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オンラインコミュニケーションとは？特徴や種類、メリット・デメリットを解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
近年ではリモートワークを導入する企業も増えており、オンラインコミュニケーションの重要性が高まっている反面、オンラインという特性上の課題も発生しています。
本記事では、オンラインコミュニケーションの特徴や種類を紹介しつつ、オンラインコミュニケーションのメリット・デメリットなどを解説します。
オンラインコミュニケーションでよくある課題への対処法や、情報共有を効率化するコツなども紹介しますのでぜひ参考にしてください。
オンラインコミュニケーションとは？
オンラインコミュニケーションとは、インターネットを介しておこなうコミュニケーション全般を指す言葉です。
オンライン上で連絡を取り合う際は、メールやSNS、Web会議システム、ビジネスチャットツールなどを使用します。
テキストの送受信や、通話機能での会話のほか、ビデオ会議機能を用いてリアルタイムで顔を見ながらコミュニケーションを取る場合もあります。
オンラインコミュニケーションを導入すると、場所の制限なくスムーズに情報共有ができるため、移動時間や交通費などを削減することが可能です。
オンラインコミュニケーションの主な特徴・種類
オンラインコミュニケーションの主な種類として、次のようなものが挙げられます。
・テキストによるコミュニケーション
・音声によるコミュニケーション
・ビデオによるコミュニケーション
以下で、それぞれの特徴について紹介します。
テキストによるコミュニケーション
テキストによるコミュニケーションは、メール・チャットなどを利用し、文章でコミュニケーションを取る方法です。
やりとりしたメッセージが記録として残り、後から内容を振り返ることができるため、伝達ミスなどのトラブルを防ぐために有効です。
音声によるコミュニケーション
音声によるコミュニケーションとは、オフィスの固定電話やツールの通話機能を利用し、声でコミュニケーションを取る方法です。
相手の話し方や声のトーンを聞くことで、テキストコミュニケーションより感情やニュアンスを把握しやすくなり、情報共有や引継ぎがスムーズになります。
リアルタイムで会話できるため、文章だけでは表現しづらい内容を伝えるときや、緊急性の高い連絡をする際に適しています。
ビデオによるコミュニケーション
ビデオによるコミュニケーションとは、Web会議システム（Zoomなど）を利用し、動画と音声でコミュニケーションを取る方法です。
相手の顔を見ながら会話でき、オンライン上でも表情を読み取れるため、内容や雰囲気がより伝わりやすくなります。
複数人でもコミュニケーションが取れるため、会議や研修、面接といったさまざまビジネスシーンで活用されています。
なお、ビジネスチャットツールのChatwork（チャットワーク）は、テキスト・音声・ビデオのすべての方法でコミュニケーションを取ることが可能です。
ファイル共有やタスク管理機能なども搭載しているため、オンラインコミュニケーションを円滑にしながら、業務効率化につなげることができます。
オンラインコミュニケーションの形式の特徴
オンラインコミュニケーションの主な形式は、次のとおりです。
・公開型、非公開型
・同期型、非同期型
以下で、それぞれの特徴について紹介します。
公開型・非公開型
公開型は、従業員やプロジェクトメンバーであれば、基本的に誰でも閲覧できる形式です。
対して非公開型は、特定の人しか閲覧できない（閲覧できないように制限する）形式になります。
たとえば、社内SNSは公開型、メールは非公開型のオンラインコミュニケーションに該当します。
ビジネスチャットの場合は、必要に応じて公開・非公開を使い分けることが可能です。
同期型・非同期型
同期型は、発信者と受信者が同じ時間・タイミングでやりとりする形式です。
非同期型は、発信者と受信者がそれぞれ違う時間・タイミングでもやりとりできる形式になります。
たとえば、電話やビデオ会議のような顔を見合わせて連絡を取るスタイルは同期型、メールやビジネスチャットのように後から確認できる方法は、非同期型に該当します。
オンラインコミュニケーションの3つのメリット
オンラインコミュニケーションのメリットとして、次のようなものが挙げられます。
①業務効率化が実現できる
②多様な働き方に対応できる
③コストの削減につながる
