公開日：
更新日：
ビジネスチャットの基本を解説！種類別の機能・メリット・デメリットとは？
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスチャットには多種多様なタイプがあり、それぞれにメリットとデメリットがあります。
メリットとデメリットをきちんと把握したうえで自社に合ったビジネスチャットを選択すれば、導入の目的を達成できるでしょう。
本記事では、ビジネスチャットのタイプ別に機能やメリット・デメリットを解説しますので、ぜひ参考にしてください。
ビジネスチャットとはどんなツール？
ビジネスチャットは業務上の使用に特化したコミュニケーションツールです。
電話やメールより気軽にやりとりができ、社内のコミュニケーション促進や情報共有に役立ちます。
社内だけではなく、取引先や顧客とのやりとりに活用するケースも見られます。
新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけにリモートワークを導入する企業が増加し、従業員同士が対面で会話をする機会が減少したため、コミュニケーションの希薄化が大きな課題となりました。
ビジネスチャットはコミュニケーション活性化に役立つことから、導入企業が増えています。
ビジネスチャットの概要
ビジネスチャットは、短いメッセージの送受信によってスピーディにやりとりできる点が特徴です。
ファイル共有やタスク管理、ビデオ通話などの機能も有しており、多方面で業務効率化にもつながります。
ビジネスシーンでの使用を想定して開発されているため、機密情報の取り扱いや第三者からの攻撃などを想定したセキュリティ対策にも力を入れています。
ビジネスチャットの主な機能
ビジネスチャットに搭載されている機能には、さまざまな種類があります。
メッセージの送受信機能は必ず搭載されており、メッセージの既読確認機能・グループチャット機能などが備えられているビジネスチャットもあります。
また、スケジュール管理機能や音声通話・ビデオ通話機能が使えるビジネスチャットもあります。
導入時には、自社が必要とする機能が搭載されているかどうかを確認してください。
【種類別】ビジネスチャットのメリット・デメリット
ここからは、ビジネスチャットのタイプ別に、それぞれのメリットやデメリットをお伝えします。
自社に適したビジネスチャットを選ぶ際にお役立てください。
コミュニケーション特化型
ビジネスチャットには、コミュニケーションに特化したタイプがあります。
メッセージの送受信がしやすく、絵文字やスタンプなどを使ってリアクションできる機能も備わっています。
コミュニケーション活性化を目的にビジネスチャットを導入する企業が多いことから、コミュニケーション特化型のビジネスチャットは高い導入実績を誇る傾向にあります。
メリット
コミュニケーションに特化したビジネスチャットは、直観的に操作できるものがほとんどです。
大企業から中小企業まで、企業の規模・業種を問わず使いやすいこと、ITリテラシーが高くない従業員が多い職場でも導入しやすいことがメリットです。
シンプルな操作性やリアクション機能により、コミュニケーション促進が期待できます。
デメリット
コミュニケーションの取りやすさに重点を置いて開発されているビジネスチャットは、業務効率化をサポートする機能が不十分な場合があります。
スケジュール管理機能やタスク管理機能の充実を求める企業には不向きなケースがあるため注意しましょう。
低コスト型
できる限り費用をかけずにビジネスチャットを導入したい企業に向いているのが、低コストのビジネスチャットです。
プランによって使える機能の範囲やユーザー数が変動するタイプもあるため、最初は低額プランで導入し、機能が足りない場合は上位のプランへ変更すると、コストが無駄になりません。
メリット
メリットは、コストカットにつながる点です。
ベンチャー企業や中小企業など、従業員数が少ない企業には向いているでしょう。
「低額プランで契約し、必要な機能のみオプションで追加する」という導入方法が可能なビジネスチャットもあるため、必要に応じて検討するとよいかもしれません。
デメリット
低コストで導入できるビジネスチャットは、搭載機能が限定的なケースが多いことがデメリットです。
利用できるユーザー数に制限があるケースも多いので、注意してください。
従業員数が増加したり、ビジネスチャットに取引先を招待したりする予定がある場合、低額プランだとユーザー数が足りなくなるおそれがあるため注意しましょう。
多機能・複合型
メッセージの送受信機能だけではなく、業務に役立つ機能が数多く搭載されているビジネスチャットがこのタイプにあたります。
業務効率化につながるだけではなく、管理や運用のコスト削減にもつながります。
メリット
多機能型のビジネスチャットを導入すれば、スケジュール管理やタスク管理などが効率化でき、生産性の向上が見込めるでしょう。
複合型のビジネスチャットも同様です。
経費精算機能を有するビジネスチャットの場合、申請が承認されたらビジネスチャット上へ通知が届く仕組みになっているため、申請・承認業務がスムーズになります。
デメリット
搭載されている機能が多すぎるビジネスチャットだと、使いきれずに持て余す可能性が考えられます。
操作も複雑になりがちなので、従業員が操作方法を理解し、定着するまでにも時間が必要です。
