ビジネスチャットとメールの使い分けとは？ビジネスを加速する最適な方法を解説

近年、ビジネスチャットはメールに並ぶ主要な連絡手段といえます。

働き方の多様化が進む中で、ビジネスチャットとメールの使い分けに悩む人も少なくありません。

本記事では、ビジネスチャットとメールの違いやそれぞれのメリット・デメリット、使い分けの基準、マナーの違いなどをわかりやすく解説します。

ビジネスチャットとメールを適切に使い分けたいと考えている方はぜひ参考にしてください。

ビジネスチャットとメールの違い

ビジネスチャットとメールはどちらも業務上の連絡手段ですが、用途や特性には大きな違いがあります。

以下、主な違いについて紹介します。

コミュニケーションの速度とリアルタイム性

ビジネスチャットは、スピーディーなやり取りに特化したツールで、リアルタイムでの会話が可能なため、レスポンス速度が求められる場面で役立ちます。

一方、メールは送信から返信までに一定の時間を要する場合が多く、リアルタイム性ではビジネスチャットに劣ります。

そのため、確認や承認を迅速に実施したい場合はビジネスチャット、緊急性の低い内容にはメールが適しています。

メッセージのフォーマルさと気軽さ

ビジネスにおけるメールでは、挨拶文や署名、フォーマルな文体や構成が求められることが多く、文章の作成には一定の時間や配慮が必要です。

一方、ビジネスチャットはメールに比べてカジュアルな表現が許容されやすく、口語的な文体で素早くやり取りできることが特徴です。

そのため、形式張ったやり取りが必要とされない社内の簡易的な確認や情報共有などにはビジネスチャットが向いているといえます。

コミュニケーションの内容

ビジネスチャットとメールは、やり取りする内容にも違いがあります。

ビジネスチャットは短文でのやり取りが中心であり、進行中の案件や軽微な確認事項など、即座に処理できる内容に適しています。

対してメールは、議事録や契約関連、正式な通知など、内容の分量が多かったり、記録性が求められたりするケースに向いており、後から見返す場合の視認性にも優れています。

利用するツール

ビジネスチャットとメールでは、利用するツールも異なります。

メールにはOutlookやGmailなどといったメールツールが広く使われています。

一方、チャットツールの代表的なものはSlackやMicrosoft Teams、Chatworkなどであり、ツールごとにタスク管理やファイル共有、グループチャットなどの機能を備えています。

ビジネスチャットとメールのメリット・デメリット

ビジネスチャットとメールには、それぞれ異なるメリット・デメリットがあります。

ビジネスチャットのメリット・デメリット

ビジネスチャットのメリット・デメリットは以下のとおりです。

メールのメリット・デメリット

一方で、メールのメリット・デメリットは以下のとおりです。

ビジネスチャットとメールを使い分ける7つの具体的な基準

ビジネスチャットとメールを使い分ける際は、個人の好みや習慣に頼るのではなく、以下のような判断基準を設けるとよいでしょう。

相手が社内か社外か

まず、連絡相手が社内・社外どちらの人なのかを考慮しましょう。

社内であれば、ビジネスチャットを用いるのが効率的です。

日常的な連絡や業務の進行確認には、素早く円滑にやり取りできるビジネスチャットのほうが適したケースが多いためです。

一方、社外とのやり取りでは、相手との関係性や、先方のツール使用環境などを考慮する必要があります。

連絡の形式やマナーを重視するケースではメールが適しているといえますが、他社と同じプロジェクトに参画している場合や、双方の合意が取れている場合などは、チャットでのやり取りの方がスムーズです。

内容の重要度と記録の必要性

伝える内容の重要度や、後から見返す必要があるかどうかも重要な判断基準です。

たとえば、契約に関する情報や、業務の正式な依頼・回答などのように、情報としての重要度が高く、記録として残す必要があるものはメールで対応すべきでしょう。

一方、日常的な連絡や軽い相談、業務上の軽微な確認など、記録性よりもスピードを優先したい場合にはチャットのほうが適しています。

緊急度とリアルタイム性の要求度

連絡の緊急度や即時対応の必要性も、メールとチャットを使い分ける判断基準となります。

たとえば、トラブル対応や緊急性の高い確認事項など、迅速な反応が求められる場面では、ビジネスチャットを使った方がスピーディーなやり取りができ、タイムロスを防げます。

