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ビジネスチャットシステムとは？機能・メリット・選び方まで徹底解説！
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
業務を円滑に進めるには、コミュニケーションが欠かせません。
コミュニケーション活性化に役立つのが、ビジネスチャットシステムです。
電話やメールに比べて気軽に連絡をとりやすく、情報共有が進みます。
製品ごとに機能や料金が異なるため、導入時には自社に適したビジネスチャットシステムを選ばなければなりません。
本記事では、ビジネスチャットシステムを導入するメリットや選び方などを詳しく紹介しているため、ぜひ参考にしてください。
ビジネスチャットシステムとは？
ビジネスチャットシステムはビジネスシーンに特化した連絡ツールで、さまざまな機能が搭載されています。
リモートワークの導入などによって従業員の対面コミュニケーションが減少するなか、スムーズな情報共有を目指してビジネスチャットシステムを導入する企業が増えています。
ここからは、以下の観点からビジネスチャットシステムについて解説します。
- ビジネスチャットツールとの相違点
- 従来のビジネスメールとの比較
ビジネスチャットツールとの相違点
ビジネスチャットツールは、同僚や取引先とコミュニケーションをとるためのツールで、テキストメッセージの送受信が可能です。
サービスによっては、ファイルの共有機能や音声通話機能などが備わっている場合もあります。
ビジネスチャットシステムとビジネスチャットツールに大きな違いはなく、搭載されている機能も共通しているケースが多く見られます。
そのため、名称（呼び方）が異なっているだけと考えてよいでしょう。
従来のビジネスメールとの比較
従来のビジネスシーンでは、コミュニケーションや情報共有の手段としてメールが用いられることが一般的でした。
メールの有用性は誰もが知るところであるにもかかわらず、ビジネスチャットシステムに注目が集まっているのはなぜでしょうか。
理由として挙げられるのは、リアルタイムでコミュニケーションがとりやすい点です。
メールの場合、受信ボックスの確認やメールの開封、メールのフォルダへの移動といった手間がありますが、ビジネスチャットシステムはメッセージの確認や送信に手間がかかりません。
受信したメッセージに対して返信する際も、メールはあいさつ文から書き始めなければなりませんが、ビジネスチャットシステムは用件のみで構わないので、すぐに返信できます。
内容によっては、絵文字でリアクションするだけで済むケースもあります。
外出先や移動中でもメッセージの確認や返信が簡単にできるため、メールの代替手段として活用されています。
ビジネスチャットシステムに搭載されている主な機能
ビジネスチャットにはさまざまな機能が搭載されているので、業務効率化に役立ちます。
今回は、ビジネスチャット「Chatwork」を例に、ビジネスチャットシステムに備わっている主な機能をお伝えします。
これからビジネスチャットシステムの導入を検討している方は、参考にしてください。
「グループチャット」でスムーズなやり取りを実現
グループチャット機能とは、任意のメンバーでチャットグループをつくり、メッセージのやりとりやファイル共有ができる機能です。
部署やチーム、プロジェクトのメンバーでグループを作成すれば、グループ宛てにメッセージを送るだけで全員と情報を共有できます。
個別に情報を伝達する必要がなくなり、情報伝達漏れを防げます。
「タスク管理」で業務の見える化
タスク管理機能とは、ほかのメンバーに依頼したい仕事を「タスク」として作成すると相手に通知が届き、仕事や作業を依頼できる機能です。
相手がタスクを完了させると、タスクを作成した相手宛に完了通知が届きます。
自分の作業について、自分宛にタスクを作成することも可能です。
タスク管理機能を活用すると、自分やほかのメンバーの業務が見える化できるため、各自の業務量を見ながら仕事を割り振ったり、ステータスを管理したりしやすくなります。
「ビデオ通話」でオンライン会議にも対応
ビジネスチャットシステムはテキストでのやりとりだけではなく、音声や映像を使ったコミュニケーションも可能です。
Chatworkの場合は、「Chatwork Live」を起動させるとビデオ通話ができます。
テキストでは伝わりにくい情報も、ビデオ通話ではわかりやすく伝えられる場合もあり、コミュニケーションにも便利です。
状況に合わせた使い分けができることがメリットです。
ビジネスチャットシステムを導入する3つのメリット
ビジネスチャットシステムの導入は、企業に多くのメリットをもたらします。
代表的なメリットは、次のとおりです。
- コミュニケーションが円滑になる
- チームやグループでの生産性が向上する
- プロジェクト管理やタスク管理がしやすくなる
以下、各メリットについて、具体的に説明します。
メリット①｜コミュニケーションが円滑になる
