オンラインコミュニケーションのマナーとは？基本マナー、シーン別マナーを詳しく紹介

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

Chatworkに登録しても、なにからはじめればよいのか分からない方は多いのではないでしょうか？
本資料では、Chatworkをはじめて使う方に向けて、必ず確認しておきたいChatworkの基本機能や初期設定についてわかりやすく解説しています。
メッセージの送り方や返信の仕方、また、タスクを追加する方法やファイルを添付する方法など、知っておきたい基本機能を1冊にまとめました。
Chatworkを社内に導入する際のマニュアルとしても、ぜひご活用ください。

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目次

オンラインコミュニケーションを活用する際に、「失礼のないようにマナーを把握しておきたい」「基本的なマナーを知りたい」と考える人も多いのではないでしょうか。

本記事では、オンラインコミュニケーションのマナーが重要とされる理由・背景を紹介しつつ、オンラインコミュニケーションの基本的なマナーなどを解説します。

ビデオ会議やチャット送信時など、コミュニケーションの種類別のマナーも紹介しますのでぜひ参考にしてください。

オンラインコミュニケーションのマナーが重要な理由・背景

オンラインコミュニケーションでは、話し方や文章の書き方、返信のタイミングなど、些細なことで相手に与える印象が大きく変わることから、マナーが重要とされています。

対面のコミュニケーションと比べて情報が伝わりづらく、思わぬ誤解を招きやすいため、円滑にやりとりできるようにマナーを守ることが求められます。

オンラインという特性を理解し、コミュニケーションをより円滑にするためにビジネスチャットツールを導入する事例も少なくありません。

なかでも国産のツール「Chatwork（チャットワーク）」は、テキスト・音声・ビデオから適した方法でコミュニケーションを取ることができ、社内外の情報共有を効率化できます。

オンラインコミュニケーションとは？種類とメリット・デメリット

ここでは、そもそもオンラインコミュニケーションとは何か、どのようなメリット・デメリットがあるかを簡単に紹介します。

オンラインコミュニケーションの定義

オンラインコミュニケーションとは、インターネットを通じておこなうコミュニケーション全般のことです。

たとえば、社内の業務連絡をチャットでおこなう、電話やビデオ会議でクライアントと打ち合わせをするなど、テキスト・音声・動画を用いてやりとりするものです。

リモートワークが普及したことで、オンライン上で利用できるコミュニケーションツール（Web会議システム・ビジネスチャットなど）を導入する企業が増えています。

オンラインコミュニケーションのメリット

オンラインコミュニケーションのメリットとして、次のようなものが挙げられます。

インターネットの接続環境があれば、時間や場所を問わずにコミュニケーションが取れることがメリットのひとつです。

遠隔地や海外に在住している相手ともスムーズにやりとりでき、リアルタイムで情報共有できるため、社内外との連絡・報告・相談や、フィードバックを迅速化できます。

また、書類などをデジタルデータとして記録し、ペーパーレス化することで用紙代や印刷費などのコストを削減することが可能です。

オンライン会議であれば場所を確保する必要がなく、参加者を集う際にかかる出張費・交通費などのコストも発生しません。

オンラインコミュニケーションのデメリット

オンラインコミュニケーションには、次のようなデメリットもあります。

文章だけでコミュニケーションを取る場合、感情やニュアンスが正確に伝わりにくいことがデメリットです。

意図しない内容で伝わったり、相手に不快感を与えてしまうケースもあるため、注意が必要です。

また、電波状況やデバイスの性能によって音声が途切れる場合があり、オンライン会議にスムーズに参加できない可能性があります。

インターネットの接続環境を整備しつつ、コミュニケーションツールの操作方法を覚える必要があるため、導入するまでに手間がかかることもデメリットです。

オンラインコミュニケーションの基本マナー5選

オンラインコミュニケーションの基本マナーはいくつかありますが、とくに悩むケースが多い「音声・ビデオでコミュニケーションを取る場合」に焦点をあてた内容を紹介します。

