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ビジネスチャットの導入・運用はなぜ失敗する？事例・原因・対策を詳しく解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスチャットを導入したいと思っていても、失敗の可能性を考えて慎重になる企業は少なくないでしょう。
ビジネスチャットの導入・運用の失敗を避けるには、失敗パターンや原因を把握し、導入目的の明確化やルールの設定など、適切に対応していくことが大切です。
今回は、ビジネスチャットのよくある失敗パターンと原因、失敗しない導入・運用の流れを解説します。
ビジネスチャットの失敗でよくあるパターン
まずは、ビジネスチャットの失敗でよくあるパターンを紹介します。
導入したものの定着しなかった
ビジネスチャットを導入したもののうまく定着せず、十分に使われないまま終わってしまったという失敗パターンがあります。
ビジネスチャットが定着しない理由としては、機能が複雑で使いづらい、ITツールが苦手で使いこなせない従業員がいる、業務的に使う機会が少ないなどの点が挙げられます。
ビジネスチャットはコミュニケーションの活性化や業務効率化に役立ちますが、定着しないと効果を発揮できません。
不必要なやり取りが増加した
ビジネスチャットを導入したことによって、不要なやり取りが増えてしまったというケースもあります。
ビジネスチャットはコミュニケーション活性化に有効ですが、プライベートな会話が増えて業務を圧迫したり、通知が多くて業務に集中できなかったりといった事態が発生すれば、生産性の低下を招いてしまうでしょう。
たとえ業務の話であっても、本来であれば不必要なリアクションや返答を求められることにストレスを感じる人もいます。
既存ツールとの使い分けができない
ビジネスチャットのほかに、社内SNSやタスク管理ツールなども導入している場合、ツールの使い分けがうまくできなかったという失敗パターンも見られます。
複数のツールを併用する際には、あらかじめ使い分けのルールを決めておかないと、連絡や作業の二度手間が生じたり、正しく伝達ができなかったりするおそれがあります。
結果として、もともと導入されていたツールを中心とする体制に戻ってしまい、ビジネスチャットが活用されなくなってしまったという例は少なくありません。
チャットに依存してしまう
ビジネスチャットは、相手の都合に関係なく自分のタイミングでメッセージを送れて、相手も自分のタイミングで確認できる便利なツールです。
一方で、便利さに依存し、対面で話すべきこともチャットで伝えてしまうと、思わぬミスやトラブルにつながるおそれがあります。
たとえば、細かい業務指示は対面で話したほうが、相違なく認識してもらえるかもしれません。
他社との打ち合わせなども、対面で実施するほうが誠意が伝わるでしょう。
相手やシチュエーションを見極め、適切な手段で連絡を取れる判断力がないと、ビジネスチャットの導入が失敗に終わってしまう可能性が高まります。
通知の多さがストレスとなる
PCやスマートフォンなどのデバイスにも対応しているビジネスチャットは、場所を選ばず使える反面、業務時間外の通知によってプライベートと仕事の切り替えがしづらいケースがあります。
また、もともと通知機能のないツールのみを使用していた職場であれば、ビジネスチャットの通知自体が従業員のストレスとなってしまう場合もあります。
コストパフォーマンスが悪い
コストに関する失敗パターンもあります。
ビジネスチャットの導入時には初期費用、運用開始後にはランニング費用が発生しますが、どちらも正しく見積もらないと予期せぬコストがかさむことになります。
多くの機能が使える高額プランを申し込んだものの実際には一部の機能しか使わない、大規模プロジェクトを見込んで大人数で使えるプランを申し込んだものの見通しが立たなくなったなど、プランと実情が合わずに無駄なコストが発生してしまうケースは少なくありません。
セキュリティ事故が起きた
不十分なセキュリティ対策によるトラブルは、ビジネスチャットの失敗パターンのひとつです。
ビジネスチャット自体のセキュリティ性は高くとも、企業側のセキュリティ設定が不十分な場合や、ヒューマンエラーが生じた場合などには、セキュリティ事故の発生リスクがあります。