ビジネスチャットシステムは、メールや電話のような堅苦しさがなく、メッセージを送るハードルが低いという特徴があります。
たとえば、チームのメンバーにお礼を伝えたくても、「わざわざ電話するほどでもない」と感じる場面もあるでしょう。
ビジネスチャットシステムなら、「先ほどはありがとうございました」と一言だけのメッセージを送ることができます。
気軽にメッセージを送り合えるので、ほかのメンバーや取引先と良好な関係を築くのに一役買い、コミュニケーションの円滑化が実現します。
メリット②｜チームやグループでの生産性が向上する
ビジネスチャットシステムの導入は、生産性の向上にも貢献するでしょう。
作業上の注意点や、取引先や顧客からの要望をグループチャット上で伝えられるため、わざわざミーティングをおこなう必要がなく、コア業務に集中できます。
ノウハウや成功事例の共有もしやすく、メンバーのスキルや知識の向上にもつながります。
結果的に業務の効率化が図られ、短時間で大きな成果を生み出せる可能性が高まります。
メリット③｜プロジェクト管理やタスク管理がしやすくなる
ビジネスチャットシステムは、進捗管理にも長けています。
プロジェクトのメンバーでつくったグループチャットに進捗を報告してもらえば、簡単に日々の作業進捗を管理できます。
Chatworkのように、タスクが完了したらほかのメンバーに通知が届く仕様のタスク機能を活用すれば、進捗の可視化にもつながるでしょう。
ビジネスチャットシステムを導入する3つのデメリット
ビジネスチャットシステムは企業に多くのメリットをもたらす一方、デメリットもあるので注意が必要です。
例を挙げると、次のようなデメリットがあります。
- 返信や反応がプレッシャーになる
- 操作を覚えるまで時間がかかる
- セキュリティ面への配慮が必要になる
詳細について解説しましょう。
デメリット①｜返信や反応がプレッシャーになる
ビジネスチャットシステムはメッセージを送りやすいというメリットがあるものの、受け取る側には「返信しなければならない」というプレッシャーを与えるおそれがあります。
グループチャットではほかのメンバーのリアクションが見えるため、「自分もリアクションしなければならない」という焦燥感を覚えるケースも少なくありません。
また、既読機能がついているビジネスチャットシステムでは、受信メッセージを読んだことが相手にわかってしまうため、負担に感じる人もいます。
デメリット②｜操作を覚えるまで時間がかかる
従業員のITリテラシーがあまり高くない職場では、ビジネスチャットシステムに慣れるまで時間がかかるケースもあります。
最近では、高機能で操作が複雑化しているビジネスチャットシステムも多く、操作方法を覚えるのが容易でないと感じる人もいるでしょう。
ビジネスチャットを導入しても、思うように定着しないという事態につながるため注意が必要です。
デメリット③｜セキュリティ面への配慮が必要になる
ビジネスチャットシステムでは、会社の機密情報や個人情報を扱うこともあるため、セキュリティ対策が必須です。
システム側が施しているセキュリティ対策（データの暗号化など）だけでは不十分なケースもあります。
従業員へ情報漏洩リスクを周知し、パスワード管理などを徹底するように従業員教育を実施しなければなりません。
システム導入にあたっては、セキュリティ教育コストがかかる点も念頭に置いておきましょう。
ビジネスチャットシステムを選ぶ際のチェックポイント5選
ビジネスチャットシステムと一言で言っても、機能や費用はサービスによって大きく異なります。
導入後に後悔しないためには、以下の点を比較してください。
- セキュリティは万全か
- 必要な機能はあるか
- 直感的に使いやすいか
- 料金体系はわかりやすいか
- 拡張性は高いか
比較するポイントについて解説するので、参考にしてください。
ポイント①｜セキュリティは万全か
ビジネスチャットシステムでは、個人情報や機密情報を扱うこともあるため、セキュリティが万全なサービスを選びましょう。
ビジネスチャットシステムの主なセキュリティ対策として、二要素認証やIPアドレス制限機能、端末認証機能などが挙げられます。
各製品のセキュリティ対策を比較するとともに、障害・インシデント対応体制も確認してください。
ポイント②｜必要な機能はあるか
ビジネスチャットシステムの選定時は、搭載機能の比較も欠かせません。
まずは自社が必要とする機能を洗い出しましょう。
そのうえで、必要な機能を搭載しているビジネスチャットシステムを選びます。
多機能なシステムは利便性が高いものの、その分料金も高くなる傾向があります。
機能を使いこなせない場合や、不要な機能が多かった場合にはコストが無駄になってしまうこともあるため、慎重に検討してください。
ポイント③｜直感的に使いやすいか
従業員に積極的に利用してもらうには、使い勝手の良さも求められます。
わざわざマニュアルを開かなくても直観的に使えるシステムであれば、操作に関する教育や説明の手間が省けるので、コスト削減につながります。
