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ビジネスチャットと勤怠管理システムを連携するメリットは？選び方のコツも解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
近年、ビジネスチャットと勤怠管理システムの連携に注目が集まっています。
この記事では、連携によるメリットやシステム選定のポイント、ビジネスチャットと連携可能な勤怠管理システムなどを紹介します。
勤怠管理を効率化したい方は、是非参考にしてみてください。
ビジネスチャットと勤怠管理システムの基本
働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進により、多くの企業で業務のデジタル化が進んでいます。
中でも、情報共有やコミュニケーションの効率化に役立つ「ビジネスチャット」と、勤怠の打刻や申請をスムーズに行う「勤怠管理システム」は、導入企業が急増しているツールです。
まずは、それぞれの基本的な役割と機能について、わかりやすく解説します。
ビジネスチャットの概要と特徴
ビジネスチャットとは、業務連絡や情報共有をスムーズにおこなうためのチャットツールです。
メールよりも気軽に使うことができ、個別のやりとりだけでなく、グループでのやりとりや情報共有、ファイルの送受信なども可能です。
オンライン会議ができるビジネスチャットも多く、テレワークやフレックスタイムの普及による多様な働き方にも対応しやすいことが特徴です。
数あるビジネスチャットのうち「Chatwork（チャットワーク）」は、シンプルで使いやすい操作性や強固な安全性を備えた国産ビジネスチャットツールとして高く評価されています。
勤怠管理システムの概要と必要性
勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤時間、休憩、残業、有給休暇の取得状況などを記録・管理するシステムです。
従来は紙のタイムカードやエクセルで勤怠を管理していた企業も、法改正やリモートワークの影響を受けて、デジタル化を進める傾向にあります。
勤怠記録や集計が不正確だと、給与計算や労働時間の管理にミスが生じるだけでなく、法令違反のリスクも高まります。
そのため、勤怠管理システムによる正確で効率的な処理が欠かせません。
近年はスマートフォンやICカードを使って打刻ができるケースも多く、出張や在宅勤務でも正確な勤怠管理が可能となっています。
ビジネスチャットと勤怠管理システムを連携させるメリット
ビジネスチャットと勤怠管理システムの連携は、勤怠記録の効率化にとどまらず、さまざまな業務改善につながります。
ここでは、連携によって得られるメリットを紹介します。
打刻や申請手続きの簡素化
ビジネスチャットと勤怠管理システムが連携していれば、打刻や申請の操作が簡単になります。
Chatworkでは、あらかじめ設定したメッセージを送信するだけで、出退勤の打刻が完了します。
わざわざシステムにログインする必要もないため、従業員の負担が大幅に減ります。
さらに、打刻の修正や休暇申請をチャット上でおこなえる機能もあり、操作に不慣れな従業員でも直感的な操作が可能です。
確認・承認のフローが可視化されると、申請への対応漏れや処理ミスのリスクも減らすことができ、勤怠関連業務の効率化が実現します。
リモートワークや外勤にも柔軟に対応
ビジネスチャットと勤怠管理システムの連携によって、スマートフォンやタブレットからでもチャット経由で打刻できるようになります。
そのため、リモートワーク中や外出先でも勤怠登録が可能です。
営業職や現場作業員などのようにオフィスに常駐しない従業員であっても、勤怠を正確に記録することができるでしょう。
従来のタイムカードや打刻機は出社前提だったため、在宅勤務やフレックス制度との相性は良くありませんでした。
その点、ビジネスチャットと勤怠管理システムの連携によって、時間や場所にとらわれない働き方へも対応しやすくなります。
不正打刻やデータ改竄の防止
ビジネスチャットと連携した勤怠システムでは、打刻が自分のアカウントからしかできないように設計されています。
この仕様により、他人に頼んで代わりに打刻してもらう「代理打刻」や、手書き・エクセルなどで発生しやすいデータの改ざんを未然に防ぐことが可能です。
