「追伸」の意味とは?ビジネスでの使い方や注意点を例文付きで解説

公開日: 更新日:
ビジネスチャット
  • facebookシェアボタン
  • Xシェアボタン
  • はてなブックマークボタン
  • pocketボタン
「追伸」の意味とは?ビジネスでの使い方や注意点を例文付きで解説

目次

「追伸」は、メールや手紙などで、最後に付け加えたい内容があるときに使用する言葉で、プライベートなやりとりや、ある程度親しい関係の人とのやりとりのなかで多く使われる表現です。

ビジネスシーンで使う場面もあるため、相手に失礼のないようしっかりと使い方を理解しておくことが大切です。

この記事では、「追伸」の意味や正しい使い方、また、言い換え表現などを解説します。

「追伸」とは

「追伸(ついしん)」とは、メールや手紙の文末に、本題とは関係のない話題を付け加える際に使う表現です。

メールや手紙で、なにか付け加えたい内容があるとき、本文にいれるには、前後の文脈や言い回しを考える必要があるため、やや面倒に感じる場合があるでしょう。

そこで、「追伸」と付け加えれば、自然に本文とは関係ない話題を添えられるようになります。

「追伸」は、英語の「Post Script」を省略した「P.S.」や「ps」とアルファベット表記する場合もあります。

表記のパターンは以下の4通りです。

  • PS
  • ps
  • P.S.
  • p.s.

大文字と小文字どちらを使っても問題ありませんが、「Ps」のように大文字と小文字を混在させる使い方はせずに、どちらかに統一して使うようにしましょう。

また、ピリオドを入れる表記もあれば入れない表記もありますが、ピリオドを入れる際には、「P.S.」のように「P」と「S」両方のあとにピリオドを付けて使用します。

ビジネスシーンで「追伸」は使えるのか

一般的に、ビジネスシーンにおけるメールなどでは、「追伸」を使うのは避けたほうが無難です。

なぜなら「追伸」は、親しい人とのプライベートなやりとりのなかで使うケースが多い表現のため、あくまでビジネスにおける付き合いであり、あまり親しくない人に使ってしまうと、相手が不快に思う可能性があるからです。

