ビジネスメールの宛名の正しい書き方とは?社外・社内に送るときのマナーや注意点を解説
目次
ビジネスメールの宛名は、社外や社内、送り先の人数に合わせて、使いわけることが大切です。
正しい書き方を覚えておくことで、ビジネスマナーを守れるので、仕事のコミュニケーションを円滑に進めやすくなります。
ビジネスメールを社外・社内に送るときのマナーや注意点を解説します。
ビジネスメールの宛名の書き方:社外編
ビジネスメールの宛名について、社外に送るときの書き方を解説します。
1人に送る場合
社外に向けて1人に送るときは、以下の内容を記載します。
- 会社名
- 部署名
- 役職名(肩書き)
- 相手の氏名
- 敬称
書き方は、以下のとおりです。
例:
××株式会社
××部 ××(役職名)
○○○○(相手の氏名)様
A株式会社
開発部 部長
山田 太郎様
また、以下のように役職名と名前を合わせて書く方法もあります。
例:
××株式会社
××部 ○○(相手の苗字)+××(役職名)
A株式会社
開発部 山田部長
会社名や名前は、省略せずにフルネームで記載することで、相手に丁寧な印象を与えられます。
複数人に送る場合
社外に向けて複数人に送るときの書き方は、以下のとおりです。
氏名を横に並べて記載する
××株式会社 ××部
○○様、△△様、●●様
氏名を縦に並べて記載する
××株式会社 ××部
○○様
△△様
●●様
TOとCCごとに記載する
××株式会社 ××部
○○様
(CC:△△様、●●様)
基本的には、立場(役職)が上の人から順番に記載するのがマナーです。
全体に送る場合
社外の大勢に向けて送る場合は、以下のようにまとめて記載します。
送る人数が多い場合(会社名のみの場合)
××株式会社御中
××株式会社各位
送る人数が多い場合(会社名+部署名の場合)
××株式会社××部御中
××株式会社××部各位
御中や各位は、全体に向けて丁寧な言葉で伝えたいときに使えます。
ビジネスメールの宛名の書き方:社内編
ビジネスメールの宛名について、社内に送るときの書き方を解説します。
1人に送る場合
社内に向けて1人に送るときは、以下の内容を記載します。
- 部署名(課名)
- 役職名(肩書き)
- 相手の氏名
- 敬称(様、または「さん」)
編集部のA部長に送る場合
編集部 部長(役職名) A様(Aさん)
編集部 A部長
あくまでも一般的な例になるので、会社のルールに従って記載するようにしましょう。
複数人に送る場合
社内に向けて複数人(3~5人程度)に送るときの書き方は、以下のとおりです。
氏名を横に並べて記載する
××部
○○部長、△△課長、●●様
氏名を縦に並べて記載する
××部
○○部長
△△課長
●●様
TOとCCごとに記載する
○○部長
(CC:△△課長、●●様)
相手に失礼がないように、立場(役職)が上の人から順番に記載するのがマナーです。
全体に送る場合
社内の大勢に向けて送る場合は、以下のようにまとめて記載します。
××部各位
関係者各位
ご担当者各位
ビジネスメールの宛名の書き方:そのほか
ビジネスメールの宛名について、そのほかのケースに当てはまる場合の書き方を解説します。
同じ苗字の人がいる場合
同じ苗字の人がいる場合は、フルネームで記載しましょう。
書き方は、以下のとおりです。
「上田」の苗字が2人以上いる場合
上田○○様、上田△△様、上田●●様
上記の場合も、立場(役職)が上の人から順番に記載するのがマナーです。
同じ役職の人がいる場合
宛名で同じ役職の人を記載する場合、業務に関わりが深い人から順番に並べます。
たとえば、B部長よりも、A部長のほうが関わりが深い場合「A部長、B部長」の順番で書きましょう。
相手が専門職の場合
専門職の人宛てに、ビジネスメールを送るときは「先生」という書き方をします。
書き方は、以下のとおりです。
××病院××科 ○○先生
××大学××学部 ○○先生
担当者名が不明の場合
問い合わせのビジネスメールを送るときなど、担当者の名前がわからないときは、以下の書き方をします。
××株式会社
××部
××ご担当者様(××はなくてもOK)
ビジネスメールの宛名における注意点
ビジネスメールの宛名の書き方における注意点を解説します。
TO・CC・BCCの使い方に注意する
ビジネスメールを送るときは、TO・CC・BCCを使いわけて送ることが重要です。
それぞれ以下のような意味合いがあります。
TO | 「メインのやりとり」をする相手 |
---|---|
CC | 基本的にやりとりはしないが、仕事関連でメールを見てほしい相手 |
BCC | BCCに含まれる相手は、TOやCCの人からは見えない機能 |
プロジェクトの内容や用途ごとにわけて、使い方を間違えないように注意しましょう。
「様」は全員につける
「様」はまとめて書く形ではなく、全員の名前のあとに必ず記載しましょう。
「○○様、△△様、●●様」と書くことで、全員に対して敬意を示せます。
二重敬語・敬称を複数使わない
丁寧に伝えようとするあまり、二重敬語や敬称の重複にならないように注意しましょう。
NG例
○○部長様
御中様
各位様
OK例
○○部長
御中
各位
各位には「皆様」という意味があり、様をつけると二重敬語になります。
また、「御中」は組織や団体に使う言葉であり、「様」は個人に使う言葉になるので、使いわけましょう。
上記以外にも「××株式会社御中 ○○様」は間違いで「××株式会社 ○○様」の書き方が正しいです。
ビジネスメールの宛名を書くときのポイント
ビジネスメールの宛名を書くときのポイントについて解説します。
宛名は改行してわかりやすく書く
ビジネスメールの宛名は、読みやすいところで改行しましょう。
とくに、会社名や部署名、役職名などが長くなるときは、適時改行を入れることで読みやすくなります。
「殿」よりも「様」のほうが無難
殿は、一般的に「同じ立場の人や目下の人」に使う言葉です。
社外や目上の人に使ってしまうと、失礼な印象を与えてしまいます。
人間関係のトラブルにつなげないためにも、ビジネスメールでは、基本的に「様」を使いましょう。
宛名がないときも宛名付きで返信する
ビジネスメールでは、相手からのメールに宛名が記載されていないこともあります。
ある程度の信頼関係がある場合は、宛名の一部を省略して記載する形でも構いません。
ただ、基本的には宛名付きで返信しておくと、丁寧な対応につながるでしょう。
宛名を省略できる「Chatwork」も活用しよう
ビジネスメールの宛名を正しく書くことで、ビジネスマナーを守れるので、円滑にコミュニケーションを進めやすくなります。
社外や社内、送る人数に合わせて書き方を変えながら、丁寧な対応を心がけましょう。
ビジネスメールの宛名は、丁寧な印象を与えるために重要ですが、社内や社外のルールに合わせて柔軟に対応することが大切です。
ただ、ビジネスメールの情報共有について「宛名を書く手間を減らしたい」と感じるときもあるかもしれません。
ビジネスメールのコミュニケーションコストを減らす方法のひとつとして、ビジネスチャット「Chatwork」の導入がおすすめです。
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