ビジネスメールの宛名の正しい書き方とは？社外・社内に送るときのマナーや注意点を解説

ビジネスメールの宛名は、社外や社内、送り先の人数に合わせて、使いわけることが大切です。

正しい書き方を覚えておくことで、ビジネスマナーを守れるので、仕事のコミュニケーションを円滑に進めやすくなります。

ビジネスメールを社外・社内に送るときのマナーや注意点を解説します。

ビジネスメールの宛名の書き方：社外編

ビジネスメールの宛名について、社外に送るときの書き方を解説します。

1人に送る場合

社外に向けて1人に送るときは、以下の内容を記載します。

書き方は、以下のとおりです。

また、以下のように役職名と名前を合わせて書く方法もあります。

会社名や名前は、省略せずにフルネームで記載することで、相手に丁寧な印象を与えられます。

複数人に送る場合

社外に向けて複数人に送るときの書き方は、以下のとおりです。

基本的には、立場（役職）が上の人から順番に記載するのがマナーです。

全体に送る場合

社外の大勢に向けて送る場合は、以下のようにまとめて記載します。

御中や各位は、全体に向けて丁寧な言葉で伝えたいときに使えます。

＞「御中」の正しい使い方に関する記事はこちら

ビジネスメールの宛名の書き方：社内編

ビジネスメールの宛名について、社内に送るときの書き方を解説します。

1人に送る場合

社内に向けて1人に送るときは、以下の内容を記載します。

書き方の例は、以下のとおりです。

あくまでも一般的な例になるので、会社のルールに従って記載するようにしましょう。

複数人に送る場合

社内に向けて複数人（3～5人程度）に送るときの書き方は、以下のとおりです。

相手に失礼がないように、立場（役職）が上の人から順番に記載するのがマナーです。

＞企業における序列順の役職一覧に関する記事はこちら

全体に送る場合

社内の大勢に向けて送る場合は、以下のようにまとめて記載します。

ビジネスメールの宛名の書き方：そのほか

ビジネスメールの宛名について、そのほかのケースに当てはまる場合の書き方を解説します。

同じ苗字の人がいる場合

同じ苗字の人がいる場合は、フルネームで記載しましょう。

書き方は、以下のとおりです。

上記の場合も、立場（役職）が上の人から順番に記載するのがマナーです。

同じ役職の人がいる場合

宛名で同じ役職の人を記載する場合、業務に関わりが深い人から順番に並べます。

たとえば、B部長よりも、A部長のほうが関わりが深い場合「A部長、B部長」の順番で書きましょう。

相手が専門職の場合

専門職の人宛てに、ビジネスメールを送るときは「先生」という書き方をします。

書き方は、以下のとおりです。

担当者名が不明の場合

問い合わせのビジネスメールを送るときなど、担当者の名前がわからないときは、以下の書き方をします。

ビジネスメールの宛名における注意点

ビジネスメールの宛名の書き方における注意点を解説します。

TO・CC・BCCの使い方に注意する

ビジネスメールを送るときは、TO・CC・BCCを使いわけて送ることが重要です。

それぞれ以下のような意味合いがあります。

TO	「メインのやりとり」をする相手
CC	基本的にやりとりはしないが、仕事関連でメールを見てほしい相手
BCC	BCCに含まれる相手は、TOやCCの人からは見えない機能

プロジェクトの内容や用途ごとにわけて、使い方を間違えないように注意しましょう。

「様」は全員につける

「様」はまとめて書く形ではなく、全員の名前のあとに必ず記載しましょう。

「○○様、△△様、●●様」と書くことで、全員に対して敬意を示せます。

二重敬語・敬称を複数使わない

丁寧に伝えようとするあまり、二重敬語や敬称の重複にならないように注意しましょう。

各位には「皆様」という意味があり、様をつけると二重敬語になります。

また、「御中」は組織や団体に使う言葉であり、「様」は個人に使う言葉になるので、使いわけましょう。

上記以外にも「××株式会社御中　○○様」は間違いで「××株式会社　○○様」の書き方が正しいです。

＞二重敬語に関する記事はこちら

ビジネスメールの宛名を書くときのポイント

ビジネスメールの宛名を書くときのポイントについて解説します。

宛名は改行してわかりやすく書く

ビジネスメールの宛名は、読みやすいところで改行しましょう。

とくに、会社名や部署名、役職名などが長くなるときは、適時改行を入れることで読みやすくなります。

「殿」よりも「様」のほうが無難

殿は、一般的に「同じ立場の人や目下の人」に使う言葉です。

社外や目上の人に使ってしまうと、失礼な印象を与えてしまいます。

人間関係のトラブルにつなげないためにも、ビジネスメールでは、基本的に「様」を使いましょう。

宛名がないときも宛名付きで返信する

ビジネスメールでは、相手からのメールに宛名が記載されていないこともあります。

ある程度の信頼関係がある場合は、宛名の一部を省略して記載する形でも構いません。

ただ、基本的には宛名付きで返信しておくと、丁寧な対応につながるでしょう。

宛名を省略できる「Chatwork」も活用しよう

ビジネスメールの宛名を正しく書くことで、ビジネスマナーを守れるので、円滑にコミュニケーションを進めやすくなります。

社外や社内、送る人数に合わせて書き方を変えながら、丁寧な対応を心がけましょう。

ビジネスメールの宛名は、丁寧な印象を与えるために重要ですが、社内や社外のルールに合わせて柔軟に対応することが大切です。

ただ、ビジネスメールの情報共有について「宛名を書く手間を減らしたい」と感じるときもあるかもしれません。

ビジネスメールのコミュニケーションコストを減らす方法のひとつとして、ビジネスチャット「Chatwork」の導入がおすすめです。

チャットごとに宛先を指定できるだけでなく、定型文やあいさつ文を最低限に抑えられるメリットがあります。

＞Chatworkの「To」と「返信」に関する記事はこちら

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ビジネスメールでは本記事の正しい書き方を参考にしながら、宛名に悩まず簡単にやりとりできる「Chatwork」も活用して、コミュニケーションの効率化を図っていきましょう。

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