以下で、それぞれのメリットについて詳しく紹介します。
1. 業務効率化が実現できる
オンラインコミュニケーションを導入すると、業務効率を向上できることがメリットです。
リアルタイムでやりとりできるため、情報共有やフィードバック、意思決定などがスムーズになります。
また、オンライン上で資料を配布すれば紛失リスクがなく、再配布する手間がかからないことも利点のひとつです。
チャットの履歴や、ビデオの録画機能で後から内容を確認することもできるため、業務効率化につながります。
2. 多様な働き方に対応できる
オンラインコミュニケーションを活発化すると、テレワークやモバイルワークといった多様な働き方に対応できることがメリットです。
インターネットの接続環境があれば、場所を選ばずにやりとりができるため、自宅やコワーキングスペースで作業したり、移動時間を活用して外出先で仕事を進めたりできます。
最近では、週の何日かを在宅勤務に切り替えて、介護や子育てをしながら仕事を続ける人なども増えています。
3. コストの削減につながる
オンラインコミュニケーションは、コスト削減につながることがメリットです。
対面の会議では同じ場所に参加者が集まる必要がありますが、オンライン上でWeb会議を開催すれば、移動にかかる時間や手間を大幅に削減できます。
交通費や会議資料の印刷費、会議室のレンタル料といった諸経費がかからないため、コストカットにつなげることが可能です。
オンラインコミュニケーションの特徴的なデメリットと対策
オンラインコミュニケーションには、次のようなデメリットもあります。
①対面より誤解を招きやすい
②関係構築がしづらい面もある
③ツールを使う必要がある
以下で、それぞれのデメリットと対処法について紹介します。
1. 対面より誤解を招きやすい
オンラインコミュニケーションは、対面でのコミュニケーションと比較して、伝えられる情報量が少ないことがデメリットです。
とくにテキストによるオンラインコミュニケーションは相手の意図や感情を読み取りにくいため、思わぬ誤解を招く原因になります。
文章の捉え方は人それぞれであることから、同じ内容のメッセージを複数人に送っても伝わり方が異なります。
形式的な文章だけだとそっけなく思われてしまうケースもあるため、丁寧な言葉遣いを意識しつつ、堅苦しくならない配慮が大切です。
2. 関係構築がしづらい面もある
オンラインコミュニケーションは、対面でのコミュニケーションより従業員同士の関係構築が難しい傾向にあります。
従業員の中には、「顔が見えないと話しづらい」「いつ質問・相談して良いかわからない」など、オンラインコミュニケーションに苦手意識を持つ人も少なくありません。
対策として、ステータス機能を使って「外出中」「有給休暇中」など、自身の状況を提示しておくと連絡を取りやすくなります。
また、「質問がある方は14:00までに連絡してください」とコメントを入れたり、メッセージが冷たい印象にならないように絵文字・スタンプを適度に使う方法も有効です。
3. ツールを使う必要がある
オンラインコミュニケーションを導入する際は、ビジネスチャットやWeb会議システムなどのツールを利用する必要があります。
ツールを導入することで、オンライン上のコミュニケーションが円滑になり、業務効率化につながりますが、導入コストや教育コストがかかることがデメリットです。
ITリテラシーの高い従業員もいれば、パソコンに苦手意識を持つ従業員もいるため、ツールの操作マニュアルを作成したり、従業員向けの勉強会を開いたりする必要があります。
Chatworkのように、シンプルな操作性で直感的に使えるツールであれば、教育コストを削減でき、スムーズにツールを導入できます。
Chatworkでオンラインコミュニケーションをスムーズに！
今回は、オンラインコミュニケーションの特徴や種類、オンラインコミュニケーションを導入するメリット・デメリットなどを紹介しました。
オンラインコミュニケーションを導入・活用する際は、自社の課題解決に役立つツールを利用することが大切です。
社内での情報共有やコミュニケーションをより円滑にするために、「Chatwork」のようなビジネスチャットツールを導入する事例もあります。
メールや電話よりスムーズに情報共有でき、タスク・スケジュールなどを一元管理することもできるため、この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。
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