また、機能が多いビジネスチャットは費用が高額になりがちです。
機能を使いこなせなければ、コストが無駄になってしまう可能性もあるため、注意してください。
ナレッジ共有特化型
従業員間のナレッジ共有に役立つ機能が強化されたビジネスチャットもあります。
たとえば、社内掲示板機能があると、業務ノウハウや成功事例などの共有が進みます。
写真や動画などのファイル共有機能が備わっていると、マニュアルや新商品情報の共有がしやすいため、多数の商品・サービスを扱う業種に向いているでしょう。
メリット
社内掲示板機能はナレッジの共有に加え、従業員のコミュニケーション促進の場としても活用できます。
複数の拠点を持つ企業の社内報・社内SNSとして機能させることもできるため、従業員の相互理解や従業員エンゲージメント向上が期待できます。
デメリット
ナレッジ共有に特化したビジネスチャットは、タスク管理・スケジュール管理などの機能を搭載していない場合もあります。
ビジネスチャットの導入によって業務効率化を実現させたい場合には、あまり向いていない可能性が考えられるため注意が必要です。
ビジネスチャットの比較ポイント
ビジネスチャットを導入する際に、比較すべきポイントをお伝えします。
公式サイトに掲載されている情報を見比べるとともに、無料トライアルが可能なシステムは実際に試してみましょう。
搭載機能
まず、自社が必要としている機能が搭載されているかどうかを、必ず確認してください。
そのためには、ビジネスチャットの導入目的を明確化することが効果的です。
目的達成に必須の機能を洗い出したうえで、各システムの機能をチェックします。
システムによっては、機能は搭載しているものの追加料金が発生するケースもあるため、月額料金の範囲内での使用が可能かどうかも調べておきましょう。
操作性
操作性が低いと導入後の教育コストがかかるうえ、従業員がビジネスチャットの使用に消極的になってしまう可能性が高いため、できるだけ直感的に操作できるシステムを導入しましょう。
詳しい操作マニュアルが用意されていたり、電話・メール・チャットボットなど複数の手段でサポート窓口が解説されているビジネスチャットだと安心です。
また、事前に無料トライアルを活用して、操作性をチェックすることも重要です。
セキュリティ水準
ビジネスチャットでは個人情報や機密情報を扱うことも多いため、セキュリティ対策も重要なポイントです。
インターネットを介してやりとりをする場合は、第三者がデータを解読・改ざんできないように、データが暗号化されるビジネスチャットを選びましょう。
情報漏洩を防ぐには、IPアドレス制限やアクセス権限の設定が可能なシステムが適しています。
社外メンバーとのやりとりにビジネスチャットを使う想定であれば、自社のセキュリティポリシーだけではなく、取引先・外注先のセキュリティポリシーに準じたシステムを導入してください。
既存ツールとの連携性
社内ですでに利用しているツールがある場合、そのツールとの連携性もチェックしましょう。
ビジネスチャットによっては、顧客管理システムやクラウドストレージ、スケジュール管理システムやBIツールなどとの連携が可能です。
たとえば、受付システムとビジネスチャットを連携できれば、顧客が受付を済ませたタイミングで通知が届き、迅速な対応につながります。
ビジネスチャット上で勤怠の打刻ができるように、勤怠管理システムと連携させる例もあります。
導入実績・事例
システムごとの導入実績や導入事例も把握しておくとよいでしょう。
導入実績が多いビジネスチャットは、取引先や外注先も使っている可能性が高く、導入後もスムーズにやりとりができるためです。
導入による効果を知るためには、導入事例の確認が効果的です。
ビジネスチャット提供元の公式サイトに導入事例が掲載されていない場合は、システムを提供する会社に問い合わせる、資料を請求するなどの方法で情報入手できます。
費用面
初期費用や月額料金、オプション費用などを前もってチェックしましょう。
現在想定しているユーザー数だけではなく、従業員が増加した場合や企業を跨いだプロジェクトを実施する場合も考えて費用を見積もることがおすすめです。
無料のビジネスチャットは導入のハードルが低いものの、使える機能やユーザー数が限定されているうえ、サポートには別途費用が発生することもあります。
多方面から検討し、コストと機能・サービスなどのバランスを見て導入するビジネスチャットを決定しましょう。
ビジネスチャットで業務効率化を目指すならChatwork
ビジネスチャットはコミュニケーション活性化や情報共有につながるツールです。
コミュニケーションに特化したタイプから多機能型までさまざまな種類があるため、自社のニーズを満たすビジネスチャットを選びましょう。
とくにおすすめなのが「Chatwork」です。
初めてビジネスチャットを導入する職場にも適したシンプルな操作性に加え、大手企業や官公庁も採用するほど高水準のセキュリティ対策を備えています。
業務効率化に役立つ機能も各種搭載されているため、生産性向上に寄与します。
無料で試せるので、ビジネスチャットの導入を検討している方は、この機会にお試しください。
今すぐChatworkを始める（無料）
Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