また、操作履歴が残るビジネスチャットを選べば、不正が疑われた場合にもトレースがしやすくなります。
勤怠情報がクラウド上で一元管理されればセキュリティ面の安全性が確保でき、企業のコンプライアンス強化にもつながる点が大きなメリットです。
情報共有の促進
ビジネスチャットと勤怠管理が連携されると、出退勤情報がリアルタイムで共有されるようになります。
たとえば「〇〇さんが出勤しました」といった通知がチャットに自動投稿され、誰が勤務中か一目で把握できるようになります。
また、出勤時にその日の予定を共有したり、退勤時に業務の進捗を報告するような使い方をすれば、日々の情報共有が自然と習慣化されます。
とくに、全社的にリモートワークをおこなっている企業や拠点が複数ある企業では、従業員の孤立を防ぎ、チームの連携を深めることにも役立ちます。
ビジネスチャット連携が可能な勤怠管理システム4選
ここでは、ビジネスチャットとの連携が可能な勤怠管理システムを4つ紹介します。
AKASHI
「AKASHI」は、クラウド型の勤怠管理システムで、使いやすさと柔軟なカスタマイズ性が特徴です。
日々の出退勤打刻はもちろん、残業や有給休暇の申請・承認、労働時間の集計などを自動化できます。
Chatworkとの連携にも対応しており、打刻操作をChatwork上で行えるため、システムへのログイン作業を省略できます。
企業規模を問わず、幅広い業種で活用されている実績のあるシステムです。
kincone
「kincone」は、ICカードやスマホアプリを使って手軽に打刻ができるクラウド型勤怠管理システムです。
SuicaやPASMOなどの交通系ICカードをかざすだけで出退勤が記録され、交通費精算との連携もスムーズにおこなえます。
Chatworkとの連携では、チャット上からの打刻操作や、打刻データの確認が可能になります。
たとえば、出勤や退勤をChatworkのグループチャット内で簡単に報告できるため、リモートワーク中でもチーム内で勤務状況の共有がしやすくなります。
交通費精算＋勤怠管理を一括でおこないたい企業にもぴったりです。
jinjer勤怠
「jinjer（ジンジャー）勤怠」は、人事労務に特化した統合型クラウドサービス「jinjer」シリーズの一つで、勤怠の打刻から申請・集計・レポート出力までを一元化できるシステムです。
Chatworkと連携することで、チャット上からの出退勤操作が可能になり、日々の業務負担が軽くなります。
さらに、勤怠管理だけでなく、人事情報や給与管理などのjinjerシリーズとも連携できるため、バックオフィス全体のDX化を考える企業にも向いています。
UIもわかりやすく、導入から定着までのスピード感にも定評があります。
Focus U タイムレコーダー
「Focus U タイムレコーダー」は、シンプルな操作感とスムーズな打刻機能が特長のクラウド勤怠管理システムです。
Webブラウザやスマホからの打刻が可能で、テレワークや外出先からの勤怠登録にも対応しています。
Chatworkとの連携によって、出退勤の打刻をChatwork上でおこなえるだけでなく、管理者が各従業員の勤務状況をリアルタイムで把握することも可能になります。
シンプルながら、十分な機能と手ごろなコスト感で、初めてクラウド勤怠を導入する企業にもおすすめです。
ビジネスチャットと勤怠管理システムを連携するには？
ビジネスチャットと勤怠管理システムを連携するには、「API」や「Webhook」といった仕組みを使って、チャット上の操作がシステム側に反映されるように設定します。
難しそうに聞こえるかもしれませんが、連携は意外とシンプルで、導入時にしっかり設定すれば日々の運用はとてもラクになります。
連携にあたり、管理者と従業員がそれぞれおこなうことは以下の通りです。
| 管理者 |
|
|---|---|
| 従業員 |
|
＞ビジネスチャットと他システムの連携方法に関する記事はこちら
ビジネスチャット連携できる勤怠管理システムの選び方
ビジネスチャットと連携できる勤怠管理システムは多く存在しますが、導入後に「思っていた運用と合わなかった」「コストがかさみすぎた」などと後悔しないためには、チェックポイントをしっかり押さえて選定することが大切です。
ここでは、ツール選びで重視すべきポイントを解説します。
現行のビジネスチャットツールと連携できるか