ビジネスチャットシステムのなかには、無料で使えるトライアル期間を設けているサービスもあるので、実際に使って操作性をチェックしてみるとよいでしょう。
ポイント④｜料金体系はわかりやすいか
クラウド型のビジネスチャットシステムは月額料金制度を採用しているタイプが多く、初期費用の有無はサービスによって異なります。
使用する人数やオプションによって料金が変動するタイプもあるので、従業員数が増えた場合も想定し、事前にコストを試算しておきましょう。
公式Webサイトを見ても料金体系がわかりにくいときは、ベンダーに問い合わせて資料を取り寄せてください。
ポイント⑤｜拡張性は高いか
自社ですでに活用しているシステムとの連携を検討している場合は、拡張性も確認しましょう。
たとえば、顧客管理システムと連携すれば、顧客データ更新時に通知を設定できるなど、業務効率化にも役立ちます。
勤怠管理システムと連携すれば、ビジネスチャットシステム上で勤怠の打刻ができるようになり、リモートワーク時でも勤怠管理がしやすくなります。
また、システム上で扱えるデータの形式や互換性なども確認しておくとよいでしょう。
ビジネスチャットシステムなら、「Chatwork（チャットワーク）」がおすすめ
多様なビジネスチャットシステムがありますが、とくにおすすめしたいのが「Chatwork」です。
Chatworkは操作性がシンプルで、普段パソコンを使った業務をしていない人でも簡単に使えます。
さらに、国際規格ISO27001や国際規格ISO27017を取得し、厳格なセキュリティ基準にのっとって運用しているので、安心して利用できます。
業務の効率化にも役立つ機能も搭載されているので、ここからは生産性向上につながる機能をご紹介しましょう。
おすすめポイント①｜社内外と連携しやすいグループチャット機能
Chatworkには、複数のメンバーと同時に情報共有ができる「グループチャット機能」が備わっています。
グループチャット機能は、複数人でひとつのグループをつくり、そのなかでチャットができる仕組みです。
グループのメンバーと一括で情報共有ができ、情報共有にかかる時間を短縮できます。
また、グループチャットにメッセージを残しておけば、「言った」「言わない」といった問題が発生しません。
プロジェクトによっては、社内だけではなく複数社と協力しながら遂行するケースもあるでしょう。
プロジェクトに携わるメンバー全員で「グループチャット」を作成すれば、たとえオフィスが離れていても、スムーズに情報を共有でき、スムーズに連携できます。
おすすめポイント②｜業務の抜け漏れを防止するタスク管理機能
業務の進捗を把握するのに役立つのが、「タスク管理機能」です。
タスク管理機能とは、仕事をお願いしたい相手宛にタスクを作成すると相手宛に通知が届き、Chatwork上でタスクの内容や期限を確認できる機能です。
メッセージで仕事を依頼されてもほかのメッセージに埋もれて忘れてしまうおそれがありますが、タスクはグループチャットの右カラムからすぐに確認できるため、見落としがなくなり、確実に業務をこなせるでしょう。
また、タスクの完了時には、依頼した人へ通知が届きます。
進捗を把握しやすく、通知がこない場合にはリマインドをすれば業務の遅延防止にもつながります。
おすすめポイント③｜リモートワークにも対応するビデオ通話機能
「Chatwork Live」を起動させれば、グループチャットに参加している人とビデオ通話もできます。
一般的なWeb会議システムでは、事前に会議日程を決めてURLを発行し、決められた時間になったら会議に参加するという流れです。
Chatwork Liveの場合、テキストでやりとりをしている途中でビデオ通話のほうが説明しやすいと判断したら、その場でビデオ通話に切り替えられます。
そのため、わざわざ日程調整をする必要がありません。
画面共有もできるため、自分が操作している画面や共有したいデータを見せながら説明すれば、よりわかりやすく伝えられるでしょう。
リモートワークの導入で、離れた場所にいるメンバーとのやりとりが求められる職場には、とくにおすすめの機能です。
「Chatwork（チャットワーク）」でスムーズなビジネスチャットシステムの導入を
ビジネスチャットシステムは複数人での情報共有に優れ、場所を選ばずに連絡が取り合えます。
テキストメッセージが記録として残るので、上長やメンバーからの依頼を確認したいときにも便利です。
ただし、自社に合ったシステムを選ばなければ、宝の持ち腐れとなってしまいます。
導入前には機能や料金などを十分に比較してください。
ビジネスチャットシステム「Chatwork」は、社内外問わずコミュニケーションをとりやすく、タスク管理機能やビデオ通話機能などの活用で業務効率化が期待できます。
無料で試せるので、この機会にぜひ導入をご検討ください。
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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