一方、返信を急がない内容や、重要な情報を含んでいる場合、相手のタイミングで確認できればよい連絡などにはメールが適しているでしょう。

情報共有の相手の人数と範囲

情報を共有したい相手の人数や範囲によっても、連絡手段を使い分ける必要があります。

相手が少人数であり、チームやプロジェクト単位などの特定グループ内に限定されている場合は、チャットのグループ機能が有効です。

全員が同じタイミングで情報を受け取れるため、会話の流れを把握しやすくなります。

一方で、不特定多数への周知や、社内全体・顧客全体など広範囲に一斉に通知したい場合はメールの方が適しています。

コミュニケーションの目的

コミュニケーションの目的によっても、適切な手段は異なります。

意見交換やアイデアの共有、質疑応答など、双方向かつ自由なやり取りが求められる場合にはビジネスチャットが効果的です。

スピーディーに意見を出し合えることで議論が活性化し、スムーズなやり取りができるためです。

一方で、正式な報告や依頼、業務指示など、記録に残す必要性が高い内容はメールでの連絡が向いています。

＞コミュニケーションの目的に関する記事はこちら

添付ファイルの有無と種類・容量

添付するファイルの種類や容量によっても、連絡手段を使い分ける必要があります。

たとえば、契約書やプレゼン資料などの正式な文書や大容量ファイルを送信する場合は、ファイル共有サービスなどを併用し、メールで送信することが一般的です。

一方、社内で一時的なデータの共有をおこないたい場合や、簡単な画像・資料を送付したい場合には、ビジネスチャットが便利でしょう。

相手との関係性と相手のITリテラシー

コミュニケーション相手との関係性や、ITリテラシーにも配慮して連絡ツールを選びましょう。

たとえば、役員や上司などのように業務上の上下関係が明確な相手にはメールを使った丁寧な対応が適しています。

また、Tツールの操作に不慣れな相手に対しては、相手の使いやすさを優先する配慮も必要です。

メールとビジネスチャットのほか、必要に応じて電話・FAX・郵送など、相手との関係性や慣習を考慮して使い分けをおこないましょう。

ビジネスチャットとメールのマナーの違い

ビジネスチャットとメールでは、適したマナーも異なります。

ここではとくに注意すべき4つのマナーを解説します。

メッセージの長さや構成

メールは冒頭の挨拶・本文・締めの言葉・署名などを用いた形式が一般化しており、文章にもある程度の長さが求められます。

とくに社外宛てのメールには、丁寧さと正しいビジネスマナーが求められるため、言葉選びにも細心の注意が必要です。

一方、チャットは簡潔な文でやり取りするのが基本です。

伝えたい要点を短く明確に伝えるのが一般的であり、メールのような冗長な表現はかえって相手の負担になる場合もあるため注意しましょう。

＞ビジネスメールの書き方やマナーに関する記事はこちら

絵文字・スタンプ・リアクションの活用

メールにはないビジネスチャット特有の機能として、リアクション用の絵文字・スタンプが挙げられます。

感情のニュアンスを伝えたり、コミュニケーションを和ませたりする役割がありますが、相手や状況によってはカジュアルすぎる印象を与えることもあるため、使い方には注意が必要です。

返信のスピード感とタイミング

ビジネスチャットとメールでは、返信のスピード感やタイミングが異なります。

ビジネスチャットはリアルタイム性が高いため、なるべく早い返信が求められる傾向にあり、即答が難しい場合は「確認します」「後ほど回答します」などの一次返信をおこなうことがマナーです。

一方、メールはビジネスチャットに比べると返信のスピード感が遅く、内容によっては返信が翌日になってもそこまで問題にはなりません。

業務時間外の連絡に関する配慮

ビジネスチャットとメールでは、業務時間外の連絡に関する配慮のマナーも少し異なります。

ビジネスチャットは宛先指定によって通知が届くものが多く、即時返信が求められるケースがほとんどです。

そのため、業務時間外の送信は相手に確認や返信の負担をかけてしまう場合があります。

一方メールは、緊急を要する内容でない限り、自分のタイミングで確認し、翌日や業務時間中に返信することが多いでしょう。

このように、ビジネスチャットとメールでは返信に対する一般認識が異なるため、連絡するタイミングにも十分配慮する必要があります。

ビジネスチャットの選び方とおすすめのChatwork

最後に、ビジネスチャットの選び方とおすすめツール「Chatwork」について解説します。

ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶ際は、自社の業務スタイルや目的に合致するかどうかを確認することが大切です。

たとえば、タスク管理機能や外部ツールとの連携の可否、対応デバイスの種類、セキュリティ対策などが挙げられます。

また、実際にビジネスチャットを使用するユーザーの状況なども考慮して、インターフェースの使いやすさやサポート体制の充実度なども判断基準にすべきでしょう。

効果的なビジネスチャットなら「Chatwork」がおすすめ

「Chatwork」は、国内企業向けに開発されたビジネスチャットツールです。

シンプルで直感的な操作性にくわえ、タスク管理やファイル共有、音声通話などが基本機能として搭載されています。

さらに、専用のグループを作成することで社外ユーザーとのやり取りも安全におこなえるため、顧客や外部パートナーとの連携にも適しています。

日本語によるサポート体制も充実しており、ITに不慣れな社員がいる場合でもスムーズに導入・運用ができるでしょう。

ビジネスチャットとメールを使い分けて、より快適で生産的な働き方を実現しよう

ビジネスチャットとメールはそれぞれ異なる特性をもつため、状況・相手・送信内容などによって適切に使い分けることが重要です。

また、許容されているコミュニケーションの取り方やマナーなども異なるため、それぞれの違いを正しく理解しておくことも大切です。

なかでもChatworkは直感的な操作性にくわえ、タスク管理・ファイル共有機能・サポート体制などが充実しています。

この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。

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