最初に確認すべきは、「自社で現在使っているビジネスチャットツールと連携できるかどうか」です。
たとえばChatworkを使っているのに、選んだ勤怠管理システムがSlackとの連携専用であれば、社内で新たなツール導入・教育が必要となり、定着に時間と労力がかかってしまいます。
日常的に使用しているチャットツールとそのまま連携できれば、従業員は使い慣れた操作を変えずに打刻や申請をおこなうことができ、スムーズな運用につながります。
自社の働き方や就業ルールに対応できるか
オフィス勤務だけでなく、テレワーク・時差出勤・フレックス制度などを導入している企業が増えていることもあり、通常の打刻方法ではカバーしきれない勤怠ケースもあります。
そのため、PC・スマホ・タブレットなど複数のデバイスに対応しているか、あるいは従業員ごとに勤務体系を設定できるかなど、自社の働き方にフィットする機能があることを必ず確認しましょう。
給与計算、人事労務などとの連携が可能か
勤怠管理は、他の業務との連携によって実施するものです。
たとえば、出退勤のデータは給与計算や残業申請、年次有給管理などの際にも使用するため、給与ソフトや人事労務システムとの連携が必要です。
他の業務システムとの連携が可能な製品を選べば、データの二重入力や転記ミスを防げるだけでなく、勤怠管理の効率化・自動化も実現できます。
とくに、従業員数の少ない企業では、人事部門へ管理業務の負担が集中する傾向にあるため、多くの業務をカバーできる連携性の高いツールが理想です。
操作性（UI/UX）や使いやすさに優れているか
どれだけ高機能なシステムでも、使いにくければ現場では活用されません。
とくに勤怠管理システムは全従業員が日常的に使うものであるため、誰でも簡単に使える操作性（UI/UX）が重要です。
スマートフォンからの打刻可否や、画面の見やすさ、操作性などは、無料トライアルなどを活用して実際に確認するのがおすすめです。
ITが苦手な従業員でも安心して使えるシステムであれば、定着率も高まり、ストレスなく運用できるでしょう。
サポートやセキュリティが充実しているか
ツールの導入時や運用中にトラブルが発生した際、すぐに相談・対応できるサポート体制があるかは非常に重要です。
メール・チャット・電話など、問い合わせできる手段や対応時間を事前に確認しておきましょう。
また、勤怠データは個人情報を含む重要な情報です。
データの暗号化、アクセス権限の管理、操作ログの記録など、セキュリティ対策が万全かどうかもあわせてチェックしましょう。
とくにチャット連携を行う場合、誤送信や情報漏洩のリスクを防ぐための機能も確認が必要です。
導入・運用にコストがどれくらいかかるか
最後に確認しておきたいのがコスト面です。
勤怠管理システムは、一般的に「1ユーザーあたり月額◯円」という料金体系が多く、初期費用が無料の場合もあります。
しかし、他システムとの連携機能がオプション扱いで別料金になっているケースもあるため、月額費用だけでなく、オプション費用や従業員数に応じた増加費用なども事前に確認しておきましょう。
コストに見合う機能があるか、費用対効果が高いかどうかを見極めたうえで、自社に最適なサービスを選定することが大切です。
勤怠管理システムとChatworkを連携してDXを推進しよう
勤怠管理を効率化・正確化するには、単なるシステム導入だけでなく「ビジネスチャットとの連携」が効果的です。
打刻や申請の手間が減り、リモートやフレックス勤務にも柔軟に対応できます。
また、不正打刻の防止や、リアルタイムでの状況共有によるコミュニケーション活性化など、多くのメリットも得られます。
ただし、導入時は自社の働き方や運用ルールとの相性、UIのわかりやすさ、他ツールとの連携性なども必ずチェックしましょう。
勤怠管理システムとの連携におすすめなのが、国産ビジネスチャットツール「Chatwork」です。
誰でも直感的に使えるシンプルな設計で、勤怠管理システムとの親和性も高く、導入もスムーズです。
勤怠管理をもっとスマートにおこないたい方は、Chatworkと連携できるツールから始めてみましょう。
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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
