社外にお礼メールを送るポイントとは?メールの例文もわかりやすく解説

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目次

打ち合わせや商談の後など、社外の人にお礼メールを送るシーンは数多くあります。

せっかくお礼メールを社外へ送るなら、相手に感謝の気持ちがしっかりと伝わるメールを作りたいものです。

社外の人にお礼メールを送る際には、件名やタイミングに気を配り、感謝の気持ちを伝えるとともに良好な関係性を築くことを意識しましょう。

お礼メールを社外に送るシーンにはどんなものがある?

お礼メールを社外に送るシーンは以下のようなものが想定されます。

  • アポイントが取れたとき
  • 契約してもらえたとき
  • 訪問や来社の後
  • 打ち合わせや商談の後
  • プロジェクトが終了したとき

これらのシーンでお礼メールを送る目的は、感謝の気持ちを伝えて今後も良好な関係を保つことです。

お礼メールを社外の人に送るときのポイント

お礼メールを社外の人に送る際は、タイミングや件名、内容などに工夫をして相手に感謝の気持ちが伝わるようにしましょう。

お礼メールを社外の人に送るときのポイントを5つご紹介します。

 

できるだけ早く送る

お礼メールは、できるだけ早く送ることが大切です。

午前の出来事であればその日の夕方までに、午後の出来事であれば翌日の午前中までにお礼メールを送るように心がけましょう。

打ち合わせや商談などの印象が残っているうちにお礼メールを送ることで、相手の印象に深く刻まれます。今後も継続的なアプローチが必要になるような仕事では、相手の印象に残ることはとても大切です。

また、お礼メールを素早く送ることで、仕事が速いという印象を与えることもできます。

 

件名は分かりやすくする

お礼メールは、メールの送り主と概要が一見して分かるように件名を工夫しましょう。

分かりやすい件名の例は、以下のとおりです。

(例)本日の打ち合わせに関するお礼【株式会社〇〇 △△(氏名)】

よく見られる件名ですが、以下のような件名は避けるべきです。

 (NG例)本日はありがとうございました。

このような件名は、メールの送り主や何に対するお礼メールなのかが分かりません。

また、アポイントが取れたときや飛び込み営業後は、相手との関係性が薄い状態であることが多いです。相手との関係性が薄い場合は、特に件名への配慮を忘れないようにしましょう。

    

定型文をそのまま使わない

 

お礼メールを社外の人に送る際、定型文やテンプレートをそのまま使うのは避けるべきです。

お礼メールをどう書いていいか分からず、ネットでお礼メールの定型文やテンプレートを参考にすることはあるでしょう。

そのような場合でも、テンプレートなどをそのまま使用せず、自分の言葉に置き換えて書くことをおすすめします。

テンプレートなどをそのまま使ったメールはどこか機械的です。

相手との関係性を考慮して、柔らかい言葉に置き換えたり打ち合わせでのエピソードを盛り込むなど、オリジナルなメールにする工夫をしましょう。

 

「取り急ぎ」は使わない

お礼メールでよく見られる「取り急ぎ」という言葉は使わないようにしましょう。

取り急ぎとは、「とりあえず急いで」という意味です。

お礼メールに取り急ぎという言葉を使うと、「メールに時間をかけられない」「とりあえず送った」といった意味になり、失礼にあたります。

「まずはお礼だけでも伝えたい」というニュアンスを伝えるには、以下のように言い換えるといいでしょう。

(例)まずはお礼だけでもと思いメールを送らせていただきました。資料に関してはおって送付させていただきます。

 

関連する内容があればあわせて送る

お礼メールに関連する内容があれば、あわせて送ると親切なお礼メールになります。

次回の打ち合わせ日時など、お礼メールに関連する出来事でリマインドすべきことがあれば、お礼メールにあわせて書いておきましょう。

注意したいのは、まったく関係のないことは書かないということです。お礼メールと関係のない出来事まで書いてしまうと、本題が何か分からず、ついでにお礼メールを送ったように受け取られてしまう可能性があるからです。

