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ビジネスチャットのログ管理はなぜ必要？活用のメリットと注意点を解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスチャットの普及とともに注目されているのが「ログ管理機能」です。
過去のやり取りが可視化されることで、業務トラブルの回避や情報セキュリティの強化に役立ちます。
しかし、「ログはどこまで記録されるのか？」「違法にはならないのか？」などの疑問を感じる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、ログ管理の基礎知識や主な機能、ログ管理機能を活用するメリットと注意点、ツール選びのポイントなどを実務的な視点でわかりやすく解説します。
ビジネスチャットの「ログ管理」は必要？企業が知るべき基本を解説
ビジネスチャットの利用が広がるなか、「ログ管理」の重要性が注目されています。
ここではビジネスチャットのログ管理の概要を解説します。
そもそもログ管理とは？
ログ管理とは、ビジネスチャットで交わされたメッセージやファイルの履歴を記録・保存し、必要に応じて参照できるようにする仕組みを指します。
チャット上での会話はスピーディーな反面、口頭でのやり取りに近いため、記録に残しておかなければ重要な情報を見落としたり、トラブルの原因を特定できなかったりするおそれがあります。
ログを管理することで、発言の時系列や内容、責任の所在が明確になるほか、万が一の情報漏えいや不正アクセスの検証にも役立つため、セキュリティの観点からも有用な機能です。
ログ管理機能が必要な背景とは？
ビジネスチャットでログ管理が求められる背景には、働き方の変化と情報セキュリティ意識の高まりがあります。
テレワークやリモートワークの普及により、メールよりチャットでのやりとりが主流になりつつあるなか、発言や共有ファイルの見落としが発生しやすい状況になっています。
また、内部不正やコンプライアンス違反への対応、企業間トラブル時の証拠保全なども求められています。
上記のような環境下では、リアルタイムなコミュニケーションを記録・保管し、必要時にすぐ確認できる体制が不可欠であるため、ログ管理機能が役立ちます。
ビジネスチャットにおけるログ管理の主な機能
ビジネスチャットにおけるログ管理の主な機能は以下の2つです。
・ログの検索機能
・ログのエクスポート機能
それぞれについて説明します。
ログの検索機能
ログの検索機能は、ビジネスチャット上でやり取りされた膨大な情報の中から、必要なメッセージやファイルを迅速に見つけ出すための機能です。
キーワード検索・送信者・期間の絞り込み・ファイルの種類別検索など、複数の条件を組み合わせ、効率的に情報を探すことができます。
過去のやりとりを振り返りたいときや、トラブル時に証拠を提示したいときでも、スピーディーな対応が可能です。
ログのエクスポート機能
ログのエクスポート機能は、チャット上のメッセージ履歴や添付ファイルの情報を外部ファイルとして出力する機能です。
CSV形式で出力するケースが多く、管理部門による監査やトラブル時の記録保存、情報共有などに活用されています。
ビジネスチャットツール「Chatwork」には、管理者が特定期間のログをエクスポートできる機能が搭載されており、コンプライアンス対策や社内調査にも活用できます。
ログをオフラインでも保管・共有できることで、クラウド上のデータに万が一の障害が発生した場合などにも備えられるのが大きな利点です。
ビジネスチャットでログ管理機能を活用するメリット
ビジネスチャットのログ管理機能は、単に情報を記録するだけでなく、業務リスクの低減や生産性の向上にもつながります。
ここでは、ログ管理機能を活用するメリットを紹介します。
不正行為・情報漏洩の防止
ビジネスチャットのログ管理機能は、企業内での不正行為や情報漏洩を未然に防ぐために有効です。
すべての発言やファイル送信の履歴が記録されていれば、従業員の不用意な発言や機密情報の持ち出しに対する抑止力が働きます。
また、実際に問題が発生した際にも、誰が・いつ・何を発言したかを追跡できるため、迅速な原因究明と再発防止につながります。
トラブル時の証拠・証明
取引先との認識相違や社内の指示ミスなど、ビジネスの現場ではさまざまなトラブルが起こりえます。
このような場面で力を発揮するのが、ビジネスチャットのログです。
過去のやりとりを時系列で確認できるため、「言った・言わない」の論争を避け、事実にもとづいた冷静な対応が可能になります。
納期に関する合意や業務指示の内容などもログで証明でき、証拠保全にも役立ちます。
番外編：AIの併用
蓄積されたログデータは、AIの併用によってさらに価値ある情報資産へと変わります。
たとえば、AIがログを解析することで、社内のコミュニケーションの傾向や業務フローのボトルネックの可視化が可能です。
チャットの中で頻出するキーワードややりとりのパターンを分析すれば、業務改善やカスタマーサポートの品質向上にもつながります。
また、ナレッジ共有の自動化やFAQの生成などにも応用できるため、多方面への活用が期待できます。
ビジネスチャットでログ管理機能を使用する際の注意点
ビジネスチャットのログ管理機能は非常に有用ですが、運用の仕方によっては信頼関係を損ねたり、法的リスクを招いたりする可能性があります。
このようなトラブルを防止するために、次のような点に注意しましょう。
従業員への事前通知とコンプライアンスへの配慮
ログ管理機能を使う際には、ログの取得・管理がおこなわれることを事前に従業員（チャットの使用メンバー）へ通知する必要があります。
これは、従業員のプライバシーや職場環境への配慮として当然のマナーであり、同時にコンプライアンスの観点からも重要です。
