時間がとれないようでも、丁寧に言い換えて早めにメールを送りましょう。

「まずはお礼申し上げます」という表現でメールを送り、のちにあらためて丁寧なメールを送ると無礼にあたりません。

形式的な言葉よりも自分の言葉で書く

ひな形を用いた形式的なお礼メールは、上司にとって印象に残らないため、いつの間にか受信ボックスの中に埋もれてしまうかもしれません。

多忙を極めていても、ふと手を止めてしまうような印象深いメールは、部下自身の言葉で書かれたメールです。

メール内に具体的なエピソードが書かれていると、そのときの状況を思い出すことができます。

上司にとって印象深い部下になれれば、次の機会へとつながる可能性が高まるかもしれません。

お礼メールを上司へ送る際の例文

上司へお礼メールを送る際の例文について見ていきましょう。

上司へのお礼にメールを使うデメリット

上司は部下に比べて多くのメールを受信するため、本当に重要なメールの邪魔にならないような配慮も必要です。

お礼メールは緊急性や重要度が低いため、どうしても後回しになりがちなうえに、あとで返信をしようと既読メールを探すのは手間のかかる作業です。

メールにこだわりすぎず、同じフロアや近くに上司がいるのであれば、直接対面して伝えたほうが効率的な場合もあります。

しかし、文字として形に残しておきたい、直接の対面でお礼を伝えることができないのであれば、ビジネスチャットを使うこともできます。

ビジネスチャットであれば、「お疲れさまです」などの挨拶を省略することができるので、本当に伝えたいことだけをリアルタイムに伝えることができます。

既出の「上司にお礼メールを送るタイミング」で挙げたフレーズは、お礼メールで最も伝えたいことでもあります。

ビジネスチャットのメッセージでは、短い文章のやりとりをすることが基本となるため、上記のフレーズをそのまま送ったとしても問題ありません。

むしろ、必要なやりとりを瞬時に終わらせることができるので、本来の業務に集中しやすいでしょう。

上司へのお礼はメールよりもChatwork

お礼メールは、上司からの返信や何らかのアクションを求めるために送るものではなく、あくまでも「お礼を伝える」メールです。

丁寧で礼儀正しいメールを送ることも必要ですが、メール作成にばかり手間や時間をとられていては業務を進めることができません。

感謝の気持ちをしっかりと伝えつつ、対面したときのようなリアルタイムなコミュニケーションにはChatworkがおすすめです。

Chatworkであれば、上司の受信ボックスを無駄に埋めることなく、お互いの業務の妨げいなることもないので、お礼メールのデメリットをすべて解消することができます。

上司にお礼を伝える際は、Chatworkでスマートなコミュニケーションを実現しましょう。

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