以下で、それぞれの基本マナーと注意点について解説します。

1. 対面と同様の心構えや配慮

対面のコミュニケーションと同じように、オンライン会議の始まりと終わりには必ず挨拶を入れましょう。

進行役がリードして挨拶を促すと、オンライン会議のメリハリがつきます。

また、自宅からの参加者がいる場合、プライバシーに配慮することも大切です。

背景に映り込んだものを話題にするなど、プライベートな空間について触れると、画面越しに私生活を覗かれたような感覚になる人もいるので注意しましょう。

2. 事前準備の徹底

オンライン上の会議であっても、当日に案内・資料を送ると参加者の確認が間に合わないため、事前準備をおこなうことが大切です。

議題やテーマに沿ってスムーズに進行できるように、会議で議論する内容や参考資料などは事前に共有しておきましょう。

事前に必要な情報を把握した状態で会議へ参加してもらうことで、参加者は疑問点や発言内容をあらかじめ整理できるため、より建設的な意見交換が期待できます。

3. 服装・身だしなみ

自宅からオンラインミーティングに参加する場合はとくに、服装や身だしなみがラフになり過ぎないように注意しましょう。

仕事であることを自覚し、節度のある服装を心がけることが大切です。

また、洋服の柄によっては画面が見づらくなってしまう場合があるため、清潔感やTPOをわきまえた服装で参加するようにしましょう。

4. 時間厳守

オンライン上で会議・打ち合わせをおこなう場合も、約束時間をきちんと守りましょう。

あまりに早く入室すると主催者は準備が間に合わなくなり、開始時間ギリギリで一斉に入室されると、入室許可の対応に追われてしまいます。

そのため、接続トラブルがあっても対応時間を確保できるように、少し余裕を持って5分前程度を目安に入室すると良いでしょう。

5. 自分の名前を表示

オンライン会議をおこなう場合、誰が発言しているかを把握できるように、氏名・所属部署などを表示しておくことが大切です。

画面の背景に、名刺やプロフィール情報をデジタル化して掲示するなどの工夫をすると、より分かりやすく自己紹介することができます。

ニックネームやイニシャルを表示することも可能ですが、相手に失礼のないように、ビジネスシーンでは自分の名前を表示するケースが一般的です。

【シーン別】オンラインコミュニケーションのマナー

オンライン上でコミュニケーションを取る場合、ビジネスシーンごとにマナーがあります。

以下で、ビジネスシーン別のマナーについて紹介します。

オンライン会議（ビデオコミュニケーション）のマナー

オンライン会議では、周囲の音やキーボードを打つ音などがマイクに拾われるため、雑音を抑える機能を設定しておきましょう。

また、以下のような姿勢や態度は、マイナスの印象を持たれやすいので注意が必要です。

なお、Chatwork（チャットワーク）のようなビジネスチャットツールを導入すれば、スムーズに議事録や資料を共有することが可能です。

ビデオ会議やファイル共有機能などを搭載しているため、日常的なコミュニケーションツールとして利用しながら、業務効率を向上させることができます。

メール・チャット（テキストコミュニケーション）のマナー

メールは正式な文書として記録・保存されるため、フォーマルな言葉遣いを心がけましょう。

本文の冒頭で挨拶や感謝の言葉を述べたり、「お手数をおかけしますが」といったクッション言葉を入れたりすることで、丁寧な印象を与えることができます。

チャットはスピード感が求められるため、メールよりカジュアルなやりとりに適しており、要点を簡潔に伝えることが大切です。

社内のやりとりであれば、「いいね！」「了解」のようなリアクションやスタンプを使うことで返信の手間が減り、業務効率化につながります。

なお、テキスト形式では伝わりにくい複雑な内容の場合、誤解を生まないように電話やオンライン会議などを併用する方法がおすすめです。

＞ビジネスチャットとメールの使い分けに関する記事はこちら

電話・音声チャット（ボイスコミュニケーション）のマナー

電話の場合、スムーズに情報伝達できるように要点をまとめておくことが大切です。

電話をかける際は、相手が通話できる状況かどうかを確認するために、「今お時間よろしいでしょうか？」という一言を添えると良いでしょう。

音声チャットの場合、相手の会話のテンポに合わせて、適切にリアクションを取ることがポイントです。

話しやすい雰囲気を作ることで、音声だけのやりとりでもスムーズにコミュニケーションを取ることができます。

いずれの場合も相手の顔が見えないため、話すスピードや声のトーンに配慮しつつ、相手が理解しやすいようにゆっくりと話すように心がけましょう。

トラブル・クレーム対応時のオンラインコミュニケーションのマナー

トラブルやクレーム対応の場合、最初の印象が大切です。

落ち着いたトーンで話すことを意識し、不満や憤りを真摯に受け止めて丁寧に謝罪することで、相手の感情を和らげる効果が期待できます。

また、クレーム対応はスピード感も重視されます。

画面共有機能を用いて対応策をすぐに説明したり、話し合った内容をまとめて報告レポートを共有したりすると、相手からの信頼感が高まります。

＞オンラインコミュニケーションを円滑に進めるコツに関する記事はこちら

企業内でルールを策定・周知することもポイント

オンラインコミュニケーションは近年急速に普及したことから、共通のマナーが確立しているわけではありません。

そのため、自社の規模やワークフローに合わせて、オンラインでコミュニケーションを取る場合のガイドラインを策定することが大切です。

ガイドラインを従業員と共有し、統一感のあるマナーを身につけると顧客やクライアントからの印象が良くなり、企業イメージの向上につながります。

Chatworkでマナーをわきまえたオンラインコミュニケーションを

今回は、オンラインコミュニケーションのマナーが重要とされる理由・背景や、ビジネスシーン別の基本的なマナーなどを紹介しました。

対面でのコミュニケーションとの違いやオンラインという特性を理解し、円滑にコミュニケーションが取れるようにマナーを守ることが大切です。

社内での情報共有をよりスムーズにするために、「Chatwork」のようなビジネスチャットツールを導入する事例も少なくありません。

メールや電話より迅速に情報共有でき、タスク・スケジュールなどを一元管理することもできるため、この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。

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