たとえば、アクセス制限の不設定、機密情報の誤送信などのケースが挙げられます。
ビジネスチャット導入・運用が失敗する原因
続いて、ビジネスチャットの導入・運用が失敗する原因を紹介します。
ツールが自社に合っていない
自社に合うビジネスチャットツールを選べないと、導入・運用が失敗する可能性は高くなります。
自社の業種や業務内容、稼働スタイルなどにフィットしたビジネスチャットを選定できなければ、導入の目的を果たせず、定着にもつながりにくくなるでしょう。
ルール・ガイドラインが不明確
ビジネスチャット使用時のルール・ガイドラインが不明確な状態で導入・運用することも失敗の原因となります。
たとえば、メッセージを送信してよい曜日や時間帯、やり取りしてよい内容、返信やリアクションのマナーなどが定まっていないと、コミュニケーションが円滑におこなえず、過度な通知や連絡がストレスになる場合があります。
ビジネスチャットの失敗を防ぐ導入〜運用の流れ
ここでは、ビジネスチャットの失敗を防ぐ導入〜運用の流れを紹介します。
①導入の理由・目的を明確にする
まずは、なぜビジネスチャットを導入するのかを明確にしましょう。
ビジネスチャット導入の理由や目的を明確化することで、適したツールを見極めやすくなります。
また、従業員に対してビジネスチャットの機能やメリット、解決できる課題などを周知することもできるため、導入後の定着にもつながります。
②運用ルール・ガイドラインを決める
ビジネスチャットを適切に運用するために、ルール・ガイドラインの策定も重要です。
たとえば、次のようなルールが挙げられます。
・緊急の場合以外、業務時間外にはメッセージを送らない
・「お疲れ様です」「〇〇様」などの挨拶文や敬称は省略する
・周知事項や報告などにはリアクションのみで対応する
・社内イベントの相談や歓送迎会の調整など、業務外のやり取りは「雑談専用チャット」でおこなう
さらに、他のツールとの使い分けルール、チャットと対面コミュニケーションの推奨シチュエーションなども決めておくとよいでしょう。
ルールを設けたらマニュアル化や周知をおこなうとともに、ITリテラシーを高める研修なども実施しておくと、前述の失敗パターンを避けることができます。
③必要な機能や予算を検討する
ビジネスチャットの選定前には、必要な機能や予算を検討します。
ビジネスチャットの主な機能として、個人チャット・グループチャット機能、音声・ビデオ通話機能、ファイル管理機能、スケジュール管理機能などが挙げられます。
セキュリティ対策や対応デバイス、料金プランなども製品ごとに異なるため、必要な機能と予算の兼ね合いを慎重に検討しましょう。
③自社に合ったビジネスチャットを選定する
各製品の特徴や機能、予算感などを確認したら、自社に合ったビジネスチャットを選定しましょう。
導入目的を達成できる機能を備えていることも大切ですが、ビジネスチャットが社内に定着するように、シンプルで使いやすいツールを選ぶことも重要です。
ビジネスチャットのなかには無料で試せるものもあるため、まずは実際に触れて、操作性を確認することをおすすめします。
⑤導入後もルールの見直しをおこなう
ビジネスチャットの導入後は、事前に策定したルールを必要に応じて見直しましょう。
ビジネスチャットを運用していくうちに想定外のトラブルや課題が生じる可能性があるため、都度ルールを更新する姿勢が求められます。
ルールの見直し後は、あらためて従業員への周知やマニュアルの修正をおこない、情報共有不足によるトラブルを防止します。
Chatworkの導入でビジネスチャットの失敗を防ごう
ビジネスチャットでよくある失敗パターンとして、導入しても浸透しなかった、通知の多さに従業員が疲れてしまったなどが挙げられます。
ビジネスチャットに関する失敗は、自社に合うツールの選定や運用上の工夫によって回避できるため、必要な情報を把握してビジネスチャットを自社へ定着させましょう。
「Chatwork」は、シンプルで使いやすいビジネスチャットであり、誰でもすぐに操作に慣れることができます。
ビジネスに役立つ機能も多く搭載された「Chatwork」を導入して、ビジネスチャットの失敗を防ぎましょう。
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