また、「追伸」は、本題とは関係のない話題を付け加える際に使うため、メールが不必要に長くなってしまいます。

要件が伝わりにくいなどのデメリットもあるため、ビジネスシーンでは、基本的に「追伸」は使用しないようにしましょう。

「追伸」の使い方と例文

ビジネスシーンでは一般的に使用しない「追伸」ですが、親しい間柄の人とのやりとりなど、限られた場面で「追伸」を使うケースもあります。

親しい間柄の場合、「追伸」を使って、むしろ相手への気遣いを表現できるといったメリットもあるでしょう。

ここでは、ビジネスシーンにおける「追伸」の使い方を解説します。

本題とは異なる内容を書きたいとき

単純に本題とは異なる内容を書きたいときに、「追伸」を使うケースがあります。

たとえば、「今度近くにできた洋食屋にぜひ行きましょう」など、本題とは違う内容を一言添えたい場合などに使用します。

「追伸」は、本題とは関係ないフランクな内容を伝える際によく使われます。

「追伸」を使用すると、相手との親しさを感じさせる一方で、目上の人に対して使うと失礼に当たる可能性もあるため注意しましょう。

また、「追伸」が長すぎると、冗長な印象を与えてしまいます。

そのため、「追伸」を使う際は、長くなりすぎないように、一言二言程度におさめるようにしましょう。

もし、しっかりと内容を伝えたい場合は、「追伸」ではなく、正式なメールの形式で本文中において、内容を記載する伝え方が適切です。

心づかいを伝えたいとき

相手への心づかいを伝える際にも、「追伸」という表現は役に立ちます。

たとえば、「暑い日が続きますが体調にはくれぐれもお気を付けください」「どうぞご自愛ください」などを「追伸」で書き添えると、相手への心づかいを伝えられるでしょう。

メール本文で本題を簡潔に伝えつつ、「追伸」で心づかいを表現して、相手によい印象を与えられます。

「追伸」を使う際の注意点

「追伸」を使ってコミュニケーションをする際は、相手に失礼な印象を与えないためにも、いくつかのポイントに留意しておく必要があります。

  • 目上の相手には使わない
  • 重要な内容には使わない
  • 感謝や謝罪には使わない

3つのポイントを、それぞれ確認していきましょう。

目上の相手には使わない

一般的に、ビジネスメールでは、あとから内容を追加するのではなく、本文中における内簡潔な伝え方がマナーとされています。

そのため、あとから内容を付け加える「追伸」は、礼儀に欠ける印象を相手に与えるおそれがあります。

上司や取引先の相手など、相手が目上の場合は、「追伸」を使わないようにしましょう。

>ビジネスメールの基本マナーに関する記事はこちら

重要な内容には使わない

「追伸」には、重要な内容を含めない点も覚えておきたいマナーのひとつです。

「追伸」は、「本文に書くまでもないが付け加えたい内容」を書き添えるときに使う表現です。

そのため、重要な内容を伝える際は、本文でしっかりと記載するようにしましょう。

感謝や謝罪には使わない

「追伸」は、感謝や謝罪をするときには、気持ちが相手に伝わりにくくなってしまうため、使わないようにしましょう。

感謝や謝罪が「追伸」で書かれていると、「本当に感謝しているのか」「謝罪の気持ちがこもっていない」など、相手に悪い印象を与えてしまいかねません。

「追伸」の言い換え表現

前述した通り「追伸」は、ビジネスシーンにはやや不向きな表現です。

ビジネスシーンで使いやすい「追伸」の言い換え表現を確認しておきましょう。

末筆ながら

「末筆ながら」は、ビジネスシーンでもよく使われる表現です。

  • 末筆ながら、皆様のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。
  • 末筆ながら、くれぐれもご自愛ください。

「末筆ながら」をビジネスシーンで使う場合、相手の幸せや健康を祈る気持ちをしたためるとよいでしょう。

最後になりますが

「最後になりますが」も、ビジネスシーンでよく使う表現です。

メールなどの文章のほか、スピーチなどで最後に一言添える際にも用いられる表現です。

  • 最後になりますが、くれぐれもお体にはお気を付けください。
  • 最後になりますが、貴社ますますのご清栄をお祈り申し上げます。

「追伸」と混同しやすい用語

「追伸」と混同しやすい表現として、以下の2つの表現があげられます。

  • 追記
  • 付記

それぞれ異なる使い方をする言葉のため、混同しないように、意味や使い方を確認しておきましょう。

追記

「追記」とは、あとから付け足して書くことや、その文章のことを指す言葉で、本文と関連する内容を記載する際に用いられる表現です。

たとえば、「当日は西側の出入り口はしまっているため、北側の出入り口をご利用ください」などのように、本文にいれるよりも、「追記」で書き添える方が、わかりやすくなる場合などに使用するとよいでしょう。

本文とは関係ない言葉を付け足す「追伸」と違って、本文と関連する内容で補足したい内容があるときには、「追記」を使用しましょう。

付記

「付記」とは、本文に付け加えて書くことやその内容のことです。

本文の内容に加えて、注意喚起したい場合や備考として書きたい内容がある際に使用します。

たとえば「参考資料を付記する」といった使い方をします。

追伸に対する返信方法

「追伸」が書かれているメールを受けとったとき、「追伸」をつけて返信をしなくても問題はありません。

ただし、「次回の会議後に食事に行きましょう。ご予定はいかがでしょうか。」など、「追伸」が質問文である場合は、返信をするのがよいでしょう。

円滑なコミュニケーションに「Chatwork」

「追伸」は、手紙やメールで本文とは関係ない話題を付け加えたいときに使う表現です。

メールでは、あとから内容を付け加えるのは冗長な印象があるため、一般的に「追伸」はビジネスシーンには不向きな表現です。

「末筆ながら」や「最後になりますが」など、適切な表現を用いて、円滑なコミュニケーションを目指しましょう。

ビジネスシーンで円滑なコミュニケーションを実現する方法として、ビジネスチャット「Chatwork」の活用もおすすめです。

「Chatwork」は、チャット形式でコミュニケーションがとれるビジネスツールで、社内はもちろん、社外の人とも使用できます。

また、1対1はもちろん、グループチャットを活用して、複数人や全社員でも使用できるため、情報共有や周知を簡単に実現できるでしょう。

「Chatwork」は、無料で使いはじめることができます。

ぜひ、社内外の円滑なコミュニケーションの実現に、「Chatwork」をご活用ください。

  今すぐChatworkを始める(無料)

Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。

Chatwork新規登録

メールからの脱却をしたい方におすすめの資料
「メール」からチャットへ! ビジネスチャットで 実現する業務効率化
ダウンロード
Chatwork

Chatwork

Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

  • facebookシェアボタン
  • Xシェアボタン
  • はてなブックマークボタン
  • pocketボタン

関連記事