ビジネスメールの宛名の正しい書き方とは?社外・社内に送るときのマナーや注意点を解説

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目次

ビジネスメールの宛名は、社外や社内、送り先の人数に合わせて、使いわけることが大切です。

正しい書き方を覚えておくことで、ビジネスマナーを守れるので、仕事のコミュニケーションを円滑に進めやすくなります。

ビジネスメールを社外・社内に送るときのマナーや注意点を解説します。

ビジネスメールの宛名の書き方:社外編

ビジネスメールの宛名について、社外に送るときの書き方を解説します。

1人に送る場合

社外に向けて1人に送るときは、以下の内容を記載します。

  • 会社名
  • 部署名
  • 役職名(肩書き)
  • 相手の氏名
  • 敬称

書き方は、以下のとおりです。

△△株式会社
○○部 ○○(役職名)
××××(相手の氏名)様

また、以下のように役職名と名前を合わせて書く方法もあります。

△△株式会社
○○部 ××(相手の苗字)+○○(役職名)

会社名や名前は、省略せずにフルネームで記載することで、相手に丁寧な印象を与えられます。

複数人に送る場合

社外に向けて複数人に送るときの書き方は、以下のとおりです。

氏名を横に並べて記載する

△△株式会社 ○○部
××様、××様、××様

氏名を縦に並べて記載する

△△株式会社 ○○部
××様
××様
××様

TOとCCごとに記載する

△△株式会社 ○○部
××様
(CC:××様、××様)

基本的には、立場(役職)が上の人から順番に記載するのがマナーです。

全体に送る場合

社外の大勢に向けて送る場合は、以下のようにまとめて記載します。

送る人数が多い場合(会社名のみの場合)

△△株式会社御中
△△株式会社各位

送る人数が多い場合(会社名+部署名の場合)

△△株式会社○○部御中
△△株式会社○○部各位

御中や各位は、全体に向けて丁寧な言葉で伝えたいときに使えます。

ビジネスメールの宛名の書き方:社内編

ビジネスメールの宛名について、社内に送るときの書き方を解説します。

1人に送る場合

社内に向けて1人に送るときは、以下の内容を記載します。

  • 部署名(課名)
  • 役職名(肩書き)
  • 相手の氏名
  • 敬称(様、または「さん」)
書き方の例は、以下のとおりです。

編集部のA部長に送る場合

・編集部 部長(役職名) A様(Aさん)
・編集部 A部長

あくまでも一般的な例になるので、会社のルールに従って記載するようにしましょう。

複数人に送る場合

社内に向けて複数人(3~5人程度)に送るときの書き方は、以下のとおりです。

氏名を横に並べて記載する

○○部
××部長、××課長、××様

氏名を縦に並べて記載する

○○部

××部長
××課長
××様

TOとCCごとに記載する

××部長
(CC:××課長、××様)

相手に失礼がないように、立場(役職)が上の人から順番に記載するのがマナーです。

全体に送る場合

社内の大勢に向けて送る場合は、以下のようにまとめて記載します。

○○部各位
・関係者各位
・ご担当者各位

ビジネスメールの宛名の書き方:そのほか

ビジネスメールの宛名について、そのほかのケースに当てはまる場合の書き方を解説します。

同じ苗字の人がいる場合

同じ苗字の人がいる場合は、フルネームで記載しましょう。

書き方は、以下のとおりです。

「上田」の苗字が2人以上いる場合

・上田××様、上田△△様、上田○○様

上記の場合も、立場(役職)が上の人から順番に記載するのがマナーです。

同じ役職の人がいる場合

宛名で同じ役職の人を記載する場合、業務に関わりが深い人から順番に並べます。

たとえば、B部長よりも、A部長のほうが関わりが深い場合「A部長、B部長」の順番で書きましょう。

相手が専門職の場合

専門職の人宛てに、ビジネスメールを送るときは「先生」という書き方をします。

書き方は、以下のとおりです。

・△△病院○○科 ××××先生
・△△大学○○学部 ××××先生

担当者名が不明の場合

問い合わせのビジネスメールを送るときなど、担当者の名前がわからないときは、以下の書き方をします。

△△株式会社
○○部
××ご担当者様(××はなくてもOK)

ビジネスメールの宛名における注意点

ビジネスメールの宛名の書き方における注意点を解説します。

TO・CC・BCCの使い方に注意する

ビジネスメールを送るときは、TO・CC・BCCを使いわけて送ることが重要です。

それぞれ以下のような意味合いがあります。

TO:「メインのやりとり」をする相手
・CC:基本的にやりとりはしないが、仕事関連でメールを見てほしい相手
・BCC:BCCに含まれる相手は、TOやCCの人からは見えない機能

プロジェクトの内容や用途ごとにわけて、使い方を間違えないように注意しましょう。

「様」は全員につける

「様」はまとめて書く形ではなく、全員の名前のあとに必ず記載しましょう。

「××様、××様、××様」と書くことで、全員に対して敬意を示せます。

二重敬語・敬称を複数使わない

丁寧に伝えようとするあまり、二重敬語や敬称の重複にならないように注意しましょう。

NG例

××部長様
・御中様
・各位様

各位には「皆様」という意味があり、様をつけると二重敬語になります。

また、「御中」は組織や団体に使う言葉であり、「様」は個人に使う言葉になるので、使いわけましょう。

上記以外にも「△△株式会社御中 ××様」は間違いで「△△株式会社 ××様」の書き方が正しいです。

>二重敬語に関する記事はこちら

ビジネスメールの宛名を書くときのポイント

ビジネスメールの宛名を書くときのポイントについて解説します。

宛名は改行してわかりやすく書く

ビジネスメールの宛名は、読みやすいところで改行しましょう。

とくに、会社名や部署名、役職名などが長くなるときは、適時改行を入れることで読みやすくなります。

「殿」よりも「様」のほうが無難

殿は、一般的に「同じ立場の人や目下の人」に使う言葉です。

社外や目上の人に使ってしまうと、失礼な印象を与えてしまいます。

人間関係のトラブルにつなげないためにも、ビジネスメールでは、基本的に「様」を使いましょう。

宛名がないときも宛名付きで返信する

ビジネスメールでは、相手からのメールに宛名が記載されていないこともあります。

ある程度の信頼関係がある場合は、宛名の一部を省略して記載する形でも構いません。

ただ、基本的には宛名付きで返信しておくと、丁寧な対応につながるでしょう。

宛名を省略できる「Chatwork」も活用しよう

ビジネスメールの宛名を正しく書くことで、ビジネスマナーを守れるので、円滑にコミュニケーションを進めやすくなります。

社外や社内、送る人数に合わせて書き方を変えながら、丁寧な対応を心がけましょう。

ビジネスメールの宛名は、丁寧な印象を与えるために重要ですが、社内や社外のルールに合わせて柔軟に対応することが大切です。

ただ、ビジネスメールの情報共有について「宛名を書く手間を減らしたい」と感じるときもあるかもしれません。

ビジネスメールのコミュニケーションコストを減らす方法のひとつとして、ビジネスチャット「Chatwork」の導入がおすすめです。

チャットごとに宛先を指定できるだけでなく、定型文やあいさつ文を最低限に抑えられるメリットがあります。

>Chatworkの「To」と「返信」に関する記事はこちら

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ビジネスメールでは本記事の正しい書き方を参考にしながら、宛名に悩まず簡単にやりとりできる「Chatwork」も活用して、コミュニケーションの効率化を図っていきましょう。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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