メールでの「御中」の使い方とは?正しい使い方と類語との使い分けを解説

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目次

「御中」は、組織や団体宛てのメールや郵送物で用いられる敬称ですが、正しい使い方を理解していない人も多いのではないでしょうか。

「御中」は、ビジネスにおいて活用することが多い表現のため、類語表現との使い分けや、使用上の注意点を把握しておくことが、ビジネスマナーとなります。

メールにおける「御中」の正しい使い方や、類語との使い分け、活用の注意点について解説します。

御中とは

「御中(おんちゅう)」とは、組織や団体に宛てて、郵送物やメールを送る際にもちいる敬称です。

御中には、「中の人へ」という意味があるため、特定の個人ではなく、複数人に宛てる場合や、団体の中の人であれば、だれにみてもらってもいいという場合に利用できる表現です。

また、複数人の集団のなかで、適切な担当者がわからない場合にも活用することができるため、担当者の個人名がわからない場合などは「御中」を活用しましょう。

うけとった側も、「御中」と記述のある場合は、限定的な個人宛ではないとわかるため、部内の担当者に渡すなど、柔軟な対応もしやすくなります。

御中の利用方法は、必須のビジネスマナ―になるため、正しい利用方法を理解しておきましょう。

御中の正しい使い方

御中の正しい使い方を確認しておきましょう。

「御中」は、団体のなかのだれかに宛てるときに利用される敬称のため、個人宛には利用できない点に注意が必要です。

また、社外の部署宛てに御中をつけるのはもちろんですが、社内メールで、部や課に宛てる際にも利用されることを覚えておきましょう。

開発部御中
営業部一課御中

事務局やセンターが宛先の場合は、御中を利用しても問題ありません。

○○会社○○事務局御中
株式会社○○ ○○センター御中

メールで御中を使うシーン

メールで御中を使うシーンについて見ていきましょう。

 

ビジネスメール

ビジネスメールにおける「御中」は、複数人の団体宛にメールを送る際に添えることがマナーです。

御中をつけ忘れてしまうと、ビジネスマナーがないと判断されてしまいかねないため、送信前に必ず確認しましょう。

とくに、取引先へのメールの場合は、企業全体のイメージを左右するものとなるため、「御中」のあつかいには十分に留意しましょう。

また、「御中」と「様」を同時に利用することは、二重敬語といわれ、マナー違反となるため、併用しないようにしましょう。

たとえば、「○○部署様御中」「○○グループ様御中」などと記述することは誤りです。

 

社内メール

社内メールの場合でも、部署やグループ単位などに宛てる場合は、「御中」を添えましょう。

部署全体に宛ててメールを送信する際に、「○○部御中」と記載すると、メールを受けとった部は、メールの内容を確認したうえで、担当者へ割りふることができます。

また、部署内の担当グループ名までわかっている場合は、「○○部署○○課○○グループ御中」など、できるだけ細かい集団名まで指定すると親切です。

 

複数人へのメール

御中は、集団のなかの担当者が不明な場合に活用できる敬称ですが、複数人全員に宛てたメールを送る場合は、「それぞれの皆さま」という意味をもつ、「各位」を利用しましょう。

「各位」は、複数人に宛てたメールを、一人ひとりに確認してほしい場合に使う敬称で、「それぞれ」の意味を表す「各」に、敬称の「位」を添えた表現です。

たとえば、部署の該当グループ全員に周知したい場合は、「○○部署○○グループ各位」と記述します。

「御中」は、担当者がわからないけれど、該当部署のだれかに確認してもらいたい場合、各位は部署のひとり一人に見てほしい場合に活用すると覚えておきましょう。

御中と類語の使い分け

御中には、混同しやすい類語が複数あります。

正しく使い分けることが、ビジネスマナーとして大切になるため、類語それぞれの意味を理解しておきましょう。

 

「様」の使い方

「様」は、個人宛に送信したいときにもちいるものです。

送信する相手が明確にわかる場合は、必ず個人宛の氏名の後に「様」を添えて送りましょう。

また、部長や課長など、一定以上の役職がある場合には、「氏名+様」もしくは「氏名+役職」と表現することもあります。

「○○課長様」のように、「氏名+役職+様」をつけることは、間違った表現になるため、利用しないように注意しましょう。

 

「各位」の使い方

「各位」は、複数人宛にもちいる表現ですが、「御中」とは異なり、団体に所属するひとり一人に読んでほしい場合にもちいる表現です。

○○部各位
営業部1課各位
 

「ご担当者様」の使い方

「ご担当者様」は、「御中」と同じように、担当者がわからないけれど、該当部署のだれかに確認してもらいたい場合に活用できる表現です。

「御中」よりも、丁寧な印象になることが特徴の表現のため、取引先に送るメールなどで活用しましょう。

○○部ご担当者様
採用ご担当者様
 

「宛・行」の使い方

「宛・行」は、「御中」と同じく複数人に宛てた表現として活用できます。

しかし、「御中」の表現の方が、より丁寧な表現になる点に留意しておきましょう。

たとえば、取引先から、返信先が指定されたメールが送られてきた場合、「○○部署宛(行)にお送りください」と記載されていることがあります。

この場合は、「宛・行」を削除して、より丁寧な「御中」に修正して、返送することがビジネスマナーにそった対応です。

メールで御中を使う際の注意点

「御中」は、個人宛には利用できない、「様」と併用できないなどの、使用上の注意点があります。

メールで御中を使う際の注意点について理解し、正しい使い方を意識しましょう。

 

個人宛には使用しない

「御中」は、企業全体や、部署やグループなどの団体宛に使われる表現のため、個人宛には利用しないようにしましょう。

個人宛にメールを送る場合は、「様」を用い、複数人で構成されるグループに対しては「御中」や「各位」を用います。

また、個人への敬称は「様」のほかに「殿」が活用されることがあります。

ただし「殿」は、目上の人に使うことは失礼になるという考え方もあるため、あつかいには留意してください。

 

「様」と併用をしない

「○○事業部○○課○○様」のように、「御中」と「様」を、ひとつの宛先に併用することはできません。

ひとつの宛先に送りたい場合、団体には「御中」、個人には「様」を利用しましょう。

また、個人に送信する場合は、「○○会社○○部○○様」などと、氏名を記述する前に企業と部署名を書くことがビジネスマナーです。

部署の個人に宛てる場合、部署全体に送信するわけではないため、「○○会社○○部御中○○様」のように、部署名の後に「御中」をつけないように注意しましょう。

 

件名やタイトルには使用しない

件名やタイトルには、「○○部御中」「○○会社御中」などの宛名を記述しないようにしましょう。

宛名は、本文の最初に記述するものです。

件名やタイトルは、メールの概要や内容が、一目でわかるような内容を記載するべき場所のため、宛先を記述することは適切ではありません。

メールを受けとった相手が、件名やタイトルを見て、一目で内容を判断できるように、簡潔にわかりやすくまとめましょう。

>初めての相手へのビジネスメールの送り方に関する記事はこちら

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メールで「御中」を使用する際は、基本的な使い方を理解したうえで、正しく活用しましょう。

また「御中」には、類語表現や使用上の注意点が複数あるため、メールで活用する際には、正しい表現になっているかや、不適切な表現になっていないかを確認することが大切です。

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