内定辞退はメールでも可能?送るときのマナーや例文、返信対応を解説

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目次

内定辞退を伝えるときは、基本的にはメールよりも電話でおこなうほうが無難です。

電話だと、メールに比べて相手に確実に伝えられるので親切に対応できます。

メールで内定辞退を伝えるときは、できる限り早い段階で伝えることが大切です。

内定辞退のメールを送るときのマナーや例文、返信対応を解説します。

内定辞退はメールで送ってもいい?

内定辞退の報告は、メールで送る方法でも構いません。

ただ、メールは採用担当者の見落としが発生することがあるので、読んでもらえない可能性があります。

そのため、電話で連絡をするほうが確実に内定辞退を伝えることができます。

内定辞退のメールを送るときのマナー

内定辞退のメールを送るときのマナーを見ていきましょう。

できる限り早い段階で送る

企業側は、内定者の入社に向けてさまざまな準備を進めています。

直前に内定辞退の報告をすると、内定者研修や配置の段取りが崩れてしまい、企業側に大きな負担をかけてしまうでしょう。

また、抜けた人員を補充するために、企業側が人材採用の活動を再開しなければいけない手間が発生するかもしれません。

そのため、できる限り早い段階で内定辞退のメールを送りましょう。

営業時間内に送る

社会人のマナーとして、内定辞退のメールは、企業の営業時間内に送りましょう。

企業によって変わりますが、早朝や深夜の時間帯に送ってしまうと、相手に通知の連絡が届いてしまう可能性があります。

営業時間は、企業のホームページに記載されていることもあれば、メールの署名で文末に記載されていることもあるでしょう。

送る時間帯が限られるときは「早朝に失礼いたします」「夜分遅くに失礼いたします」など、クッション言葉を入れておくと、相手にお詫びの気持ちを伝えられます。

>クッション言葉に関する記事はこちら

お礼と感謝の気持ちを伝える

企業側に対して、内定をいただいたことに対するお礼と感謝の気持ちを伝えましょう。

内定者に採用を出すまでには、企業側も多くの労力やコストを投資しています。

内定辞退のみの文面を伝えるよりも、誠実な気持ちが伝わり、企業側に悪い印象を残さない工夫につながります。

例として「△△社の皆様には、採用活動をとおしてお世話になり、心より感謝しております。」など、本文に感謝の言葉を含めるようにしましょう。

内定辞退のメールを作成するときのポイント

内定辞退のメールを作成するときのポイントを見ていきましょう。

件名だけで内定辞退だとわかるようにする

内定辞退のメールを送るときは、件名に「内定辞退のご連絡」といった文面を記載します。

採用担当者は、一目見ただけで内定辞退のメールだと把握できるでしょう。

メールボックスに埋もれてしまうリスクを避ける方法としてもおすすめです。

内定辞退の旨を伝える

内定辞退のメール本文には、内定辞退の一文を添えておくと親切です。

基本的には「内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。」「一身上の都合により~」といった形で記載し、詳細まで書く必要はありません。

担当者に理由を聞かれたときは「再度検討した結果、他社への入社を決めました」といった伝え方をしましょう。

メールで伝えるときは、簡潔に内定辞退したい旨を伝えるだけでも問題ありません。

お詫びの言葉を添える

内定辞退の旨と一緒に、お詫びの言葉も伝えましょう。

例として「貴社のご期待にお応えすることができず、誠に申し訳ございません。」など、言葉にして伝えることで、相手に誠実な対応が伝わります。

内定辞退のメールを送信したあとの返信対応

内定辞退のメールを送信したあとは、どのような対応をすべきか迷うことがあります。

適切に返信対応ができるように、詳細を見ていきましょう。

了承された場合は返信不要

企業側に内定辞退のメールを送り、内定辞退が了承された返事が届いたときは、こちらから返信する必要はありません。

企業側の担当者も、本来の業務をこなす必要があるので、何度もやりとりを続けるとかえって手間をかけてしまいます。

質問・再検討の旨が届いたときは返信する

内定辞退のメールは、必ずしもスムーズに受け入れられるとは限りません。

企業側の返信で「内定辞退の理由に関する質問」や「条件を変更するので、再検討してほしい」といった旨が届く場合もあります。

上記のメールが届いたときは、内容に合わせて返信が必要です。

断りたいときは、再度丁寧にお詫びの連絡を入れましょう。

返信がこないときは再度連絡する

内定辞退のメールは、採用担当者に届いていないケースがあります。

たとえば、メールボックスに埋もれてしまうと、内容を見落とすことがあるでしょう。

営業時間外の日時をのぞき、通常は2~3日程度以内には返信があるはずです。

一週間以上、連絡がないときは再度メール、または電話で確認を入れてみましょう。

内定辞退のメールの例文

内定辞退のメールを送るときの参考にするためにも、例文について見ていきましょう。

直接企業に応募している場合

件名:内定辞退のご連絡/自分の名前

本文:
〇〇株式会社 人事部
△△様

お世話になっております。

内定通知をいただきました△△(フルネーム)です。

このたびは採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

うれしいお知らせをいただいて大変恐縮ですが、
一身上の都合により、
内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

選考に貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
このような形でのご連絡になりますことを、
大変心苦しく感じております。

本来貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、
メールでのご連絡となりましたこと、
何とぞご容赦いただければと存じます。

△△社の皆様には、採用活動をとおしてお世話になり、
心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

(署名)

エージェントを経由して応募している場合

件名:内定辞退のご連絡/自分の名前

本文:
〇〇エージェント
△△様

お世話になっております。
××社の内定通知のご連絡をいただきました△△(フルネーム)です。

大変恐縮ですが、一身上の都合により、
内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

再度検討した結果、内定をいただいた他社への入社を決めました。
キャリアのご相談など、適切なアドバイスをいただき、
△△様には大変お世話になりました。

このような形でのご連絡になってしまい、
誠に申し訳ございません。

また、内定をいただいた××社の皆様に対しても、
ご期待に添えずに大変心苦しく感じております。

大変恐れ入りますが、××社の皆様に内定辞退の旨と
お詫びの言葉をお伝えいただけると幸いです。

末筆ながら、貴社、××社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

(署名)

内定辞退を電話で伝えるときの例文

内定辞退を電話で伝えるときの例文について見ていきましょう。

お世話になっております。

内定通知をいただきました△△(フルネーム)です。

人事部の〇〇様はいらっしゃいますか?

(電話をつないでもらい、担当者が出る)

お世話になっております。

内定通知をいただきました△△(フルネーム)です。

このたびは採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変申し上げにくいのですが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

選考に貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形でのご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。

本来貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、取り急ぎお電話でのご連絡をさせていただきました。

何とぞよろしくお願いいたします。

内定辞退のメールは早めの連絡と丁寧な対応を心がけよう

内定辞退の連絡は、基本的には電話が好ましいですが、メールの連絡でも構いません。

企業側の負担をできる限り避けるためにも、なるべく早い段階で内定辞退のメールを送りましょう。

内定辞退のメールを送るときは、採用に関する感謝の気持ちを伝えながら、内定辞退のお詫びとともに伝えることが大切です。

企業側は、内定者の連絡を見落とさないためにも、メール以外のコミュニケーションツールとして、ビジネスチャット「Chatwork」の活用がおすすめです。

Chatworkは、グループチャットで内定者に関わるやりとりができるので、連絡を見落す心配がなくなります。

入社後の連絡手段としても活用できるので、Chatworkの活用を視野に入れてご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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