あくまでメインは感謝の気持ちを伝えることです。お礼メールに関連する内容だけを記載しましょう。

社外に送るお礼メールの例文

社外に送るお礼メールの例文を2つご紹介します。

例文を参考にする際は、そのまま使用せず、オリジナル要素を入れる工夫も忘れないようにしましょう。

 

打ち合わせ後に送るお礼メール

【件名】本日の打ち合わせに関するお礼【〇〇株式会社・△△(氏名)】

【本文】

△△株式会社営業部 〇〇様

いつもお世話になっております、〇〇株式会社の△△です。

本日は、●●の打ち合わせに関して、
貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

山田様からいただいたご意見に関しましては、
社内で検討を重ね、〇日までにご報告いたします。

また、次回の打ち合わせに関しては下記のとおりでございます。

日時:〇月〇日(△) 14:00
場所:貴社オフィス

引き続きよろしくお願いいたします。

(メール署名)

 

飛び込み営業後に送るお礼メール

【件名】本日のご面談に関するお礼【株式会社〇〇・△△(氏名)】

【本文】

株式会社△△ 〇〇様

お世話になっております。
本日お伺いさせていただきました株式会社〇〇の△△でございます。

本日は突然の来訪にもかかわらず、
貴重なお時間を割いて弊社の提案をお聞きくださり
誠にありがとうございました。

ご面談でお話ししたとおり、
弊社は〇〇のサービスをおこなう会社でございます。

本日のご面談で共有いただきました貴社の課題に関して
お力添えできるよう全力を尽くして参ります。

早速ですが、
本日ご提案させていただきました△のサービスに関して
お見積りを添付ファイルにて送付させていただきます。

ご確認の程よろしくお願いいたします。
ご不明点がありましたら、いつでもご連絡ください。

突然ではございましたが、
これを機に弊社と末永くお付き合いいただけましたら幸いです。

何とぞよろしくお願いいたします。

(メール署名)

メール以外に社外へのお礼の方法はある?

メール以外の方法で、社外の人にお礼をするならビジネスチャットがおすすめです。

付き合いの長い取引先や、どうしてもメールやチャットでのお礼ができない場合は電話でのお礼も考えられます。

 

ビジネスチャットでのお礼

ビジネスチャットは、メールのデメリットを解消し、スピーディーなお礼が可能になるおすすめのコミュニケーションツールです。

ビジネスチャットであれば、以下のようなメールのデメリットを解消してくれます。

メールのデメリット ビジネスチャットなら
作成に手間がかかる アドレスの選択やメール署名などの手間がなく、手軽にコミュニケーションが取れる
ほかのメールに埋もれる可能性がある 通知がいくため、メッセージに気づいてもらいやすい
複数人に送る場合は、宛名の順番やTO・Ccの使い分けに配慮が必要 宛先が漏れてしまうこともある
グループチャットを活用すれば、宛名の順番などを気遣う必要がない 必要な人にきちんと情報が届く

また、ビジネスチャットは画像やデータの共有機能が備わっているため、打ち合わせの議事録や商談の資料などの送付にも役立ちます。

 

電話でのお礼

電話でのお礼は、相手との関係性が深い場合やどうしてもメールやチャットができない場合の代替策としては有効です。

ただし、電話は一方的に相手の時間を奪ってしまうというデメリットがあります。そのため、お礼をしようと電話をしたにもかかわらず、相手に迷惑をかけてしまうといった可能性もゼロではありません。

基本的には、電話でのお礼は避けたほうがいいでしょう。

社外へのお礼はメールよりChatwork

感謝の気持ちを伝えるためのお礼メールは、スピーディーに送ることが大切です。

しかし、忙しい日々の中では、つい後回しにして送り忘れてしまったという経験をしたことがある人も多いでしょう。

そのような人には、手間をかけずに素早いコミュニケーションができるビジネスチャットのChatworkをおすすめします。

Chatworkは、操作が簡単で手間がかからないため、相手の記憶が新しいうちにお礼のメッセージを送ることができます。

また、データや画像の共有機能やビデオ通話機能が備わっているため、お礼のメッセージ以外でも役立つ機能が満載です。

スピーディーなコミュニケーションを可能にするChatworkの導入をぜひご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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