仮にログを無断で取得・利用した場合、従業員からの不信感を招くだけでなく、企業としての信頼性や法的リスクにも関わるため注意が必要です。
ログ管理の責任者とポリシーの明確化
ログ管理機能を適切に使用するためには、運用責任者を明確にしておくことが大切です。
具体的には、ログの閲覧やエクスポートをおこなう責任者を定め、役割や手続き、権限に関するポリシーを文書化しておく必要があります。
責任者やポリシーを決めずに運用を開始してしまうと、セキュリティや信頼性の観点から問題が生じる可能性があります。
モラルや法令順守の観点からも、責任者の設置とルールの明文化は実施しておきましょう。
ログ管理情報の取り扱いに注意
ログには、個人情報や業務上の機密情報が含まれることもあり、取り扱いには細心の注意が求められます。
たとえば、顧客の個人情報や未発表の企画内容などがチャット上でやりとりされていた場合、外部へ流出するようなことがあれば重大な情報漏えいにつながる可能性があります。
そのため、ログ管理情報の保存・閲覧・共有には制限を設け、管理責任者のもとで厳格に運用することが大切です。
ログ管理機能のあるビジネスチャットを選ぶポイント
ビジネスチャットを導入する際、ログ管理機能の有無だけでなく、その内容や運用しやすさも慎重に見極める必要があります。
以下では、ログ管理機能付きのビジネスチャットを選ぶ際に注目すべき3つのポイントを解説します。
ポイント①導入コスト・ランニングコスト
ポイント②使いやすさや動作速度
ポイント③セキュリティの強度
ポイント①導入コスト・ランニングコスト
ビジネスチャットのログ管理機能は、多くの場合で有料プランに限定されているケースがあります。
ツールによっては、標準プランでは利用できず、上位プランへの切り替えが必要となることも少なくありません。
そのため、ログ管理をどのような目的でおこないたいのかを明確にしたうえで、必要な機能が含まれるプランを選定することが大切です。
コストを抑えるために機能が不十分なプランを選んでしまうと、本来の目的に沿った運用が難しくなる可能性もあるため注意が必要です。
ポイント②使いやすさや動作速度
ログ管理機能が備わっていても、操作が複雑だったり、検索性が低かったりすると、実務に支障をきたすおそれがあります。
たとえば、必要な情報がすぐに見つからない、ログの出力に手間がかかるといった状況では、トラブル時の対応が遅れる要因にもなりかねません。
導入前には実際のログ管理画面や操作方法を確認し、検索やエクスポートなどの基本機能が使いやすいかどうかをチェックしておくことが重要です。
ポイント③セキュリティの強度
ログデータには業務上の重要情報が含まれるため、セキュリティ対策の強度は選定時の重要項目です。
いくら社内で厳重にログを扱っていても、チャットツールを提供するベンダー側で情報漏えいが発生してしまっては意味がありません。
導入前には、データ暗号化やアクセス制限、ログ保存の安全性など、提供企業が講じているセキュリティ対策について十分に確認しましょう。
「Chatwork（チャットワーク）」は、ログ管理機能が使えるビジネスチャット
Chatworkは、国内企業を中心に広く利用されているビジネスチャットツールで、エンタープライズプラン（有料）のみ、管理者権限のあるユーザーだけがログ管理機能を利用できるようになっています。
以下では、Chatworkにおけるログ管理機能の特徴と活用方法について解説します。
エクスポートできるログ
Chatworkのエンタープライズプランでは、管理者権限をもつユーザーが以下のログをCSVまたはHTML形式でエクスポートできます。
・メッセージの送信・編集・削除履歴（編集・削除時刻や変更前の内容も記録対象）
・ファイル送信履歴（ファイルへのリンク）
・チャットルームの参加者情報
これらのログを保存することで、業務上のやりとりを時系列で記録でき、トラブル時の検証や社内報告資料の作成に役立ちます。
エクスポートできないログ
Chatworkのログ管理機能には、エクスポート対象外となる情報もあります。
たとえば以下のようなものはログに含まれません。
・マイチャットのメッセージやファイル
・ファイル本体（リンクのみ出力される）
・タスクの一覧データ（タイムライン上の通知ログは含まれる）
このように、すべてのやり取りが出力対象になるわけではないため、ログの取得範囲を正しく理解したうえで補完的な管理体制を整えることが重要です。
エクスポートの具体的な手順
Chatworkでログをエクスポートするには、エンタープライズプランに加入し、かつ管理者権限をもつユーザーである必要があります。
具体的な手順は以下のとおりです。
1. 画面上部のユーザー名をクリックし「管理者設定」へアクセス
2. メニューから「エクスポート」を選択
3. 出力形式（CSVまたはHTML）を選び、期間を指定
4. 編集・削除ログを含めるか選択し「チャットログ・エクスポート」を実行
5. 完了後、登録メールアドレスに通知が届き、URLからダウンロードが可能
なお、過去のエクスポートログは新しいデータで上書きされるため、都度バックアップを取ることを推奨します。
ビジネスチャットのログ管理なら「Chatwork（チャットワーク）」
ビジネスチャットにおけるログ管理は、トラブルの抑止や業務の可視化、AIによる活用など、多くのメリットをもたらします。
一方で、運用ルールや社内への通知を怠ると、信頼やコンプライアンスを損なうリスクもあるため、慎重な運用が求められます。
ログ管理機能を備えたツールを選ぶ際は、コスト・使いやすさ・セキュリティの3点をしっかり確認しましょう。
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